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浙江省环境监测中心程序文件ZHJZ/CW01372006（第三版）2006年5月1日发布2006年5月20日实施程序文件ZHJZ/CW01372006版号第三版生效日期2006年5月20日编制人沈振月审核人批准人批准日期2006年5月10日受控状态发放号持有人编号01程序文件第1页共1页主题批准页第3版第0次修订修订表修订序号修订程序文件编号对应条号修订内容批准人批准日期编号02程序文件第1页共1页主题修订页第3版第0次修订编号03程序文件第1页共2页主题目录第3版第0次修订序号文件编号文件名称1ZHJZ/CW012006保护客户的机密信息和所有权程序2ZHJZ/CW022006保证实验室诚信度程序3ZHJZ/CW032006文件控制程序4ZHJZ/CW042006网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序5ZHJZ/CW052006要求、标书和合同评审程序6ZHJZ/CW062006分包管理程序7ZHJZ/CW072006服务和供应品管理程序8ZHJZ/CW082006投诉处理程序9ZHJZ/CW092006不符合的监测工作控制程序10ZHJZ/CW102006纠正措施程序11ZHJZ/CW112006预防措施程序12ZHJZ/CW122006记录控制程序13ZHJZ/CW132006内部审核程序14ZHJZ/CW142006管理评审程序15ZHJZ/CW152006质量监督工作程序16ZHJZ/CW162006人员培训考核和技术档案管理程序17ZHJZ/CW172006监测环境控制程序18ZHJZ/CW182006实验室管理程序19ZHJZ/CW192006监测方法及方法确认程序20ZHJZ/CW202006新项目评审程序21ZHJZ/CW212006测量不确定度评定程序编号03程序文件第2页共2页主题目录第3版第0次修订序号文件编号文件名称22ZHJZ/CW222006仪器设备管理程序23ZHJZ/CW232006期间核查程序24ZHJZ/CW242006量值溯源程序25ZHJZ/CW252006标准物质管理程序26ZHJZ/CW262006采样程序27ZHJZ/CW272006样品管理程序28ZHJZ/CW282006监测工作程序29ZHJZ/CW292006现场监测管理程序30ZHJZ/CW302006应急监测工作程序31ZHJZ/CW312006监测过程中发生异常情况处理程序32ZHJZ/CW322006事故处理程序33ZHJZ/CW332006质量控制程序34ZHJZ/CW342006例外允许偏离程序35ZHJZ/CW352006实验室间比对、能力验证程序36ZHJZ/CW362006监测报告管理程序37ZHJZ/CW372006档案管理程序1目的保守客户秘密、维护客户合法权益，确保本中心保护客户机密信息和保护所有权工作的有效性和规范性。2适用范围适用本中心职工接触客户机密信息和所有权时所进行的活动。3职责31本中心全体员工负有保护客户机密信息和所有权的责任；32各科室负责本科室职责范围内的为客户保密和保护所有权工作；33质量负责人负责全中心保护客户机密信息和所有权的监督工作。4程序41在监测工作全过程中加强对样品的监管，防止泄密。所有样品未经客户同意，不得向与监测无关人员展示。411样品管理员接收客户的样品时，应对样品加强监管，防止泄密。所有样品未经客户同意，不得向与监测无关人员展示。412所有监测过程均对外保密，非客户单位的外来人员未经中心主任批准，不得擅自进入监测现场。413与监测无关的人员不得接触监测样品和客户提供的企业标准、生产工艺、技术文件等涉及商业秘密的相关技术资料。414有特殊保密要求的样品监测过程应由质量监督员实施连续的质量监督，监测完毕后立即对样品封装，移交样品管理员进行特别的保存。415监测过程的原始记录只能记录在原始记录表上，不得随意记录，不准以任何形式扩散外传。416本中心出具的监测报告均为客户保密，未经客户授权，不得将监测报告转交他人，不得擅自公布监测结果。当客户要求用电话、图文传真或其它方式传送监测结果时，应有客户正式的书面委托并证实客户的真实身份后，由报告发放人员进行传送。417中心内留存的所有监测报告副本及原始记录、技术资料，由档案管理员妥善保存，并按档案管理程序管理。编号ZHJZ/CW012006程序文件第1页共2页主题保护客户的机密信息和所有权程序第3版第0次修订42使用计算机遵循的保密规定421本中心所有计算机应设开机密码，密码由计算机使用人员掌握并经常更换，不得外泄。防止非授权人接触和修改计算机内部的客户机密信息。422保存有客户机密的计算机应使用设置密码的屏幕保护功能，屏幕保护时限设置不得超过3分钟。密码由计算机使用人员掌握并经常更换，不得外泄。43接触客户的样品、监测报告、技术资料及其它相关信息的人员应履行为客户保护所有权的义务，不得利用客户的有关知识产权为己牟利。5引用文件ZHJZ/CW372006档案管理程序ZHJZ/CW042006网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序编号ZHJZ/CW012006程序文件第2页共2页主题保护客户的机密信息和所有权程序第3版第0次修订1目的确保本中心全体员工不受任何来自不正当的商业、财务和其他方面的内外部压力或影响，保证本中心对监测结果判断的独立性和诚实性。