应用写作概说

1/38应用写作概说广东省韶关农业学校邓旺林第一节应用文的性质一、什么是应用文什么是应用文对此，不少应用写作教材作了不同的解释。我们的理解是应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。关于应用文的这一定义，包含了以下几个命题1应用文的作者包括机关单位、团体或个人。机关团体、单位一般说来不可能作为文艺作品的作者，但却常常是应用文的作者。这一命题反映了应用文作者的广泛性。2应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。这说明了应用文使用上的广泛性，也将应用文与文学作品、学术论著和一般性的记叙文、说明文、议论文等区别开来。3、应用文是用以处理事务、沟通关系的。这是应用文实用性这一重要特点的反映。“处理事务、沟通关系”这一点说明了写作应用文的目的意图及应用文内容方面的性质特点，也反映了应用文的基本作用。所谓事务，指的是与人们的日常工作、学习、生活等需要紧密相关的，具有很强的现实需求的各种具体事情。2/38有的应用文教材在“处理事务、沟通关系”之外还提到“传播信息”。其实，应用写作作为一种语言交际活动，从信息论的角度看，实际上就是一种信息传输活动。似无必要在“处理事务、沟通关系”之外特别提出“传播信息”。同时，只提“处理事务、沟通关系”也有利于将应用文中的信息传输与一般的信息传输区别开来，以免把应用文的范围搞得太大。4、应用文往往具有一定的惯用格式。这是应用文程式性的主要表现。5、应用文是语言交际的书面材料。这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文者，如简单的电文、会议记录等1我们将要看到，应用文的几个重要特点都是从应用文的这一定义中引出来的。二、关于“应用文”这一概念是否科学的讨论“应用文”这一概念或提法是否科学，对此，人们的认识并不一致。有人持否定态度,认为“就广义说，所有文章都是应用的，都是实用的”，“没有单独分出应用文或实用文一类的理由。”叶圣陶先生也“反对应用文这个提法，因为既然是文体，没有不可应用的。”2而对应用文这一概3/38念持肯定态度的人则认为，就狭义而言，并非所有的文章都是应用的、实用的。如那些抒情写志的散文、描摹景物的散文，那些评论历史人物或事件的史论。这两种意见的分歧，主要是集中在对“应用”、“实用”的不同理解上。前者是从广义上理解的。后者则是从狭义上理解的。其实，对所谓“应用”、“实用”应结合主旨、情境、场合来看。花瓶与饭盆就各有用场，各有应用、实用之处。我们所讲的“应用”、“实用”，指的是在现实生活中处理事务、沟通关系等方面的应用、实用。这方面的应用、实用显然不是所有的文章都具有的。因此，提出应用文这个概念并不是没有道理的。另外，还有人从表达方式的运用上着眼，对应用文这一提法提出异议。他们认为，所谓应用文，所用的表达方式仍是叙述、描写、说明、议论等几种。如写家信，用记叙方式来讲述自己的近况；用说明的方式来讲述事物的形状特征；用议论的方式来发表个人的意见；用抒情的方式来表达自己的情感。林觉民的与妻书就是放在记叙文里讲的。记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内，无需再提出应用文这一概念。此外，记叙文、说明文、议论文等文体是从表达方式的不同去分类的，而应用文则不然。现在将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准。4/38我们认为，说“将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准”这是对的，而说“记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内”则是值得商榷的。尽管应用文所用的表达方式主要也就是叙述、描写、抒情、说明、议论等几种，许多应用文，从表达方式上看，是可以分别归属于记叙文、说明文、议论文等文体中，但也确有不少应用文是无法划归记叙文、说明文、议论文等文体的。例如一些简单的便条、启事、三言两语的商品广告等。此外，许多应用文，如合同、电报、公文，都有其特定的惯用的格式。这同一般的记叙文、说明文或议论文是不同的。我们所讲的应用文，无论在内容还是在形式上，在写作还是在接受上都有同一般记叙文、说明文、议论文等文体不同的要求。此外，一般的记叙文、说明文或议论文写得好的人，不一定就能写出好的应用文。文心雕龙书记曾指出“才冠鸿笔，多疏尺牍”的现象。三国时有一谚语“汝无自誉，观汝作家书”。