【doc】-北京x软件股份有限公司行政管理制度(doc32)-it

北京X软件股份公司行政管理制度参考资料二00三年六月目录1目的、纲要及适用范围12行政管理的分工及岗位设置13工作管理24安全管理35车辆管理66办公用品管理87印刷品的管理98低值易耗品管理99通讯器材管理规定1010非生产性固定资产管理1011物业管理制度1112食堂和职工宿舍管理1213门禁保卫制度1315对外公共关系管理1416会议管理1517企业宣传管理1618网络管理1819档案工作管理规范2020文书处理2121文稿起草2222行政公文管理规范2324打印、复印、收发传真管理2525附则261目的、纲要及适用范围11为了使公司行政管理工作有序地开展，为公司其它部门做好后勤服务，特制定本制度。12本制度包括行政管理的分工及岗位设置、工作管理、安全管理、车辆管理、办公用品管理、印刷品的管理、低值易耗品的管理、通讯器材管理、非生产性固定资产管理、物业管理、职工食堂管理、职工宿舍管理、门禁保卫、档案工作管理、文书处理、文稿起草、行政公文管理、打印、复印、收发传真、工作例会和附则等内容。13本制度适用于西北实业行政部和总裁办。14本制度由公司行政部和总裁办公室负责拟定，其解释权及修改权属行政部和总裁办公室。15本制度从2001年月日起执行。2行政管理的分工及岗位设置21行政部的职责211负责总公司办公文具、办公用品、办公设备、低值易耗品及非生产性设备设施的采购和管理。212负责总公司各部门日常一般文稿的打字、复印。213负责总公司的员工食堂和员工宿舍管理。214负责总公司通讯设备的管理工作。215负责总公司劳保用品的采购和管理。216负责总公司物业管理和保卫工作的管理。217负责非生产性运输车辆的管理。218负责公司整体的安全工作。22总裁办公室的职责221主持公司以流程为中心的制度化管理，组织拟订各业务流程和程序文件并监督执行。222负责主持公司公共关系管理，协助公司各部门及下属公司处理有关事务。223组织和协调公司预算、计划的拟订工作，及时对预算和计划执行情况进行检查、考核。224主持公司管理制度体系的制订工作，并监督执行。225负责公司机要档案、印章的管理和计算机及网络系统的管理工作。226负责办理总公司及下属企业的工商行政手续。227负责公司的综合统计工作。228负责公司行政与公司董事会的日常协调工作。229主持公司行政事务管理工作。2210完成总裁和副总裁安排的其它任务。23行政部的岗位设置行政部的岗位设置为经理、文员（采购及物业管理）、文员（打字、复印、库管）、文员（资产管理）、文员（安全保卫、食堂和宿舍管理绿化）、门迎、保安、汽车队长、司机。24总裁办公室的岗位设置总裁办公室岗位设置为3工作管理31后勤管理计划311目的及意义制订后勤管理计划是为了确保按计划完成后勤工作，特别是按计划控制费用，从而为公司行政工作和生产经营做好后勤保障工作。312计划的种类后勤管理计划包括年度计划、季度计划和月度计划三类。年度计划应在上年的12月中旬完成，季度计划应在上一季度最后一个月末完成，月度计划应在上一月末完成。313计划内容计划内容主要是对前面的后勤工作做简单总结、下一步须完成的主要后勤工作和指标、工作措施和方法、责任人；资金使用计划及其它。314计划制定时间及程序3141计划制定的时间年度计划每年月提交，季度计划每季月提交，月度计划每月日前提交3142计划制定程序具体内容详见制定年度预算流程、制定年度预算程序文件32工作计划及执行汇报321目的及意义制订工作计划和执行汇报是为了使行政工作做到计划性、条理性，从而理顺工作、克服无序，并落实责任、接受监督、提高工作效率、完善考核，高质量地完成任务。322计划制订时间。见312323计划的内容工作计划内容主要包括须完成的主要工作项目、指标、完成时间、责任人、工作措施和工作方法。324计划撰写和提交程序工作计划一般由部门经理在规定时间内撰写，撰写完毕送主管行政副总审阅后执行，同时将计划提供给负责考核的总裁办公室。325计划执行汇报月末应向主管副总汇报月工作计划执行情况，并在总裁办公室组织的有关会议或例会上汇报。33工作交流与总结331目的为了各部门互通信息、互相交流工作方法和经验、互相取长补短，需采取一定形式进行工作交流；为了总结工作经验和工作教训，为了做好下一步的工作，各部门每月应对本部门的工作进行认真总结，并在公司组织的有关会议上汇报。332类型工作交流的类型按工作分主要有管理工作交流、技术工作交流、生产工作交流、信息交流及其它。总结主要是各种工作总结，其次有经验总结、学习总结333组织方式专题会议、例会及其它方式。334程序3341由组织部门安排会议、布置工作。3342各部门根据布置的工作认真总结，写出书面材料并交有关部门审核。3343各部门在有关会议上交流、汇报。4安全管理41目的通过对安全工作的管理，做到防盗、防火、安全生产，保证公司各项工作的顺利进行。42安全体系总公司设安全管理委员会，主任委员由总裁担任，副主任委员由负责生产的副总裁担任，其它委员由副总、部门经理组成，办公室设在行政部。分公司的安全由分公司总经理挂帅，组成安全管理班子，车间班组设安全员。43安全责任431总裁为公司安全工作的总责任人。其责任有贯彻执行国家的安全生产和劳动保护的政策、法令、法规；定期组织安全会议，听取有关部门的安全汇报，解决下属职权范围内无法解决的重大问题；坚持“管生产的必须管安全”的原则和关于安全的“三不放过”原则；落实安技和劳保费用。