2适用范围适用于本中心所有监测活动。3职责31中心主任负责发布公正性声明，对公正、诚信承担相关法律责任；32全体员工按公正性声明要求开展监测活动；33质量负责人负责对监测工作诚信度进行监督。4程序41为了鉴别潜在的利益冲突，中心主任应根据本中心监测工作特点，界定对监测结果公正性有影响的关键岗位人员职责；制订并发布公正性声明，规定保证全中心监测活动公正性的具体要求。42中心主任应取得省环保行政主管部门领导对我中心监测活动公正性的理解和支持，并要求行政主管部门领导出具不对本中心工作实施财务、行政或其它方面的干预，确保本中心对监测结果判断独立性和诚实性的公告或声明。43全中心员工在监测活动中应自觉遵守公正性声明要求，严格执行国家和省有关环境保护的法规、标准和环境监测标准方法、技术规范；采取严格的质量保证措施，不参与任何可能会降低本中心技术能力、判断的独立性、公正性和监测诚信度的活动，保证监测结果和监测报告不受任何可能影响其技术判断的、不正当的商业、财务和其他方面的影响。44在监测工作日常管理、质量监督、内部审核和管理评审过程中，如发现监测工作不符合或潜在不符合公正性声明的要求、从而影响了本中心诚信度时，中心主任应根据情节轻重程度及时对责任人进行教育或处罚，同时质量负责人启动不符合的检测工作控制程序、纠正措施程序或预防措施程序。5引用文件ZHJZ/CW092006不符合的检测工作控制程序ZHJZ/CW102006纠正措施程序ZHJZ/CW112006预防措施程序编号ZHJZ/CW022006程序文件第1页共1页主题保证实验室诚信度程序第3版第0次修订1目的对与管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2适用范围适用于本中心管理体系文件、本中心和外来的与监测工作有关的法规性文件、技术文件、技术标准、技术规范和技术资料的控制。3职责31中心主任负责质量手册和程序文件的批准；32技术负责人负责组织技术性文件的编制和批准；33质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制及审核；34各科室负责本部门技术性文件的编制和审核；35办公室负责文件的日常管理和控制。4程序41文件分类411文件资料按其性质分为三类1管理体系文件包括质量手册、程序文件、作业指导书；2与监测工作有关的技术文件包括监测方法标准、环境质量标准、污染源排放控制标准、监测技术规范、技术文件和技术资料等。3中心制定的或来自外部的与监测工作有关的法规性文件、技术文件和规章制度等。文件可以承载在各种媒体上，无论是硬拷贝或是电子媒体。412文件资料按其管理方式分为受控类和非受控类。本中心的管理体系文件和技术文件是受控文件，外来技术文件和法规性文件是否受控由办公室确定。42文件的编制、批准421质量手册和程序文件由质量负责人根据ISO/IEC170252005检测和校准实验室能力的通用要求、GB/T154812005检测和校准实验室能力的通用要求、CNAL/AC012005检测和校准实验室能力认可准则的要求组织编制，中心主任批准。编号ZHJZ/CW032006程序文件第1页共4页主题文件控制程序第3版第0次修订422作业指导书等技术性文件由相关监测业务科室人员编写、室主任审核、技术负责人批准。423其它文件由中心主任指定人员编写，中心主任批准。424经批准的文件由办公室档案管理员编号登记。43管理体系文件编号方式ZHJZ/文件类别ZS质量手册CW程序文件ZJ质量记录JJ监测原始记录CG操作规程ZG自校规程JF监测方法QT其它44文件的发放441由档案管理员填写文件发放（领用）审批表，经批准后按规定的发放范围发放文件。保证对管理体系运行起重要作用的各个场所，都能得到并使用现行有效的文件。442文件发放时要注明分发号和文件受控状态，由领用人签收。受控文件应加盖“受控文件”印章。443受控文件不得私自外借或随意复印。444文件破损严重影响使用时，文件使用人可到办公室更换，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号与原文件相同，破损文件按本程序45条款处理。445文件丢失后文件使用人须重新办理申领手续，但必须在领用原因中作出说编号ZHJZ/CW032006程序文件第2页共4页主题文件控制程序第3版第0次修订文件批准实施年份需要时文件序号文件类别浙江省环境监测中心明，档案管理员在补发文件中应给新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。45文件的评审和更改451技术负责人、质量负责人应定期分别组织对现有技术文件和管理体系文件进行评审，必要时进行更改，以保证持续适用和满足使用的要求。452文件需要更改时，一般应由原编制部门负责填写文件更改申请表，说明更改原因，对重大更改还应附有充分的证据。453文件更改的审核、批准由原文件的审核、批准人负责，当原审批人不在岗时，可由接替其岗位的人员审批。454文件更改申请批准后，由原编制部门实施更改文件修改单页不超过30字的，可由文件持有人根据批准后的文件更改申请表用碳素墨水划改相应部分。文件更改时应注明更改人标识和更改生效时间，并按原文件发放（领用）审批表的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。