可见，在记叙文、说明文、议论文等文体之外强调学习应用文，是现实的需要，决不是多此一举。当然，我们要注意到应用文与记叙文、说明文、议论文之间并非并列关系。有人认为，应用文这一名称在科学性方面不够周严，因而提出“实用文”或“程式文”来取代“应用文”。但“实用”5/38与“应用”并无多大差别。如1955年中国青年出版社出版的怎样写应用文序就说过“一切文章，就广义说，都是实用的。”可见，对“实用”两字也存在着广义与狭义两种不同理解而用“程式文”来取代“应用文”，许多程式上要求并不严格的应用文就会被排除出去，例如调查报告。我们认为，“应用文”这一名称既然沿用已久，形成习惯的提法，还是有其存在的必要，有使用的价值。此外，有人虽也提出应用文这个概念，但把文学作品以外的书面材料均归入应用文中。例如，吕叔湘认为“文艺作品以外的文字都是应用文”。陈独秀也曾认为“文之大别有二，一曰应用之文，一曰文学之文”。这种说法与“所有文章都是应用的，都是实用的”可说是大同小异。他们所说的应用文与我们所说的应用文显然也不是同一概念。三、应用文与记叙文、说明文、议论文的关系记叙文、说明文、议论文是普通写作学上根据写作主旨、表达方式的运用对一般文章划分出来的文体名称，而所谓应用文则是根据其具有“处理事务、沟通关系”方面的实用性和一定的惯用格式等方面的特点而提出来的。可见，记叙文、说明文、议论文这三大文体与应用文并不是从同一角度、根据同一标准去划分出来的，因此，它们之间不存在并列关系。从划分的要求上说，可将所有文章分为应用文与非应用文两类，而记叙文、说明文、议论文都与应6/38用文或非应用文具有交叉关系。如下面的图表所示应用文非应用文记叙文、说明文、议论文记叙文应用文说明文产品说明书议论文第二节应用文的基本特点应用文的特点可概括为下面几点一、使用上的广泛性这反映在以下几方面1使用者广泛包括一切组织与个人。任何组织与个人都要用到应用文。2时间方面就整个社会而言是“自有文字以来”就有应用文；就个体而言则是“终其一生”都与应用文相关。3空间方面从地理空间上说，中外、四方，凡有人群的7/38地方，只要有文字的使用就会有应用文；从社会空间上说，社会生活的方方面面都会用到应用文。4使用频率高无论是从整个社会看，还是从个体看，应用文的使用频率都是最高的。二、内容上的实用性“实用”常与“美观”相对而言。人们说到虽美观但不实用的东西时就往往说是“中看不中用”。“实用”体现出一定的功利性、适用性。应用文的实用性指的是为处理事务、沟通关系的实际需要而写作，讲求现实效用。应用文的实用性集中表现在与具体的工作、事务相联系的事务性上面。应用文写作总是直接地与工作、学习、生活中的某些具体问题、具体事项相联系，旨在解决现实存在的某些问题，满足客观实际需要，因而最讲究现实的效益。也就是说应用文的写作旨在应用、有用，能解决问题，满足客观实际需要。其生命在于应用、实用而不在于欣赏，不在于给人以美的享受，不在于个人情感的宣泄。应用文，皇墙灿杏茫蛘咚凳紫冉灿杏茫钦飧觥坝杏谩敝傅氖锹闶挛裥苑矫嫘枰挠杏枚皇亲饔糜诿栏校饔糜谥魈迩楦械挠杏谩虼怂煌谀切话愕氖闱樾粗尽枘【拔锏氖摹ANLANGENUGT应用文的实用性还反映在下面三点8/381时效性强。主要体现在成文、收发与办理方面。如会议通知，不及时发出就影响会议的召开；不及时办理也会影响应用文的现实效用。应用文由于时效性强，因此，对应用文的收发、处理也往往有严格的要求，这在法定公文中表现尤其突出。例如广东省人民政府办公厅行文规则中规定“二、公文收发时间1通过交换发出的文件、信函，每天上午九时前送到通信班的,当天上午发出,九时后送到的,第二天上午发出。2通过邮寄和机要邮局发出的文件、信函，每天上午下班前送到通信班的，当天下午发出；下午上班后送到的，第二天下午发出。3急件、电报当天送出；要求限时送到的，必须在限定时间二小时前送到通信班。”3广东省人民政府办公厅办理公文的时限要求“一、机要室收到的各类公文，应在半个工作日内分送到各业务处室。二、业务处室处理公文的时限要求请示性文件和代拟稿1可以直接送领导审批的请示性文件，应在一个工作日内呈批，可以修改后送领导审批的发文代拟稿，一般应在三个工作日内改好呈批。会议纪要工作会议和省府常务会议后，经办人应在两个工作日内拟好纪要文稿呈批。”4应用文具有现时接受性。从写作方面说，应用文写作要保证读者能快捷、准确地理解文中的内容。其它文体尤其是9/38文艺作品则往往允许读者接受的滞后。如荒诞派戏剧秃头歌女5。这是没有完整的剧情，没有明显的冲突，也没有具有个性的人物的一出戏。这出戏刚上演时剧场里走得只剩下三个观众，而若干年后却风靡欧洲。2非自主性强。