物业管理公司的财务管理技巧及范例精解

第三章物业管理公司的财务管理技巧及范例精解第一节物业管理公司财务管理概述一、财务管理内涵财务是指企业为达到既定目标所进行的筹集资金和运用资金的活动。筹集资金就是资金来源，它指列示在资产负债表右方的诸项内容；资金运用则是指列示在资产负债表左方的诸项内容，它表明了资金的去向。在整个物业经营管理中，不仅要用实物形式，而且要用价值形式来实现物业的生产、流通、交换和消费，要按一定的方式供给一定的货币资金，用来进行周转和购置物资设备，以便物业经营管理和服务的正常进行。在这一过程中，物业的出售和出租、物业有偿服务费用的收入等，就构成了物业管理公司的资金运动。物业管理公司的财务管理就是对物业管理资金运动的管理。在资金运动过程中，包括整个物业经营出租、管理服务收费以及多种经营收入等资金的筹集、使用、耗费、收入和分配。为保证企业正常和有效的运作，提高经济收益，许多物业管理公司实行“一业为主，多业发展”，企业下属拥有各种商业、贸易和维修部门和其他提供有偿服务的机构。物业管理公司的财务管理要统筹各经营单位和机构，这自然要比经营业务相对单一的一般企业显得复杂一些。一物业管理公司财务管理的内容物业管理公司的经营活动包括计划管理、产业管理、租赁管理、修缮管理、园林养护、治安管理、劳务管理、财务管理等，而财务管理是其中的主要组成部分。它是利用价值形式，通过资金运动及其生产的经济关系货币关系进行的综合性管理。物业管理公司财务管理的主要内容有；对资金筹集和运用的管理；商品房资金的管理；租金收支管理；物业有偿服务费的管理；固定资金、流动资金和专项资金的管理；资金分配的管理；财务收支汇总平衡；等等。二物业管理公司财务管理的任务物业管理公司财务管理的基本任务是依据企业资金运动的规律，遵循国家的政策、法令和财经制度，合理组织财务活动，正确处理财务关系，加强计划预算管理和经济核算，改善和促进企业经营管理，提高经济效益，加强财务监督，维护财经纪律。1筹集和合理分配、运用资金。这就是要根据物业管理的需要，做好租金收入和有偿服务管理费的收费工作，不断提高资金运用的效能，保证物业管理公司的正常运营。2积极组织资金，开避物业经营市场，“一业为主，多元经营”，不断寻求物业管理的新生长点，拓展物业管理的新领域，形成新优势。3加强财务分析和经济核算工作。这就是要做好各项控制工作，节约费用，降低成本；考核各项经济指标的执行情况，反映经营管理状况，促进企业改善经营管理。4加强计划预算管理，认真编制财务计划预算。5实行财务监督，维护财经纪律。物业管理公司的经营、管理、服务，必须依据党和国家的方针、政策和财经法规以及财务计划，对公司预算、开支标准和各项经济指标进行财务监督。财务监督主要是对资金的筹集运用和分配活动进行监督，使资金的筹集合理合法，资金运用的效果不断提高，确保资金分配兼顾国家、集体和个人三者的利益，最大限度地调动多方面的积极性，保证坚持正确的经营方向，保护企业财产不受侵犯，并同贪污等违法乱纪行为作斗争。二、财务管理的机构设置财务部担负着物业公司经济效益总核算，指导业务活动，增加经营收入，节约开支的咨询和督促的重要任务，它的工作不仅反映物业公司业务经营活动的动态，而且能影响和促进其他各项管理工作，对于加强物业公司的经营管理、节约资金、增加积累、巩固经济核算制，都有极其重要的意义。注实线为行政线，虚线为银行及有关部门协调工作和为用户服务；1号、2号线为公司各部和办公室协调工作；3号线为接受总公司财会部业务往来和业务指导；4号线为用户和银行对各岗位服务情况向部长反馈。财会部主要工作流程1部长下达任务、监督工作、考核评价各岗位汇报、请示工作部长2部长拟定各项财务计划提供财务分析报告经理审批各岗位知会各有关部贯彻执行3公司各部门人员审核发票单据会计单据入账出纳。4住户、业主收款凭证各类租费收款员收款凭证存根入账会计。5会计师成本核算、工程结算企业经营实情部长审核与有关部门协调经理审批会计入账出纳付款有关单位。6办公室文件、信息、计划部长要求协助、反馈信息办公室文件传阅各岗位。7住户、业主反映服务质量、服务态度部长。三、财务管理制度一物业管理公司财务管理的机构为了有效进行财务管理工作，物业管理公司应设立财务管理机构。作为物业管理公司实施财务管理的职能部门财务部，其主要作用是通过组织企业的资金运动，提供经营管理信息，促进企业管理水平的提高，从而获取良好的经济效益。物业管理公司财务部的基本职责有以下几个方面1遵守财经纪律，建立和健全各项财务管理制度。2抓好各种应收款项的收取工作，核算长期拖欠不清的款项，督促经办人限期清理。3参与策划各种营销策略，并对重要经济合同及投资项目进行评议及审定。4按合同的要求，做好工程费用的拨付、结算工作。5执行审批制度，按规定的开支范围和标准核报一切费用，负责发放员工工资、奖金。6严格执行现金管理制度和支票的使用规定，做好收费发票的购买、保管、使用及回收工作。7编制记账凭证，及时记账，及时编报各种报表，妥善管理会计账册档案。8拟定各项财务计划，提供财务分析报告，当好参谋。二物业管理公司的财务管理制度财务管理制度是保证财务工作规范化、标准化的一系列具体规定，是物业管理公司重要的管理制度之一。其适用于一般工商企业、酒店的财务管理制度，在此从略。第二节物业管理公司的财务核算及其技巧一、物业管理公司财务核算的必读知识财务核算是企业经济核算的重要内容。