采购管理制度范本

采购管理制度范本各工厂在编写采购管理制度时应参照事业部下发的采购管理制度指引撰写，本范本仅提供编写参考素材。各工厂应因地制宜地开展工作，根据自身情况编写各自制度。对于一些企业已有的而未被编入事业部采购管理制度指引的制度，企业根据需要制定、编写。本范本内容为节选直接引用，要求各企业原则按照采购管理制度指引的要求和顺序完成各类制度的编写，具体的编号及格式按照事业部的统一要求执行。同时一些现有的流程图将随同发布，各企业可参考制作流程图及节点说明，有的流程图要按照事业部的要求和新的内在关系优化和改进。广西公司和中谷天科等非使用玉米原料的企业的采购部门原则要求按照采购管理制度指引编写。一、原料门前收购管理制度参考1原料收购环节管理办法第十一条目的规范公司原料收购行为，维护公司利益。第十二条作弊行为界定1、二次扦样化验水分与票据标明的感官检验结果不一致，差值大于20按作弊处理。2、二次扦样化验杂质与票据标明的感官检验结果不一致，差值大于20按作弊处理。3、二次扦样化验等级与票标明的感官检验结果不一致，差值超过一个等级（含1个等级）按作弊处理。注如果属作弊车辆，经保卫处调查取证处理后，将处理结果交化验室留存，品控部化验室在最差结果基础上再降一等，加10的杂质处理。第十三条化验环节1、化验时以次充好，如内外质量不符、倒换车牌等作弊行为，将此类车辆按次粮开票卸车处理，不得开出门证。2、对开出门证的粮车未出门而进行二次扦样，如在公司院内故意造成二次扦样套取票据的作弊行为，要求粮户必须将此粮卖给公司，票据体现降一个等级处理。3、现场卸车时发现外部是好粮，中间部位扦不到样品的车辆现场卸车的玉米超过3/4时，发现所卸个别袋粮食内外质量不符时，保管员可根据实际情况进行现场扣重。现场卸车的玉米不超过3/4时，由化验室进行二次扦样，扦取三个样品化验，分别为综合样品、次粮样品、好粮样品。化验后整车玉米按次粮结果结算。第十四条计量环节1、重车称重时携带附件，如袋皮、备胎、收粮台秤及杂物等，回皮时故意不带，扣除作弊重量的4倍。2、在回皮时，主车或挂车有意不完全上秤，以减轻皮重来增加重量的，扣除作弊重量的4倍。3、重车称重时，车内藏人的扣重300KG/人，司机故意不下秤的扣重300KG/人。4、倒换车牌、车头、车斗等行为交保卫处理。第十五条现场接收环节1、在现场卸车时，发现有超水分现象，品控部化验室进行二次扦样，按二次扦样结果更改票据，并根据第四章第十二条第一款执行。2、在现场卸车时，发现有超等级现象，品控部化验室进行二次扦样，按二次扦样结果更改票据，并根据第四章第十二条第三款执行。3、现场卸车时，发现个别袋中有超杂质现象，超杂袋数不超过整车袋数的50，由保管员填写现场扣量通知单，由粮主、保管员班长、保管员签字进行按2倍扣重。4、在现场卸车时，发现个别粮袋中有超杂现象，超杂袋数超过整车袋数的50的，品控部化验室进行二次扦样，并根据第四章第十二条第二款执行。5、现场卸车时发现倒换车辆以次充好的行为，由发现当事人通知其相关领导，经粮储值长、化验室代班长、现场协调员共同确认为作弊行为。6、在现场卸车时发现粮质均匀，但与化验员感官不符的，按现场最后一次扦样化验结果为准。属于检验人员合伙作弊行为，在最后一次化验结果基础上降一等，水分加10，杂质加10处理，相关责任人移交人力资源部处理。7、送粮户涂改票据以此套取粮款的，交保卫处处理。参考2采购管理NO1原料信息化制度第一部分粮食收购信息化系统管理规定第一章总则第一条根据公司粮食收购信息化系统要求,须对公司的涉及原粮收购的一系列工作进行统一、规范化管理，确保系统运行的规范性、合理性，特制定本规定。第二条本规定适用于公司涉及原粮收购的各职能部门、生产分厂、子公司。第二章门前收购信息化系统规范第三条粮食收购信息化系统是保障公司原粮收购高效、准确便捷的有效途径，对涉及部门施行归口管理。第四条粮食收购信息化系统职责划分（一）品质部负责对车号，船号，化验结果进行录入；（二）原料采购部负责对其收购计价方式进行调整，结算录入，供应商编码；（三）财务管理部信息处负责修改错误电子票据，系统维护。第五条粮食收购信息化系统分三级录入，一级录入农户或供应商信息录入，共有二大类产品农户或供应商信息、车船信息等；二级录入为化验结果录入，在一级录入的基础上进行化验结果录入，具体化验数值详见品质部化验结果录入表；三级录入为结算录入。第六条农户或供应商信息录入分二类。第一类分农户，第二类为供应商。第七条车船号填写必须严格实际车船号填写如皖CXXXX，船号临泉XXX。第八条供应商编码录入严格按照系统内供应商编码录入。第三章合同粮信息化系统规范第九条合同粮信息化收购流程与门前收购信息化在系统职责划分上有较大差异，具体划分情况如下（一）原料采购部业务处信息录入员负责录入合同对应车船号，并对预报结果真实性完整性负责。（二）计量部西货场磅房负责在转运车辆空车过皮重时生成凭证号，录入车号，对数据的皮毛重、车号等信息负责。（三）原料采购部西货场信息化协调员负责录入供应商信息，及转运车辆卸货地信息，并对录入数据负责。（四）质量管理部西货场原粮检验处负责回收原粮收购传单，录入化验结果。（五）原料采购部业务处结算员负责对原粮收购传单上的信息进行核对，打印结算单，对结算单结算结果负责。