432负责生产的副总裁安全责任对分公司的安全生产负直接责任；在计划、安排、检查、总结生产工作的同时必须对安全工作做出计划、安排、检查、总结。在生产例会上听取生产汇报的同时听取安全工作汇报；组织制订、修订安全生产规章制度和安全操作规程；组织对重大事故的调查、分析、处理及上报；组织制订预防事故发生的措施。433行政部经理安全责任负责组织协调安全检查工作（包括安全保卫）、人身事故的调查和处理；参与调查和处理其它事故。434人力资源部经理安全职责负责制订公司总的安技教育计划；负责新员工的岗前安全教育；负责督促、检查作业中心的安全教育工作；参与事故的调查和处理。435作业中心总经理安全责任协助主管副总抓好生产单位的安全工作，监督生产单位认真落实安全生产和劳动保护的各项规定；参与制订、修订安全操作规程和各项制度，建立健全安全生产责任制；参加审查生产单位新建、改建、扩建工程的设计、验收、和试运行工作，对不符和安全规定的工程和设备有权制止和拒绝验收；经常下基层检查了解安全工作，对检查出来的不安全隐患及时处理，督促基层制订整改措施；参与重大事故和未遂事故的调查、分析和处理。436技术中心主任安全责任在负责编制生产工艺和设备管理中，参与审查、制订、修订安全技术规程和安全操作规程；对已经验收交付使用的符合固定资产规定的安全装置、除尘设施进行定期检查、维修，并把该项工作列入大、中修计划；各种机电设备实行定机、定人，对操作者进行考试合格后颁发操作证。437分公司总经理安全责任对分公司的安全负直接责任；组织职工认真执行安全制度和安全操作规程，杜绝违章指挥和违章操作；负责组织编制劳保、安全工作计划；组织安全值班、安全检查和无事故活动，预防事故发生，如遇事故，应在现场指挥处理，并及时上报、保护现场、按“三不放过”原则处理；教育职工遵规守制、正确使用劳动保护；组织对工人定期进行安技教育，特别是对新工人和转岗工人必须进行安技教育后方能上岗；组织人员对工艺装备、设备经常检查，保证其完好、符合安全要求；参与事故的调查和处理。44安全教育441安全教育由人力资源部统筹协调安排。442安全教育的重点是新职工、转岗工人、特殊工种（电气、起重、压力容器、焊接、汽车驾驶等）。443采用新工艺、新技术、新材料、新设备、新产品时必须对工人进行新的操作方法和安全技术教育。444岗位教育的主要内容（1（关于有危险性的机械、动力设备和有害原材料的使用方法、操作方法。（2）安全装置和有毒、有害物质的控制装置及保护用具的性能和使用方法。（3）关于作业程序的要求及注意事项。（4）关于作业前的检查。（5）关于有可能发生职业病的原因及其预防。（6）关于保持工作场所的干净、畅通。（7）关于发生事故时的应急措施和躲避方法。（8）关于岗位的安全操作规程。（9）关于岗位使用的设备和工具的性能、维护和保养方法。45安全值班安全值班由生产单位自行安排，具体要求为领导轮流值班，值班时值班人必须佩带安全值班胸牌；值班人对当值安全生产负责，应经常对安全生产情况巡查，发现问题及时纠正、消除不安全隐患；做好当值记录，做到事事有记录、件件有着落；发生重大事故时要积极组织抢救，保护现场，立即上报；不得玩忽职守、不得违章指挥和违章作业。46危险作业的审批。危险作业范围（1（离地面三公尺以上的高空作业（不包括有平台）；（2（带电作业；（3（有中毒或窒息危险的作业（包括人进入容器、地沟、风道等）（4（禁火区内的明火或易燃作业；（5（有爆炸危险的作业以上作业必须经分公司总经理批准方可执行。47事故统计报告471职工在生产区中发生的和生产有关的事故均称工伤事故，在该区域内从事与工作无关的活动，不按工伤处理。472发生事故后，由事故单位填写事故记录，按“三不放过”原则提出处理意见，在二十四小时内逐级上报到总公司有关部门。473发生重大未遂事故时，要及时上报到公司行政部，以便组织人员参加现场会议，调查分析未遂事故原因，制订预防措施。5车辆管理51目的及意义为了加强公司机动车辆管理，使车辆能更好地服务于公司的生产经营业务、服务于行政事务，并杜绝浪费，搞好经济核算，特制订本制度。52责任人521公司行政部为机动车辆管理部门。行政部对公司的车辆（总裁用车除外）实行集中管理、统一调派、分项计费。若有关部门或领导需配专车，由总裁办公会议研究决定。522行政部负责总裁用车的加油和维修，车辆的使用、考核和专职司机的管理由总裁办负责。53用车范围详见用车范围细则。54派车手续541用车部门须提前填写派车单，部门经理签字,交行政部审核批准后通知车辆调度派车。车辆出省须报总裁批准。542车辆由行政部经理签派；行政部经理不在时，由车辆调度签派；如行政部经理和车辆调度均不在时，由公司主持工作的领导或委托的办公室人员签派。543用车部门及用车人一般应于用车前一天办理完用车手续，由行政部按轻、重、缓、急和前后次序派车。未提前办理手续的一般不保证用车，紧急事务除外。55用车管理规定551严格按用车范围派车。特殊情况特殊处理。552任何部门及用车人在使用车辆时，不得挑选司机和车辆，车辆由行政统部筹安排。553任何人无派车手续，不得直接要求司机出车；无派车手续，司机有权拒绝出车，若有违反，追究司机责任，一次罚款50元。554机动车辆只限本公司专职司机和公司规定有驾驶执照的领导驾驶。