46文件的换版与作废461文件经多次更改或需大幅度修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。462作废的文件由档案管理员按原文件发放（领用）审批表收回并记录，对需保留的作废文件应加盖“作废”印章，防止误用；对要销毁的作废文件，由档案管理员填写文件档案销毁记录表，经质量负责人批准后，方可销毁。47文件的管理471审批后的原版文件由档案管理员登记归档，存入磁盘的文件均应有备份，备份文件也应标识归档。472借阅与管理体系有关的文件，应向办公室提出申请，办理借阅手续。473复制管理体系文件须经质量负责人批准，由档案管理员办理，并登记编号。474内部审核前，档案管理员应全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。48资料的收集与管理监测业务科室负责有关技术标准、外来文件、技术文件和技术资料及其信息的收编号ZHJZ/CW032006程序文件第3页共4页主题文件控制程序第3版第0次修订集，并及时将收集到的信息或资料提供综合档案室，由档案管理员登记编号造册，或进行跟踪收集，以保证技术标准及各类文件现行有效。49保存在计算机系统内电子文件或在网络上发放传输的文件，应及时备份、严格控制，确保安全完整，具体执行网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序。5相关文件ZHJZ/CW042006网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序6相关记录ZHJZ/ZJ01文件发放（领用）审批表ZHJZ/ZJ02文件更改申请表ZHJZ/ZJ03文件档案销毁记录表编号ZHJZ/CW032006程序文件第4页共4页主题文件控制程序第3版第0次修订1目的对监测用计算机或自动化设备、网络系统、计算机软件进行有效的控制，维持系统正常运行，以保护数据、信息、文件的完整性和安全性。2适用范围适用于进行监测数据采集、处理、运算、记录、报告、存贮和检索，信息和文件存贮、传输或检索的计算机或自动化设备、网络系统、软件的管理。3职责31网络管理员负责全中心计算机网络系统管理软件的维护、升级和管理等技术支持工作；32各科室负责网络系统、计算机或自动化设备、系统管理软件的安全使用、保密和日常维护工作；33总工室负责本程序执行情况的监督检查工作。4程序41网络系统411任何科室和个人，未经网络管理人员同意不得进入网络服务器机房，不得擅自安装、拆卸或改变网络设备。412任何科室和个人不得利用联网计算机从事危害本中心数据服务器、局域网服务器、工作站的活动，不得危害或侵入未授权的服务器、工作站。413严禁在局域网上使用来历不明、引发病毒传染的软件；对于来历不明的可能引起计算机病毒的软件应使用杀毒软件检查、消毒，确保监测用软件和数据、信息、文件的完整和安全。414局域网上必须使用合法版权的软件，维护知识产权。415网络维护员应为每个员工设置服务器登入口令和密码，并根据人员职责设定不同的调阅权限。每个员工负责为自己的登录口令和密码保密。编号ZHJZ/CW042006程序文件第1页共3页主题网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序第3版第0次修订416任何科室和个人不得在局域网计算机上录阅、传送淫秽、色情软件，不得将服务器上的系统软件、应用软件转录、传送到本中心外。417对网络系统软件、应用软件及信息、数据、文件实施保密措施，信息资源保密等级分为1可向INTERNET网公开的；2可向有关部门或个人公开的；3可向全省环境监测系统公开的；4可向省环保局系统公开的；5可在中心内公开的；6仅限于本科室使用的；7仅限于个人使用的。418各科室在INTERNET网和局域网上公布的信息，须经科室负责人核准、中心领导批准后方可发布。42监测用计算机及数据采集自动化设备421用于监测和数据管理的计算机及自动化设备应纳入仪器设备管理程序的管理范围。422监测用计算机或自动化设备的使用环境条件必须符合其使用要求和监测工作要求（如温度、湿度、电磁干扰等），必要时应进行有效的监控。423需要对计算机或自动化设备进行设置的，应由经培训的操作人员操作，并检查输入数据或参数设置的完整性和正确性。424计算机或自动化设备进行数据采集、处理过程中，必须保证整个过程的连续性和完整性。过程结束后，应及时进行检查、核对。若运行过程中发生异常情况，应重新进行采集和处理。425应对监测数据传输装置和线路进行定期维护和检查。数据传输前后如需进行压缩、打包或解压缩操作时，应由具备相关专业知识人员进行操作，必要时应对传输前后数据的一致性进行检查。426对计算机录入或自动化设备采集的数据，以及计算机处理后的数据和结果必须妥善保存，及时备份。监测结果应打印或刻录光盘以便于长期保存。编号ZHJZ/CW042006程序文件第2页共3页主题网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序第3版第0次修订43计算机软件431所有计算机软件均应备份，由综合档案室妥善保存。432通用计算机软件（如WINDOWS2000,OFFICE,WPS等）和商品化的数据处理工作站软件应视为合格软件，可直接投入使用。433自行研制或委托编制的专用计算机软件（如系统管理软件，测量或汇总软件、课题专用软件等）应由技术负责人或课题组负责人组织有关人员对其进行功能测评、验证，并经其批准后使用，保证数据、信息采集的完整性，数据、信息处理的准确性和数据传输的安全性。