第十条合同粮操作注意事项1、结算作为合同粮流程的最后一个节点，要求对上游数据进行核对，发现数据有异议应在5分钟内通知系统管理员核对。2、原料采购部西货场信息化协调员，录入车皮号以实到为准，对于无预报，错报的要当即现场补录，保证流程顺畅。第四章预报车船号管理细则第十一条预报车船号录入目的为后期录入提供信息支持，便捷信息及计量化验录入；第十二条预报车号工作的分工1、业务处跟单业务员每日根据客户提供的预报车号情况，在接到预报3小时内，如实填报车皮到达预报统计表，并通过OA发送至业务处信息录入员处。2、信息录入员接报后，录入合同对应车船号，对未用规定格式传递的，录入员有权拒绝录入，由此产生的一切责任由该业务员承担。3、如信息录入员因节假日，或其他工作原因不能正常录入的，在跟单业务员得到录入员许可的情况下个人进行录入，录入员在第二日进行复核。第十三条预报车号的现场复核1、西货场铁路作业处，根据大站预报情况对车皮到达情况进行复核，如发现遗漏，通知现西货场现场原粮系统录入员补录。2、车皮到达后如发现仍有车皮号与预报不符的，西货场原粮录入员在及时补录正确的信息的同时，通知业务处信息录入员，对该单车皮归属进行询问，在确定后归属及责任后由综合计划处系统管理员修正数据，执行处罚措施。第十四条对于无预报车皮和违规预报责任人的处理原则1、因无预报车皮到达影响车皮正常接卸转运的，根据情节和影响给予跟单业务员50100元罚款（在当月奖金里体现）。2、对于预报不及时，或无预报的供应商，业务处根据事先约定给予一定处罚，并纳入供应商考核。第五章错误单据处理管理规定第十五条凡涉及到原料采购系统的电子票据录入、维护出现错误的必须由录入人员填写电子票据修改申请单。第十六条必填项目规范客户名称合同粮填写供应商名称，门前收购填写农户姓名。票据类型可以选择ERP出入库单、原粮收购传单、结算单等。错误类型必须根据具体情况如实填写。申请人为当单业务负责人。错误情况、主要原因及更改办法，如填写空间不够可填写附页数，业务负责人及所属处长必须在每一张附页上签名方有效。原料采购部业务处室及其他涉及原料收购部门错误单据负责人签署更改意见。原料采购部经理及其授权人根据原料收购业务需要审核修改意见，如其他部门或涉及重大财务及信息安全的更改由财务管理部分管副经理签署会签意见。第十七条所有涉及更改原料采购数据信息的均须原料采购部审核后方可更改。第十八条电子票据更改申请单一式3份，业务经办留存、综合计划处档案管理员、更改人员各执一份。第十九条业务单位出于人为操作失误造成错误的，视其后果严重程度处以50300元罚款（在当月绩效奖金中体现）处理结果直接影响责任人留用。第六章转库管理规定第二十条各原料储备仓库根据生产需要进行转库调度的，必须进入原粮收购系统。第二十一条在转库过磅前需进行基础信息录入，具体操作程序如下1、西货场转库信息录入在原料采购部西货场信息化协调员处进行，凭证号由一次过磅称皮重时生成。2、体育库转库在二十一厂过皮重时信息录入生成凭证号，农户姓名填写体育库。3、公寓库转库在公寓库磅房信息录入，生成凭证号，农户姓名填写公寓库。4、新港库转库在公寓库磅房信息录入，生成凭证号，农户姓名填写新港库。5、其它外围粮库转库在复磅时信息录入，生成凭证号，农户姓名填写其它粮库名称，外围粮库一次过磅数据作为参考。第七章计价标志申请使用管理规定第二十二条计价标志是用来进行采购结算，系统自动扣量的一个重要标准。第二十三条业务员在合同签订或已经确立买卖关系时应填写计价标志申请表，并报业务处处长审核无误后交由系统管理员设立计价标志。第二十四条计价标志申请表一式三份，系统管理员一份、业务员留存一份，结算员核对一份。第二十五条结算员根据申请表上数据核对结算结果及计价方式正确性，发现异议当即与系统管理员联系。第八章权限申报管理的规定第二十六条根据岗位需要，操作人员填报权限用户申报表，报主管处长审核通过后，交综合计划处统一申报权限及用户名，（两个以上或修改权限要部门经理审核，价格扣量查询要由主管副总经理审批）第二十七条操作员岗位变更当日，原岗位处长负责通知系统管理员终止其权限，并在其交接完毕后关闭其用户名。第九章附则第二十八条本规定自2008年4月份开始试行，试行三个月后根据具体情况修订，原有规定同时作废。第二十九条本规定由原料采购部综合计划处负责解释第二部分原料采购部ERP操作管理制度第一章总则第一条根据公司ERP操作系统要求,须对部门的涉及合同采购的一系列工作进行统一、规范化管理，确保系统运行的规范性、合理性，特制定本规定。第二条本规定适用于部门涉及ERP的各业务岗位。第二章合同采购ERP系统规范原则第三条ERP系统是保障公司财务管理高效、准确便捷的有效途径，一切围绕着财务帐目相符，对涉及业务岗位施行责任制管理。第四条ERP系统职责划分（一）采购员负责对合同进行录入，如发现为新开发客户系统确实没有的，由经办业务员填写编码增加需求单包括，供应商名称、地址、邮编、税号、联系人、联系电话；（二）结算员或经业务处长指定人员负责根据业务情况按计划到货量在系统内做当期订单，并将其打印为纸质格式交部门领导批示。（三）采购员在客户开具发票后，在业务处长审核后由采购员或业务处长指定人员根据订单录入发票。（四）采购员根据实际到货量及结算金额办理入库，打印三联单，仓库统计签字审核后记帐。