人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考

1/8人民法院诉讼档案管理规范化的几点思考本文作者闵涛原创投稿人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记录，它是做好审判工作，进行审判家监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作既是法院审判工作的重要组成部分，同时也是我国档案事业的重要组成部分。为实现档案管理的规范化、标准化和现代化，我国相继出台了档案法和档案法实施办法，在此基础上，最高法院制定了人民法院档案管理办法等八个规范性文件，作为全国法院档案工作共同遵守的规章制度，这为人民法院依法治档提供了法律依据和法律保障，也为法院档案管理规范化奠定了坚实的基础。自1991年10月22日第二次全国法院档案工作会议以来，人民法院的档案工作获得了快速的发展，一大批基层法院的档案管理迈入了省特级的行列，实现了档案的集中统一管理，建立健全了档案工作机构和配备了档案工作人员，初步形成了门类齐全、结构合理、管理科学、具有人民法院特点的档案工作体系，档案的社会和经济价值得到了充分的发挥，一些法院还组织力量积极开发诉讼档案管理软件，实行计算机目录自动检索，光盘存储，为实现全国法院诉讼档案管理电子化进行了有益的探索。但同时也必须看到，随着审判方式的改革和审判流程管理科学化程度的进一步提高，对人民法院的档案管理提出了更高的要2/8求，然而当前诉讼档案管理混乱、档案质量不高、利用率低，设施陈旧的现象在部分法院仍然存在，重业务轻档案的观念仍然还很严重，档案管理规范化还存在许多亟待解决的问题。本文将主要围绕诉讼档案管理中存在的问题及原因进行分析，并就规范法院诉讼档案管理提出意见和建议。一、人民法院诉讼档案管理规范化的基本要求1、管理科学化。管理科学化是实现人民法院诉讼档案管理规范化的前提条件。所谓科学管理就是要结合人民法院工作的特点和档案工作管理的客观规律，充分运用先进的管理思想、方法、技术和手段，完善档案管理制度，抓好立卷归档、收集整理、编研开发等工作，切实提高档案管理质量，充分利用档案为审判工作和其他工作服务，发挥档案的社会和经济价值。2、建设标准化。即对法院档案库房、装备等基础设施应当作出统一的规划，制定规范性标准，尤其是对档案管理达标升级所应具备的软件和硬件条件应作出明确的规定。各级法院应当严格遵守执行最高法院关于诉讼档案管理的规章制度，设立相应的档案工作机构和配置专职档案管理干部。3、档案人员现代化。档案管理人员现代化是实现档案规范化管理化的重要保障。人是最积极、最活跃的因素，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人来掌握和运用，档案管理工作的提高始终依赖于档案工作人员素质的提高。因此，要实现档案3/8管理的规范化，就必须首先实现档案人员的现代化。二、当前人民法院诉讼档案管理存在的问题及原因1、档案质量不高，诉讼文书材料混乱。最高人民法院关于人民法院诉讼文书立卷归档方法对诉讼档案中诉讼文书材料的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。同时在具体工作中案件卷宗一般要经过承办法官、庭长检查，审判监督庭评查，法院档案管理人员最后审查后才可盖章归档。但这些规定往往没有得到很好的落实，卷宗审查也往往流于形式。在诉讼档案中，诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、缺张少页、装订不齐、墨水、纸张不符合要求，裁判文书张冠李戴等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。存在这些问题的原因主要有以下几点一是缺乏对诉讼档案重要性的认识。人民法院的诉讼档案是审判活动的真实记载，通过它可以反映审判工作的客观规律，指导审判工作。但一些审判人员认为只要案结了事就可以了，对诉讼材料的制作、整理、装订漫不经心，潦草行事，以致人为地制造错误，降低了诉讼档案的质量。二是责任心不强，缺乏严格要求。卷宗评查是一件相当枯燥、繁琐的工作，它需要耐心细致。严谨认真的工作态度才能做好。但一些负责卷宗评查和审核归档的工作人员工作消极，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，对卷宗中存在问题视而不见，以致卷宗中存在的问题无法4/8得到及时修正，一旦卷宗归档，往往造成永远的缺漏。三是学习积极性差。2、档案管理期限不合理，卷宗内容繁琐不堪重负。1991年，最高法院颁布了人民法院诉讼档案保管期限的规定，该规定将档案管理的期限划分为永久、长期和短期三种，并规定了档案核销制度，这对于规范档案管理，缓解档案库房压力发挥了积极作用。然而随着社会经济的发展，人民法院受理的诉讼案件越来越多，随之诉讼档案逐年递增，相当一部分法院档案库房非常紧张，处于超负荷的运行状态。