并保存计算机软件的源代码以形成文件。434在用软件的修改须经技术负责人授权，修改后的软件要重新履行审批手续。44按保护客户的机密信息和所有权程序的规定保证监测数据、信息及文件的保密和安全。45所有计算机应安装病毒防火墙软件。使用软盘、光盘、优盘和移动硬盘操作时，必须先进行病毒检查。若程序或数据已遭破坏，应用备份软件恢复。46网络系统、计算机或自动化设备出现故障时，应及时通知网络管理员。修复过程中，应采取必要的安全保密措施，防止计算机中存贮的程序、文件或数据失密、丢失或被修改。5引用文件ZHJZ/CW222006仪器设备管理程序ZHJZ/CW012006保护客户的机密信息和所有权程序编号ZHJZ/CW042006程序文件第3页共3页主题网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序第3版第0次修订1目的对客户的要求及监测标书、合同协议进行评审，确定本中心是否有能力和资源履约，以确保标书和合同能满足客户的要求。2适用范围适用于我中心接受指令性任务、与客户签订标书或合同协议的评审及与客户的沟通。3职责31中心主任负责来自省环境保护局等指令性任务的接洽和协调；重要、复杂、大型合同或委托协议的签订，标书的签发；32技术负责人主持评审会议和监测方案的批准；33合同管理员负责合同评审材料的收集、保存及任务书的下达，例行、简单合同的签订。34项目承担科室配合合同管理员接洽业务，项目负责人负责监测方案的编制，标书和合同的填写。4程序41业务接洽411中心主任负责指令性任务的接洽并协调；412合同管理员负责客户委托业务接洽，项目承担科室配合；413项目负责人选择监测方法，对分包项目、使用的非标方法、经我中心验证确认但未经计量认证的监测方法要征得客户同意。必要时进行现场踏勘，编制监测方案；414监测方案需经技术负责人批准；415遇客户电话订约，应了解和记录客户的情况及其需求，向客户说明所能提编号ZHJZ/CW052006程序文件第1页共3页主题要求、标书和合同评审程序第3版第0次修订供的服务，与客户达成初步意向。416对于招投标项目，由项目负责人填写标书；417合同管理员根据业务内容、范围和客户要求按以下两种方式，对合同、委托协议和标书进行评审1对于简单任务、例行和常规工作、内部客户的要求由合同管理员按421有关内容进行确认后与客户签订；2对复杂、先进、重大任务的合同、委托协议或标书，按42进行评审，合同、委托协议及标书由中心主任签订。418合同书除交委托方外，合同管理员、财务室、项目承担科室应各留存1份；42合同、委托协议及标书评审421评审内容1合同内容是否符合环保法规要求，选用监测方法及评价标准是否合适；2时间要求能否满足；3人力、技术等资源是否配置得当和充足；4分包或协作单位的工作条件、能力应满足要求；5客户要求与合同草案之间是否有差异；6经费核算是否全面并符合浙江省环境监测专业服务收费标准和财务制度。422评审会议1由技术负责人主持，项目负责人及项目承担科室负责人参加评审会议；2合同管理员汇报草拟的合同，项目负责人汇报草拟的监测方案或标书，与会人员对合同或标书内容进行逐条评审，提出改进意见；3会后合同管理员根据评审结果对合同进行修改，并将修改后的合同通知客户，得到客户的承认；4标书由项目负责人进行修改，修改后的标书由中心主任签发投标。43任务下达431承接指令性任务和客户委托的业务并签订合同后，由合同管理员将合同、委托协议及标书正式移交项目负责人。编号ZHJZ/CW052006程序文件第2页共3页主题要求、标书和合同评审程序第3版第0次修订432送检样品由送样人交样品管理间。44合同签订后的任何偏离由项目负责人或合同管理员及时与客户沟通，并保存相应的记录。45在执行合同期间，如需对合同进行修改应按42条款重新进行评审，并将修改内容及时通知所有受到影响的人员，包括客户。5引用文件ZHJZ/CW062006分包管理程序ZHJZ/CW282006监测工作程序6相关记录ZHJZ/ZJ04技术咨询合同书ZHJZ/ZJ05技术服务合同书ZHJZ/ZJ06监测业务委托协议ZHJZ/ZJ07分包和监测方法征求意见表ZHJZ/ZJ08合同评审记录表编号ZHJZ/CW052006程序文件第3页共3页主题要求、标书和合同评审程序第3版第0次修订1目的选择合格分包方，对分包项目进行有效控制，保证向客户提供准确有效的监测报告。2适用范围适用于分包监测项目的控制。3职责31各监测科室负责提出分包需求和分包可行性方案、分包协议起草，并使用分包实验室；32技术负责人负责分包需求批准，质量负责人负责对分包方能力评审；33总工室负责分包协议的签订和分包使用登记；34办公室负责分包档案管理。4程序41下列情况下可将部分监测项目分包411监测项目所需仪器设备昂贵、且使用频次较低；412特殊的监测项目；413暂时的未预料原因如工作量突然增加、突发性污染事故应急监测需要更多专业技术配合、暂时不具备能力等。42应选择遵守CNAL/AC012005检测和校准实验室能力认可准则标准、并具有相应监测能力的实验室进行分包。43分包批准程序431各监测科室根据监测工作需要提出书面分包申请，包括分包项目、分包理编号ZHJZ/CW062006程序文件第1页共2页主题分包管理程序第3版第0次修订由、分包实验室选择、分包可行性等内容；向相关分包方索取有关证明材料，起草分包协议。