档案组卷原则和案卷的装订

1/8档案组卷原则和案卷的装订HTTP/一站在手，写作无忧1、质量要求案卷内文件材料必须齐全、完整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。案卷厚度文字材料一般不超过15MM，图样材料一般不超过50MM。文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。2、组卷的方法组卷要便于档案的利用和保管。2本公司档案的组卷同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组2/8卷应注意以下几点、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。、分问题将文件按其所反映的问题分开。、分期限将文件按不同的保管期限分开。基本建设类按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。3、卷宗内文件材料的排列由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷，按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。3/8由不同责任者的文件材料组成的案卷，按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件的在前，原件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。请示与批复的排列，上级批复件排在前，本单位请示在后。本单位转发上级机关的文件，批转、通报下级机关的文件，上级原文、下级报告放在本机关转发、批转、通报之后。会议文件的排列，公司党支部、行政、会议记录按时间顺序排列；公司党员会、职代会等每次会议为整体，会议通知，工作报告、会议纪要，决议排在前，其它排在后。4、编写页号要求组卷前要去掉文件中的空白纸张，单面书写的文件材料在其右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。折迭的大张文件材料编一个号。复印文件与原文件统一组卷、统一编号，对不装订的图样在每张图纸的右下角用铅笔编号。4/8注不装订的案卷，应在卷内每份文件上加盖件号章。5、卷内目录填写要求顺序号，一个文件一个号；正文和附件、正文和底稿，都应编一个顺序号。文件编号，填写发文机关的发文字号即照实抄录、代字、年度、顺序号。责任者写制发件的组织者或个人、填写责任者时一般应用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是联合发文责任者之一时则必须抄录立档单位名称。文件标题栏，按原标题填写；没有标题的需根椐文件内容，重新拟定标题并加；正文和附件要分别写出标题；简报的每一期应分栏填写标题内容；会议记录要分次填写，标出时间内容。归档文件时间栏，填文件产生日期和落款盖章日期；没有落款和盖章日期，填写领导签发日期；转发件填文件转发机关落款日期；年月日要写全称，用阿拉伯数字填写，中间用顿号分开。页号栏，每一份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。卷内目录排在首页之前，不编号。备考表，要填写卷内张数；卷内文件缺损、修改、补充、技术性差错、移出、销毁等要说明的事项。5/8卷内目录，要用钢笔正楷书写。6、案卷的装订案卷可采用装订和不装订的两种形式。文件要装订，图纸可以不装订。案卷各部分的排列顺序案卷封面卷内目录文件材料的文件备考表案卷封底。装订前的加工去掉案卷内文字材料的金属物。对大于要求文件，要折叠整齐，窄了的要加边，破损文件应按裱糊技术要求托裱，字迹褪变或扩散的应将其复制件附于原文后。统一文件材料的幅面，小于规格的应加工成统一幅面。由文字性材料组成的案卷均应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160，中孔到边孔长度80，卷脊装订线的垂直距离15。案卷要用绳子装订好。装订一律在左侧，三孔装订，结头放在案卷后面。不装订的文件按序编页号，在每份文件材料的右上角加盖件号章填写卷内目录，卷尾放备考表，装入袋、盒中或直接装入盒中。以上内容要求各部门按照规定单独组卷，写好卷内目录、全引目录、备考表，然后由档案室统一整理归档。案卷一律装入省档案局统一标准监制的档案盒中。根据案卷厚度，可一盒一卷，一盒数卷。达不到以上要求档案室有权拒绝接收。6/8基本建设档案组卷细则按工程项目或建筑项目设置类目。同一工程目内，包含工程的勘测、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设文件材料的整理从工程立项至工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程。具体内容如下1、有关工程建设的前期要求将该工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估调查、项目的批准文书、计划任务书、设计任务书以及其它有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查，工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告及其有关说明，地形、地貌，控制点测量定位和观测定位，水文、气象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等。2、有关工程设计施工阶段要求将该工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计以及关键技术试验、设计评价、审批材料、施工批准文件、工程施工招标、投标承包合同、协议文件、施工执照、开工报告、工程施工技术要求、工程图纸会审纪要、施工组织方案、施工技术安全措施、施工日记，隐蔽工程记录，分布分项工程施工质量，原始材料及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、施工事故报告和交工验收记录、施工工程总结、技术总结，工程设施、7/8施工财务概算等文件。3、有关工程项目竣工验收阶段工程竣工验收报告，竣工图、工程财务决算材料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议文件等等，归入单项工程。4、有关工程的设备、仪器安装要求设备仪器施工安装记录、质量检查，焊接试验记录，擦伤检查记录、强度，密闭性试验报告、隐蔽工程检验验收记录，设备仪器安装系统调试记示等文件材料，统一按单项工程的运行生产流程进行整理，工程竣工移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪器施工安装的基础土建部分的文件材料，按生产流程整理归入基本建设大类。5、有关工程的涉外文件材料的整理要求将有关工程涉外的询价、报价、投标、合同、协议、意向书、洽谈记录、工程备忘录等材料，围绕工程建设出国考察收集的材料、设计过