写不写、写什么、如何写甚至看不看、执行与否等均由所写内容涉及的具体事情的客观实际需要决定，往往由不得作者或读者的主观意志。如邀请书不能不写明出席的时间、地点；不按邀请书规定的时间、地点赴约，不按缴费通知书规定的时间、数额缴费，就会误事或为此会出代价。又如，要召开会议，就得写会议通知。3指向性明确。指交际对象、交际领域较明确。“一般的书刊谁都可以看，并无定向表述，而公文除公报、公告等之外，大都有致发对象。对象不同，内容、语气也不同。”6有些应用文体其收文对象是有关方面明文规定的。例如行政机关制作的议案只能发往同级人民代表大会及其常务委员会。三、形式上的程式性主要指具有一定的惯用格式。就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三方面内容1、行文款式，简称行款。指文字、标点符号等的书写或排印方面的规定、等标号不能顶格书写等），标题、署名等10/38位置的规定等。2、内容表达的书面形式。如分条列项式、篇段合一式、表格式等。条列式中有的分章又分条，有的分条不分章。3、正文的组织结构方式。包括行文顺序、段落层次的安排、开头结尾的安排等等。非应用文的一般文章及文学作品，对于文章内部的组织结构不求固定的格式，文学作品更是要求“文无定法”。应用文则不然，在行文顺序、开头结尾的安排等方面都要求有较固定的安排。对于应用文来说，除了上述三个方面以外，还有一个重要的方面，即“结构要素”方面。所谓“结构要素”指的是一种应用文体的基本构件，即一种应用文结构方面的各个部分和项目。例如，经济业务工作中使用的原始凭证，就有凭证名称、编制日期、凭证编号、接受单位名称、经济业务内容、实物数量和金额、编制单位和有关人员签章等“凭证要素”。程式有不少是约定俗成的，有的则是由有关部门制定出来并强制遵守执行的，旨在便俗致用。如信封的写法，在英语地区就有不同于我们的习惯。他们在信封的左上角写寄信人的姓名、地址，右下角写收信人的姓名、地址。据1984年2月6日羊城晚报载，中山大学一学生写信到国外，就因为不懂寄往国外的信封的写法，结果信被退了11/38回来。程式的积极作用主要表现在有利于迅捷、准确地传递、接收、处理信息等方面。如法定公文有较严格的体式，就是为了便于公文的运转处理而制定的。应用文作为传输信息的载体，要考虑体式的规范。如果发讯者不注意这一点，往往会影响接收者对信息的及时接收、处理、贮存和反馈，甚至失去控制，贻误大事。叶圣陶先生还说过“程式不是客套。程式之中实在包含着情分和礼貌，不注意程式，在情分上礼貌上若有欠缺，就将使对方不快。”还应指出的是，一种应用文体的程式并不是一成不变的。内容决定形式，社会生活的变化必然引起文章内容的变化，也必然引起文章形式上的变化。但在一定时期,任何一种应用文体的程式还是有其相对的稳定性的。四、主体上的确定性主体此指交际主体，包括作者与读者两方面。应用文作者的身份、角色明确，读者对象也较明确，并形成一定的关系。公文的上行、下行、平行均体现了作者与读者间特定的关系；非普发性公文对象明确，普发性公文也有一定的对象与范围，广告亦有一定的指向。辨别一篇文章是否应用文，应着重将实用性与程式性这两方面结合起来考虑，不可偏废。如书信体小说，虽有书信12/38的形式特点，其内容却无实用性特点，就不能算是应用文。第三节应用文的分类一、种种不同的分类由于所用分类标准不同或出于其他方面的考虑，不少应用写作教材对应用文所作的分类有所不同，甚至有很大差异。例如陈子典、李硕豪主编的应用写作教程将应用文分为五大类1通用公文2事务文书3、专用文书4、涉外文书5、生活文书诸孝正、陈妙云编著的应用写作将应用文分为四大类1、行政公文2、事务文书3、信函文书4、经济文书由于应用文范围甚广，种类丰富复杂，因而在某些应用文体的归属上，人们的认识也并不一致。13/38二、我们对应用文的分类根据分类的基本原则和应用文的实际，我们认为把应用文分为以下四大类较为合适1法定公文属狭义的公文，包括党政军各自规定的公文。法定公文是有法定的作者、特定的体式、一定的办理程序、严格的阅读范围的用于处理公务的文书。包括党、政、军等方面的法定公文。属狭义的公文。一般应用文教材中讲的主要是国家行政机关公文。2通用的机关事务文书属广义的公文，各种机关单位都要用到或经常使用的。包括计划、总结、调查报告、会议记录、规章制度等。3专用的部门业务应用文它有一定的专业性。如司法文书中的诉状、辩护书等，外事部门的照会、备忘录等外交文书；文教部门的教学大纲、教案等，科技领域的科技报告等。4日常生活应用文是轻便型的。主要供个人处理学习、工作和生活中的日常事务。包括书信、条据、一般告启等，品类最杂。