432质量负责人组织内审员和相关监测人员对分包方的能力进行评审，并填写分包方能力评审表，如结果符合要求，经技术负责人批准后由总工室与分包方签订分包协议。433分包协议内容包括1分包项目名称和执行的监测依据；2分包项目监测费用；3双方承担的责任义务；4违约责任；5分包有效期限。44分包的终止和变更441分包协议履行过程中，应对分包方进行定期评审，若发现分包方的能力发生变化，不能满足本中心要求时，应立即终止分包协议。442分包协议的终止由相关监测科室提出书面申请材料，交质量负责人审核，经技术负责人批准后由总工室实施。443应在原分包协议终止后，再进行分包方的变更。分包方变更程序见本程序43条款。45分包项目应在监测工作实施前以书面形式征得委托方同意。46监测报告中分包方的监测结果必须以“项目由实验室分包”字样明确标识。分包方提供的监测报告连同本站监测原始记录与监测报告副本一起存档。47办公室负责保存有关分包的所有记录（如能力评审记录、分包协议、分包方能力证明材料等）。5相关记录ZHJZ/ZJ07分包和监测方法征求意见表ZHJZ/ZJ09分包申请表ZHJZ/ZJ10分包方能力评审表编号ZHJZ/CW062006程序文件第2页共2页主题分包管理程序第3版第0次修订1目的规范对监测质量有影响的服务和供应品的采购，加强监测用试剂和消耗性材料的管理，确保监测工作质量。2适用范围适用于对监测质量有影响的服务和供应品的选择、采购、接收、储存及使用的控制。3职责31质检室负责仪器设备服务商和供应商的选择和建档资料的收集，仪器设备的采购；32各监测科室负责试剂与消耗性材料供应商的选择和建档资料的收集，试剂与消耗性材料的采购；33各监测科室负责本室服务和供应品的申购、使用、接收及对其使用的评价和反馈。4程序41各监测科室根据本室所需服务和供应品，填写采购申请表。42对监测质量有影响的供应品采购文件包括采购申请表、图纸、检查方法以及表明检测结果可被接受的技术条件等信息或资料在发出之前，其技术内容应经技术负责人审查批准。43采购员应优先选择质量有保证的服务商或供应商，并保持服务商和供应商选择的稳定性。若服务商或供应商无独立质量保证时，应进行必要的市场调研，对服务商或供应商进行评估，选择质量相对保证的服务商或供应商。编号ZHJZ/CW072006程序文件第1页共2页主题服务和供应品管理程序第3版第0次修订评估的主要内容1各服务方同类服务比较，各供方同类材料、仪器设备的性能比较；2各服务方和供应方的质量保证、服务能力；3性价比；4其他用户的使用信息反馈。仪器设备服务商和供应商、试剂与消耗性材料供应商的评估分别由质检室和相关监测科室负责组织，技术负责人、有关监测人员参加，评估意见应记入供应服务商登记表。44新购入的所有影响监测质量的供应品、试剂、消耗性材料等均由仓库管理员会同有关监测人员进行验收。对无质量保证的供应商供应品，应进行重点检查，必要时按相应监测标准进行检测，确保其符合要求后方可入库。对有质量保证的供应商提供的产品，也要定期抽检，以保持对其质量的监控。45仓库管理员应建立健全入库试剂、消耗性材料台帐，监测人员领用材料须登记，领用剧毒品须经室主任批准。46常用的试剂、消耗性材料应保持一定量的储备，对易挥发或不宜久放的试剂、材料，尽可能做到随用随买。47试剂、消耗性材料应贮存于固定的场所（仓库），严禁烟火，无关人员不得入内。保持存放场所的适宜环境条件，并配备通风、防火、防盗等设施。液体试剂仓库应安装防爆灯。固体试剂、液体试剂及气瓶等应分类存放。剧毒品存放在保险柜内，钥匙由两人保管。48过期、变质、损坏的试剂和消耗性材料由仓库管理员提出报废清单，经技术负责人审核、站长批准后，各监测科室组织有关人员进行处理。凡有毒有害物品按实验室管理程序43条款处置。49办公室应保存所购服务和供应品的记录、服务和供应商的评价记录、获批准的服务和供应商名单。5引用文件ZHJZ/CW182006实验室管理程序6相关记录编号ZHJZ/CW072006程序文件第2页共2页主题服务和供应品管理程序第3版第0次修订ZHJZ/ZJ11采购申请表ZHJZ/ZJ12供应服务商登记表ZHJZ/ZJ13消耗性材料质量检测记录表1目的正确、有效地处理客户和被监测方对本中心工作质量提出的投诉，维护客户的权益和本中心服务信誉。2适用范围适用于所有客户和被监测方对本中心工作质量投诉的受理和处理。3职责31质量负责人负责客户投诉的受理，科室主任、项目负责人负责其它不满意信息的受理，并及时上报质量负责人。32质量负责人组织投诉调查、分析复验（必要时）、纠正措施落实以及向客户反馈信息；33各责任科室配合受理人做好客户投诉处理工作；34办公室负责投诉记录的归档保存。4程序41投诉受理411客户就本中心质量方针、监测结果、服务质量以及管理水平等方面均可提出投诉。412受理人对来访者所投诉的问题应在投诉受理登记表中作相应记录，并由投诉人签字。对电话、传真等形式的投诉，由受理人在投诉受理登记表作相应记录。413办公室在发放监测报告时，不定期附监测报告用户意见表，主动征求编号ZHJZ/CW082006程序文件第页共2页主题投诉处理程序第3版第0次修订客户意见，提高监测工作质量。42投诉的处理421质量负责人组织内审员及相关人员对投诉的问题进行调查、分析，判定是否存在影响工作质量的因素。422需对监测结果进行复测时，由质量负责人指定人员（一般为非原监测人员）对原样品进行监测，原样品无法监测时，可使用备样或在同等条件下重新采样分析。复测过程应由质量监督员进行质量监督。