材料暂估及供应商发票管理规定

修改履历标准名材料暂估及供应商发票管理规定分类号修改NO修改日制定、修改内容起草部门备注材料暂估及供应商发票管理规定1主题内容与适用范围11为规范公司采购收货确认、供应商发票开具、发票记帐等业务，提高供应商发票入库单据的流转效率，保障公司材料入库、应付暂估及应付供应商款项的正确性，以及向供应商展现良好的企业形象，特制订本管理规定。12本规定适用于安徽亚格盛电子新材料公司材料入库后向供应商提供开票资料、发票的接收、审核以及发票记账的操作程序。2管理职责及分工21采购部职责211采购部仓库负责接收材料，办理材料实物入库及材料账务处理；212负责定期向供应商提供开票清单；213负责督促供应商及时开具增值税专用发票；214负责接收供应商发票，进行初步审核后及时传递至财务部审价；22财务部管理职责221负责监控材料应付暂估的合理性。222负责供应商发票审价。223负责根据发票进行财务处理。3管理程序和内容31向供应商提供收料通知单311采购部仓库每月定期整理当月材料入库明细，分两次打印供应商收料通知单，每月25日打印当月1日至24日入库材料收料通知单，次月1日打印前一个月25日至月末的入库材料收料通知单。收料通知单一式三联（仓库自存一联，一联送财务部帐务处理，一联由采购部传递至供应厂商开具发票），为供应商送料及开票的唯一有效凭证。312同一供应商的收料和退料打印在同一张收料通知单上，收料和退料不得分开打印。313收料通知单经采购部长审批通过后，由采购部业务员负责传递至供应商，督促其按收料通知单足额、一次性开具发票；同时，将收料通知单传递一份至财务部材料会计帐务处理。32形成应付暂估321财务部材料会计每月3日前对当月的收料通知单进行整理，计算出各个供应商进料的数量及金额，与当月收料数量及金额核对；322核对一致的，在记帐该供应商应付暂估。323核对不一致的，必须与仓库进行核实，查明原因，报采购部部长、财务部部长审批后进行处理。324材料入库后须按计划价形成材料暂估，不允许跨月暂估。对于因账务或其他原因无法办理入库的已检验材料，则按照计划价进行总额虚拟暂估，下月冲回虚拟暂估，按照正常程序办理入库。325新采购材料无计划价的，由采购部仓管员提请经营部材料会计核定计划价格，材料会计应于得到信息1小时内将计划价格录入。33督促供应商开具发票331采购部业务员负责将313条所列明的收料通知单传递至供应厂商，督促供应厂商按收料通知单足额、一次性开具发票；332供应商应确保发票的准确性，应确保按与我公司的合同规定的价格开具发票，应确保开票数量与发票所附的收料通知单一致。333业务员对发票催收负责，及时催促供应商开具发票，原则上次月必须将上月的所有发票开具完毕。财务部每月20日定期提供供应商暂估情况以协助业务员催收发票，其他时间可视需要情况随时提供。334采购部对材料暂估目标负责，材料暂估目标为每月采购入库量的20。335采购部部长应总体负责材料暂估目标的完成。指标应按各业务员负责的材料明确到各业务员，纳入业务员月度、季度及年度考核指标。具体的考核办法由采购部自行制订报经营部备案。34供应商发票的接收、审价341采购部业务员负责接收供应厂商增值税专用发票，采购部业务员对发票进行初审，发票初审应在收到发票1个工作日内完成，原则上当月收到的发票当月完成，不得跨月；并建立发票电子台帐，以监控发票的流向；审核发票抬头我公司的名称、纳税编码是否正确无误、发票日期是否已超过规定的抵扣期；审核发票内容发票项目是否填写完整、是否加盖发票专用章、发票联抵扣联是否齐全，发票是否附我公司的收料通知单，物料名称、规格型号、数量是否与收料通知单一致；3411发票初审通过的，当天将发票传递至财务部材料会计审价；3412发票初审未通过的，由采购部业务员3个工作日内将发票退回厂家重新开具发票，原则上当月发现当月退回，不得跨月；342财务部材料会计对发票价格进行二次审核，材料会计自接收到发票1日内完成价格审核工作；审核的内容主要为发票价格是否符合公司已审批的采购价格；发票价格的确定及具体的价格审核见价格综合管理办法（试行）。3421发票二次审核通过后由材料会计及时入帐，原则上不允许月末结存发票，当月收到发票当月入账；3422若发现发票有问题，需当天与采购部业务员沟通确认，确定有问题的发票需退回供应厂商。34221如在发票开具当月发现错误，财务部材料会计应1个工作日内将发票退回采购部业务员，由采购部业务员3个工作日内退回厂家重新开具发票，且原则上当月发现当月退回，不得跨月；34222如发票开具次月才发现错误的，需由财务部报税人员收集资料，向主管税务机关申请开具红字增值税专用发票通知单（以下简称通知单），由采购部业务员3天内将发票退回供应商重新开票；34223如发票开具超3个月后才发现错误的，不能开具通知单，需同供应商协商解决办法，并视情况对相关人员进行考核。35退货发票处理351后续有业务发生的供应厂商发生退货业务的，供应厂商在退货后最近一次开具发票时，需以扣除退货后的数量及金额开具发票；如供应商开票未扣除退货数量的，按41条视作供应商发票开具错误，对少开退货金额部份进行考核；352后续无业务发生的供应商，由采购部业务员与供应商进行协商，优先采用销售的方式处理；3521供应商同意销售方式的，由财务部开具销售发票；3522供应商不同意我公司开具销售发票的，由采购部仓管员提供入库单、出库单等资料，交经营部报税人员向主管税务机关申请开具通知单；经营部将通知单传递至采购部业务人员，由采购部业务员3个工作日内将发票退回供应商重新开票（红字发票）。4检查与考核规定41供应商应确保按合同价格开具发票，按我公司出具的收料通知单数量开具发票，如价格、数量开具错误的，不论何种原因均直接考核供应厂