这里所作的分类，有人称之为“名目上的分类”，此外还有所谓“等级上的分类”，例如把公文分为上行文、下行文和平行文三种。14/38第四节应用写作的基本要求应用写作属指向性明确、非自主性强的书面交际。应用写作的基本要求从实际运用方面来说，可以概括为六条一、对象要适宜指正确地确定收文对象，做到指向正确、合适。搞错收文对象，应用文的现实效用将会受到很大的影响。例如，用公函向有关部门请求批准，哪一个是有关的主管部门，这要弄清楚。不然，很可能问题得不到及时的解决。搞错收文对象，有时还会损害所用应用文的合法性。这在行政公文和司法文书中表现得最为突出。例如，各级人民政府的“议案”的主送机关只能是同级人大及其常委会，不能向上一级人大及其常务委员会。又如，法律文书如起诉状在书写法院名称时应严格遵守诉讼法中关于级别管辖、地域管辖、移送管辖和指定管辖的有关规定，正确选择受理法院。就公文写作而言，“对象要适宜”指的是主送、抄送机关的确定要正确、适宜。国家行政机关公文处理办法第18条规定，“请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人”。15/38中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知也明文规定“文件的主送机关要定得准确。各市党委和人民政府、省直各单位应根据隶属关系、职权范围和文件的内容行文。属于党委职权范围内的工作，以党委名义报省委；属政府职权范围内的工作，以政府或部门的名义报省政府。报省委的文件如果同时需要省政府知道的，主送单位应当写省委、省政府；报省政府的文件如果同时需要省委知道的，主送单位应当写省政府并报省委”；“不要越级上报请示件”。在公文写作中，明确收文对象不仅是行文规则的要求，也是保证公文的现实效用的需要。政府机关实行分工负责制，各司其职。这就要求做到谁主管请示谁。明确受文对象，并不仅仅是语文写作方面的问题。二、文体要恰当指根据行文的目的、范围、内容等正确使用文体。应用文的文体与一般文章的文体涵义略有区别。应用文的文体往往表现为文体的名称。因此，应用文写作中文体要恰当，也往往是指使用的文体名称要恰当。一般文章可淡化文体观念，而应用文则不然。各种应用文体都有一定的使用范围，适用的场合，具有一定的功能。“文体要恰当”这在法定公文中尤为重要。因为“不同的16/38公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”）中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知中曾明确要求“正确使用文种。要求省委、省政府批复的事项，应当用请示上报，并一文一事。”“在一般情况下，各级党委的职能部门不能对下级党委发布指示性文件。”文体要恰当，就文体名称的使用上来说，须注意以下几点1忌张冠李戴。这就要求在选用文体名称时，应当在以下“四看”方面下功夫看对象，看行文关系。例如，在行政公文中，同是请求批准，给上级机关的应用“请示”，而给“有关主管部门”的则应当用“函”。看内容性质、主旨要求。例如，在行政公文中，同是给上级机关发文，如果只是汇报工作、反映情况或提出建议，就应当用“报告”，如果是请求指示或批准，则应当用“请示”。看作者的地位、权限。仍以行政公文为例，象“命令”、“公告”就不是一般的机关单位有资格使用的。17/38看交际领域、使用场合等。例如，“海报”一般用于传播有关文艺体育、集会等的信息，推销猪苗就不宜用海报。2不生造文种如“启示”、“速报”、“请示报告”。3留意文种方面的变化。国家行政机关公文文种自1981年以来已有3次较大的变化9类15种10类15种12类13种文种方面的变化与现实生活紧密联系，也从一个侧面反映了应用文的实用性。文种方面的变化主要有以下几种情况A增减B改换C功能上的变化。如公函，1987年以后增设了一项功能“向有关主管部门请求批准”。三、主旨要明确主旨行文的目的、意图、基本观点、意见、要求等。文艺作品允许而且往往追求主题的含蓄性、多义性、模糊性。恩格斯致玛哈克耐斯“作者的见解愈隐蔽，对艺术作品就愈好”。文艺作品允许“作者未必然，而读者未必不然”。而应用文则强调主旨明确，不求含蓄，切忌模糊。“诗多义”、“诗无达诂”在应用文写作中是没有市场的。写应用文，不但自己要明确主旨，而且要让读者也能迅捷而准确地了解作者发文的主旨。否则就会损害应用文的实用性。如某校团委给党委写的一份关于组织登山比赛活18/38动的请示，旨在申请活动经费，由于文中虽然详细地说明了组织该项活动的目的意图、比赛的时间、地点、经费开支的安排等，却没有提及经费困难，没有明确提出请求拨款的要求，加上标题又没有反映出申请经费的意思，结果使学校党委发生别解，以为发文者只是申请批准组织该项活动。