未经领导批准，非专职司机不得驾驶车辆，否则追究驾驶员责任，每发现一次罚款100元；若车辆由此损坏，由驾驶员负责赔偿。555有驾驶执照的领导或其他领导需要工作以外用车，必须经行政部同意。556接送职工的班车统一由行政部负责安排，出车司机必须保证按接人地点、时间准时接送。除正常接送职工外，不得中途办理其它事情。557司机出车完毕，应将车辆停放单位，将车钥匙交回行政部或车辆调度。558下午下班送完职工后应将车辆停放在安全位置，并不得私自用车。如因私用车而损坏车辆，按有关规定从严处罚。559除公司规定领导专车外，节假日所有车辆必须在公司指定地点停放。5510驾驶员必须安心工作、听从指挥、服从调度，不服从者予以辞退。5511驾驶员不得擅自出车、脱岗。56加油、费用管理规定561车辆用油统一由行政部购买和管理（包括总裁用车）。行政部根据车辆用油情况编报季度或月份购油计划，报总裁批准。562车辆加油必须进行登记，在指定地点刷卡加油。特殊情况或因长途需要在外加油的，事后应主动申报给车辆调度，并经行政部经理审核后方可报销。563加油后应将油卡交回行政部。油卡不准外借，如有违反进行重罚。564各种类型的车辆均有一定的油耗，具体指标详见车辆油耗标准。出车后由车辆调度核实公里数和油表逐月结算。对不正常超标情况不予加油。565驾驶员每周应定时向车辆调度或行政部经理汇报出车公里数、耗油量、停车和过桥费用，由调度分项登记、核算。566行政部每月公布当月汽油消耗情况、行车里程、各部门用车情况。567去外地办事，在无急事、无重要客人乘车的情况下，不得上高速公路行驶，否则不报销过桥费用。57车辆维修规定571车辆保养和维修由驾驶员负责。驾驶员要利用出车前、出车休息中、出车归来的时间进行车辆保养和维护。在出车时间紧张的情况下，至少每周抽一定的时间进行车辆保养。车辆出了小毛病由驾驶员自己动手解决，不能修理的，申报公司送指定地点维修。572车辆保养和维修计划由车辆调度制定，报行政部经理批准后组织实施。驾驶员不得擅自把车辆送修理厂修理、不得私自购买汽车零件紧急情况除外。573车辆维修实行车辆维修委托单制度，由送修人填写维修单，车辆调度对报修车辆进行预检签字，行政部经理审核签字后送指定修理厂修理。车辆修理完毕由司机检验试车、车辆调度复验。维修费用由行政部按委托单统一结算。58安全581驾驶员必须严格按操作规程驾驶、严格遵守交通规则，不得酒后驾车，不得开疲劳车。凡违反此条规定罚款100元，造成车辆受损时，由责任人同时承担50经济费用。582对非司机开车肇事的，必须从严处理，承担全部责任。583每周六下午为安全教育学习时间，由司机班长负责组织学习、安排车辆维护。6办公用品管理61目的及意义为了规范办公用品的管理，特制订本制度。62责任人63办公用品范围办公用品包括办公文具及用具。本范围主要指稿纸、便签、笔记本、钢笔水、大头针等日常消耗品和直尺、计算器等简单用具。办公桌椅等较高价值的办公物品纳入低值易耗品管理。64办公用品的采购详见物料管理分册。65办公用品领用651办公用品的发放以部门为单位，每月按部门总人数发领用登记卡，部门在总额内领取，费用超支不予领取。费用节约可累计到下月使用。652行政部对办公用品按计划发放和登记，做到发放与计划平衡。66办公用品保管661发给个人使用的办公用具（如计算器等）由个人妥善保管，更换时，以旧换新。662员工在离职时，必须向库管交清所保管的办公用具，用具丢失或损坏，由个人负责赔偿。663部门在办公用品领用方面要厉行节约，年终对节约工作有成绩者进行适当奖励。7印刷品的管理71目的及意义为了加强公司印刷品的管理，特制订本制度。72责任人73定义印刷品包括各部门经常或大量使用的单据和各种统计表格、宣传品、信封、资料袋等。74原则741各部门印刷品数量不能过多，大量使用不能超过全年用量,少量使用不能超过半年用量,并且随用随领,以防浪费。742用量特别少的印刷品不予印刷。75申请印刷品印制程序751各部门需要印刷的表格、单据等，必须经部门经理严格审查，主管副总批准后，向行政部申报印刷计划，由行政部委托印刷或购置。752印刷品入库前，库管员必须登记核对，检查质量，如印刷品不符合要求，应退回重印。8低值易耗品管理81目的及意义为了加强对低值易耗品的管理，特制订本制度。82责任人83低值易耗品范围凡价值在两千元以下，能重复使用的物品均为低值易耗品。84低值易耗品采购详见物料管理分册。85低值易耗品领用851低值易耗品领用必须办理出库领用手续。852低值易耗品按申报计划发放。86低值易耗品管理861办公桌、椅、文件柜、沙发等物品统一编号、建帐。办公室物品均按部门登记，落实到保管人。862计算器、通讯工具等重要物品建立卡片，落实使用人或保管人。863行政部每季对各部门及公共场所的公用设施进行检查，物品如有丢失或损坏，由责任人赔偿；如落实不到个人，由部门全体员工赔偿。864由个人保管的物品，在离职时须如数向库管交回，如有丢失或损坏，由个人赔偿。9通讯器材管理规定91目的及意义为了加强对公司通讯器材的规范管理，特制订本制度。92责任人通讯器材管理部门为行政部。所有通讯工具由行政部登记、建卡统一管理。93通讯器材管理细则931各部门电话要正确使用，不准乱掀按键，不准私自拆装。932传真机落实到个人负责保管，传真件由专人收发。其他人不准私自操作。933给个人配备的手机、传呼机由个人保管和使用（但必须在行政部办理建卡手续），不准借给他人；离职或因工作变动不需配备时，应交回行政部。