它是反映和监督企业和企业内部各核算单位生产经营过程的活劳动消耗、物质消耗和资金占用及其经济效果的方法。财务核算是根据审核后的原始凭证，运用会计科目，填制记账凭证，登记会计账簿，以货币为计算尺度，连续、系统、全面地记录、计算各核算项目的经济活动过程。一主要作用如下1为考核和评定企业及企业内部各核算单位经营管理成果提供了系统、完整的资料。2通过财务核算程序对企业及企业内部各核算单位的生产经营过程的活劳动消耗、物质消耗和资金占用实施有效的监督。二会计核算1核算时间月度从上月26日至本月25日为当月核算期，年度从上月12月26日至本年12月25日为年度核算期。2会计账务以人民币为记账单位，有外币计算的经济业务，应当折合人民币记账，同时登记外国货币金额和折合率，规定以季初一日的汇率作为记账率。当季末调整其发生的差额作为外汇兑换损益处理。3公司采用借贷复式记账法4会计科目使用和核算以财政厅制订的集体企业会计制度为主，结合公司的实际，设置总账、银行现金日记账，各类债权债务往来和费用的二级科目明细账等，进行会计核算。5原始凭证是记账的依据，要求一切原始凭证具有手续完备、完整、合法、内容真实、数字准确、清楚、日期和印章齐全，大、小写相符等的法定凭证，不得用白条子报账。三会计凭证和会计账册1公司的会计凭证、账册、报表等会计记录资料，必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到手续齐全、内容真实，准确完整、及时完善，并符合会计制度的规定。2财务会计人员必须认真审核各种原始凭证，遇有伪造或涂改情况，虚报冒领款项等行为，应拒绝受理，并及时向主管领导报告，对内容不全，手续不齐，数字有差错的凭证，应于退回，补填或更正，一切原始凭证经审核无误后，方能填写记账凭证以记账。3收款凭证、付款凭证，必须按照发生事项内容填制清楚，并经出纳人员签章后方能生效。转账凭证要由经管会计填制，并健全会计核算，一切记账凭证必须经指定的审核人员审定签章后，方可记账。4公司及其下属的主管会计，应对一切原始凭证记账册负责，指定专人列册登记，妥善保管，绝不丢失。有关会计报表账册和会计凭证的保存年限，均按上级规定办理。5一切未使用的重要空白凭证，如支票簿、现金收据发货票据、定额票据应指定专人保管，启用时由领用人办理领取手续，每年终了后的第一个月内由主管会计清查，核实，上报有关部门。6工程部、综合部所承接的工程项目必须按正常的手续程序办理工程预付款，进度款和结算。四财务室工作职责财务室是负责全公司的财务管理和经济核算工作。其主要工作职责为1贯彻执行国家和上级有关财务管理方针、政策和法规，组织制定财务管理及核算制度，并负责督促检查执行情况。2在公司范围内实行统一领导，分级管理，分部门分点核算，考核盈亏的财务管理办法。3负责编报公司年度、季度、月度的资产负债表。年度资产负债表要附上财务情况说明书。4负责公司资金的平衡，掌握和监督资金的合理使用。5监督资金回笼，考核资金使用和投资效果。6参与公司投资项目的可行性研究工作。7负责公司财务档案的收集、归档及管理工作；进行公司固定资产的登记与管理。8负责专控商品的审核和报批工作。9负责全公司各项税金的及时缴纳。10完成公司领导临时安排的工作。五会计职责1按照国家会计制度规定，进行认真审核、分录、算账，做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚，做到三相符账单相符、账账相符、账表相符。2按经济核算原则，经常检查和分析财务经济活动情况，挖掘增收节支的潜力，为公司多创效益。3根据公司的情况，分门别类进行分部门分小区建账核算，使公司领导和各部门各小区领导能及时掌握盈亏情况，改善经营管理。4及时编制会计报表，向领导提供有关数据资料。5保管好会计凭证、账簿、报表等一切档案资料。6严格遵守会计制度和财经纪律，凡不符合规定的开支，有权拒付。7负责每月与各部门、各小区对账一次，做到公司与各部门、各小区的账目相符。8负责编制上级规定的各种会计报表。9依据国家税法规定，按时缴纳各种税费。六出纳员岗位职责1学习、宣传、严格遵守国家有关财务政策，现金管理规定和银行结算制度。2负责办理现金收付和银行结算业务。3负责登记银行存款现金日记账，每月终与会计、银行核对账目。4负责保管库存现金和各种有价证券、结算凭证、空白支票、收据和有关印章。5认真审查每一笔款项的支付和费用报销。防止白条取款入账。6对各部门所开支票，规定在三五天内报账，否则拒绝开出第二张支票。7对差旅费借支及备用金借支一律做账，差旅费在回来三七天内报销清账。七财务核算特别提示各物业管理公司应根据自己经营规模、管理特点及内部经营机制，建立一套适应自身条件的财务核算制度及其核算方法。这里就几个共性问题提请注意。1要按财务核算单位和部门分别立账核算。为了确切地考核与评定各核算单位和部门的经营状况，应分别记录、核算、登账、手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚。2要以人民币作为会计账目的记账单位，经营业务中有外币收支时，应折合人民币记账，应同时注明当时的外币兑换率，采用借贷复式记账法为宜。3要明确核算时效。公司下属各部门各管理处所收的经营款项，包括管理费、服务费、手续费、工程款、销售收入款和营业款等，以收费的多少定时上缴公司财务入账。