第五条ERP信息化系统分三级录入，一级录入合同信息录入，共有三大类产品（1）供应商情况、（2）金额、（3）标的数量等；二级录入为订单录入，在合同录入的基础上按当期计划的到货量录入订单；三级录入为采购入库录入按每笔实际到货数量及结算金额录入信息。四级录入为发票录入必须参照订单数量金额以实际发票量为准。第六条合同录入编号以报批合同编号为准如JJGSYL200712071。第七条采购入库单填写只填写数量、价税合计，如有不符之处在找清原因后以财物帐面所需数字为准，入库单号以纸质入库单号为准。第八条发票录入以报销单上的数字为准，录入发票号为经办业务员个人用户名加发票序列号如YL011001，同时在报销单上要写上应付单号码便于财务查找。第三章门前收购ERP操作规范第九条门前收购规范，ERP操作系统与粮食收购系统相连接。粮食收购系统电子发票打出后，门前收购登陆ERPNC操作系统将每车收购相关内容录入后保存，并根据电子发票记账联填写入库单交给仓库综合员办理签字流转手续，在仓库签字验收后，付款员确认此笔款项已付的情况下在系统内办理发票。第十条门前收购操作步骤1、订单录入11、订单编号使用粮食收购系统结算单凭证号。12、供应商名称通称为门前散户，供应商编码10394。13、扣税类型门前收购扣税类别选择为应税内含。14、订单日期以结算当日为准。15、订单需填写内容价税合计、数量、税率（13）。16、到货信息必须根据粮食收购系统进货单位如实填写。17、部门订单对应的处室。18、业务员结算员。19、发运方式汽运。110、交货地点不需填写。第十一条采购入库门前收购结算员在系统内填写入库单要求填写实收数量及入库金额,在确认无误后打印,并交给仓库统计审核,仓库统计在实收数量核对无误后在系统内签字。第十二条ERPNC采购发票原料采购部付款员根据签字确认后的入库单，在生成纸质支付单送交财务的同时在ERPNC系统里做电子发票部门领导审批，如部门领导因工作原因无法审批的，可由部门领导指定专人负责审核（ERP发票号要求同原粮发票一致）。第四章ERP系统过程管理第十三条整个ERP信息化原则和过程的监管由原料采购部综合计划处负责。各业务负责人在ERP信息化过程中应严格按照规定进行录入，若有需要调整以财务账面为准。第十四条本管理方案由原料采购部综合计划处负责解释。第五章附则第十五条本规定自2008年4月份开始试行，试行三个月后根据具体情况修订，原有规定同时作废。NO3车皮安全接卸、转运操作管理制度一、目的为了快速、准确、安全的工作效率对到达车皮进行作业，同时根据生产需要、到达粮情、仓库库存情况合理调度、转运玉米，为公司原料采购及生产做好后勤保障工作。二、车皮玉米接卸作业、转运管理规定1、联系铁路相关部门收集玉米车皮到达信息，为车皮的接卸及进仓提前做好准备。2、货运员对到达车辆抄车号，施封号、篷布号的工作，检查蓬布外观是否异常、施封锁与发站是否相符，若有异常按铁路有关规定进行拍照留存，及时通知业务处客服室和铁路有关部门。3、作业时货运员根据到达车皮货物的件数、吨位，配合汽调员合理调配大、小车辆及安排作业组有序的进行接卸和其它装卸作业。4、作业组按铁路装卸规定进行装卸车作业，货运员必须做到监装监卸并检查车厢底如有煤炭和其他杂物通知业务处客服室来人到现场处理、拍照并留存，装完一车就要清扫周边抛洒的玉米并指挥装卸人员将货物按规定堆码整齐。作业完毕后要及时组织劳力清扫车厢、货位、周边抛洒的货物，待清扫完毕将玉米装车后方可开转运单。以及加固车门并向铁路外勤报车皮完了点。取送车前对线路、车辆进行检查，线路上有作业的负责白天插红旗，夜晚开红灯。检查线路车档（挡车器）铁鞋放置的安全距离。进仓的车皮提前预报给轨道衡、质检及筒仓工作人员。4、根据业务、仓储、生产、铁运处等有关部门、处室的预报和计划，做好车辆运输准备。5、做好运输计划。6、到铁运处货运室抄车皮号，开具派车单。7、安排监督装车。8、根据检验结果，决定玉米去向，对有质量争议的玉米，报告运输管理处分管经理决定是否转运及去向。9、ERP数据录入。10、监督、检查、处理运输途中玉米抛洒、短少及其他运输争议。11、协调处理生产、仓储及时卸货。12、车辆运输的统计、汇总，向有关部门汇报日报、月报，协助乘运单位办理结算。13、加强运输安全管理，对驾驶员进行业务培训。14、及时掌握、了解运输市场信息。三、转运车辆管理制度为加强原料玉米运输的管理工作，促进管理工作的进步，提高工作效率确保运输管理工作安全、高效、规范有序，特制定以下规定1、凡是进入货场运输玉米的车辆，必须严格遵守货场及运管处的各项管理规定，否则不能参与玉米运输。2、物流公司下属车队、车辆驾驶员要服从运输管理处确定的车型、路线及时间规定图运行。3、所有转运玉米车辆驾驶员，当班期间严禁酒后驾驶，如有违反此规定者，车辆调度员有权停开派车单，情节严重者责令其停止运输。4、玉米转运车辆至生产线和各库区，必须听从现场调度人员的指挥，不服从指挥者不予过磅、卸货。5、运输途中要认真检查，以防止运输的玉米丢失。如有丢失或被盗，运输司机必须全额赔，并予以处罚。6、车辆驾驶员要认真核对车辆皮重、毛重，在合理磅差范围内运行，到达卸点及时登记、复磅，复磅时磅差大于或小于均作为争议,由公司保卫部、计量部、质管部、原料部共同处理，必须全额赔偿并予以处罚。7、从事运输玉米的车辆，驾驶员必须牢固树立“安全第一”思想，做好安全行车，保质保量准时的把玉米送到指定区域。8、强化调度指挥，组织好均衡车辆运输安排，使玉米转运工作顺利圆满进行。