像这样的应用文其主旨就是不明确的。行文要实现主旨明确，首先要求作者对发文的目的、意图等有清醒的认识；其次要求作者对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重等做到心中有数；，再次，要求作者在行文时还要做到“立主脑，去枝蔓”，在确定主旨、中心后，应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料，组织有关的内容。如上面提及的某团委的请示就宜围绕“申请经费”这一点来选择、组织材料，要说明自己缺少该经费的情况，要明确提出“请予拨睢钡囊蟆送猓晏庖沧詈酶奈豆赜谏昵氩钭橹巧奖热疃那胧尽贰ANLANGENUGT四、内容要务实、完整1务实务实，指做扎实具体的工作，在这里指不尚空言藻饰，讲求实效；反映情况，提出要求、措施等要切合实际，具体不笼统，具有可操作性，能解决实际问题；材料要真实、19/38准确，不能想当然、虚构、夸大或缩小。例如申请经费、补助不能狮子大开口；订计划定任务、目标不能脱离实际，乱放“卫星”。“在月日前交货”与“在月日交货”是不同的，要根据合同的实际情况来进行约定，否则就会影响该合同的实用性。2完整。这包括两方面不要遗漏了必要的内容，即“不少”。如有一份会议通知，其正文“现定于星期一在县里召开经济研讨会，时间一天半，请依时出席”。具体的时间、地点没有交代，与会者如何“依时出席”又如一则寻物启事，不写自己或联系人的姓名、地址等，叫拾获者如何将拾获物交回你的手中这都是遗漏了必要的内容。应用文中这种不可缺少的内容，我们把它称为“内容要素”。它是应用文处理事务、沟通关系上必不可少的内容。一篇应用文所以缺少实用价值，一个很重要的原因就是内容要素不齐全。内容要素有所欠缺，有时还会造成主旨不明，从而影响应用文的实用性。如上述某学校团委的那份请示，其所以让学校党委对发文者的发文意图产生误解，就是由于文中缺少了有关经费困难、请求拨款等方面的内容。应用文的内容要素可以分为一般内容要素与特殊内容要素两类。一般内容要素是从文体的角度来看的，是一种应用文体的20/38所有篇章都必须具备的。它往往成为一种应用文体与另一种应用文体相区别的重要依据。而所谓特殊内容要素则是从应用文的具体篇章的角度来说的。由于所处理的具体事务的不同，写作的目的不同，交际对象的不同等原因，即使是同一应用文体，其具体篇章的内容要素也会有所不同。例如，中华人民共和国经济合同法第十二条规定，经济合同应具备以下主要条款标的，数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任，根据法律规定或根据经济合同性质必须具备的条款，当事人一方要求必须规定的条款。其中，“标的”、“数量与质量”、“价款或酬金”、“履行的期限、地点与方式”、“违约责任”便是经济合同的一般内容要素；而“依法律规定或按合同性质必须具备的条款”和“当事人一方要求必须规定的条款”便可以说是经济合同的特殊内容要素。有些应用文，如社交书信，因其涉及的具体事务与关系千差万别，很难从文体的角度去把握其内容要素，因而基本上只有特殊的内容要素。相对说来，应用文的特殊内容要素比起一般内容要素来更难把握。因其并不固定，千差万别，完全决定于所要处理的具体事务及所要沟通的具体关系的特定需要。不要有多余的内容。这是“完整”的另一方面。所谓“过21/38犹不及”，画蛇添足是内容不完整的另一种表现。一篇应用文，出现不必要的内容，不仅有碍行文的简约，也往往会损害应用文的实用价值。倘若出现不该有的内容，其后果就更为严重。如招领启事，倘若把普通拾获物的特征、数量等交代得一清二楚，在无需凭证件领取的情况下就很有可能造成被人冒领。有时，画蛇添足除损害应用文的实用价值外，也会造成文体使用不当。国家行政机关公文处理办法中规定“请示应当一文一事”，“报告中不得夹带请示事项”。中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知也明确指出“不要在工作报告中夹带请示事项，以免误事。省委、省政府对工作报告原则上不予批复。但重要的报告可予以批转。”这实际上也是对“不多”的要求。因此，对应用文的内容，应做到不溢不缺、不多不少。也就是说，要从实际出发，既要考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容，也要顾及有哪些不必写、不该写的内容。五、拟制要合式指拟稿制作要合乎应用文一定的惯用格式。应用文具有形式上的程式性，这主要就是表现为具有一定22/38的惯用格式。