电算化系统的跨年度调整方法

1/5电算化系统的跨年度调整方法目前已有越来越多的企业采用财务软件进行账务和报表处理，这给日常的会计核算工作带来了极大的方便。但当发生资产负债表日后事项、需要在财务软件系统中进行有关账务调整时，却显得比手工处理还麻烦，许多财会人员也莫衷一是。如何在财务软件中进行跨年度账项调整，企业的做法不一，目前主要有以下三种处理方式第一种，在财务软件系统内不作处理，而是将系统生成的报表导出，再用EXCEL直接对报表项目进行调整，并在工作底稿中对有关事项加以说明。这种方法的出发点是认为系统内年结月结后都不宜进行任何处理。由于这种处理方法在财务软件系统内无任何调整处理，系统实际上起到的是日常业务凭证录入汇总的作用；而调整实际上是通过手工来完成。这样，一套完整的业务被分割为手工和电脑两块处理，当调整分录不仅限于利润分配业务时，在报表工作底稿上记录复杂的调整业务，不便于以后查询。第二种，在上年年末未进行年结之前先备份一套账套文件、再将原账套进行年结后用于下年的日常会计业务处理。当有调整事项发生时，将全部调整凭证录入备份账套内，生成调整后的报表，再进行年结，然后在该次年结2/5后生成的新账套内，导入下年凭证、继续下年以后月份的工作。这种方法将资产负债表日后事项，视同报表当期的会计事项处理，保持账表的一致性和连续性。但这种方法与会计制度的有关规定相冲突，而且多次年结保留多个账套，存在故意更改会计信息的可能。并且当下年新增会计科目及核算项目数量较大时，导入凭证时会反复碰到因科目、项目不存在而无法导入的情况；为保持两个账套内科目、项目的一致，也需要较多的人工输入。第三种，资产负债表日后事项的调整凭证录入下年使用的账套内，同时修改系统自动生成报表的计算公式，以原有报表取数公式加上手工计算的调整数，调整年初数或上年数。这种方法符合会计制度的要求，工作量也小，是一种比较可取的方法。囿于资产负债表日后事项的会计处理原则，是将上年实际经营情况在本年反映，但如果调整事项涉及的业务范围比较广、金额较大，依据上年账务科目做的一些分析将不准确。虽然报表主要项目调整后符合上年实际，但用于专项分析的明细项目难以同时调整。综合考虑会计信息连贯性和企业内部管理的要求，笔者认为资产负债表日后事项的调整应采用第三种方法处理；当调整的金额较大时，应同时使用第二种方法将账3/5务处理还原为业务当期，以利于内部分析。下面以实例说明。例2002年底A企业总资产规模5000万元，应收账款1400万元，存货中发出商品400万元。会计师事务所审计时，发现“发出商品”科目反映的商品已送交其重要大客户，销售合同约定销售额为500万元，定金为合同销售金额的40并已收到，A企业向客户开具收据并在“其他应付款”科目中反映200万元。分析这是一项销售业务，企业因货款未完全收到，不愿提前缴纳增值税而未确认销售收入。审计发现后，企业同意将该笔收入如实反映。部分调整分录为借以前年度损益调整00万贷发出商品00万借应收账款00万贷以前年度损益调整7万应交税金应交增值税3万借其他应付款00万贷应收账款00万所得税等的调整分录略。调整涉及的报表项目包括营业收入、营业成本、应收账款、其他应付款、经营活动产生的现金净流量等。4/5因该业务金额较大，如果依据明细账数据进行应收款账龄、存货周转率等的分析则受到较大影响。假设A企业销售没有季节性，被调整的500万元收入的业务均匀分布于全年各月，2002年原报表销售收入为5000万元，原应收账款平均余额为1200万元。则依据原报表计算的应收账款周转率次，调整后的真实应收账款周转率/次，两者相差次，即应收账款周转天数相差10天。假设XX年A公司改变销售政策，销售收入仍然是5000万元，应收账款平均余额降低至1100万元，则实际应收账款周转率25000/1100次，但因调整事项记录在XX年，年初数被调增500万元，则依据报表数据计算的应收账款周转率5000/次。与实际数相差次，相当于虚增应收账款天数10天，依据这样的财务报表进行分析往往会得出不恰当的结论，比如本例中有效但效果不是特别显著的销售政策就会被否定。所以为保证内部分析需要，应同时使用第二、第三种调整方法，分别保存不同的数据。造成上述情况的根源在于，目前的财