423如投诉内容涉及违反本中心质量方针或程序，或者对实验室管理体系的运作是否符合CNAL/AC012005检测和校准实验室能力认可准则产生疑问时，质量负责人应按内部审核程序对涉及的要素和部门进行附加审核。424经核实确定不属于本中心责任的问题，通过与投诉者沟通解决。43投诉的反馈431质量负责人就客户投诉涉及事项的调查、处理结论向顾客反馈，反馈应采用书面的形式。432证实监测报告有误时，应按监测报告管理程序发放更改报告，并承担客户损失和不良影响。44所有投诉记录由办公室负责归档保存。5引用文件ZHJZ/CW132006内部审核程序ZHJZ/CW362006监测报告管理程序6相关记录ZHJZ/ZJ14投诉受理登记表ZHJZ/ZJ15监测报告用户意见表编号ZHJZ/CW082006程序文件第2页共2页主题投诉处理程序第3版第0次修订1目的及时对监测工作中出现的不符合项进行识别和控制，以保证监测工作质量。2适用范围适用于对不符合管理体系要求和技术要求的监测活动，以及有差错监测报告的控制。3职责31内审员和质量监督员分别负责对管理体系和技术运作的各环节中所出现的不符合工作进行识别，并跟踪不符合工作的处理结果；32监测报告审核人员、授权签字人负责监测报告的质量控制；33质量负责人负责对不符合项评价并作出处理决定；34各科室负责对本室不符合工作采取纠正措施。4程序41不符合项的识别411不符合项的识别可在管理体系和技术运作的各个环节进行，例如客户投诉、质量控制、仪器设备校准和期间核查、消耗材料的核查、质量监督、监测报告审核签发、内审和外审、管理评审等。412监测人员按照管理体系文件要求开展监测工作，一旦发现偏离，则以记录。质量监督员通过对本室监测人员进行监督，在人员、技能、设备、方法、样品处置和环境条件等方面进行核查，发现问题及时记录，并报质量负责人。413质量负责人通过各科室反映的情况，以及客户投诉等进行分析，提出是否编号ZHJZ/CW092006程序文件第1页共2页主题不符合的监测工作控制程序第3版第0次修订增加内部审核的频次，或进行附加审核建议，报中心主任批准后实施。414质量负责人组织内审员对管理体系运行情况进行审核，对审核中发现的不符合项进行记录，具体程序见内部审核程序。415报告审核人和授权签字人通过对监测报告的格式、内容、所含信息量和结果表示等进行审核，发现有不符合要求的监测报告及时记录，并反馈到质量负责人。416质控人员依据质量控制程序对监测结果的有效性进行监控，记录和分析产生不符合结果的原因，并报质量负责人。42不符合项的评价421质量负责人对所有发现的不符合工作按要素和科室进行统计分析，对个别的、偶然发生的不符合工作，被证实不会影响监测质量的，鉴别为一般不符合项；422经统计分析，属某科室整体出现不符合项或某要素失控，或直接影响到监测报告质量的，鉴别为严重不符合项；423凡监测报告中出现不符合项均定为不合格监测报告。43不符合项的处置431属一般不符合项并能现场纠正的工作，由质量负责人通知责任科室或相关人员进行现场纠正，监测工作正常开展。432属一般不符合项而不能现场纠正的工作，及属严重不符合项工作，则由质量负责人通知责任科室采取标识、隔离、立即停止工作等措施，并组织责任科室有关人员对产生不符合项的原因进行分析，提出纠正措施。433属不合格监测报告则由授权签字人扣发报告。由报告审核人核查原始记录，属打印错误的则立即通知纠正，属其他原因引发的不符合要求的，按432条款处置。如果不符合监测报告已发出，则由办公室负责收回，并重新发放符合要求的监测报告。434对经常性或重复性出现的不符合项或不合格监测报告，通过原因分析，如涉及到需对管理体系文件的修改，则按文件控制程序进行。44不符合工作的控制441不符合工作识别人负责对纠正措施的实施结果进行跟踪验证，证实所采用的纠正措施已消除了产生不符合工作的所有因素，报请质量负责人批准后通知相关部门恢复工作。442若所采用的纠正措施消除不了产生不符合工作的因素，则通知客户本中心编号ZHJZ/CW092006程序文件第2页共2页主题不符合的监测工作控制程序第3版第0次修订暂不具备开展该项监测工作的能力，取消该项监测工作，必要时给客户一定赔偿。5引用文件ZHJZ/CW132006内部审核程序ZHJZ/CW032006文件控制程序ZHJZ/CW152006质量监督工作程序ZHJZ/CW332006质量控制程序6相关记录ZHJZ/ZJ16不符合项及纠正措施表1目的为消除已发生的不符合工作或其它不期望情况的原因，防止不符合工作的再度发生，实现管理体系的持续改进。2适用范围适用于本站管理体系或技术运作活动中纠正措施的制定、实施和验证。3职责31技术负责人负责技术运作活动中不符合工作纠正措施的审批；32质量负责人负责管理体系活动中不符合工作纠正措施的审批；33科室负责人负责本科室不符合工作原因分析、纠正措施的选择及实施；34不符合工作识别人负责对纠正措施进行跟踪验证。4程序41当在内部审核、客户抱怨、质量监督、质量控制、员工观察等过程中，发现有可能再度发生不符合项时，由审核人或识别人填写不符合项及纠正措施表，外部审核或管理评审中发现有可能再度发生不符合项时，由质量负责人负责组织实施纠正措施，并将其纳入管理评审报告中。42责任科室负责人组织本科室人员调查并分析产生不符合的所有潜在原因，包括客户的要求、样品管理、方法和程序、员工技能和培训、消耗品、设备及其校准等。43责任科室会同不符合识别人选择最能消除问题和防止问题再次发生的纠正措施。纠正措施应与问题的严重程度和风险大小相适应。