浅谈部门志资料的收集与选用

1/12浅谈部门志资料的收集与选用的第二轮修志工作现已基本结束，在这项庞杂而宏伟的工程中，笔者有幸参与其中，并亲手编写了县人口志、县工会志、县财政志等几部部门专业志书。通过对这几部志书的编写实践，笔者深刻体会到，要想获得一本高质量的部门专业志书，除编者应具有专业知识、写作水平、踏实认真的作风等因素以外，最重要、最基础的工作就是有关志书资料的收集和资料的选用。资料是志书的基础。专业志书资料除具有方志的科学性、现实性、资料性这个共性特点外，还有其专业的个性特点，主要表现在它反映部门本专业的基本面貌，体现某个专业的特殊发展规律。俗话说，巧媳妇难为无米之炊。修编任何一部专业志书，如果没有大量的、全面的、系统的、可靠的资料，就难以编写出高质量的志稿来，这是不言而喻的。资料收集工作占整个修志工作分量的比重是很重的，从笔者的实践经验来看，大致占从开始准备到完成初稿这段时间的一半。资料工作，包括资料的收集、考证和整理及选用等几个方面。本文主要就这几个方面谈一些个人的浅见或者说是切身的感受。充分占有资料是编好志稿的前提。要做好这项工作，首先必须了解部门本专业资料的范围、内容、存在形式和收集方法。2/121收集资料的范围。范围包括区域性和时间性两个方面。在区域范围方面，要求我们广征博采能反映本行业、本部门全貌和特点的资料；在时间范围方面，要求我们收集志书时间断限内的所有基本资料。比如县人口志，因第一轮修志时没有启动，这次志书的断限为19492005年，对1949年以前的人口状况也要追溯，所以时间跨度就比较大。在实际工作中，我们收集了历史上所有时间段所记载的人口状况资料。而县工会志是续志，只要求收集19792005年以内的资料。2资料的存在形式。资料的存在形式，一般而言可分为三种即文字资料、实物资料和口碑资料。三种不同形式的资料各有自己的特点和价值，可以相互印证、补充，都是修志不可缺少的资料来源，应尽量予以收集。文字资料是最主要的资料。它包括档案资料、统计资料、报刊资料、调查资料、书籍、文献和其他资料。从档案中收集资料，一般应着重从各个历史时期、各个方面的工作总结中、各种专题总结中摘取有历史意义或有时代意义的事件和工作中突出的成就、大事，对重要事件的经过，要注意详细摘录；工作计划、工作部署作为寻找资料的线索；还要注意从所属各部门各单位和下属单位的书面报告、专题资料以及上级机关文件中，选取有意义的或能说明问题的资料。反映现实成就和经验教训的重要资料，更要收3/12细收全。统计资料也是编写志稿所必须的重要部分，许多情况的记述、分析、比较都必须以准确的统计资料为依据，或辅以必要的统计表格、数字、图示，才能使问题说得充分、简单明了。实物资料包括遗址、遗迹，文物资料，图片、照片、图纸、录像等。二轮修志的一个重点要求是加大图、表、照片资料的分量。图片、照片等，虽然不是原始实物本身，但是客观事物的直接再现，具有实物的某些属性，是形象化的资料，能够真实地反映客观事物的面貌和场景。它具有文字资料、口碑资料表达不了的特殊效果，涵盖的信息量是相当丰富的。如人口志中各个历史时期的“人口分布图”、“人口金字塔”和“总人口、人口出生率、计生率坐标图”等。仅靠文字表达不能给人形象直观的感觉，若辅以照片、图片，效果就更佳。收集实物资料的途径主要有征集、购置、拍照或录像等。口碑资料俗称活资料，包括知情者的谈话记录、未公开的个人回忆录、民间传说和逸闻轶事等。口碑资料在修志中有突出价值，有补史之缺、参史之错的作用。如在编写有关重大事件时，文革中没有任何文字资料，怎么办志书又不能断线，只能靠采访当事人一些口碑资料。3资料收集的一般方法。一是要紧紧围绕基本篇目制4/12订出比较详细的收集提纲，然后按照收集提纲有计划、有步骤、有目的地全面展开。按照篇目制定收集资料提纲是一个非常重要的方法，将可以使我们少走许多弯路。在收集资料过程中，如果发现篇目中没有涉及的重要资料也要充分收集，反过来再对原篇目进行检验、补充、丰富、修正、完善，使之更加科学完善、切实可行。如人口志，笔者就是按照篇目把资料分为人口规模、人口分布、人口结构等几大块去收集资料。二是在收集资料过程中，还要注意合理安排好工作步骤，把握好先后顺序，以提高工作效率。要本着先普查后细查、先易后难、先内后外、先急后缓的方法步骤，对口碑资料或即将销毁的资料进行发掘或抢救。