这一点，法定的行政公文、规章文书、司法文书、电报等表现得尤为突出。拿公文来说，标题、发文字号、主送及抄送机关名称、正文、附件标注、发文时间、主题词等的写法及书面位置等都有特定的要求，甚至对文字的书写排印、用纸的规格及装订方式等都有严格的规定。有些应用文虽无明确规定其书面形式、书写体例，但一般都有其较常用的结构形式，例如调查报告。应用文惯用格式主要表现在以下几大方面1载体方面包括其所用材料的质地、颜色、尺寸大小、装饰等，如太平天国时，“公文书写材料，诏旨用黄纸或黄绸。长三尺，横幅，硃格。王谕，用黄纸，分别饰龙、凤、狮、虎，下托云水。侯谕和布告，用红纸或红布，无定式刊饰”。7国家行政机关公文处理办法第十一条规定，我国现行行政公文用纸“一般为16开型，长260毫米，宽184毫米”，“张贴的公文用纸大小根据实际需要确定”。2语文方面1）文面安排方面这主要不属于写作，更多地表现为装饰。包括1文面上版块的划分，空白的留置等。如文件式公文，文面上明显分为文头、内文、文尾三大部分。文头部分占全页的2/5。空白的留置方面如广东省省23/38府、省府办公厅的公文印刷件，天白45毫米或35毫米，地白30毫米，左右侧各20毫米。2文字等书写符号系统的书写排印格式，包括字体、字号、字色的选择，字序、行序的安排，“抬头制度”等的规定。这是行款格式的主要内容。例如，广东省人民政府办公厅行文规则就对广东省府、省府办公厅文件、函件在字体、字号等方面的格式作了明文规定。请看下表项目文件式函件式字体字号版头大号老宋标题2号老宋内文3号仿宋发文字号4号仿宋抄送、印发单位，印发日期、份数签发人姓名24/38紧急程度、密级3号黑体主题词颜色版头套红印刷公文序号红色标题等黑色空白天白45毫米35毫米地白30毫米左右两侧空白20毫米字序方面国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理25/38办法规定“公文的文字从左至右横写横排，少数民族文字按其习惯书写、排版。”台湾台北市1996年2月也明确规定公文中的中文书写格式为由左至右横写。82）结构项安排方面主要包括以下内容1有何结构项一种应用文体在一定时期内设置了哪些结构项，这是首先要搞清楚的。每一种应用文体都是一个结构系统，它由若干结构项按照一定的方式构成。不同类型的应用文体固然有其不同的结构项，就是同属一类的不同应用文体，它们所设置的结构项也往往有所不同。例如，同属书信类的应用文，普通书信无标题这一项，而专用书信则有用于标明文种的标题。甚至同一种应用文体当其在不同的场合、情况下使用而具有不同的性质、特点、要求时，也往往会有不同的结构项。例如，同一种公文，当其内容需要保密时则有“秘密等级”一项，而当其内容无需保密时便无“秘密等级”一项。对一种应用文体在各种情况下都要具备的结构项，我们不妨称之为结构常项或一般结构要素。例如行政公文中的标题、发文字号、主送机关、正文、印章、发文时间等；而对一种应用文体只是在特定的场合、情况下才有的结构项则称之为结构变项或特殊结构要素。结构变项不是一种应26/38用文体中的所有篇章都必须具备的，它是适应某些特殊需要而设置的，或者说是某种应用文体中某一类型的篇章所要求的。如秘密公文要标明秘密等级，紧急公文要标明紧急程度。这秘密等级、紧急程度便属行政公文的结构变项。我们在掌握一种应用文体其结构项设置方面的情况时，应当对该文体在一定时期内设置了哪些结构项，哪些属结构常项，哪些属结构变项，各种结构变项是在怎样的情况下出现，如此等等，都要作具体的了解。结构要素不同于内容要素。内容要素是针对正文部分的内容来说的，而结构要素则是对于全文的结构来说的。相对于内容要素来说，结构要素具有一定的直观性与外部性。一篇应用文的内容要素是否完备，往往一眼看不出来，必须结合处理事务的现实需要，深入到文章内部，通过对正文的内容作认真分析后才能了解。而一篇应用文的结构要素是否完备，则一般可从文章的外部形式上把握，往往可以一目了然。应用文的结构要素有如一部机器的零部件，少了一个零部件，往往会影响机器的组装与正常运转，一篇应用文，如果其结构要素残缺不全，也会影响结构的完整，影响到应用文正常的运转处理，会损害其现实的效用。例如，借条、收条、领条一类条据应在书面上写明“今借到”或“借条”等标明该条据的性质、种类的字样。否则，很可能会造成27/38日后的争执、纠纷。尤其是借条。2各结构项的内部构成情况一种应用文体是由若干个结构项构成的，而一个结构项又是由一定的成分构成的。一个结构项由哪些成分构成，这也是需要了解清楚的。不同的结构项其构成情况是不同的。