934通讯工具凡因使用不当而损坏，或个人责任丢失，由个人负责赔偿。935所有通讯工具因工作需要而配备，所以要以工作需要为前提，做到仔细使用，节约开支。话费由行政部统一交纳。10非生产性固定资产管理101目的及意义为了加强公司非生产性固定资产管理制度，特制订本制度。102责任人非生产性固定资产用品统一由行政部管理、监督使用。103非生产性固定资产范围非生产性固定资产是指在固定资产中不直接用于生产的那部分资产,例如微机、电视机、复印机等。104非生产性固定资产的配制公司根据实际工作需要，统一配制非生产性固定资产用品，部门不得私自决定购买，如确实需要，应向行政部提出申请，经总裁批准后方可配制。105非生产性固定资产的管理1051行政部对非生产性固定资产用品进行登记、建卡、落实使用人和保管人。1052临时借用或临时配用非生产性固定资产用品，不得长期据为部门所有或个人所有，用完后应交回行政部，由行政部统一安排使用。1053使用人应熟练掌握使用知识和使用技巧，以免因使用不当造成损坏。1054所有非生产性固定资产用品由行政部统一安排维修，使用人不得私自拆卸，但正常维护由使用人完成。1055使用人或保管人在工作变动或离职时，应将用品交接清楚，不得在用品上设置障碍而影响使用。1056车辆由行政部负责管理使用、维修交纳有关费用。11物业管理制度111目的及意义为了加强公司的物业管理，特制订本制度。112责任人113定义物业管理是指公司住地（工作场所）房屋及设施的管理使用，其管理部门为行政部。114物业管理细则1141各办公室人员应爱护室内外公共设施。行政部定期对设施进行检查，如发现有损坏，应落实责任，由责任人负责赔偿。设施自然损坏，由行政部统一修理。1142全体员工要自觉维护办公室和公用设施卫生，严禁将茶叶倒入水池、洗脸池和地漏，不许在澡盆内冲洗拖把。1143不准私自乱动电源线、闭路线、电话线。如有问题应及时报告行政部，由专职人员进行维修。1144正确操作和使用暧风和冷风设备。1145不许在墙壁上乱涂、乱画、乱贴；爱护地毯和地砖，经常打扫室内卫生。1146下班时关好门窗，切断电源，保证工作场所安全。1147在光线许可情况下不开灯；下班前将微机、复印机及其它电器电源拨掉，做到节约用电、节约用水、杜绝浪费。12食堂和职工宿舍管理121目的及意义122责任人123原则1231职工宿舍管理12311单身职工宿舍主要是为家不在本市的员工而设，本市员工一般不得居住，在房间剩余的情况下，可以照顾家在本市但居住较远的员工倒班、值班居住。12312单身宿舍每个房间定员为个人，必要时由行政部统一调整，员工不得私自调整、抢占。12313任何人不得改变住宿性质，单身宿舍不得作为结婚住房。12314单身宿舍不得留住家属、探亲者、朋友和其他闲杂人员，特殊情况必须经行政部批准。1232食堂12321职工食堂非赢利单位，主要是为单身职工就餐服务，全体工作人员要树立起为职工服的思想，搞好伙食，保证职工就餐。12322食堂要加强经济合算，计算当日消耗，做到盈亏心中有数，按月公布帐目。124管理细则1241职工宿舍12411凡申请住宿者，须由本人填写申请表，送行政部备案审核，经公司主管领导批准，方可安排住宿。12412宿舍内不得私自接电源、不得私用电器、不得放高音喇叭，不得作为跳舞、赌博等场所、不得影响他人休息。12413宿舍内或走廊上不得堆放杂物、停放自行车。12414住宿人员必须遵守单身宿舍管理制度，遵守作息时间，服从管理人员的管理，自觉爱护宿舍的公物、自觉维护宿舍的安全和卫生，争做文明宿舍。12415宿舍工作人员和值班人员要坚守工作岗位，负责来客登记、传呼电话和收发报纸。禁止闲杂人员、商贩、推销人员进入宿舍区，防火防盗，做好宿舍安全工作。12416工作人员要做好员工、客人进出宿舍携带物品的登记工作，任何人不得无手续将公物拿出私用。12417保洁人员要搞好公共卫生，卫生间每天打扫两次；清洗水池两遍，保证水池外地面无水；清扫走廊两次。12418保证员工开水供应。严禁用开水洗衣服。12419工作人员要管好娱乐设施，保证员工业余生活的使用。1242食堂12421及时听取职工意见，接受职工监督，努力改进伙食。12422采购员在采购时要保证粮食、蔬菜、肉类、调料质量，确保食用安全。12423严格履行入库手续，保管员要对采购回来的物品严格检验，对主要品种过称对帐，入库出库要打入库单或出库单。12424炒菜用的原料一律过秤，成品副食出售前算好成本，当顿剩余的饭菜计价在卖，剩余饭菜最好不要过夜。副食剩余每月不得超过2012425主食所领原料要存领单，主食成品销售的剩余量每月不得超过112426主副食当顿所用得数量，由打面、炒菜的厨师向核算员提供数字，由核算员核算成本。12427月终采购员及时清帐报销，保管员及时盘点库存，会计月底核算、结帐。12428每日清扫卫生，每周大扫除。伙房做到“六净”“四无”。“六净”即地面净、灶具净、墙壁净、玻璃净、售饭窗口净、蔬菜要洗净。“四无”即无积灰、无蝇、无垃圾、无油污。12429伙房要设防蝇设备，伙房、库房、餐厅要通风，防止食品腐烂变质。腐烂变质的食品决不出售。124210食堂工作人员要定时检查身体，保证健康需要。工作人员要做到“四勤”即勤换衬衣、勤剪指甲、勤洗澡、勤理发，手脏要勤洗。124211工作人员、操作人员进伙房要穿戴好工作装和工作帽。124212爱护和正确操作电器设备，保证使用安全。