四、安全作业管理规定1、为确保生产工作顺利进行，提高员工安全消防意识，充分认识到安全消防工作是企业重中之重的一项工作，要求货运员加强自我保护意识，使大家能够认识到安全生产，警钟长鸣。2、加强员工的思想品德教育、企业文化的传播、法制观念教育，要求员工要有较强的工作责任心和责任感，对所属岗位做到尽职尽责、分工明确、责任到人，工作业绩与经济效益挂钩，以保证货运室工作正常有序的进行。3、管理主题强化内部管理，降成本、增效益，规范操作程序，确保安全生产。员工要适应公司生产发展的需要，要有工作责任感、进取心、团队精神，对业务知识培训更为重要，岗位职责工作标准及操作程序。要严格实行规范化、制度化、科学化的管理，建立奖勤罚懒，奖优惩劣机制，严格依据考核制度，做到公平、公正、公开、合理，营造一个良好宽松的工作氛围。二、原料合同采购管理制度参考1原料合同业务管理制度NO6原料采购业务管理制度第一章采购计划编制、执行管理规定目的合理选择采购区域、规范采购定价、合理控制公司原料库存，促进原料的采购、接卸、仓储保管、用粮调度工作协调、规范、低成本运行。一、计划的编制1、编制依据采购计划应以生产用量、库存量、原料市场供求关系及价格变化趋势等各项条件作为编制依据合理制定。2、采购计划确定、编制单位采购计划应由部门处长以上人员会议研讨确定，由综合计划处汇总、编制、上报。3、采购计划编制时间采购计划应一月确定一次，即每月25日前后确定下月有采购计划。如遇市场发生重大变化，可适当延后制定计划（但原则上不应超过当月10日）。4、采购计划编制内容采购计划应包含对上期计划、合同执行情况的分析，对原料下月各区域市场走势的分析，结合内部接卸、保管及存粮情况，作出下月采购数量、区域及采购价格的明确采购方案。（具体详见采购计划报告，后附）5、采购计划的审批采购计划由部门经理签字确认后，报财务管理部门审核，再由主管副总经理审批、财务副总、总经理或总经理办公会议审批。第二章采购计划的执行1、采购计划的执行部门采购计划由业务处负责执行，合同签定价格、采购品种、合同采购数量应以采购计划为准，原则上合同签订量及合同签定价不允许超出采购计划数量、价格。如有例外，业务人员应出具客观、合理的相关报告经公司领导审批同意后方可。2、采购合格供应商范围由业务处评价后确定，原则上采购应在合格供应商范围内进行选择。如有新客户，在合作条件相等的前提下，业务部门需对其进行信用评价后方可合作。3、采购计划的执行原则上不允许延期，如市场价格上涨可经延期执行原价格及合同。4、业务部门每月25日要对本月的合同执行情况进行总结和分析；保管处应针对天气、存储情况、库存状况、生产调粮情况等进行分析；西货场应对本月接卸中存在的事关采购的问题进行汇报、分析。综合计划负责对上述材料进行整理提炼。第三章原料部采购业务操作管理规定根据公司经营计划和原料需求，结合市场分析和预测报告，实施原料战略采购。第一节市场调研第一条、广泛收集调研国内国外玉米等原料种植、产能，下游企业需求变化等情况，充分分析玉米等原料市场行情并预测变化趋势，给战略采购提供及时可靠的信息报告。第二条、广泛收集客户的资质资信、信贷能力、收储能力、物流能力、营销能力、成本构成、质量、服务、赔偿承诺、发展前景等全面情况，筛选备选合格供应商，排序建档。第三条、针对玉米原料市场分布特点，对重点区域进行市场调研。第二节核价、比价、招标议标管理第一条、选择多家（5家以上）资质优良的供应商（粮库）参与我公司原料供应的竞标。第二条、核价即核定原料的价格构成，包括粮库出库价、包装装卸、短途运输、车皮费用、运输费用等，确定采购价格的合理范围，确保公司合理的采购价格。第三条、在确保公司需求和战略采购实施，在合理价格范围内进行招标议标，优选合作条件优越的供应商。第四条、招标议标活动必须遵循公开、公平、公正，最终合作条件确认、公示制原则。第三节业务谈判、合同签订管理第一条、业务人员注重企业、个人形象，与客户谈判时做到不卑不亢、落落大方。第二条、业务谈判实行双人制，并做好原始谈判记录。第三条、在公司制定合理采购范围内，优选合作条件优越的供应商选择。第四条、合同采用公司统一文本格式，审批附属资料包含合同评审表、谈判经过、核价表、比价表、报价单、资质资信资料、法人委托书、最终合作条件承诺确认表等，备齐资料后按公司合同报批流程进行报审。第四节争议处理与赔偿管理第一条、符合合同拒收的玉米部分，按我公司不合格干玉米让步接收管理规定进行处理。第二条、出现质量数量争议时，按我公司车皮玉米争议处理管理规定进行处理。第三条、未按合同履行合同义务时，我处积极与供应商沟通交流，协商处理。协商不成时，我处将提请部门和公司进行研究处理方案或提请法律处启动索赔程序。第五节检质检量、入库、入帐、付款管理第一条、玉米原料到达合同约定交货地点后，由质量管理部按国家检标准和公司检验要求进行检质检量，并提供原始检测记录或原粮收购系统录入信息。第二条、按公司要求办理入库、入帐手续。第三条、根据部门用款计划和合同约定，办理请付款手续进行支付货款。第四条、建立台帐，帐面借贷相等，帐目清晰可查。第六节供应商评审、开发及供应商档案管理第一条、建立合格分供方名录，优先在合格分供方名录中择优合作。第二条、建立供应商评审制度，定期对供应商进行综合评审，淘汰不符合或不能同步发展的供应商，优选、新增合格供应商。