信息化工程档案评审要点分析

1/7信息化工程档案评审要点分析信息化工程档案评审要点分析随着金教工程的逐渐深入，众多子项目纷纷立项。各个子项目都提交了需求规格说明书和实施方案等大量的相关文档，监理人员面临着巨大的审核压力。在赛迪监理与教育部教育管理信息中心同事的相互配合下，金教工程已经形成了教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求等较为系统的对于文档的要求，明确提出了承建单位需要提交的文档，以及这些文档所应遵守的规范。但是，这些规范内容较多，在巨大的文档审核压力下，监理人员难以严格按照规范的逐条要求，对文档进行评审。同时，金教工程已经进行了顶层设计，并引进了总集成，很多子项目已经完工，这对新立项的子项目提出了很多新的要求，也要求监理单位在评审工作上需要添加新的关注点。因此，本文拟将文档评审的要点进行梳理和浓缩，方便监理人员在评审时参阅；同时将赛迪监理进行文档审核的经验进行总结和提炼，完善监理工作的方法论；既方便信息工程监理从业者进行交流，又可以对新员工就信息工程档案审核进行初步培训。2/7一、规范性计算机软件文档编制规范、国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法和教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求等相关文件，对金教工程文档的规范性进行了严格的要求。规范性是文本的外型美观大方，文字及图片等内容格式工整，用语规范，编号一致。同时，金教工程的各文档应遵循统一的规范性要求。规范性是判断一篇文档是否合格的基本要求，也是关系到文档能否通过专家评审的重要事情。对于不合乎规范性的文档，监理人员应直接发回厂商处进行修改，合格后再进行其他方面的评审。在评审时，可以从以下四个方面来着重审核文档的规范性。第一，封面和书脊的制作。文档的版本信息是值得监理人员注意的内容。文档编制单位在形成文档初稿时版本号定义为；在文档提交评审之前，文档编制单位内部版本号应控制在以下；在文档提本文由论文联盟HTTP/收集整理交评审时，文档版本号升级为；在评审后，进行文档修改过程中，版本号应控制在以下；在文档修改完成形成正式稿时，版本号确定为。第二，内页的制作。教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求已对页眉、页脚、标题、正3/7文、图表等方面的格式进行了明确的要求。在此着重强调图表的编号和正文的格式。部分厂商在所提交的文档中，图片粘贴随意，不注重图片的编号和格式，常常造成某些图片没有编号，或者图片所在的段落格式混乱，缺少标点符号。还有些文档，正文中部分内容是粘贴过来的，格式上不符合要求，甚至保留着网页的格式。这是在格式方面常见的两个错误，需要监理人员格外注意。第三，文档的用语。首先，检查厂商所使用的语言和表达方式与读者是否相应。给领导阅读的报告，表达方式以图表等形式为宜，分析应尽量详尽，少使用专业性较强的词汇；给技术人员的设计说明等报告，则可以使用简约的描述和专业性词汇。其次，检查文档中口语化的语言，建议厂商替换为书面语言。第四，文档的编号和符号。首先，检查文档的档号，是否能够标识文档的分类，序号是否连续。其次，检查文档内部的章节编号，章节编号不能重复；同时应具有适当的分节，能够体现文章的结构性。如整篇文档只有第一章，则在编号上需要重新调整。二、逻辑性逻辑性可以概括为内容不重不漏，说理层层深入，结构条理清晰，表达顺情合理。文档的逻辑性直接影响着读者的理解，关系到厂商4/7能否清晰表达思想，以及能否让人信服。IT从业人士多为理工科出身，往往具有较强的技术能力而欠缺文字功底和表达技巧，导致厂商和业主单位之间的沟通障碍。