然后，财务定出月度核算周期和年度核算周期。一般规定月度会计报表在月终后10天内报出、季度会计报表在季终后15天内报出，年度会计报表在年终后20天内报出。4要注意核算规范化。会计凭证、会计账册和会计报表要根据实际发生的经济业务进行登记，符合会计制度的规定。收款凭证和付款凭证必须按照发生款项事项内容填制清楚，经出纳人员签章才能生效。转账凭证要由经管会计填制，健全核算程序，一切记账凭证必须经指定的审核人员签章后，才能记账。5财务会计人员要认真审核各种原始凭证，遇有伪造或涂改凭证、虚报冒领款项的行为，应拒绝受理，并及时向领导报告。一切原始凭证经审核，内容清楚、手续完备、数字无误的，才可记账结算。6一切未使用的重要空白凭证，如支票簿、现金收据、发货票据、定额票据要由专人保管，动用时要由领用人办理领用手续，按每用完一本或每月结算一次，并由主管会计清查、核实，定出核算制度。公司财务对一切原始凭证、记账册和报表负责，要定人定期归档妥善保管，以备检查。账簿不得乱擦、挖补、涂改或用药水消除字迹。二、物业管理公司的财务分析、经济活动分析及分析技巧一财务分析财务分析是企业财务核算的工具，它通过一定的技术方法，对企业财务活动进行分析和研究；依据一定的原则，对企业财务状况进行科学的评价。财务分析的对象是企业或企业所属单位的生产、经营活动中的资金运动过程和结果；财务分析的目的在于总结经验，揭露矛盾，挖掘潜力，提高效益。物业管理公司的财务分析主要是分析物业经营、房屋设施维修保养、综合服务等业务活动在经济效果方面的有关情况，也就是利用会计、统计、业务核算、计划等有关资料，对一定期间的经济活动过程及其结果进行比较，运用分析对比的方法，找出存在的问题及其原因，以便采取措施，挖掘内部潜力，提高经营管理水平的有效办法。二经济活动分析经济活动分析是物业管理公司内部的经济分析活动，其范围局限于独立经济核算单位内部。经济活动分析涉及物业经营、服务、管理全过程的每一个环节。从共性方面讲，物业管理公司的经济活动分析有以下一些主要内容。1对任何一项任务或项目都应作出预测，确定计划成本。在实施过程中，随时注意发现新情况，进行内部机构之间、各项任务或项目之间、成本项目之间、前后期之间的分析比较，以观察影响成本主要因素的变化及其发展趋势。2分析人力占用是否符合各项任务的定员标准，有无人力占用的浪费现象。一般可以工资构成的变化、平均工资和技术等级的升降、工种之间的均衡、工时利用的水平、工效的低等方面入手进行主客观因素的分析，查明在人力使用和定员、定额管理方面的节约或收费。3从物资经营的主要环节方面进行分析。一般应从物资的采购、运输、仓储、使用等环节入手，分析主要物资的质量是否符合要求，以及量差和价差的影响，尤其要对节约代用、量材使用等方面取得的效果，以及由于管理不善所带来的损失等进行认真的分析和研究。4分析房屋附属电梯、管道、水暖等设施，修建施工机械设备使用情况。从设备的选择、使用率、利用率、能源消耗率、维修与完好率等方面分析台班定额工效、台班费用成本，着重分析提高设备效率、延长使用寿命及降低能耗的效果，以及因管理不善而造成的损失和浪费。5对各项管理费用的支出，要从所承担的任务和组织机构人员配备的变化、非生产人员的增减、各项开支的节约和浪费等方面，分析开源节流的措施。6分析房租、物业管理服务费收入。物业经营的资本来源主要依靠租金和物业管理服务费的收入，要掌握每月季、年完成的租金、物业管理服务费数额和达到的收缴率水平，应经常分析影响租金和其他物业收入的因素，研究追缴欠租、物业管理服务费的具体措施。这是物业管理公司的一项重要经济活动分析。7分析房屋修缮费用使用是否妥当及其所产生的经济效果，这是分析重点。要从房屋修缮投资的总水平、分类修缮投资比重、不同项目的投资标准，以及修缮投资分配使用和效果等方面进行分析，挖掘潜力，寻找增产节约的途径，实现以最少的投资和人力、物力消耗，取得最大的效益。8对多种经营的投资进行分析。9进行预决算对比分析。根据预算与实际耗用的人工、材料、机械台班、金额的对比，找出其数量差异，并查明原因，检查有无高估冒算、漏项，以及不合理收费等现象。三财务分析方法财务分析方法可按不同的分类标准进行分类，通常可按分析的对象范围、时间、目的以及所采用的数学方法分类。1按分析对象包括的范围分类物业管理公司的财务分析，按分析对象所包括的范围，可分为全面分析、部门分析和专题分析三类。全面分析，是针对公司整体财务状况进行的分析；部门分析，是就公司某一核算单位、某一核算内容进行的分析；专题分析，是针对某一核算项目或某一特定的问题进行的分析。2按分析进行的时间分类物业管理公司的财务分析，按进行时间可划分为定期分析、日常分析和临时性分析三类。定期分析，是指以年、季、月为单位所进行的分析，或是在项目承包期截止时日进行的分析；日常分析，是指物业管理公司日常财务管理工作中经常要做的分析工作；临时分析，是指那些出于项目管理和企业管理考核、评定的需要，临时安排的财务分析。定期分析与日常分析均属于例行性的财务管理工作，无论是分析形式、分析方法，还是分析内容，分析者均应建立一整套规范化的标准。临时分析时间、内容、方法均无法统一，需依据分析的目的、要求和分析对象的具体条件临时确定。3按分析的目的分类物业管理公司的财务分析，按分析目的不同可分为总结性分析、控制性分析和预测性分析三类。