参考2合同管理制度第一章总则第一条合同管理的目的为促进公司依法经营，规范合同管理行为，维护公司合法权益，依据中华人民共和国合同法，结合公司业务特点和管理要求，特制定工程项目合同管理制度。第二条合同管理的核心加强合同专业化管理，全面参与公司经营管理业务，使合同管理贯穿于项目各项经济业务的始终。做到事先审核、事中控制、事后反映，并使合同管理信息系统化。第三条合同的分类按项目实际发生业务的种类，具体划分为设备采购合同、材料采购合同、土建合同、其他合同（如咨询合同、勘察设计合同、监理合同）等。第二章合同管理审批程序第五条合同拟订后，由经办人在合同会签单上填写合同基础内容（合同类型、乙方、合同金额等），经如下程序审批部门经理主管副总财务部法律部门副总经理总经理第六条其他注意事项1、公司的任何经济业务原则上应先签订合同后运作，后补合同必须说明原因，然后履行正常合同审批程序。2、签订合同要使用公司统一规定或国家规定的标准文本。第三章合同管理职责第七条本公司合同终审人具有合同批准权。批准人要根据经营的需要和可能，对合同的合理性、必要性做出判断，对合同的经济效益和风险负责。第八条1、由各项目组申报采购计划，并经部门经理、工程技术部经理、主管副总签批后，由各项目组（包括各产品部、公用工程部及工程技术部）负责设备选型、与厂家技术交流、评标、合同技术条款谈判，履行合同内部会签手续、赴设备厂家监造。签订设备合同之后，由供应部负责付款、索取发票、办理设备入库手续。2、不具备招标条件的或经玉米加工事业部批准后不招标的工程物资及设备采购，由各项目组申报采购计划，并经部门经理、工程技术部经理、主管副总签批后，报供应部采购。供应部必须对对方的资质、经营范围、履行能力、信誉、技术实力、经营状况深入考虑分析，对业务的真实性、可靠性负责。3、执行招标程序采购的，各项目组对采购的设备名称、价格、规格型号、商标品牌、生产厂商、数量、交货期限以及质量要求、技术标准、卖方对质量负责的条件和期限、特殊技术要求、包装标准、验收标准、结算方式以及提出异议的期限等负责。4、法律部门对需要其审核的合同条款的合法性、严密性负责。5、财务部对合同条款中结算方式及期限、发票种类及取得时间等审核，对审核手续齐全的合同加盖合同章,并妥善保管合同正本，对合同执行过程进行监督。6、业务部门根据业务性质和对方资质等情况全面衡量是否需要交纳履约保证金，履约保证金的额度取决于标的物的性质和额度，应能保证对方违约时，我公司所受损失能得到补偿，履约保证金可以采用现金、银行存款、银行保函等形式，履约保证金应作为合同条款的一部分。若合同约定银行保函作为质保金，银行保函生效前应有双方单位签字确认的书面材料。业务部门在签写书面材料前应通知财务。第四章合同相关约定第九条采购合同主要项目约定1、“产品名称、商标、型号、数量、金额、供货时间及数量”栏对标的物的规定应当清楚明白，准确无误，对于名称、型号、规格、品种、等级、花色等应规定的准确、详细，不会产生疑义。货物单价按含税价填写、金额大小写数字要规范，提货时间及数量约定清楚。2、“质量要求技术标准”栏应强调按国家标准、行业标准或企业标准加工或提供货物。企业标准应详细说明。如果按合同供方的企业标准，供方应在其书面提交的企业标准上加盖公章或合同专用章作为合同附件。3、“保质期”栏应标明产品的质量保证期间，如在保质期内发生质量问题，应根据产品的性质，选择退货或维修至合同标准、退还部分或全部货款。如产品本身附带产品说明书和质保卡，我方约定的时间应不少于质保卡上规定的时间。4、“交（提）货方式”栏注明买方自提、卖方发运到站或到厂交货字样。5、“运输方式及到达站港的费用负担”栏注明汽运、或铁路运输，到达站港的详细地址及买方或卖方承担运费字样。并注明运输途中发生风险由谁承担。6、“结算方式及期限“栏注明现金、银行或承兑汇票等方式结算及结算比例、期限。7、“解决合同纠纷的方式”栏强调解决纠纷的地点在公司所处行政区内的人民法院。8、“违约责任”栏应注明双方因违约承担的责任，应具体约定赔偿或支付违约金的标准或比例。明确出现损耗及质量问题的处理方式和标准。详细标明验收产品时发生质量问题，我方提出异议的时间及我方可以主张的权利。我方应在约定的异议期限内，以书面形式通知对方。该书面通知应与合同一同保存。对方不严格按照合同约定履行合同或未履行的，履约保证金不予退还或部分不退还，给公司造成的损失超过履约保证金数额的，应对超过部分予以赔偿；没有提交履约保证金的，应当按合同约定支付违约金，没有约定违约金数额的，对公司造成的损失承担赔偿责任。9、“其它约定事项”栏应要求客户在交货的同时提供全额发票并注明发票的种类及税率或本合同尚未约定的其他事项。第十条合同管理的要求1、财务部应严格按照公司的控制程序，对合同的招标、签订及执行过程进行审核及监督。2、合同的附件明细要与合同正本内容一致，合同附件明细应由客户加盖公章或合同专用章。3、对付款业务，财务部应根据合同有关条款进行审核。没有签订合同的业务，由财务部主办人员在汇款单上注明“无合同”字样；已签订合同的按正常业务登记办理，业务部门在汇款单上需注明合同编号。4、汇款申请单上所列的对方单位名称、银行账号要与合同内容一致，付款金额要与合同签订的付款进度及付款条件相一致。未按合同约定付款进度提前支付货款或改变付款条件的，应由供应部说明原因经总经理、财务经理签批后方可办理款项结算。