编号ZHJZ/CW102006程序文件第1页共2页主题纠正措施程序第3版第0次修订44针对技术运作工作中可能再度发生不符合项所制定的纠正措施由技术负责人审批；针对管理体系活动中可能再度发生的不符合项所制定的纠正措施由质量负责人审批。45纠正措施由责任科室负责实施。当纠正措施导致对文件修改时，应按文件控制程序的规定修改文件并经批准后再实施。46不符合工作识别人负责对采取的纠正措施进行跟踪验证，确保并评价纠正措施的有效性。47当不符合工作导致违反本站质量方针或程序，或对本中心管理体系的运作是否符合CNAL/AC012005检测和校准实验室能力认可准则产生怀疑时，在纠正措施实施后由质量负责人按内部审核程序和管理评审程序对涉及的要素和部门实施计划外的附加审核。48纠正措施相关记录由办公室归档，并将其中重要的记录作为下次管理评审的输入。5引用文件ZHJZ/CW132006内部审核程序ZHJZ/CW142006管理评审程序ZHJZ/CW092006不符合监测工作控制程序6相关记录ZHJZ/ZJ16不符合项及纠正措施表编号ZHJZ/CW102006程序文件第2页共2页主题纠正措施程序第3版第0次修订1目的消除潜在不符合或其它潜在不期望情况的原因，减少不符合工作发生的可能性。2适用范围适用于管理体系和技术运作活动中预防措施的制定、实施与验证。3职责31技术负责人负责提出技术运作活动中潜在的不符合、及其潜在不符合工作原因分析、并对采取的预防措施进行审批；32质量负责人负责提出质量管理活动中潜在的不符合、及其潜在不符合工作的原因分析、并对采取的预防措施进行审批；33质量监督员和质控员分别负责技术运作和质量管理活动中潜在不符合工作的识别和预防措施的监控；34责任科室负责制定预防措施并组织实施。4程序41技术负责人组织员工进行预防不符合工作方面的培训，并纳入年度人员培训计划，提高员工预防意识。42潜在不符合识别421建立质控样和典型项目的监控指标体系，监测人员在日常工作中对相关指标进行统计和趋势分析，及时发现可能发生的偏离；编号ZHJZ/CW112006程序文件第1页共2页主题预防措施程序第3版第0次修订422质量监督员在监督活动中识别潜在不符合，分析可能发生的原因；423质控人员通过对质控样抽查、实验室间比对和能力验证情况的分析，掌握监控指标的变化趋势，识别潜在的不符合；424各管理岗位人员通过管理评审、内审、日常检查以及内、外部的交流与沟通，从技术运作和管理体系中寻找和发现薄弱环节，对潜在不符合进行识别和分析。43识别潜在不符合信息后，由技术负责人和质量负责人分别从技术运作和管理体系两个方面组织有关人员进行深入调查研究，确定潜在不符合发生的根本原因，衡量不符合发生的风险性，明确预防措施的责任科室。44责任科室负责制定预防措施。技术负责人负责审批技术运作方面的预防措施，质量负责人负责审批管理体系方面的预防措施，然后由有关责任科室负责实施预防措施。45质量监督员和质控员分别对技术运作和质量管理活动方面的预防措施的实施情况和效果进行跟踪验证。46必要时，分别由技术负责人和质量负责人对技术运作中和质量管理活动中的预防措施组织有效性评审。47由预防措施引起的管理体系文件的任何更改，按文件控制程序执行。48预防措施相关记录由办公室归档，并将其中重要的记录作为下次管理评审的输入。5引用文件ZHJZ/CW032006文件控制程序ZHJZ/CW132006内部审核程序ZHJZ/CW142006管理评审程序ZHJZ/CW152006质量监督工作程序ZHJZ/CW352006实验室间比对、能力验证程序6相关记录ZHJZ/ZJ17潜在不符合项及预防措施表编号ZHJZ/CW112006程序文件第2页共2页主题预防措施程序第3版第0次修订1目的规范本中心各类记录管理，保证质量记录能为管理体系运行的有效性提供客观证据，监测原始记录能复现监测过程。2适用范围适用于本中心管理体系运行和监测工作中的各种质量记录和技术记录。3职责31质量负责人负责组织各类记录格式的设计，批准质量记录格式；32技术负责人负责技术记录格式的批准；33技术运作和质量活动实施人员负责记录的填写和校对，保证记录的完整性、真实性；34办公室负责各类记录归档。4程序41记录的分类411管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括1质量监督记录；2内部审核和管理评审记录；3纠正和预防措施记录；编号ZHJZ/CW122006程序文件第1页共4页主题记录控制程序第3版第0次修订4投诉处理记录；5管理体系文件控制记录；6服务和供应商记录；7合同评审记录；8分包记录。412监测技术运作过程中形成的记录为技术记录，主要包括1方法确认记录；2新项目评审记录；3各类监测原始记录包括采样记录；4实验室间比对或能力验证记录；5质量控制及其评审记录；6仪器设备使用、维护、运行检查和自校记录；7人员培训和考核记录；8监测报告副本。42记录要求421记录应使用钢笔或不褪色笔填写，要求字迹端正、清晰。422应在各类活动中及时、真实填写原始记录，不得凭追忆事后补填或抄填。423监测原始记录应完整地记录标准方法、规范中规定的信息，包括监测条件、监测过程、计算公式、数据处理、监测结果、质控记录以及影响不确定度的各种因素，确保监测过程的可复现性。记录中还应包括监测人员和校对人员的签名。对于记录表式中无内容可填的空白栏，应用“”标记。424监测原始记录不得涂改。当记录中出现错误时，应在错误的数据上划一横线不得覆盖原有记录的可见程度，并将正确值填写在其右上方。对所有的改动应有更改人签名或盖章。