总结性分析一般发生在期末，如财务年度的期末、季度末、月末或项目经营期末、承包期末等等，其主要作用在于总结经验、考核评比。控制性分析发生在期中，如项目经营活动过程之中、承包期中等等，其主要作用在于控制经济活动过程，揭示矛盾，采取对策。预测性分析发生在项目经营活动开始之前或期初，如承包期初或承包条件签约之前，其主要作用在于对项目预期的经济效益、企业预期的经营成果以及公司某项经营决策将会带来的预期效果，进行事前推测与分析。4按分析时所采用的数学方法分类财务分析工作离不开数学方法。依据所使用数学方法的不同，可将物业经营中常用的财务分析分为如下几类。比较分析法。这是一种通过两个或两个以上可比数字的对比，揭示物业管理公司财务活动内在矛盾的分析方法。如实际完成指标与平均指标的对比，本期指标与历史指标的对比，各下属核算单位间实际完成指标的对比，等等。因素替换分析法。它又称连环代替法，是一种用于揭示某种经济现象影响因素及影响程度的方法。这是在比较的基础上，运用逐一替换经济计算式中各变量的值一般常用实际发生值代替计划指标值，从而确定各因素对该指标影响程度，以便寻找主要因素，揭示主要矛盾及矛盾的主要方面。平均分析法与平衡分析法。平均分析法是一种用平均数来反映经济现象的平均水平，从而探寻普遍规律的分析方法。财务分析中常采用的平均数有简单算术平均数、加权算术平均数以及序时平均、平均速度、指数平均等动态平均数。平衡分析法则是对企业收支关系、借贷关系、生产与销售关系等对立统一关系，按平衡、协调原理所进行的比较分析。经济数学模型分析法。这是指那些应用现代经济数学工具，如线性规划、网络计划、动态规划、回归分析等，建立数学模型，采用电子计算机进行大规模数据处理与分析的方法。现代经济活动过程的复杂性说明，任何经济过程都要受到来自众多因素的影响，单靠传统的简单数据计算和人工进行数据处理已远远不适应了。人们凭借应用数学及电子计算技术的进步，将它们引入到经济分析中来，从而创立了经济数学模型分析法，使企业财务分析方法大大跨进了一步。第三节物业经理应掌握的财务操作一、年度预算的操作在财政年度开始之前，物业经理必须根据过去的有关数据和对以后12个月开支的预测做出年度预算，他/她须决定计划内和预防性维修项目所需的资金数额，然后还要对所要进行的工作做出估计。通常，物业经理或他/她的代表需征求业主的意见，并赢得他们对预算的支持。预算样本大厦名称财政年度收支预算支出项目港元广告用于招聘工作人员等A坏账B拖车服务合同C清洁D社区和节日活动E折旧F房门电话维修合同G电公用部分H花草环境I总务处各种费用租金、电话、用电等J保险火警、第三者责任保险、公共责任保险K电梯维修合同L法律咨询费、审计费M水泵维修N维修和养护一般性O重新装修计划内项目P差饷Q薪金、工资、退休和医疗救济金R保安服务合同S文具、印刷和办公用品T游泳池运作费用U网球场地运作费用V水费公用部分W小计A物业经理薪水管理代理的净收入X大厦改进基金或重置储金Y意外事故总支出的25Z合计B收入拖车费AA储蓄利息BB游泳池门票费CC网球场租DD其他收入EE小计C净开支BC预计剩余C/FFF管理费用D按本年利率收缴的管理费GG由增加管理费用弥补之不足部分HH下个财政年度的增加百分比HHGG100注以上所列收支项目并非全部，物业经理应根据会计要求决定最佳呈式和项目组合。收支账目样本大厦名称从日期至日期收支账户收入港元管理费A其他B总收入A支出薪水和工资C清洁合同D等等E等等F总支出B运作盈余逆差AB盈余B/FH总盈余逆差C/FD资产负债表样本大厦名称日期资产负债表现行资产港元应收管理费A应收账款B预付款C经理往来账户D总资产A储金和保留基金管理费储金E公共设施储金F大厦改造基金G运作盈余逆差现行负债应付账款和增值总负债BC注ABC二、资本基金的操作对于每一个须做预算的物业经理来说，准备特别基金是谨慎明智之举。这是为困难时日做准备，在需要用资本基金支付主要更换项目时避免大幅增加管理费，如修葺和刷新主要外墙、水泵、发电机、电梯等。但是准备特别基金应注意储备适量资金以应付已获准的如某一项目使用期限已到时的翻新或更换项目。换句话说，就是储存适量现金收取利息，在上一年底应已存够现金以支付更换项目。需要估计每一资本项目的实际年限，如一个水泵可用五年以上，然后计算更换的费用，还要考虑到那时的通货膨胀率。在确定了储蓄金应付利息率后，可用偿债基金要素计算出每月需储蓄的金额。三、偿债基金的操作偿债基金的操作必须做好许多工作。举例一批如果现在更换须花费50000港币的水泵，可正常运作8年，那么，如果通货膨胀率为5，定期储蓄利率为4，需储备多少偿债基金计算每月须储存之数额668核对每年储存金额80151元每年利息4共8年所值注92148年累计资本基金73850注1元每期附息后的未来所值，即由于通货膨胀和定期储蓄利率的变动，须每年复核计算，以便制定自己的财务政策。如果遇到高通货膨胀率时，要更换一个项目则要储备更多的金额。然而，许多资本支出项目累积起来，每年所需储备金额数量相当可观，这将导致年度预算里的服务收费的增加。因此，必须做好收支平衡和资本基金的年度复查，这是物业经理利用自己的专业知识和经验为业主提供便利的重要方面。四、信用控制的操作通常，公契和/或管理协议里有条款规定，业主要在每月的第一天向管理代理缴纳一定的金额，其数量是业主该年度按预算比例应上缴债务的1/12，这笔金额就叫管理费或服务费。