从量的方面来说，有的结构项只有一个构成成分，如专用书信的标题，一般就是文体名称一项；而不少结构项则是由几个构成成分按一定顺序组合而成的，如行政公文的发文字号一般由发文机关代字、年度、顺序号三者构成。再从质的方面来说，不同的结构项有不同的构成成分。就是同一结构项在不同的情况下也往往会有不同的构成成分。例如，同为转发文件的通知的标题，当通知用于批转下级机关的公文时，它由发文机关名称“批转”被批转公文的标题“的通知”四项构成；而当通知用于转发上级机关的“通知”时，则由发文机关名称“转发”被转发通知的标题三项构成。有些结构项其某些构成成分可根据实际情况省略。如公文的标题一般由发文机关名称、事由与文种三部分构成，但在有版头时则往往省去发文机关名称。而有些结构项如法院判决书的案号其各个构成成分则缺一不可。因此，我们在掌握应用文结构项的构成情况时，对每一结构项有何构28/38成分，其中哪些是必不可少的，有哪些在怎样的情况下可以省略，等等，都应作全面而具体的了解。3结构项的书面位置安排正如一部机器的各个零部件在整部机器中各有其一定的位置一样，各种应用文体其结构项也有其一定的书面位置。应用文结构项的书面位置安排，有些是由有关的主管部门明文规定的，更多的则是人们在长期的书面交际中约定俗成的。结构项的书面位置安排是应用文行款格式、文面格式的一个重要内容。它对于信息的及时、准确的传输、接收都有着重要意义。结构项错位往往会妨碍信息流通渠道的畅通，甚至造成贻误时机。例如收信人与寄信人的姓名、地址等项，在信封上的位置安排，国内与国外有不同习惯。有人去信国外，按国内的习惯去写信封，结果信给退了回来。可见结构项的书面位置安排问题，也是应用文惯用格式的一个重要方面，值得我们高度重视。中共中央办公厅一九九六年五月三日发布的中国共产党机关公文处理条例的第三章“公文格式”第八条一共17项，其中就有15项谈及各种结构项的书面位置安排，分别对版头、份号、密级等15个结构项的书面位置安排作出明确规定。要特别指出的是，在一种应用文体中，不同的结构项的书面位置固然不同，就是同一结构项，在不同的情况下其书29/38面位置也有可能不同。例如行政公文中的发文字号，其书面位置就随公文有无版头而有所不同。此外，一个结构项内部不同的构成成分其书面位置也可能大不相同。例如，书信中的祝颂致敬语就往往要分行书写“此致”一类词语放在正文下一行空两格写起，而“敬礼”之类词语则转行顶格书写以示郑重、尊敬。4各结构项的书面表现形式主要包括以下两个方面A文字等书写符号和句式等的使用与书写、排印等。前面讲应用文文面格式时已谈及这一问题。这里是从结构项的书面表现形式方面来说的。例如，法院判决书的案号一般写作“法刑字第号”，依次标明年份、法院代字、案件性质、审级及文书编号。又如，不同的应用文体的正文在文字等书面符号的书写排印方面有其一定的习惯，从而在文面上显示出其不同的外观形式。如规章制度一般用条文式，调查报告、总结多用段落式。B行文中特定的语言表达模式。有些应用文体常常在正文起承转合的关键处使用一些专门用语。这些专门用语的使用已成为应用文建构文章的一种手段与模式。它有利于显示正文的内部结构，也往往可以反映出文体的性质。这在行政公文、法律文书中表现尤为30/38突出。例如，请示中常在请示理由与请示事项之间用“特请示如下”等承启用语来过渡，又用“当否，请批示”等征询期复用语来结尾。又如判决书在“案由”等项与“案件事实”之间常用“现查明”来过渡，又在“理由”与“判决主文”之间用“判决如下”来承启。这些专门用语有时还通过提行书写来加以突出与强调。有些应用文体习惯于在其正文的某些构成成分之前使用提要性词语用来提示所要反映的内容项目。这些词语也就成为正文构成成分的语言标志。这在法律文书中较为常见。如刑事诉状正文部分就分别在“原告人基本情况”、“被告人基本情况”、“请求事项”、“所诉事实与理由”这几个构成成分之前分别写上“原告人”、“被告人”、“请求事项”、“事实与理由”等字样。这类提要性词语的运用，能使读者对该文体正文表层的基本构成情况及总体的行文过程一目了然。有些应用文体甚至还对正文的某些部分规定了特定的语言表达模式，形成一些规范化语句。写作这一部分时，象填表、填空一样写出相应的具体内容就行了。例如，在刑事判决书中，在反映案由、案件来源、审判组织和审理方式等项内容时，就要求写作“被告人一案由人民检察院公诉来院。本院依法组成合议庭，由人民检察院检察长出庭支持公诉，31/38经本院公开审理”。上面我们只是着重从共时性角度谈到了应用文结构项的几个有关问题。应该看到，任何一种应用文体的结构项的诸方面都不是一成不变的，它们在不同的时期往往会发生一定的变化。例如行政公文中的“主题词”一项就是近几年来为适应电脑检索文件的需要而增设的。