5、国内采购合同付款方式控制范围如下51设备采购合同预付款一般应控制在合同总价款的30范围内；提货前付款金额一般不能超过合同总价款的60，同时争取对方应开具全额增值税发票；设备安装调试运行一定时间后支付合同总价款的30。余款留做质保金，正常运行满一年且无质量问题，并满足设计要求时支付。以上款项的支付尽量采用银行承兑汇票方式。52材料采购合同应验收合格并开具全额发票后再付款。合同中需约定留10保证金；采购材料合同原则上不允许预付款。53土建合同土建合同原则上不允许预付款。每月根据已完成的工程进度，支付进度款不超过70。工程完工后，竣工结算前，付款总额不超过预算合同总金额的70，并且对方应开具全额发票（或根据付款进度分期开发票）。土建工程整体验收合格、经第三方审核后付20，余款留做质保金一年后支付。54进口合同按签订合同当日汇率折算，相当于人民币80万元以上的进口合同要求留有510的质保金或出具我单位认可的银行保函。特殊情况下结算方式不能满足上述要求的，由总经理签批后执行。6、约定货到付款的合同，必须是货到发票全部入账后方可办理款项结算。7、采购发票入账，验收单、入库单要齐全；供应部要在购货发票上注明合同编号并签字。8、全额预付货款的采购合同，发票必须随货物同时到达。特殊情况发票应在货物全部到达15天内提供。若仍无法提供发票，供应部应做出说明，递交总工程师和总经理签批后，将材料转交财务部处备案。9、在签订合同时，必须注明到货时间。逾期超过三个月的应由业务经办人做出详细说明，上报工程部经理、财务经理签批后转交财务部备案。经办人员根据合同违约条款向其索赔。10、固定资产采购原则上均应签订合同。11、土建或安装合同若是实行预决算制，应在合同造价中明确以审计结果为工程决算价格（一口价招标工程除外）。凡施工方是外县市单位、需由发包方代开发票的，应在合同结算条款中注明“发包方代扣代缴营业税、城建税、教育费附加等税金，并从工程价款中扣除”的字样。第五章合同其它管理规定第十一条合同的信息化管理财务部指定专人对合同的签订及执行情况进行登记并形成报表，向本部门主管领导、财务部反映合同签订及执行情况信息；供应部业务人员必须清楚掌握本人所负责合同具体情况。各项目组（或供应部）签订合同，应指定专人负责将设备采购报告附电子表格明细清单，按各项目最末级单元类别进行逐笔登记，并在登记表中将设备按一定编码规则标识后传递给财务。第十二条合同的变更和解除1、合同的变更和解除必须在合同双方协商一致的前提下依法进行，任何一方未经对方允许私自更改合同内容或解除合同均不生效。2、只对原合同部分条款做补充时，应与对方签订补充协议，应在“补充协议”中注明修改的或补充的内容，该补充协议是原合同的组成部分。当需要变更的内容较多或与原合同有较大出入时应与对方协商废除原合同，另行签订新的合同。3、我公司依法或依合同约定解除合同或提前中止履行合同的，应及时通知合同对方；在法律没有规定或合同没有约定的情况下，我方需要解除合同或终止履行合同应与对方达成一致意见，双方签订终止协议或对方出具有法律效力的确认文书，业务部门应及时将该情况通知财务部。4、合同变更和解除程序比照合同审批程序执行。第十三条项目组在更换业务员或业务员离职时，应要求业务员对与合同有关的事项进行交接，对合同履行、未回发票等后续事情，由承接人负责办理。业务部门将领导签批后的交接书返到财务备案。若未通知财务擅自离职的，并给公司造成损失的，财务部将根据公司制度给予相关责任人处罚。三、原料联合收储管理制度参考1外库管理制度一、公司联合收储库管理制度1、目的规范联合收储业务,做好联合收储工作。2、适用范围本制度适用于公司原料玉米的联合收储业务及外驻库人员3、联合收储的定义我公司提供收购资金，利用收储企业的场地、烘干设施、运输设施、库房、工具、人员等进行玉米收购的和烘干、保存，并支付一定的费用的合作方式。4、管理程序与要求41、联合收储的前期准备工作411、采购部与收储企业就合作细节进行磋商，达成合作意向后拟订联合收储合同，并按照公司合同审批流程，进行审批和签定。412、如使用我公司系统财务部负责到收储企业安装玉米收购系统，并进行系统的调试，确保在收储过程中收粮、打票系统可以顺利运行。413、采购部负责对驻库员进行培训，明确驻库员的岗位职责和要求，财务部负责培训驻库财务员，明确驻库财务员的岗位职责和要求，414、采购部确定收购日期，并制订开秤的价格、扣量标准等，报公司领导审批后，将文件下发联合收储企业，开始收购运做。42、联合收购业务的实施421、采购部指派驻库员，财务部指派驻库财务员，进入联合收储库。422、采购驻库员，在当日收购业务结束后负责将当日总重、当日总金额，当日水分等数据，录入收购日结表和付款表，与驻库财务员和粮库核对并签字确认后，以传真形式发送到公司采购部，采购部根据付款进度审批款项，支付给联合收储库。423、财务驻库人员负责跟踪核实联合收储库的付款进度，将付款表以传真形式发送到公司财务部。424、采购部驻库员负责入场玉米的看管，没有我公司批准禁止出库。43、烘干费的支付及入仓保存431、在收储企业准备开始烘干后，采购驻库员，负责对收储企业烘干玉米每日的入仓吨数进行统计，并经粮库签字确认后，以传真形式发送至公司采购部，根据烘干进度和合同约定支付联合收储库烘干费。