如果业主没有在规定的期限内缴纳管理费，物业经理或者管理代理可对未偿还债务加收利息及催缴费以支付因业主违约造成的额外工作。公契条款须对此加以规定，便于物业经理按章行事。物业经理要给他/她的下属通常是负责该地区的物业职员拟定书面的征缴管理费的手续，以及随后发放的征缴提醒通知。管理职员一个及时客气的电话通知常常能促使问题得以尽早解决，以避免向业主发最后的征缴通告乃至采取法律措施。有经验表明，对征缴管理费给予密切关注能有效减少拖欠缴费现象的产生，这样也就减少了需交小额钱债审裁处处理的案件数量。尽管发了最后催缴通知，管理人员又多次口头提醒，但还会有个别业主习惯性拒缴或拖欠超过30天。为了执行收缴，可采取以下手段1根据公契条款，物业经理通常可到地政署登记一份针对违约业主名下股份的备忘录。这种根据公契或管理协议登记的指控，作为物业经理向有关司法部门提起的正当的指控，是可以强制执行的。物业经理代表所有业主利益要求对违约业主的股份进行出售，并对违约业主的住房和店铺有绝对的使用、占住和享有权利；间或通过香港法院的法律程序讨回债务也是可取的。2小额钱债审裁处SCT。对于不超过15000港元的债务，小额钱债审裁处有独立的审裁权。如果涉及复杂的法律问题，审判官有权将案子移交地区法院。律师无权出席小额钱债审裁处，当事人必须自己出面，或分别指定代表，但不能指定律师做代表。如果是公司如管理公司提起或被起诉，那么须派该公司的官员或职员做代表。在这种情况下，代表须出示他/她的授权书。首先，要向法院呈递按规定格式写的偿债请求一式三份，内容包括1债权人姓名、地址；2被告人姓名、地址；3偿还金额；4向被告人说明提出偿债的理由及偿还金额的计算方法。提呈偿债请求之后，法院通知债权人审理的时间和地点。审理由具有法律资格的审判官主持，采取非正规的方式。不过，债权人必须以口头和书面形式提供证词，他/她可以提供债务人的账目，出示诸如公契副本、欠款账单本、催缴函等有关文件。审理之后，审判官会尽快作出他/她认为合适的裁决。通常审理之后即刻作出裁决。任何有利于债权人的仲裁裁决，可作为判决执行，与一般法院判决相同。判决执行情况在这里不作叙述。第四节物业管理费的核算技巧一、物业管理费的组成物业管理公司在对物业进行管理的过程中所发生的各项支出，一般称之为物业管理费用。对物业管理费用的核算，是物业管理公司财务管理工作中的一项非常重要的内容。一座物业投入管理运行之前，必须进行管理费用的核算，运行一年后，还要根据上年运行情况进行调整。费用标准预算方案要经物业管理公司审阅后提交业主管理委员会讨论审核通过之后，方可公布执行。物业管理费用标准的测算可以用下面一个简单的公式来表示P代表求得的物业管理费用标准元/月M2或元/年M2；F代表费用元/月或元/年；I代表费用项数I1,2,3N；表示对所有费用项目算术之和；S表示参加测算的物业总面积M2。上面列出了许多费用项目，但绝不是全部。具体到核算一个特定物业的管理费用标准时，由于物业类型的不同，可能只用到上述费用项目的一部分。总的说来，要想得到一个较为适用的费用标准，除了合理预算每项费用外，关键是不要漏项，要把所有发生的费用项目尽可能全部计算在内。为了测算与收费管理的方便，一般又把上述项目按管理专业和专用设备归类分别核算，即分为十一类行政办公费、一般公共设施维护费、电梯费、空调费、环卫清洁费、绿化费、保安费、保险费、管理者酬金、税项等。二、管理费的核算具体技巧介绍一行政办公费的核算此项费用的核算可以用全年的费用预算来折合出每月费用全年费用/12。物业管理公司根据上年的年终决算数据很容易就得到这一数值。其构成为1行政办公人员费用，包括工资、福利津贴、保险和服装费等；2文具、办公用品；3车辆使用费，包括油费、维修费、折旧费；4节日装点费；5公共交际费；6宣传广告费；7一切杂项。为所管物业之总面积，管理面积越大，则每单位面积分摊的行政办公费越低。二一般公共设施维护费的核算其构成为1人员费用。分管理人员、技师、工人等各类人员，包括工资、福利、津贴、保险和服装费用等。2公共照明系统。此项又分为3抽送风分为以下二项4给排水费用如下5供配电、发电系统设备维修费。F8元/月6消防系统维修费。F9元/月7公共建筑、道路维修费。F10元/月8以上27项之不可预见费用，按10计。9更新储备金。三电梯费的核算1电费N电梯数；W电梯功率；A电梯使用系数，由于写字楼、商厦、公寓的电梯使用时间和频率不同，会有差别，它可以通过统计的方法进行估算，A大致在0306这样的范围。2维修费，包括材料和专门人工费。3第一、二项之不可预见费用，按10计。4更新储备金。四空调费的核算1电费中央空调之公共用电有主机和辅机水泵、冷却塔等两部分，所以2水费。3维修费仅指公共部分，各业主户内风机由业主负责费用，包括材料和人工费用。413项之不可预见费用，按10计算。注意由于办公楼、商场的人流量不同，所以制冷量在设计时也不一样。在提出上述之后，各类型物业要根据其设计数据调整价格。如商场一般制冷量是写字楼的2倍，所以，对于商场的空调费分摊就应是元/月平方米。5更新储备金。五环卫清洁费的核算1人工费。包括管理人员及工人的工资、福利津贴、奖金、保险、制服等。F1元/月2清洁机械材料费。其中大型清洁机械，如大楼幕墙清洁设备、打蜡抛光机等，按价值和使用年限折算出每月的值；日常易耗品及工具，每月作预算。F2元/月3垃圾桶购置费。4垃圾清倒费。