而人民法院诉讼档案管理期限表一些条款不尽科学，对一些案件档案保管期限过长。如随着裁判文书格式的不断改革，裁判文书的内容更加简明，尤其是以调解、撤诉结案的案件，基本上没有什么实质性的内容，保存价值并不大，而依据规定，这些案件最低要保存30年，这无形中造成了浪费。同时相当一部分法院并没有依照规定积极开展档案核销工作，致使档案库房中的档案有增无减，这些都加剧了档案库房的压力。3、档案管理混乱，归档不及时。法院诉讼档案管理是一项专业性很强的工作，需要有专门的档案工作机构和档案管理人员来进行。但在实践中，部分法院并没有配置专门的档案管理人员，而是由办公室工作人员兼职，加之频频换岗，责任不清，交接手续不完备，缺乏对档案的有5/8效监管，极易造成档案管理混乱的现象。一些档案借出后没有按期归档也无人问津，无人担责，有些卷宗材料放了很长时间得不到整理和及时归档，从而造成档案的遗失和残缺。4、档案工作机构不健全，档案管理人员素质不高。按照最高法院关于人民法院档案管理办法的规定，各级法院应当设置与其职能任务相适应的档案工作机构，配置专职档案管理干部。但在实践中部分法院档案机构不健全，物质装备不到位，缺乏必要的保护、维修设施，档案工作还停留在人工方式；档案管理人员素质参差不起，档案管理队伍不稳定，在法院系统中具有档案专业技术职称的更是寥寥无几。最高法院关于人民法院档案管理办法的规定将法院系统的档案管理人员定格为高中以上学历，这在当时也许有其合理性，但现在已远远不能适应法院档案管理的需要。法院档案管理的规范化要求档案管理人员既要具有档案专业知识，又要具备一定的法律知识和计算机知识，这就迫切要求对最高法院的上述规定作出修改，加大对法院系统档案管理干部的培训工作。三、关于规范人民法院诉讼档案规范管理的几点思考1、在新的形势下进一步明确法院档案工作的重要性。诉讼档案是人民法院审判活动的历史记录，它客观地反映了审判工作的质量和规律，对法院今后的审判工作具有重大的指导作用，同6/8时。诉讼档案还具有重要的社会和经济价值，是人民法院的宝贵财富，也是国家的宝贵财富。因此，必须把档案工作放在全国法院整体工作的大局中认识，档案工作是整个法院工作不可缺少的一部分，各级法院应增强档案意识，关心、支持档案工作。2、严格规范卷宗评查和审核制度，提高诉讼档案质量。法院应把卷宗评查、审核纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核机制，从实体和程序两个方面规范卷宗评查、审核工作，对不合格的卷宗坚决不归档，严把三关规范卷宗归档。一是把好交接关。立案后，将初始档案中的卷宗材料按照审判流程的要求逐步移交、流转。交接时双方均应在转办单或交接表上签字，这样就对档案流转的情况一目了然，一旦出现了问题也就有据可查。二是把好监督关。案件结案后十日内登记完卷宗，移交审判监督庭监督评查，按评查标准逐卷评查，将评查结果书面记录附卷，进一步补充和完善卷宗，使档案得到及时的补充和必要的补救，实现档案全面达标和规范。三是把好归档关。案卷归档时，由专职档案管理员根据档案管理的具体要求和标准进行归档前的检查验收工作，经验收合格后才能够归档；验收不合格的案卷予以退回，补正完毕后经再次验收合格才予以归档，并将验收结果输入计算机，实现档案的科学管理。7/83、强化诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。为进一步维护诉讼档案的安全，充分发挥诉讼档案的社会价值，就必须加强诉讼档案的制度化管理。笔者建议一是定制度，通过制订、严格执行档案管理办法、档案分类方案、诉讼文书立卷归档办法、档案保密制度等规章制度，加强规范管理，特别是加强对外调卷及法院内部调卷的规范管理。在外单位调卷、查阅方面，外单位人员必须凭介绍信、身份证等有效证件按照规定程序办理调、借阅审批手续，并明确还档日期，复印则需经办公室主任或分管院长签批、由档案员携卷宗复印并核对无异后加盖档案调查专用章交调卷人，从而保证卷宗安全；针对调卷的内部科室，要求填写调档申请卡，实行庭内负责人审批制，再由档案室办理调档事宜，杜绝调卷混乱、调卷冲突现象。二是定岗位，对诉讼档案实行专人管理，严禁档案人员工作时间空岗、串岗，确保有人调卷必有人接待。三是定职责，对档案人员进行工作细化分工，制作档案工作人员职责分工表，明确各自职责，避免了档案人员内部的不协调，各司其职，提高工作效率。4、加强档案物质装备建设，建立高素质的法院诉讼档案管理队伍。要实现诉讼档案的规范化管理，就必须加强档案物质装备建设，购置档案管理所必要的档案橱、吸湿机、空调、防火系统、复印机、电脑等设备。要加速实现档案的电子化管理，将8/8档案信息输入计算机，通过计算机自动检索、建立电子档案、光盘存储等方式提高工作效率，节省时间和空间，实现具有法院特色的办公自动化管理和必要的人工管理的有效结合。要积极参与当地档案行政管理部门组织开展的档案工作达标升级活动，促进法院诉讼档案的优化管理。同时，要适应现代审判方式改革的要求，积极通过开