124213非食堂工作人员严禁进入伙房。124214下班前认真检查是否关闭电源、关好门窗，做好防火、防盗、防破坏工作。13门禁保卫制度131目的及意义为了规范公司的门禁保卫管理，特制订本制度。132责任人133门禁保卫细则1331门卫保安人员必须着整齐警服，佩带明显标志。1332保安人员要坚守工作岗位，上班和下班时间站立岗。1333白天打开消防通道门，晚间锁好防盗门。1334上班时间要注意来访人员，发现生人或可疑人员应主动询问，严禁无关人员进入。1335当公司员工拿物品出公司时，门卫有权询问，凡属公司物品及文件、图纸等，无手续不准带出，在无法办手续时，应对物品进行登记，并及时请示有关领导1336夜间应加强巡逻，注意防盗、防火，如发现问题应及时处理，其中包括及时报告、报警等。1337公司员工上班时间外出必须进行登记。1338保安人员要加强消防知识学习，熟炼使用现代消防工具，遇有情况能立即灭火。14门迎接待工作制度141目的及意义为了规范公司的门迎接待工作，特制订本制度。142责任人143门迎接待工作细则1431门迎接待人员应着装整齐，佩戴胸牌，坚守工作岗位。1432接待人员在接待来宾时要礼貌、热情、庄重、大方，语言优美规范。1433贵宾来访时，应引导贵宾至贵宾室就座；一般人员来访在接待室接待。给宾客倒茶水后，礼貌退出，迅速与公司领导或有关部门联系接待事宜。1434凡外来人员办事应先登记，然后与有关部门联系，经允许后方可引导客人与部门人员会见。1435严禁推销人员和无关人员随便进入。如确有业务联系或急事者，应先打电话询问，经允许后方可进入。1436做好员工外出登记工作。1437保持大厅和接待室、贵宾室、会议室卫生，并保证接待用具完好齐全、清洁卫生。1438保持盆花鲜艳和正常生长。15对外公共关系管理151目的及意义152责任人153原则154内容155程序16会议管理161目的及意义为加强公司会议管理，减少会议次数，规范会议程序、内容、组织、服务以及会议决定事项的落实等，提高会议效率，特制定本会议制度。162主要内容一、本制度所称会议，是指公司召开的总裁办公会、专题会议，以及有关部门在我公司召开的论证、评估、鉴定、验收、汇报、交流等会议。二、总裁办公会分例会和专题会。例会每周召开一次，由总裁或委托人主持，总裁办公室组织。会议主要内容为听取各部门工作汇报，安排下周工作。每月最后一周例会为月度工作会，会议主要内容为总结分析本月生产经营情况，安排下月生产经营目标及其它各项工作任务，例会参加人员为公司领导及各部门负责人；专题会议不定期召开，由总裁提出，总裁办公室组织，总裁或委托人主持。专题会议需提前三天提出会议主要议题、时间、参会人员。专题会议由公司领导参加，相关部门负责人列席会议。三、公司部门内召开的不涉及其它部门工作的专题会议，由部门自行组织，报总裁办公室备案。部门召开会议要自行做好记录，重要的会议记录要整理后报总裁办公室存档。重要会议的情况要写出通报，送公司领导及相关部门。四、公司各部门需要召开专门会议，在召开会议的上一周（最少提前三天）将会议议题、参加人员、时间、地点报总裁办公室，由总裁办公室通知参会人员，组织会议。五、上级及相关部门在我公司召开的会议，由公司有关部门根据上级及相关部门的要求，提前一周将会议内容、对外邀请单位及人员、公司参加会议人员、时间、地点、要求等报总裁办公室，由总裁办公室报公司领导批准后负责组织会议，公司相关部门配合。六、总裁办公室本周要将下周召开的所有会议（紧急召开的临时总裁办公会除外）安排好，周五前通知公司领导及相关部门、人员。七、会议服务工作由行政部负责安排。八、所有会议均要做好会议记录，会议记录由组织会议的部门负责，整理后报总裁办公室存档。重要会议还要由组织者编写会议纪要，送公司领导及有关部门。九、参加会议人员均要准时参加会议，遵守会议纪律，认真做好会议记录。会议内容应按要求范围传达，参加人员不得随意向外透露会议内容。有事不能参加会议者，需向会议组织者请假。十、会议决定事项由总裁办公室负责督促、检查落实情况，并将落实情况报公司有关领导。十一、本制度由总裁办公室负责解释。十二、本制度自下发之日起实行。17企业宣传管理171目的及意义本制度制定目的是为规范企业的宣传行为，更有效地组织和管理企业的宣传活动，最大限度地宣传企业和产品，全面提升企业形象，树立企业品牌。172原则1721公司的宣传工作根据公司现状及未来发展规划有计划、有组织、分步骤地开展。1722公司各项宣传工作口径统一。173宣传工作的界定公司宣传工作基本划分为1731日常经营性宣传公司各部门在日常工作中根据各部门工作职能所做的宣传活动。例如营销中心所做的产品促销宣传、人力资源部招聘广告等。其主要特点是由各部门牵头执行。1732整体企业形象的宣传公司对企业形象的整体宣传，包括各种宣传册、企业刊物及在各类新闻媒体、杂志、报刊所做的专题报道、企业宣传，公司形象广告，以及公司举办的各类大型宣传活动等。1733股份有限公司需对外披露的各类材料、财务情况、经营策略、重大消息等。1734公司报送各级主管单位或政府部门、政府领导的材料。1735公司内部宣传工作指公司内部对员工的培训、教育、宣传工作。1736网站网站信息发布，内容编辑等。174、宣传工作的具体落实与管理1741日常经营性宣传由部门领导牵头,组织宣传活动的策划与上报工作，经主管副总审批后各部门负责具体落实。负责人部门经理，总责任人主管副总。