5化粪池清理费。6水池清洁费。7清洁环卫所需之其他费用。六绿化费的核算1人员费用。包括管理人员、技师、工人等。2绿化工具、材料如化肥、除草剂等费。3绿化用水费。4园林景观之再造费用。七保安费的核算1人员费用。包括工资、福利津贴、人身保险、服装床铺等。2保卫系统设备，包括1电费2维修费3日常保卫器材费如警棍、电池等。4更新储备金八电视系统费用的核算非有线电视公司提供1电费，W30P电。2维修费。3节目租用费4更新储备金。九保险费的核算及时投购保险是物业管理中一个不可忽视的方面，切不可怠慢或存侥幸心理，一旦由于某种灾害造成了物业总体的破坏，而无资金及时修复，那将是物业管理公司的严重失职，它会因此而丧失管理资格，而业主所蒙受的损失更是无法弥补的，所以必须加倍重视。1险种选择险种的选择是根据所管物业的类型和使用性质来决定的。同时要考虑业主的意愿和承受能力。业主如有异议，则必须经过业主管理委员会或业主大会讨论决定，形成有关文件。1一般对于多层公寓、别墅小区，只对配套的水电设施投保，以便万一受到地震、台风、火灾等破坏时能及时修复。2对于高层写字楼、商厦、酒店等，则必须投购大厦财产保险，包括土建、装修和设备，一般可按楼宇的总造价来投保。3对于商厦、酒店的管理，还需投购公共责任险。4对一些特殊设备如高层公寓的电梯投保。总之，综合考虑安全、经济、地区特点、业主承受能力等诸多因素，审慎地选择投保，是搞好物业管理的一个重要环节。2保险费分摊M投保总金额；X保险费率；S保险受惠物业之总面积十更新储备金的核算物业的配套设备都有一定的安全使用寿命，到时候就得更换否则可能会酿成灾害。一下子向业主筹集这笔费用，业主肯定难以承担，所以物业管理公司有责任从物业投入使用开始就逐年积存这部分费用，以备不时之需，这是物业管理费重要的构成部分。从所有权关系上讲，这笔款项是业主的共有财产，所以要在银行单独立账，由业主管理委员会和物业管理公司共同管理。当物业管理公司更换时，此笔款项必须移交给新的物业管理公司。物业管理公司使用这笔款项，必须经过业主管理委员会的审批。关于更新储备金的几点争议及说明1业主费用负担过重的疑虑目前，很多物业管理公司在核算管理费用时，总觉得更新储备金是一个较大的费用项目，总顾忌于业主的承受力而不予核算或人为地减少其数额。实际上，这里有一个财产关系需要澄清表面上看，储备金是业主的一项费用支出，但实质上这笔支出却是业主财产的积累，就好像业主每月在银行存了一笔钱一样。不考虑物价上涨因素，物业随着使用年限的增长，设备逐渐老化，物业的价值在贬低，但储备金的逐年积存，将正好抵消了这一贬值的部分，这恰恰是使物业保值的一种管理举措。加之储备金的核收考虑了物价上涨因素即每年要根据物价上涨指数进行调整，因而物业的升值因储备金的存在才真正得以实现。再者，储备金的核收完全是出于业主的利益考虑。管理者不仅要考虑业主的现时利益所谓“费用负担”。更应当为业主的长远利益考虑，二三十年之后，如果由于缺少更新资金而使空调停机，十几层以上的大厦电梯停运，水电设施带险运行，那将是管理者的失败。对于业主来说，交纳储备金等于在为后人积累财富，因为这笔金融资产是归业主自己所有的。2重复折旧的争议及其平息由于在核算设备更新储备金时采用了与设备折旧类似的算法，不少业主认为这样出现了设备的重复折旧，因此而不愿意承担这部分费用；不少管理者由于对这其中的财务关系也未透彻了解，在说服业主时也感到不少困难，所以非常有必要从财务角度彻底阐明其中的资产关系。业主在购买了物业之后，应将购置费用按不同设施的使用年限，以折旧的形式，作为固定成本，参与企业的经营核算。但储备金只是将几十年后更新设备所需的资金交由物业管理公司代为储存积累，应作为企业往来账目，记在应收款账下，表现为该企业银行存款减少，企业应收款的增加，企业的资产并未减少。在账务处理上，储备金不应记入成本，只是到了几十年后设备更新时，积累的这部分储备金才转为该企业更新设备的成本，参与下一轮设备折旧和固定成本的摊销。整个过程之中，设备随着使用年限增长而贬值，而储备金却在不断增加，始终保持了设备百分之百的价值，即物业保值得以实现。储备金的核收积存，对于保持物业长久的完整性和正常使用意义重大，必不可少，对于多业主共有之物业来说，更是如此。因为几十年之后，设备需要更新时，一下子向业主分摊许多费用，业主必将不堪重负，如果由于收不足更新费用而使设备得不到更新，使物业管理运行瘫痪，物业的价值、业主的利益将大大受损。所以，现在就逐步积存更新储备金，实际上是减轻了业主的费用负担，真正维护了业主的利益，即使业主几十年后要转让自己的物业，由于这笔储备金的存在，也不会使转让价值受损。3储备金的管理和增值动作1储备金的管理。储备金是业主的财产，虽然由物业管理公司核收，但必须由业主管理委员会和物业管理公司共同管理，接受全体业主的监督，任何业主都有权对储备金的管理和使用情况进行查询；物业管理公司也有将储备金收入、管理和使用情况向业主公布的责任和义务。作为一种安全、透明的操作程序，可以由业主管理委员会和物业管理公司共同开设一个储备金账户，业主可以将应缴的储备金直接划入或存入该账户，待交款单或进账单到物业管理公司核销该笔费用，这样就可以有效防止某些物业管理公司不负责任的短期行为而使业主蒙受财产损失。2储备金的增值动作。储备金包括维修基金存于银行不动，必然会随着时间的推移和物价的上涨而贬值，所以在保证资金安全的前提下，通过经营运作使之增值也是很有必要的。