论组织调查的方法和技巧

论组织调查的方法和技巧很多组织的总裁们都将确立与员工的沟通渠道看作为组织人力资源管理的首要任务之一。改善沟通被认为是提高生产率和工作生活质量的有效方法。良好的沟通可以促进员工的想法转化为产品质量和数量的提高（如质量小组），并促进组织的变革。同时，还可以增强员工的主动性、参与度，以及自我控制的观念。可以通过制定培训方案来改善管理沟通，人力资源部门也可以通过进行组织调查来与员工进行沟通。（一）调查要测量哪些因素人力资源数据资料通常用来衡量工作绩效现状或进行绩效预测。人力资源管理者经常还需要其他类型的数据。例如，为了找到提高员工工作绩效的方法，人力资源管理者必须先测出员工对组织特征的领悟程度，包括工作绩效的结果、组织政策、反馈频率、工作设计质量、任务干扰特征、目标设置的诸方面、角色冲突与角色意识、管理行为等。同时，还必须收集有关员工对组织条件、工作生活质量、工作参与度、员工紧张等方面的反应。此外，分析组织特征中的实际或目标质量（使用非现实的测量手段）对管理者来说也非常有用。例如，为了有效地改进工作设计，管理者必须了解哪些现存的工作体征被员工认为是高重复的。再将这些信息与员工的反应结合起来，就可以促进有效的工作设计改革的实施。（二）组织调查的目标组织调查的目标是多重的。首先，它可以帮助确定人力资源职能与活动的有效性。其次，它可以测量出组织内部环境的质量，从而找出那些有待提高和改善的方面。最后，组织调查的结果可以帮助开发方案作出一些必要的变化，并帮助评估这些方案的有效性。（三）组织调查的步骤当一名人力资源管理者或一名组织的顾问要实施一次组织调查时，要考虑和实行一些重要的步骤和事项，包括详细的计划、收集实际数据资料、确保员工参与等。然而，上述的这些步骤只有当组织的高层管理者对调查给予支持时才能付诸考虑和实施。在第一步骤，人力资源管理者必须考虑以下因素必须具体地测量某一特定员工的感受和反应；必须使用多种方法来收集资料，包括观察法、问卷法、访谈法、个人记录法等所使用的测量工具必须具有信度和效度；确定资料收集的对象所有的员工，或仅限管理层的员工，或员工总体的一个样本，或仅仅是组织中某一特定部门内的员工；控制或把握好调查的时间，尤其当调查是一长期计划的组成部分时；确定对资料进行何种类型的分析；资料收集的特定目标例如，为了分析确定组织人员流动问题的原因。最后的一个考虑因素非常重要。因为只有在确定问题之后，人力资源管理者才能确定在调查中将涉及哪些相关的模型或原理，最后才能确定所需的资料及应用何种统计技术来分析这些资料。第二步骤就是资料的实际收集工作。在这一步骤中有三个问题比较重要。第一，必须先确定由谁来管理问卷是直线管理者，人力资源部门的某些成员，还是组织外聘请的人员。第二，必须确定何时、何地、在什么规模的群体中收集资料。以上这两个考虑因素受到资料收集所采用的方法的影响。例如，当调查对象为一个较大的群体时，使用问卷法就比使用个人访谈法更适当。第三，必须确保员工在调查中的参与度。其它法是在公司上班时间收集资料，并为员工提供反馈例如，可以向员工保证，让他们了解调查结果。调查的第三步骤是实际反馈的过程。反馈过程的第一步是根据调查目的和要解决的问题来对资料进行分析。分析的结果将由人力资源管理者提交给直线管理者，直线管理者反过来又将分析结果与员工们共同讨论。反馈过程主要有两种作用对于那些已被确定的问题，反馈过程可以用来设计解决问题的方案；对于那些建立在前一个调查的基础之上并已付诸实施的方案，反馈过程可以用来评估方案的效率。在反馈过程中，员工实际参与问题实施解决方案的程度主要取决于最高管理层的管理哲学。那些乐于通过调查组织中的员工以了解各方面工作进度的组织，往往也乐于邀请员工参加改善方案的设计。这种积极的态度使得组织调查得以发挥最大的效率。尽管越来越多的组织借助于直接的以电脑为基础的调查，但目前各组织获取调查资料最常用的方法仍数书面问卷法。图表1所示的问卷的内容是让员工描述他们对自己所承担角色的期望的理解程度（角色模糊调查）及为了完成组织所期望的目标，他们将承担多少工作（工作超负荷调查）。对角色模糊与工作超负荷的调查已被广泛地应用与组织调查之中。现在，请你根据自己目前或最近所从事的工作的经历来完成这份问卷。图表1角色模糊与工作超负荷问卷这些问题针对工作中不同的方面而提出，请指出在你的工作中这些现象的频率，在每栏你所选择的分数上划圈1你是否经常能准确地理解工作的职责是什么12345A非常经常B相当经常有时候偶尔很少2你是否经常地预想到他人对你在工作中的期望是什么12345A非常经常B相当经常有时候偶尔很少3你的工作目标是否经常明确地确定12345A非常经常B相当经常有时候偶尔很少4你是否经常清楚地了解到他人对年在工作中的期望12345A非常经常B相当经常有时候偶尔很少5你的工作是否经常要求你快速地工作54321A非常经常B相当经常有时候偶尔很少6你的工作是否经常要求你非常努力的工作54321A非常经常B相当经常有时候偶尔很少7你的工作是否让你在极短的时间内完成54321A非常经常B相当经常有时候偶尔很少8是不是经常有一大堆工作有待完成54321A非常经常B相当经常有时候偶尔很少当你完成这份问卷后，将你在第1、2、3、4栏中所选择的数字加总并除以4，得到一个平均数，这就是你的角色冲突分数。这个分数越接近5，则说明冲突程度越高；分数越接近1，冲突程度就越低。接着你再将剩下那几栏你选择的分数加总再除以4，得出来的是你的工作超负荷分数。请注意这一次所使用的分数是相反的，尽管其最后的解释与前相似，即分数越高说明工作超负荷程度越高。这种颠倒计分是问卷设计者故意设置的，其目的是为了尽量减少社会期望方面的问题。你可能已注意到，问卷中的各栏目都必须满足一定的效度与信度标准，正如在人员配备这一章中所论述的一样。接下来，仍然把你在图表1的问卷回答时所考虑的那份工作作为基础，回答图表2的问题。这份问卷是测量你在工作中的满意程度的总体水平。请注意，在这里得分越高，则说明你对工作的满意程度越低。现在你可以将满意度得分与前面的角色模糊得分及工作超负荷得分进行比较，得出什么结果是三者都低，还是高低不均这些分数的重要性表现在哪里呢在大多数调查中，经常问及员工对组织很多方面的感受和态度。这些调查通常是显示出非常明确的关系模型。例如，满意度与角色模糊度之间存在着负影响关系，但却和工作超负荷呈一致的正向关系。角色模糊与工作超负荷通常还和工作压力及员工绩效联系在一起。因此，角色模糊分数与工作超负荷分数为我们提供了大量有关一名员工的信息。图表2工作满意度问卷中的部分样题1就你目前而言，如果你有机会决定是否仍从事目前的这类工作，你将作出何种决定A我将毫不犹豫地选择同样的工作B存在一些第二选择想法C明确地决定不从事这一类工作2如果你现在可以自由地选择