432、驻库员对入仓后的玉米进行监管，未经我公司同意，不得出仓；如想对出仓的玉米进行处理，须经我公司采购部同意，驻库员必须时刻注意收储库内的情况，随时向采购员汇报。436、驻库员及驻库财务员，应积极和本部门沟通，发现问题及时反映本部门领导。44收购价格的变更441、如需进行价格调整，由采购部撰写请示报告，经采购主管副总、财务总监、常务副总审批后方可下发执行。442、采购部将汇签的报告发送至驻库员，并转交粮库负责人按新价格执行收购，如使用我公司收购系统，由财务部负责安排系统的设置。45玉米的发运451、收储企业在接到我公司的发货通知后，按通知的要求时间、数量进行发运。452、驻库员应注意收储企业的发运情况及库里的剩余情况，并将发运情况及时通知采购部。453、玉米全部发运完毕后，驻库员、驻库财务员从联合收储企业撤出。5、驻库员的工作内容51、财务驻库员的工作内容财务驻库员主要负责收购票据的核实，确定日收购数量、每日收粮款的实际支付金额，每日烘干吨数等情况，作为财务部门付款的依据，同时统计累计的收购吨数、累计的烘干吨数、累计加权平均水分等数据，财务部驻库员同时负责价格变动时，收粮系统的录入和更改。52、采购驻库员的工作内容521、收购期间负责监督玉米收购情况并统计汇总每日的收购指标、收购量、付款金额及已烘干玉米的各项指标、数量等报送采购部。522、保管期间5221、负责监督烘干玉米质量，做好干粮存储货位、指标、数量标记。按采购部要求认真填写驻库日志。5222、负责对所收购的玉米进行看守、四防安全、保管工作，定期检查，提醒合作粮库对发现的问题进行处理并及时报告采购部领导。5223、按采购部要求对储存的干粮两天进行一次检温，做好检温记录。522、发运期间5221、驻库员负责确认当日有几辆车发运玉米、计划发运车次、吨数，及时通知采购部。5222、装运过程中驻库员负责现场监装，并协助粮库维护现场秩序。5223、装运完毕经过粮库地衡后，驻库员在粮库的发运单上签字，并标注装运过程中是否过筛。6、驻库人员日常管理61驻库员考勤与补助621、驻库员由归口管理部门进行考勤，并上报人力资源部。622、驻库员驻库期间享受20元/天的驻库补助，每月50元手机话费补助。62、驻库员守则621、不准擅自离岗，私自外出，保证24小时开机，有事要提前三天向采购部原料处长请假，经同意并与相关交接人员做好交接手续后方可离开。622、有事及时向采购部领导汇报，不许隐瞒，不许驻库员随意处理。623、驻库人员要有责任心，不得与合作粮库串通一气，做出私自卖粮等损害公司利益的事情。624、驻库人员在岗期间不得酗酒、赌博。625、驻库人员应具有职业道德，不得收受他人的贿赂，不许向粮户及合作粮库吃、拿、卡、要等行为。626、认真填写相关报表，不得瞒报、假报相关数据，尽量杜绝出错。627、对玉米检温时发现问题要及时汇报，做到无坏粮现象发生。64、驻库员罚则641、违反驻库员守则（以下称守则）第1款，发现一次罚款200元，超三次（含三次）给予开除处理。642、违反守则第2款，扣除当月绩效奖金。643、违反守则第3款，交由公司人力资源部处理，涉及到刑事责任，移交司法机关处理。644、违反守则第4款，发现一次罚款100元，超三次（含三次）给予交公司人力资源部处理。645、违反守则第5款，视受贿数额及态度好坏，返还受贿物品及金钱，可处罚款200元1000元，并交人力资源部外理；购成犯罪的，移交司法机关处理。646、违反守则第6款，发现一次罚款50元。647、违反守则第7款，不定期检温、不做记录发现一次罚款100元，有坏粮现象未及时发现或不及时汇报造成损失较大的，视造成的后果给予处罚。此罚则与公司绩效考核挂钩，成绩将在绩效考核体现加分予以奖励。二、外库检查制度1、目的检查直属库与联合收储库存在的不足，预防风险发生。2、适用范围公司的直属库和公司联合收储库3、采购内部检查31、检查时间311、直属库收购、保管期间一个月至少一次内部检查。312、联合收储库收购、保管期间每个月至少一次内部检查。32、检查内容321、由采购部主管处长检查并传达公司玉米的收购政策。322、指导玉米收购工作以及检查驻库人员工作完成情况。323、查看玉米收购情况，了解实际库存数。324、检查玉米储存并带回粮样化验。325、检查收购帐薄及付款情况。33、内部检查汇报内部检查结束后，检查内容整理后以电子版形式汇报给采购经理及采购主管副总。4、公司联合检查41、检查时间外库收购及保管期间每月检查一次。42、联合检查参加人部门财务部、安全环保部、人力资源部、品控部。43、联合检查内容431、财务部主要负责盘库与指导财务驻库员工作，核对收购帐薄及付款情况，并对库存玉米进行盘点。432、安全部主要检查外库的“四防”执行情况，发现不安全隐患。433、人力资源主要了解驻库人员工作、心理以及工作情况。434、品控部主要抽取外库粮样，检验外库收购玉米的质量。435、联合大检查在收购及保管期间每月进行一次。44、联合检查汇报联合检查结束后各部门需草拟检查报告，并以电子版形式发送给采购部，由采购部整理成汇报材料上报给公司相关领导。参考2驻库管理办法第八条目的明确驻库人员工作职责，保障发运工作顺畅进行。第九条工作职责驻库人员包括采购供应部业务员、品控部计量室人员、品控部化验室人员。1、采购供应部业务员负责原料出库前期的洽谈，铁路、公路运输协调工作，付款，发票催取及其他驻库员工作监管等事宜。