当然，该笔资金的使用必须经由业主大会讨论通过。业主管理委员会可以接受全体业主的委托成为该笔资金产权的合法代表人，由它签订各种经营合同。它和物业管理公司可以将该笔基金的一部分委托给经营信誉良好的专业基金管理公司或企业，由其操作，获取经营收益；物业管理公司也可以向业主管理委员会申请使用该笔基金。这当中，安全、有效的抵押或担保是必不可少的，且应特别注意委托经营合同等法律文件的完备性和有效性。十一物业管理公司酬金的核算上述十项费用并未完全包括都是管理所需的实际支出，是没有利润的。物业管理公司作为一个企业实体，要有合理的利润，否则将会失去经营的动力。酬金的比率可根据管理的水平、管理成效，由物业管理公司和业主管理委员会商定。一般服务性行业的利润率在815之间。这笔费用就是以以上十项费用之和为基数，乘上酬金比率即可。十二税项的核算这是一个目前尚未解决清楚的问题。前述第一至第十项费用是管理的实际需要，无利润可言；水费、电费、收视费等只是由物业管理公司代收、代缴，对于这部分往来收入，不应该向管理者征税，否则就出现了重复征税的问题。但目前税收部门仍对管理公司的全部收入征税，这一方面增加了业主的费用负担，同时也带来了管理上的困难。这一问题有待在物业管理的立法中予以明确。物业管理公司要认识并尽可能妥善处理好这一问题。三、如何加强收费管理的力度一一般性追讨当上月费用被拖欠时，物业管理公司在第二月向业主使用人发催款通知单。此单将上月费用连同滞纳金以及本月费用一起通知业主使用人，并经常以电话催缴。电话中要注意文明礼貌，如果第二月仍被拖欠，物业管理公司将在第三个月第二次发催款通知单，此前两个月的费用、滞纳金和当月费用一并通知，并限期三天内缴清，三天过后物业管理公司将根据管理公约停止对其服务停止水电供应等。如果业主使用人经收费员上门催缴仍然拒付，物业管理公司可根据管理制度以及相应的法律程序处理。在香港，遇到这种情况时，管理商将立即通知房产交易部门，停止该房产的交易；然后联同债务清缴部门拍卖该房产，拍卖所得扣除管理费等诸项费用和滞纳金以及支付诉讼的拍卖手续费所剩部分，归还原业主。物业管理公司可将这些条款写进管理公约中，依照法律程序去执行。二区别性追讨物业管理公司对拖欠费用的业主使用人要区分不同情况，采取不同措施。对于费用大户，要亲自登门有时物业管理公司的总经理也要亲自去，进行解释和劝导，争取其理解和支持；对于一些“钉子户”，则要严格按照法律执行；对于一些确实有困难的“难点户”，可以考虑适当予以优惠。四、筹措物业管理资金计费标准的核算方法筹措物业管理资金计费标准的核算是物业管理的重要一环，也是物业管理资金能否顺利筹措到位的关键。一般筹措物业管理资金计费标准的常用方法有如下四种。一成本法成本法是指物业管理企业首先按市场行情和实际发生费用支出，计算出物业管理费的成本价，然后加上根据一定的利润率计算出的管理酬金，得出筹措物业管理资金计费标准的方法。成本法的关键是收入和开出都是按实际成本计算，在收支平衡的基础上确定一定的利润率。如某物业管理企业接管的某一高级住宅综合管理费实际支出。管理费支出实际成本为2413193元，除以424户，则每户每月要承担管理费实际支出为5691元。物业管理企业若确定管理利润率为10，则每月每户实际要承担的管理费用标准为56911106260元。二对比法它是指同类物业中某一物业计费标准完善，执行效果良好，其他物业管理费的计费标准就可通过对比，逐一确定每项管理支出和收入的办法。它适用于同一地区或经济发展水平接近地区的同类物业，这种方法也叫参照法。三经验法它是指在掌握不同类型物业管理费计费标准及执行效果后，根据以往经验确定受托管理物业的计费标准的方法。这种方法实用、简单，避免了其他物业管理计费的弊端。由于我国物业管理刚刚起步，可供参考的实例少，此法的应用受到限制。四综合法它是指综合上述三种方法的优点，对多种计费方案反复比较、修改，最后制定最佳计费标准。因用此方法制定的标准吸收了前三种方法的优点，所以具有很强的实用性。第五节财务造假对策一、规范基础工作一会计基础工作概说会计基础工作是指为会计核算和会计管理确定前提、提供条件、规范操作、防错纠弊的基础性工作。会计基础工作是一广泛的概念，主要包括会计凭证的格式设计、取得、填制、审核、传递、保管等，会计账簿的设置、格式、登记、核对、结账，会计报表的种类设置、格式设计、编制和审核要求、报送期限等，会计档案的归档要求、保管期限、移交手续、销毁程序等，会计电算化的硬件和软件要求、数据安全、资料保管等，会计监督的基本程序和要求，会计机构的设置要求，会计人员配备和管理要求，会计人员岗位责任制建立和职责分工，会计人员职业道德的建立和执行，会计工作交接的程序，单位内部会计管理制度的建立和实施等等；有时还包括与会计工作直接或间接有关的定额管理、计量管理、标准化工作、指标确定与考核、计算机操作与管理等。会计基础工作在不同时间、不同的企事业单位、不同的管理水平和需求之下，会产生不同的标准和要求，有不同的内容和范围，因此必须动态地界定会计基础工作的范畴，结合具体的单位及其核算与管理来理解和确定会计基础工作的内涵和外延。会计基础工作是会计工作的基本环节，也是经济管理的重要基础，它的建设和完善，是提高会计工作水平的需要，是规范会计工作的前提，是提高会计人员素质的要求，是改善经营管理、加强宏观调控和维护市场经济秩序的需要。