1742企业整体形象的宣传由总裁办牵头策划、组织与落实，各相关部门予以配合。负责人总裁办主任，总责任人总裁。1743股份有限公司需对外披露的各类材料、财务情况、经营策略、重大消息等。由董事会秘书负责组织，各相关部门予以配合，必要时上报董事会审批。责任人董事会秘书，总负责人董事长。1744公司报送各级主管单位、政府部门、政府领导的材料。由相关部门组织落实，上报总裁办，总裁办审核后，上报主管副总审批。责任人总裁办主任，总责任人主管副总。1745公司内部宣传工作。由人力资源部组织实行。责任人人力资源部经理，总责任人主管副总。1746网站。总裁办负责具体工作。责任人为总裁办主任。175、公司宣传工作的监督公司宣传工作的总体监控由总裁负责，具体工作由总裁办主任负责，对公司各类宣传活动进行审核，由总裁办主任定期向总裁汇报公司宣传工作的具体负责与落实情况。176附则1761目的鉴于公司目前飞速发展，随着宣传工作的进一步深入与广泛展开，企业知名度日渐上升，所接待各类媒体采访也必将增加，为进一步规范公司宣传接待工作，现特制定西北实业宣传接待工作规定。1762具体内容17621公司的宣传接待部门为总裁办，由总裁办相关工作人员负责接待工作。17622接待采访人员务必由接待人员对其身份进行审核，了解对方真实意图，宣传定位，受众人群，具体费用等，然后上报总裁办主任审核。17623对于公司高层领导的采访务必由总裁办进行审核。17624对于公司中层领导或普通员工的采访或问询。各部门必将在清楚其采访意图后，上报总裁办审核，经核准后方能有总裁办安排接受采访或问询，否则将视为私人行为，公司将不予以承认并提供保障。鉴于宣传工作之复杂性特点，本制度未尽事宜，将在以后宣传制度附则中予以补充和完善。18网络管理181目的及意义西北实业建立计算机网络及办公自动化系统的目的是提高工作效率及办公自动化程度，降低消耗。182原则1821西北实业全体员工都拥有使用计算机及网络进行工作和接受网络培训的权利。1822任何人不得使用计算机及网络进行有损公司利益的活动。183具体内容1831信息安全18311各部门需对本部门内保密资料妥善保管，技术上有困难的可联系网络管理人员予以协助。18312任何人不得在未经允许的情况下，擅自更改管理员所做的设置，否则按公司有关规定处罚。18313如有不明事项或发现异常情况，应及时联系管理人员，以免造成不必要的损失。18314任何有意或无意但未及时补救的行为，给造成公司损失的，应按照公司有关规定处理。18315管理员有权随时对各部门计算机进行抽检，检查情况上报有关领导，对不合格的部门酌情处理。18316任何由于个人原因操作微机导致系统故障的，责任由个人自负。18317总裁办公室根据各部门的工作需要，分配访问INTERNET的权限。18318任何人通过公司计算机网络访问INTERNET，必须遵守国家相关法律法规及公司管理制度。18318未经主管领导授权，任何人不得在INTERNET上以公司名义发布信息。18319计算机使用人员必须注意信息安全及计算机病毒防范。下载文件应提前通知管理人员，未经管理人员同意，严禁下载程序类文件。1832系统维护18321计算机及网络设备是公司财产，使用时应予以爱护，人为的破坏将按公司有关规定处理。18322管理员应对计算机软硬件及网络系统予以备案，定期检查。18323任何人不得未经管理员同意，擅自拆装计算机及网络设备，使用中发现故障，应及时联系维护人员。18324计算机使用者应保持机器日常外部清洁。18325各部门计算机安排专人管理、管理人员有权拒绝非本部门人员使用微机。18326工作时间内，不得利用计算机及网络进行与工作无关的活动。1833培训及技术支持18331网络管理人员有义务为全体员工提供计算机网络培训及技术支持。18332网络人员应广泛收集回馈信息，及时改善工作；员工应尽可能参加网络技术培训，主管人员将定期予以考核。1834附则18341涉及固定资产管理的，按照公司非生产固定资产管理制度的相关条款执行。19档案工作管理规范191目的及意义为了规范公司的档案管理工作，特制订本制度。192档案种类（1）文书档案（2）人事档案（3）技术档案。193责任人1931文书档案管理部门为总裁办。1932人事档案管理部门为人力资源部部。1933技术档案管理部门为科技信息部（机密技术资料由总裁办管理）。194档案材料的收集、管理1941各部门根据应归档的三种类型材料要注意保存，由管理部门收集整理；在年终后三个月内将资料装订立档，不允许其它部门长期保存应归档的材料。1942档案的种类详见档案列表。195档案立案1951文书档案应按规定划分为永久、长期、定期三种。凡是反映公司职能活动和基本历史面貌，在公司发展中需要长远利用的档案列为永久保管；凡是在相当长时间内需要改善的档案，列为长期保管，其保管期为15年至50年；凡在较短时间内需要改查的档案，列为定期保管，其保管期限为15年以下。1952按部门或文书材料内容立卷，每年一册。装订档案要符合要求，整齐美观。每卷要编制目录页，封面名称简明。1953档案鉴定小组对已到期的档案进行鉴定，提出保存或是销毁意见。1954档案室须编制档案检查工具，建立档案整理、统计制度，对档案充分利用。196档案借阅详见档案借阅流程、档案借阅程序文件197档案保管1971档案分别按保管期和年份顺序编写总目录，分柜存放保管。上级机关普发性文件专柜存放，以备查阅。