2、品控部人员对公司原料发运计量过程进行监督。3、品控部人员对公司原料发运质量监督。第十条管理办法1、驻库员驻库期间由采购供应部归口管理，负责将公司合同签订的、指定计划规定的原料保质保量快速运回公司，满足公司生产需要。2、需要驻库员时，采购供应部通知相关部门，相关部门根据实际情况向粮库派送驻库员。3、驻库员接到驻库通知后，到采购供应部玉米处确定发运时间、质量、数量等发运事宜，将自己的联系方式留存采购供应部玉米处。4、驻库员进驻粮库以后负责与粮库人员、运输部门进行协调发运前后事宜，并且负责公司包装物、物料消耗等异地代保管工作。5、驻库员负责检查运输工具的设施是否齐全，有无防雨物资，并及时与运输代理商及玉米处沟通。6、包装物、物料消耗等紧缺时必须提前四天前将所需数量、规格上报采购供应部负责此项业务的业务员，保证发运环节有序进行。7、驻库员必须时刻关注天气情况，并且能够判断次日发运数量，及时与采购供应部玉米处沟通。8、驻库员做好库内协调工作，争取及时发运，如需停止发运须报玉米处主管领导同意。9、驻库员驻库期间每日详细记录驻库日志，出现问题及时汇报相关领导。10、驻库员驻库期间须相互协助，出现问题不得推诿，在发运过程中要维护公司利益，不得损公肥私，如出现此类现象按员工管理条例处罚。11、驻库员驻库期间要服从采购供应部管理，接受相关部门监督。不得玩忽职守、脱岗、漏岗，如出现以上现象，采购供应部有权将此驻库员遣回公司，不予核销相关费用，并按公司的员工管理条例进行处罚。12、在发运过程中要及时催开增值税发票、铁路运输相关票据，在公司规定时间内办理入账手续。13、驻库员驻库完毕后，回公司3日内到采购供应部核销费用，并将工作日志交采购供应部存档保管。四、原料采购信息管理制度参考1采购信息管理制度1总则原粮信息管理工作以质量管理八项原则的“基于事实的决策方法”为指导，采取合理有效的方法，收集各种与玉米有关的信息进行分析、加工、整理，为公司玉米收购决策提供依据。2适用范围依据公司玉米采购的特点，与玉米采购相关的行业信息，市场信息，同行业采购信息，以及政府的相关政策等。3职责采购部原料处负责玉米市场信息的收集、加工、整理。分析出玉米采购价格的走势与玉米采购市场的形势，以便为公司采购领导制定玉米采购政策提供依据。4信息的收集41、信息来源信息来源的主要渠道是网络媒体、农村调查、粮点,粮户调查、同类企业的沟通、政府部门咨询等。42、收集信息的方式421、深入村屯，实地调查422、电话或实地询问的形式了解周边企业的信息423、公司收购现场调查424、与贸易商或客户交流425、互联网查询426、咨询政府相关部门5信息要求51、信息收集要求511、调查粮源丰富或交易活跃地区，询问对象要有代表性（如北口、光明地区）512周边重点竞争企业，需每天了解收购情况（如德惠玉成、赛利事达等）512、收集信息内容要以有效、快速为出发点，真实、准确的记下所收集的信息，以便过后整理。513、随时关注有关原料玉米的各种信息，如政策变化、粮源流向等。52、信息内容要求521、了解主要区域的价格、农户心理、粮源剩余等信息522、了解地区玉米种植面积、玉米产量等信息。523、公司周边各个粮点与各深加工企业的挂牌价、日收购量、实际成交价、实际成交水分等信息。524、国家粮食政策及出口政策、出口量。525、贸易商的销售量、销售价格、销售意向及运输情况。53、信息整理要求531、收集信息整理原则分类整理、综合分析、上报及时。532、收集信息整理要以基础信息为主，自己合理分析为辅。533、整理及分析的形式以电子版呈报。6信息汇报61、信息汇报对象611、信息收集结束，整理完毕后及时汇报给主管处长。612、主管处长进行重新提炼和分析后逐级汇报。62、信息汇报方式621、获取重要信息要立即汇报，之后再形成材料。622、周边企业以信息日报形式上报，以电子版形式发送给主要领导。623、每周至少一次直接向主管副总及相关领导汇报周玉米信息并分析形势，为收购决策提供依据（仅限潮粮收购期）624、公司领导随时召集采购部相关人员汇报、分析信息，研讨制定全年或阶段采购策略及战略。625、按照事业部要求参加玉米信息沟通会并准备相应材料及时准确汇报。7使用效果评价采购部及公司各级领导随时提出不足和建议，采购部逐步完善采购信息收集及汇报体系，最终达到及时、准确、有效的目标。参考2信息管理办法第三条目的规范信息管理工作，洞悉市场，及时把握市场动态。第四条采集渠道市场信息采集渠道分为实地调研、电话咨询、客户群反馈、网络查阅、专家论坛、市场顾问、报刊查阅等。第五条工作要求1、信息工作以及时、准确为宗旨，以事实为依据，为公司领导决策提供参考依据。2、信息整理分析工作必须客观、严密，并对公司内部信息保密。第六条信息上报1、信息上报经过整理分析后的信息经主管领导审阅后，报送公司领导、采购领导小组相关领导。2、信息共享经过整理分析后的部份信息经主管领导审阅后，传送至公司网站。第七条资料保管信息上传、上报材料终结后，及时将材料分类归档。五、原料采购价格调整管理制度无相关调价管理制度范本，请按照指引自行编制。制度主要内容包括组织机构、调价方案、调价原因、方案报送、方案审批、方案执行、方案备案、方案评价和详细流程图及说明。（一）组织机构明确工厂门前收购价格调整的组织（价格决策委员会）构成及