在结构项的内部构成方面，也同样不是一成不变的。例如书信中的“称呼”一项，在旧式书信中多由姓名、称谓、提称语三者构成，而现在一般不用提称语。此外，同一结构项的名称在不同的时期也可能不同。如行政公文的“发文字号”过去叫“编号”，而现在称“编号”的实际上是过去所谓“顺序号”。因此，我们不能把对应用文结构项的了解视为一劳永逸之事，而应以发展的眼光经常注意其变化。当然，任何一种应用文体，其结构项的诸方面在一定时期内还是有其相对的稳定性的。不然也就无所谓“惯用格式”了，对应用文结构项的了解也就失去现实意义了。应该说，我们对应用文结构项的了解，从学习应用文写作的角度说，主要还是要着眼于其在一定时期内具有稳定性的方面。正文部分的内在结构安排包括行文的顺序、开头结尾及详略轻重的安排、常用的结构方式等。不少应用文体在长期的使用过程中往往形成了一定的结构方式。如计划在反映任务要求与方法步骤方面32/38的内容时，就常采用以下两种结构方式，它适用于工作任务较多而各项任务间又没什么共同措施的计划；，它适用于各项任务较单纯且各项任务间又多有共同措施的计划。六、表达要得体得体，即语言、行动等得当、恰当。俗话说“站有站相，坐有坐相”，说的就是人们日常生活中举止得体的问题。得体，对于应用文来说显得十分重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。得体的要求是多方面的，就应用文写作而言，主要反映在表达方式的运用和语言运用两方面。1表达方式的运用要得体这主要是指要根据文体的特点来正确运用表达方式。在一般文章写作中，不同文体对表达方式的运用各有一定的要求。如记叙文主要运用叙述、描写，有的还有较多的抒情，但不能过多使用议论。一般文章中的三大文体的区分，一个重要的根据便是看其主要运用什么表达方式。不同应用文体对表达方式的运用同样有自身的要求。例如，会议通知具有告知性、规定性，就表达方式而言，主要是运用叙述说明，而不用或少用抒情、描写。2语言运用要得体33/38严格说来，表达方式的运用，实际上也属语言的运用。但这里所谓语言运用，主要是指语言材料的选择与组织，具体说来就是遣词造句、运用修辞等方面。语言是社会交际的重要工具，语言运用要求符合交际的现实需要。语言运用不当，不得体，会影响交际的效果，甚至造成严重的恶果。因此我们要十分注意语言运用要得体的要求，要结合一定语境来适切地选择和运用语言材料。日常的语言交际，一般说来，表达者总是希望自己所表达的情、意能为对方准确、快捷地接受，从而收到预期的效果，达到一定的目的。因此，在语言的运用上就要考虑到让对方易于接受的问题。若非旨在向对方挑衅、挑战，与对方决裂、绝交等，则还要考虑到让对方乐于接受的问题。一般说来，语言运用要得体的要求也就主要体现在让语言交际中的接受者易于接受和乐于接受这两个方面。在应用写作中要收到这种效果，要重视以下几点第一是要看对象说话。这里的“看对象”包括看对象的身份、地位，年龄、性别，学历、专业、职业、经历，个性特征、习惯，身体状况，情感、态度，认知水平、原来的态度强度，等等；还要看彼此间的亲疏关系，对方的信任程度，与对方的利害关系；自身的吸引力、影响力等。具体说来有以下几点要正确体现出收发双方之间一定的关系。如亲疏关系，上34/38下级关系，师生关系，朋友关系等等。一个人在社会生活中，总是要与他人建立某种关系，从而使自己处于一定的社会地位，具有一定的身份，扮演着一定的角色。同时，每个人随着各种主客观条件的变化，他所处的社会地位、所具有的身份、所扮演的社会角色也会有所不同。应用写作作为一种指向性明确的语言表达，写作时就要注意做到符合自己在特定的交际对象面前的身份、地位，做到正确体现出收发双方之间一定的关系。文心雕龙书记称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。注意这种亲疏的关系，在与异性的书信来往中尤需注意。如“亲爱的”、“心爱的”、“你的”等就不可滥用。公文中的事务性用语要视尊卑关系，上下级关系来使用。例如“上报”、“呈报”用于上行；“印发”、“颁发”用于下行。上行文用“拟办”而不用“决定办”。复函的结束锒嘤谩按烁础薄疤ANLANGENUGT此函复”，其中“此复”只用于下行的函。社交书信中具名专用语也往往要根据这种关系来选用。如“手泐”是长辈对晚辈的用语；“谨禀”、“敬禀”用于晚辈对长辈；“谨启”、“鞠启”则是在平辈中使用。这些专用语倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。又如，上行文宜多陈述事实，少讲道理；下行文应有明确的指示、要求，平35/38