笔者在实际工作中，首先是对是全面查阅单位内部的档案资料，再征集其下属部门的资料，最后是进行采访。三是做到博采广收，宁滥勿缺，与内容有关系的尽可能收录。“宁可错收一千，决不放过一条”。对于收集到的各种资料要辩证地分析，不可尽信，要对其进行考证、鉴别、核实，达到去伪存真、去粗取精的整理目的。若是抱着轻视或忽视资料考订、鉴别、核实的态度，就会影响志书内容的真实性、精确性，降低志书的权威性、可信性。1资料的鉴别与考证要注重事实依据。无证不信、言必有据。要弄清一件史实，一定要注意充分掌握有关事实5/12证据。若没有充分的证据，不能轻信，尽量不用孤证资料。但是孤证并非绝对不能用，特别是在材料不足时，有一条孤证总比没有好，但用时要注意，一是与其他有关的可靠史料没有矛盾；二是内容要合乎情理；三是使用时，在提法上要留有余地。如人口志中，最早有关人口的详细记载，始于明成化八年。很明显这是一条孤证，且人们对此没有异议，笔者就采用了。在资料的实际考证过程中，笔者采取的方法有三点一是对于考证的资料，尽量保持资料的原貌，不在原始资料上任意涂改；二是对于不完整的资料，如资料内容缺漏或引文不全，导致意思上不完整，在确知其史实的情况下适当进行增补，增补的部分用括号，以示区别；三是在考证过程遇到疑难问题，不要轻易下结论，可先搁置一边，注明存疑，留待进一步考证，不擅下断言。同时，坚持“口碑资料服从文字资料、文字资料服从实物资料、报刊资料服从档案资料、外部资料服从内部资料、时远资料服从时近资料、他人口碑资料服从当事人口碑资料”的基本原则，对真实有怀疑的资料逐一鉴别。2对不同类型资料的鉴别与考证。档案资料，虽然可以作为第一手资料，但是档案中也会有虚假记录或因档案记录者的失误造成的差错，所以对档案资料也要经过认真考证。一份档案资料，一般都有制成文件、机关、时间、6/12收发文件时间、领导签署时间、领导者签名、机关印信等要素，通过对这些方面的鉴定，来判断其文件内容是否可靠。每份档案都有其生效时间，除了档案原件上标明的时间外，我们还可以从档案内容中加以判断，两者对照以辨真伪，因为在生效时间之后发生的事件及影响就决不可能在文件内容中出现。除此之外，还可以寻找其他文字资料或寻访当事人知情者加以核实，这样就能及时发现问题，订正错误。报刊资料和典型材料往往对人物、事件经过情况的报道比较详细，但这种资料又是一种倾向性明显的资料。各报刊及典型材料的宗旨、风格等各异，有些事件众说纷纭，莫衷一是，令读者无所适从。因此，要对报刊资料和典型材料详加考证。如计划生育工作先进人物曾庆初，报纸上登载的是报告文学，个人演讲的是典型材料，内容都比较丰富，且有明显的加工意味。笔者在考证时就只能作为参考，并采访多人进行核实。口碑资料来自个人口述，由于口述者记忆不清楚、认识片面或有意回避掩饰等现象，会造成口述失实，可利用多种资料加以印证。图像、照片是实物资料的一种，它们形象逼真的再现了历史事件的情景，收集时要弄清资料来源，尤其是资料的说明文字或标签容易散失或错位，不能张冠李戴，闹出笑话，损害资料的真实性。总之，对收集7/12到的资料，首先要保证准确无误，避免在传递环节中信息失真。其次，对有问题的资料要利用其他各类资料和手段进行考证，还事实的本来面目。3资料的整理。经过考证的资料若不加以摘录、分类和纂辑，将会造成资料的堆积、混乱，使用极为不便。整理资料的意义在于一是熟悉资料，整理资料的过程实际上是编写者熟悉资料并且为正式编写进行构思的过程，因此这是资料工作的一个重要环节。二是检查资料，在熟悉资料并将资料分类的过程中，通过对资料的筛选、鉴别、调整，能发现资料的正误、缺失，达到去伪存真，去粗取精的目的。三是保存资料。经过整理将资料保存下来，不仅为编写时提供方便，而且还为写史、开展地情研究及咨询服务等提供资料积累。笔者在整理资料时，首先是对资料进行分类，其次对主要资料进行摘录，即进行分类组合编排，使资料系统化、条理化。资料分类是一项科学性、技术性兼重的工作。笔者主要根据资料内容的属性进行划分，即根据已设计好的收集资料篇目或志书篇目，给每份资料归纳一个简要贴切的主题，再做成卡片，按主题分类保存。以人口志为例，笔者首先将资料分为“人口状况”和“计划生育”两大类，再将两大类各分为若干小类。人口状况分为人口规模、人口分布、人口结构、劳动人口、人口与经济、婚姻家庭、人8/12口调查等7类；计划生育分为机构沿革、组织管理、宣传教育、技术服务等6类。