因此，在文档的逻辑性方面给予点评和指正，是监理人员不可推卸的责任，也是文档评审工作中最具有挑战性的部分。评审文档的逻辑性，可以从以下四个方面着手。第一，文档内容是否全面。计算机软件文档编制规范等相关文件中，明确规定了信息系统全生命周期需要提交哪些文档，并且给出了每个文档的模板，对每个文档中需要提交的内容进行了明确的规定，监理人员可以根据相应规范，检查厂商的文档在内容上是否全面。如需求规格说明书，是否覆盖了功能需求、性能需求、安全性需求、接口需求、界面需求、可追踪性需求等各个方面。第二，文档内容是否重复。文档重复性的审核，体现在两个方面一是注意审核每篇文档中，不同章节之间是否存在内容重复。二是不同文档间，是否存在内容重复或者相互参考，尽量避免读一篇文档时需要参考另一篇文档。部分入行较浅的从业人员，对项目的某些概念或内涵理解不够深入，或者对用户的需求把握不足，难以与操作联系到一起，体现在文档中就容易出现内容重复。因此面对新手提交的文档，尤其需要注意这方面的审核。第三，文档结构是否清晰。文档的结构应遵循人的5/7思维规律，对背景信息和思考过程进行充分介绍，使读者能够获得相同的思考过程，从而认同作者的结论，我们称之为层层深入。因此在评审的过程中，应注意厂商的思路是否清晰，是否存在论证与结论混杂在一起，令人难以阅读的情况。埃森哲在中煤集团MIS的实施方案中，第一章描述系统的建设目标；第二章由建设目标推演出系统的建设范围、工作内容和工期；第三章根据工作内容和工期等内容，制定了项目的进度计划、人员计划、采购计划和变更计划等内容；第四章进一步明确了项目的质量措施、沟通措施、风险管理措施等内容，随后依次说明了项目交付物、验收方式和上线支持等事宜。整篇文档可谓层层深入，条理清晰。而笔者曾经评审的某篇实施方案中，则先提出项目的施工计划等内容，而后一边对项目的背景信息进行介绍，一边说明工作内容，令人难以领会其思路。第四，文档是否合乎情理。在逻辑性评审中，也应注意文档是否存在语言上逻辑不通，标题和内容不匹配等错误，使文档合乎情理。由于信息系统项目是具有创造性的脑力劳动，因此在逻辑性的评审中，也允许文档存在较大的灵活性。文档的表现形式，可以用自然语言，也可以用图表和代码等语6/7言；章节和条目可以按照项目的实际情况进行扩张与缩并；由于相关文档的配合，文档的详细程度可以进行调整；文档也可以保留一定的扩展内容，在后续文档中进行体现。三、科学性科学性是指文档所使用的支撑理论、技术方法、相关数据既尊重客观规律，又符合项目的实际情况，能够指导项目建设。科学性是编写项目文档存在的意义，任何厂商撰写的任何文档，都是为了顺利地完成项目。没有科学性，文档便失去了用途。评价文档的科学性，赛迪监理通过经验总结认为可以从如下几点着手第一，内容是否有理论基础。作为国家级重大项目，金教工程的文档中所阐述的内容，应当依据相关理论提出，而非凭空想象。若文档中的内容有理论基础，则应关注该理论是否被业内认可。第二，结论是否有分析或数据支撑。文档中的结论性文字，需要有相关的分析或者数据作为支撑。如果有相应支撑，则应关注，其分析是否合乎逻辑，数据来源是否可靠，需要计算的结论是否进行了计算验证。第三，技术与工具是否满足先进性与成熟性。在金教工程所使用的技术中，不论是软件开发技术、集成技术，7/7还是硬件架构技术、项目管理技术，都应注意先进性与成熟性的统一。一方面，确保所采用的技术成熟，能够实现所需功能而且风险低；另一方面，确保技术在较长时间内不会被替代，具有适当的扩展维护性，可以节省升级换代的费用。第四，在非技术层面是否符合金教工程的统一规划和设计。金教工程具有详尽的顶层规划和设计，在文档的评审中，应注意文档是否符合这些要求；首先，审核文档是否符合两级