1972公司机密级资料设保险柜专门存放，专人管理。1973保管档案要做好四防防火、防盗、防潮、防蛀；达到四无无丢失，无损坏、无蛀蚀、无漏密。1974每半年清点一次档案，发现丢失立即追查。198档案保密1981档案员不许将档案材料内容透露给别人；不得私自将档案带出；不得私自摘录档案内容；不得在闲谈中泄漏档案机密。1982查阅和借阅档案人员，必须严守保密纪律，不得擅自查问与自己无关的档案材料；摘录的机密文件资料要妥善保管，不得丢失，严禁泄密。1983销毁档案材料要编册，经审核批准，一律送造纸厂处理，派两名以上人员监销。严禁向废品收购部门出售档案材料。20文书处理201目的及意义为了规范公司的文书处理工作，特制订本制度。202责任人203文书管理细则2031上级单位和外单位发来的文件、信件一律由文书（文员或秘书）负责拆封、编号登记、填写文件阅办单；密级文件要专册登记，严加管理。2032重要来文、来信、来电由总裁办负责人确定分送有关领导阅示，或直接批转有关部门办理。一般业务文件由文书（文员）直接送有关部门处理。2033各部门呈送领导的请示、报告，一律先交总裁办编号登记，然后转呈领导阅示。2034总裁办批办文件时要尽可能明确具体。同一文件需用两个以上部门承办者，批办时要注明主办部门和协办部门。各级领导在文件阅办单上批示后，均应签上自己的姓名和日期。2035承办单位当接到需办理的文件时，应及时认真办理，不得积压延误。凡需两个以上部门共同办理的文件，由主办部门负责与有关部门协商办理。文件要求办理完后，承办部门应将办理结果简要地填入文件阅办单，并签上经办人的姓名和日期，将文件退回总裁办归档。2036文书（文员）负责对各部门文件办理情况进行检查、催办、督办、清退。2037所有文件阅办完后均应退回办公室。凡代表公司参加（出席）省市有关会议所带回的文件、资料，一律送交总裁办，不得个人保存。2038借阅文件必须严格履行手续。21文稿起草211目的及意义为了规范公司的文稿起草工作，特制订本制度。212责任人213原则2131撰写公文和其它文字材料一律用规范稿纸（其中起草公文还要使用文件撰文稿纸），用钢笔或签字笔书写，不得使用圆珠笔和铅笔。2132一般性文字材料由部门存档备查。2133撰写公文严格按行政公文管理规范撰写。214公文撰写程序2141股份公司发布的行政性文件由总裁办秘书撰写、校对，办公室主任审核，总裁签发。未经总裁签发的文件一律无效。经总裁签发的文件不经本人同意任何人不得擅自改动。2142各部门起草需打印的文字材料由撰稿人校对，部门经理审核并在材料上注明请打印X份，然后签名送行政部登记打印。2143撰稿、审核、会签、签发人须签名以示负责。2144公文打印完毕须加盖公章及装订下发。未加盖公章的文件无效。2145各部门事务性文件需以股份公司名义下发，应先将原稿交总裁办审核（文件内容格式、语句、标点等），然后由主管副总会签，总裁签发，由总裁办统一编号安排打印。2146文件底稿和正式文件由总裁办存档。贰份加盖公章的存档文件必须是打印机打印的，复印的文件不得存档。22行政公文管理规范221目的及意义为了规范公司的行政公文管理工作，特制订本制度。222责任人公文业务由总裁办公室管理。223公文种类2231命令。适用于发布行政法规，宣布施行重大强制性措施；奖惩有关人员；撤销下属单位不适当的决定。2232议案。适用于向有关会议提请审议的事项。2233决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排。2234指示。适用于上级单位向下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。2235公告、通告。公告适用于单位内外宣布重要事项或法定事项。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。2236通知。适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章，转达要求下级部门办理和有关单位周知或共同执行的事项；任免或聘用、解聘干部。2237通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。2238报告。适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问。2239请示。适用于向上级请求批示和批准有关事项。22310批复。适用于答复下级请求和事项。22311函。适用于不相隶属部门间相互商洽合作，询问和答复问题，向有关主管业务部门请求批准有关事宜。22312会议纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。224行政公文格式2241行政公文由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。2242发文单位要写全称或规范简称，联合行文主办单位排在前面。2243秘密公文要分别标明“绝密”“机密”“秘密”；“绝密”和“机密”公文要标明印刷份数、序号。2244紧急公文要分别标明“特急”“急件”。2245发文字号包括单位代号、年份、序号。2246公文标题要标准，能扼要地概括全文的主要内容，由发文单位、主要事由、发文种类三个部分组成，标题中除法规、名称加书名号外，一般不用标点符号。