资料按类存放，内容相互交叉的，做上记号和说明。为了便于查找和方便使用，笔者对重要资料还进行了摘录，做成卡片，即根据资料的收集情况，选择不同的卡片摘抄。原文摘记卡，用于文献资料有关原文的摘记和抄录，包括编目、形成时间、题目、内容、种类、资料出处、流水号、摘录时间等。资料索引卡，用于查找书目、作者、人物等，内容包括资料标题和其出处，即资料源出之书刊号、起止页、行等。书目卡，用于记载主要文献收藏情况，包括书名、版本、出版日期、章节数、页数、出版社等栏目。资料摘要卡，用自己的话概括出有关资料的内容大意，包括文献名称、作者、形成时间，版本、内容提要、摘录人、摘录时间等。在实际的编写过程中，原文摘记卡和资料索引卡应用较多，且比较方便。值得注意的是，摘录资料，最好是一事一卡，如一则资料分别包括几件事，当另立卡片。仅在编写人口志之前，笔者就建立了数百份卡片，不同内容的资料用不同颜色的卡片区分，使人一目了然，用取十分方便。志书要选用有实用性的资料。所谓资料的实用性，指的是资料自身的实用价值及其在编写志书中的利用率。按照一般的说法，资料在志书中的利用率为10左右。也就是9/12说，我们要写一部3050万字的志书，要准备400万字左右的资料。当然这个数字并不是一个严格的规定。我们所搜集到的资料中，不乏那些事件完整、情节动人、故事性很强的资料。如果我们不是从编志出发，是完全可以发挥一番，写出一些精彩的其他形式的文章来的。可是我们是编写志书，就必须考虑到志书本身的需要。胡乔木同志在全国第一次地方志工作会议上，曾在讲到提高志书质量时讲，要做到“一句话不多，一句话不少”。笔者认为，对于编写有实用价值的资料，要尽可能的利用起来；而对那些对编写无大实用价值的资料，则必须忍痛割爱，不要枉费精力。志书基本上是资料的科学性排比，从资料的排比中体现事物发展的规律性。新志书绝不是事物表面现象的罗列，而是要选择使用那些能够彰明因果、反映事物本质的资料。只有这类资料才能正确反映历史和现实的经验和教训，为人们提供借鉴，具有较高的实用价值。因此，我们必须在志稿编纂过程中对入志资料进行精确的选用。1选用具体确凿和反映事物本质的资料。材料要记载得详悉，对事件的基本要素应交代齐全，尽可能地具体确凿，切忌笼统、空泛。反映事物本质的资料是关键性的资料，没有它，就不足以说明事物的性质、本质。如在编写人物时，要抓住人物的主要事迹，选取那些真实的情节，10/12不能泛泛而谈。2选用反映事物规律的资料。志书要反映事物规律，关键在于精确选用能够反映事物规律的资料进行科学的排比，围绕着事物发展的主要矛盾，选取体现事物发展规律的一系列资料，从而显示了这一事物的始末、盛衰、得失，又体现了发展变化的规律。如人口志中人口出生率的变化，就是与人们生育观念的不断转变，呈现出不断下降的趋势。3选用反映时代特征和反映行业特点的资料。二轮修志，主要反映改革开放成就，部门专业志应从自己的方位、角度精选资料，反映时代特点。反映时代特色不能用说教的方式，渲染的方法，而应用客观的真实资料说话。因此，科学地选用资料具有特别的重要意义。同样每一行业都有其独特的地方，到底特点是什么，需要我们编写者去挖掘。其实，地方特点不能仅从某事物的有与无、多与少、大与小、优与劣来判断，它主要表现出共性中的个性、一般中的特殊。反映行业特点的资料能够体现本行业的特色，全面反映本地的长处与短处、优势与劣势，从而为制订发展本地战略规划，扬长避短，提供依据。如果不是从这一观点出发，就会适得其反。如工会志就应当反映工会工作的发展历程，人口志就应当反映人口的发展规律和计划生育工作的发展历程。11/124选用典型资料和恰当的背景资料。要把一部部门专业志书写好，仅仅靠档案资料是远远不够的。要把行业的历史真实、准确而生动的写进续修志书之中，就一定要深入进行实地考察，进行亲自采访，获取更多的资料。只有编写者把各种典型资料装进脑海之中，才能真正看到一个地方或者一个行业部门改革开放以来所发生的巨大变化有具体而真切的认识，了然于胸。新编志书要求我们应选取最有代表性的人和事，把那些呆板的、机械的史料精选提炼，赋予生命。否则，有闻必录，记流水帐的志书，看似宏富详备，实则缺乏生机。确实具有代表性的堪称典型性的资料选用得好，不仅可以说明一般情况，而且还能