健全的会计基础工作是抵挡财务造假和经济违法乱纪的坚固防线，是不法分子造假舞弊的致命“克星”，它对于会计核算与会计管理，对于宏观经济与微观经济的健康运行，都具有十分重要的意义。改革开放以来，我国政府十分重视会计基础工作的规划建设，制订了一系列规章制度，以规范会计基础工作，同时通过加强在职会计人员培训、启动职称考试、加强理论研究、进行宣传引导等措施，不断提高会计人员的认识水准和基本业务技能，促进了会计基础工作水平的提高，使会计工作在单位经营管理中发挥了越来越大的作用。但是会计基础工作的建设和完善过程中也存在一些不容忽视的问题，主要是一些单位内部管理松散，会计基础工作不到位，财会人员数量不足，素质低下，有关规章制度形同虚设，得不到贯彻执行，以致账目管理混乱，财产不实，数据失真，手续不清，差误严重，会计资料散失；有些单位为了掩盖其财务状况和经营成果，牟取集体或个人利益，实施财务造假，伪造和变造会计凭证、伪造会计资料，任意改动会计账簿记录和发送虚假的财务会计报表；有的财会人员违反职业道德，不认真行使会计监督职责，参与违法乱纪活动，出谋划策，充当造假马前卒。会计基础工作的弱化所形成的管理混乱和失控，构筑了财务造假的温床，成为引发经济领域违法乱纪的诱因之一，无数违法乱纪事实和案例都已说明了这一点。可见，损坏了会计基础工作，不仅影响了会计工作秩序的正常维系和会计职能作用的有效发挥，而且在一定程度上干扰了社会经济秩序，对单位经营管理产生了严重破坏。导致会计基础工作弱化的原因是多方面的，首先，由于人们对会计基础工作的认识不足或者存在认识偏差，认为基础工作是看不见摸不着的，加强和建设基础工作的效果较为间接，其投入多、产出少，经济效益差，因此未将基础工作放在应的位置之上予以高度重视，而是听其自然，任其发展。其次，由于财会人员素质参差不齐，部分会计人员素质不高，对会计基础工作方面的知识了解甚少，不能按照完善基础工作的要求履行其基本职责，部分领导对此也未持有高度警觉，导致会计基础工作的紊乱。再次，由于违法乱纪者有意破坏，造成会计基础工作的混乱，如前所述“假”“乱”是相伴而行的，不法分子为了达到受贿、索贿、贪污、盗窃的目的，有的单位为了实现偷逃税收、转移资产、私设“小金库”等舞弊，故意破坏单位的会计基础工作，不按照国家统一的会计制度规定记账、算账、报账，以混水摸鱼，掩人耳目。第四，由于管理工作不到位，这既包括有些地区和部门对会计工作的管理和监督缺乏明晰思路和有效的指导，对财务造假和经济领域违法乱纪活动的打击缺乏力度，同时也包括有些单位有意无意地放松会计基础工作，常常是建而不管，管而不力，使会计基础工作建设时紧时松，经常是出现了重大违法乱纪之后，重视并狠抓会计基础工作，而时间一久又出现会计基础工作的滑坡，如此循环往复，使会计基础工作停留于较低水平上。第五，由于会计基础工作建设标准不规范，一度出现了“无法可依”，即缺乏具体的、可操作的会计基础工作方面的规范准则作指导，导致各部门、各单位自我把握，容易出现偏差。同时，也出现了“有依不依”、“有法难依”，即有关会计基础工作方面的标准有些还不够系统、严密，也不甚具体，使基层单位难以适从，或者由于经济形势发展，过去制订颁布的有关会计基础工作的规范已过时或部分过时，不适应新形势，不能解决新形势下出现的新情况、新问题等等。正是因为存在上述原因，会计基础工作被弱化，使财务造假和违法乱纪活动抬头，且有愈演愈烈之势，所以在承负打假治乱繁重使命的今天，应该重新提出规范会计基础工作的任务，并将其作为打假治乱工作的重要组成部分，全面规划好、建设好。二会计基础工作的内容及其规范要求加强会计基础工作首先要规范会计基础工作，做到有章可循、有据可依，防止各自为政、自行其事，使会计基础工作走样变型。为此，财政部遵照会计法规定的基本原则和各项要求，制订颁发了会计基础工作规范简称规范，并从颁布之日起施行。会计基础工作规范是对会计法中有关会计基础工作内容的具体化，是会计法重要配套规章之一，同时它又吸收了会计人员工作规则中科学、合理的成分，并对部分内容根据新形势的要求作了相应的充实和完善。会计基础工作规范从会计工作实际情况和发展需要出发，具有很强的适应性和可操作性，它适应了不同所有制性质、不同地区、不同部门和行业的企事业单位的会计工作要求，对会计的最基本环节的工作作出规定，同时较好地兼顾了我国各地域会计工作发展不平衡的实际状况，具有普遍指导意义。另一方面，根据经济管理和会计工作发展的新情况和新问题，从会计基础的角度作出了规范，如会计电算化操作与管理、计算机软件设计与使用等，对会计事业的发展起到了积极的推动和引导作用。再之，会计基础工作规范突出重点、繁简适中，既针对会计基础工作中比较薄弱、容易出现财务造假和违法乱纪现象的环节，如填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表等，作出了较为详细而具体的规定，对促进这些环节的建设具有重要指导作用；同时对会计基础工作中的其他问题，如会计人员的职业道德、单位内部会计管理制度建设等尽管这是当前会计工作中迫切需要强化的问题，但由于对这些问题的管理正在起步之中，需要经过一段时期的实践逐步探索，以积累经验，渐行推开因此会计基础工作规范中只作了原则规定，待以后条件成熟时再对此作出修订。总之，会计基础工作规范是今后我们加强会计基础工作建设的指南，