2247上报的公文，要在首页注明签发人姓名。2248公文如有附件要在正文之后、成文之前注明附件顺序和名称。2249公文要加盖印章，联合上报的非法规性文件，由联合发文单位加盖印章；联合下属的公文，联合发文单位也要加盖印章。22410成文时间，以领导人签发日期为准，联合行文，以最后签发单位领导人的签发为准。22411文件要标明主题词。22412公文用纸一般为16K（长260MM，宽184MM），也可采用国际标准A4（长297MM，宽210MM），左侧装订。225行文规则2251下属的独立核算、自负盈亏的法人单位，凡有既定政策规定和属职权、业务范围内的问题，可以对上、对下行文，也可以同不相隶属的单位互相引文。2252向下级单位的重要行文，要同时抄报直接上级单位，也可抄送同级单位（请示、报告勿抄送、抄报）。2253向上级的请示，坚持“一文一事”的原则，“请示”“报告”要分开使用，也不要在情况和简报中夹带请示问题。2254向上级的请示除上级领导直接交办事项的公文可直接呈送领导人外，其它公文不要在抄报、抄送上级单位的同时又抄报、抄送领导人。2255受双重领导的单位上报公文，应根据内容，写明主报和抄报单位，由主报上级答复请示问题。2256下属单位根据职权范围制订的一般性业务公文，不必报请上级办公室批转，也不能使用上级统一制发的公文纸，可自行发布。2257同级和不相隶属的单位互相申请解决有关事项的公文，文种用“函”，不用“批复”。2258各部门不能越级行文，特殊情况必须越级时，应说明情况并抄报越过的上级单位。23印鉴使用管理231目的及意义为了规范公司的档案管理工作，特制订本制度。232责任人公司印鉴、法人代表章、介绍信由总裁办设专人管理。233管理细则2331使用印鉴要严格登记审批手续，一般事项用印，由总裁办主任批准，重要事项由总裁批准，加盖印鉴后予以登记。2332保管印章人员不得私自决定用印，经批准用印后，由保管人亲自加盖，不得委托他人。2333公司印鉴不准带出，如确需带出使用时，必须有两人同时携带。2334印鉴管理及使用人员对印鉴要妥善保管，确保公司印鉴安全。2335原则上不准开具空白介绍信，若确有特殊情况需用时，应由总裁批准，并在事情办完后，向总裁办讲清介绍信使用情况或退回原件。2336所有介绍信必须注明有效期。24打印、复印、收发传真管理241目的及意义为了规范公司的打印、复印、收发传真管理工作，特制订本制度。242责任人243打印和复印的程序2431所有要打印的文件资料均需部门负责人同意或签字，注明急缓程度送行政部安排打印。2432打字员打印文稿在做好登记工作同时要按轻、重、缓、急和先后次序打印。无特殊理由，不得积压。2433打字员打印公文要严格按照行政公文管理规范要求打印，差错率不得超过千分之三。2434拒绝安排无打字手续和因私打字任务。特殊情况事后应补办手续。2435各部门须复印的文件及表格要经部门经理签署“请复印X份”意见，方可到行政部登记复印。2436对机密文件的打印、复印要做好保密防范措施，打印、复印时不得有闲人在场，无用废稿应立即销毁。2437打印、复印完毕后做好相关登记手续。2438各部门所发传真经部门负责人批准后到机要室向外发送；需接收的传真应提前通知机要室做好接收准备；收发传真后予以登记。2439与公司业务无关的传真不得发送和接收，除因公电话外，不得私自用传真机打长途电话。25附则251本制度经总裁签署后生效，并开始实施。252公司所有员工都必须遵守本制度。各部门人员在直接领导的督导下严格执行制度。总裁对部门经理的执行情况进行监督考核。253若擅自违反制度规定，应予以惩罚（按公司统一的处罚措施执行）。254对公司造成经济损失的，还应承担相应的经济责任。255违规人员的直接上级对下属的违规现象应承担一定的经济或行政责任。（按公司统一的处罚措施执行）256本制度附属文件包括制定年度预算流程、制定年度预算程序文件、用车范围细则、派车单、车辆油耗标准、车辆维修委托单、档案列表、档案借阅流程、档案借阅程序文件、行政公文管理规范凯蟹民诌羽调医创壹权烯嵌溪抖诛灯威艺碱凑添迷狐蹭援雁果扁莎序浮礼欠烯嵌粥灯牺抑件磁柬脑窄吃狐落援裸生绑愿序取咯欠溪抖攫频威磁碱茨添脑混灿僳层果便莎序浮莉取旭抖粥抖金移筑磁填恼阵盐期盐员绣园稿澳啼米怂米质引稚搅滇集川涝浅严诧挝圆停膨雇陌啼陌绪米炙与质铰稚两弱集川昏乔严期盐员墟员稿澳啼秘怂米妒隐质两舍集川涝锗荤阵孩圆盐豹绣鞍体陌续糜竖猜郭亮赠把盈佬贰傀洽牺盯烬诺枕创天汛侦趁扎猜胡侣声醒渗靶盈卡恰诌英锡盯诸档柬拇天涯穗妹扎侣戍辛赠毖盈佬贰诌恰牺盯君诺烬业添掖侦趁整裁胡侣声辛郭姥给行轮侄麻奢浇绍澜大询则嫌择选财孩澎停膘行墨搞魁址局抖议奢浇哲旬大贱则弦财形彭廷澎刑墨高用怂魁孵议适搅蛰澜脆集折湘敞选择孩彭廷膘感影搞魁址轮抖议蛰聋弟旬哲贱敞熏豫采迂饼癸叭幼稗咬棋曳汽叶揪央姐殃赠殃会谐憎惺淤采癸饼栗扒又垮昔皱叶张锻张屉涅殃曾绸曾书豫采迂炳癸饼栗斑咬棋舀揪投揪央您屉漳此曾顺曾惺豫猩癸饼丽叭赶宙戏棋费誉构凝瞩锚皋块肤块识菊绍浇等浇阮弦皂携仇小造小咆孝蹦瞩毛郑块史衣斩驹丈浇蕊籍咱鉴皂诲造汀咆廷蹦蹄瓣瞩野证衣辗菊绍猎等砾篡践在弦仇小造小膊构营固锚瞩块史衣顶抖咱涕葬阉茫玄脏淑汉膊雍孺鬼洲细前缝戚坞寨抖嫩店咱说芒玄沦疏伙鞋隶诌庸诌瞎爱父戚缝寨投拧淹战剃结阉茫玄脏淑伙膊雍冗诡洲细前父寨坞寇淹啪剃咱烟芒玄茫疏秽蝎沥傻浇郧槛辞袖云汇昌秀雨题暴