425对于监测过程中的特异情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。43监测原始记录数据处理431记录测量数据时，只保留一位可疑数字，监测数据的有效位数和误差表达编号ZHJZ/CW122006程序文件第2页共4页主题记录控制程序第3版第0次修订方式应符合有关误差理论的规定。432数值修约按GB8170191987数字修约规则进行。433监测人员应根据标准方法、规范要求对原始记录作必要的数据处理。在数据处理时，发现异常数据不可轻易剔除，应报告项目负责人或科室主任，必要时报告技术负责人，进行研究后决定取舍。434离群数据的统计检验1对同一样品的分析测试结果A监测测试结果方差中异常值用科克伦COCHRAN最大方差检验方法；B实验室内重复或平行测定结果中的异常值用格拉布斯GRUBBS法或狄克逊DIXON法；C检验多个实验室平均值中的异常值用格拉布斯GRUBBS法。2环境及污染源监测中不同的时空分布出现的异常值，应从该测点周围当时的具体情况（气象、水文因素变化、局部阵发性污染源情况等）进行分析，不能简单地用统计检验方法来决定舍取。435应采用法定计量单位，非法定计量单位的记录应转换成法定计量单位的表达，并记录换算过程。44监测原始记录的校对和整理441监测人员填写原始记录后，应由有上岗资格的人员对原始记录中的计算、数字修约和判定进行校对，并在原始记录上签名。442监测和校对工作结束后，监测人员负责对所有原始记录进行整理、装订并交监测报告编制人作为出具监测报告的唯一依据。对需跨室交接的监测原始记录，交接前应由科室主任校核并签名。45记录编目所有质量记录和技术记录应按文件控制程序要求的方式进行分类编目。46记录的收集与保存461内部审核、管理评审的相关记录、实验室间比对和能力验证记录、投诉处理记录、分包记录、方法确认记录由总工室负责收集。462采样、监测原始记录和报告副本由项目负责科室收集。编号ZHJZ/CW122006程序文件第3页共4页主题记录控制程序第3版第0次修订463监测人员、质量监督员、内审员的培训和考核、技术人员的技术档案、文件控制记录等记录由办公室收集。464仪器设备采购记录、仪器设备检定/校准证书原件等由质检室收集。465仪器设备运行检查记录、自校记录、使用和维护记录由仪器使用科室收集。466合同评审记录由合同管理员收集。467所有记录均由办公室按档案管理程序归档。除仪器设备档案本有关记录、技术人员技术业绩档案为长期保存、监测报告副本保存10年外，其余记录保存期均为5年。47记录的管理471记录经收集、整理后，应及时交办公室档案管理员存档，并认真履行交接手续。472存档的记录未履行审批手续不得更改、查阅。473存放记录的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。474档案管理员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。48记录的借阅和复制481本站员工因工作需要借阅记录须经档案管理员同意，复制记录须经质量负责人批准。482外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要须经中心主任批准。483借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还档案管理员，并办理注销手续。49记录的保密491记录应存放在指定场所，并采取保密措施。492借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。410记录的销毁保存的记录如超过保存期，由档案管理员提出销毁申请，经中心管理层批准后，由档案管理员执行销毁。411记录格式编号ZHJZ/CW122006程序文件第4页共4页主题记录控制程序第3版第0次修订4111各类记录格式由质量负责人组织编制。4112技术记录格式由技术负责人批准。质量记录格式由质量负责人批准。4113记录格式需要更改时，执行文件控制程序有关文件更改的规定。412存储在电子媒体中的记录除执行本程序外，还应执行网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序5引用文件ZHJZ/CW032006文件控制程序ZHJZ/CW372006档案管理程序ZHJZ/CW042006网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序6相关记录ZHJZ/ZJ03文件档案销毁记录表ZHJZ/ZJ51档案资料利用登记表1目的定期对管理体系和监测活动进行内部审核，确保管理体系持续有效运行，并为改进、完善管理体系提供依据。2适用范围适用于管理体系内部审核活动。3职责31中心主任负责批准内部审核方案；32质量负责人负责制订内审方案及每次审核实施计划，策划和组织内部审核工作并担任审核组长，主持实施内部审核，编制内审报告；33内审员实施审核，编制内审检查表、内审记录表、潜在不符合项及预防措施表和不符合项及纠正措施表，并对预防和纠正措施的落实情况进行跟踪、验证；34责任科室配合内部审核工作；负责预防措施、纠正措施的制订和组织实施；35总工室负责内审员的培训与管理；编号ZHJZ/CW132006程序文件第1页共3页主题内部审核程序第3版第0次修订36办公室负责内部审核活动资料的保存、归档。4程序41内部审核方案