【建筑企业】项目部的行政管理

【建筑企业】项目部的行政管理第一章项目部控制的主要文件1合同合同是项目有关各方签订的正式文件，应由项目资料管理员汇编成册，以供和方面人员查阅。合同一般包括以下几类工程承包合同及其附属性文件；工程分包合同、协议及其附属性文件；采购合同或协议；劳务合同或协议；项目承包责任书及附属性文件；土地租赁、地方政府部门颁发的管理责任书，财产保险等方面的合同文件；其它方面的合同。合同的分类也可由项目部根据具体实际情况而定。2项目施工组织设计和项目计划21施工组织设计；22临时设施计划；23施工进度计划；24质量控制计划；25工程竣工验收和交工计划。3项目主要人员名单和通讯地址31我方项目主要人员、职务、职责分工、通讯联络；32甲方主要人员、职务、通讯联络；33各分包的主要人员、职务、通讯联络；34地方有关政府部门的负责人、职务、通讯联络；35其它。4总进度计划总进度计划一般用网络图或横道图表示，并标出主要的关键控制点。5项目成本管理资料51项目预算成本书；52项目承包基数测定书；53项目成本计划书；54项目成本分析和经济活动分析资料或会议纪要。6项目设计文件61项目设计数据（技术、水文、地质等，由甲方供）；62项目设计说明；63项目设计图纸；64项目图纸答疑；65其它有关的设计资料。7标准、规范和通用作业指导书手册71国家或行业标准规范目录局公司制订；72地方（省、市）规定（局或公司所在地提供）；73通用作业指导书局公司科技部门制订。8质量体系文件、项目管理文件、其它文件资料81质量体系文件、项目管理文件（在项目经理部成立时由局或公司办公室发给）。82其它文件资料（由局或公司办公室在项目管理过程中陆续发给）。第二章项目部收发文规定1公文办理一般包括登记、分办、批办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序；凡项目部收文，由项目部综合办公室或项目部资料保管员签收登记。2公文登记后，由项目部综合办公室根据项目部经理批示，转交项目副经理阅。如需转交项目有关职能人员阅办，应由项目部资料保管员送交，并经登记、签收后方可送交。3阅读文件应按规定范围。涉及管理、技术、财经、合同、预算等方面的秘密文件，只能在项目部资料保管室内阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退回。秘密文件和资料，项目经理部有关人员均不得携离资料保管室或办公室。4项目部各职能人员或有关责任人对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。5项目部实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。6公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当月的文件应于下月15日前整理完毕。项目竣工交付后，项目部保存的资料一次性向局、公司档案管理部门办理移交。文件资料的管理情况将作为项目部考核和兑现的一个重要依据。7项目部有关管理人员调动时，应将文件资料（包括施工记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送项目文件资料保管员处保管。8没有存查必要的文件和资料，经局（公司）档案资料主管负责人鉴定和项目部经理批准，由项目部综合办公室负责定期销毁。涉及企业秘密的文件资料，不准作废品出售，应烧毁或粉碎。第三章项目部档案资料保管制度1项目文件资料管理的范围11商务往来文书来文、发文副本、内部公文、电报、传真、电子邮件等；12财务存档资料支票、账薄、财产目录、统计及会计资料等；13原始单据类订购合同、购货单、调拨单、验收单等；14重要文件类法律文件、交易契约、标准、规范、企业内部规定；15重要图表设计文件、施工计划图、进度表等；16记录要件施工日志、施工记录；17会议资料会议记录、会议纪要等；18施工技术、质量、安全等方面的资料；19电脑资料磁带、光盘等；110声像资料录像带、录音带、照片（底片）、磁盘、光盘等。2项目文件资料临时归档办法21随时收集项目经理部办理完毕的文件，资料按“条款类目”分别存放，次月经检查齐全后，整理立卷归档。22文件资料整理原则A制度一套能充分解决项目经理部文件记录保存管理制度。无论是按什幺形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必须在档案类目里清楚地标明并把档案保存好，每一份文件资料都要清楚地注明它归入的档案类目；B每天都应进行清理归档，以免资料堆积；C熟悉自己管理的档案，了解其它职能人员的归档方法和保管的资料；D每月要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料；E准确地做好文件索引，以便于查找。F归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便办理归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目查找；G项目文件和资料的归档按有关要求进行组卷；卷内文件要把文字和图样、译文和原文、正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起；卷内页号正面书写在右下角，反面书写在左下角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。23案卷厚度一般在15公分为宜，装订前应拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折迭整齐；对字迹难以辨认的材料应当附上抄件，案卷标题应标明作者、问题或名称，文字要简炼，确切，用毛笔和钢笔书写，字迹端正。24根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编张号、拟案卷标题、填写案卷封面、确定保管期、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗介绍、案卷目录、卷内目录组合而成。25案卷要分类保管26项目资料保管室的门窗要坚固，做好防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。27每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。28对于已失去作用的档案资料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真的鉴定。确定销毁的档案材料必须造册登记，送项目经理和分公司档案主管负责人审批。第四章项目部关键性会议制度1会议是议事决策的主要形式。提高会议的效率和效果将对项目管理创造好的条件，项目会议的日常管理由项目行政事务部门负责。会议的事务工作包括制订计划、准备材料、通知参会人、布置会场、维持会议秩序、会议记录、决议事项的督办等。项目的会议应由文秘人员作好记录并归档。2项目部例行会议21工种班前会时间每天上班前15分钟；主持人各工种工长参加人本工种质检员、安全员、全部工人；会议内容工作安排、上岗检查、安全、质量、技术、文明施工交底。22项目每日例会时间每天下午；主持人项目经理；参加人项目经理、项目副经理、各职能主管、工长、其它管理人员；会议内容通报安全、生产、质量等方面情况，商量对策。23项目安全周会时间每周星期一早晨主持人项目经理参加人员现场全体人员会议内容总结上一周的安全生产情况、布置本周安全工作。24项目每月表彰例会时间每月一次（一般在每月的第一周星期一）主持人项目经理参加人现场全体人员会议内容奖励安全无事故工人，表彰先进班组，总结上月现场管理情况。布置本月安全生产工作。25项目大检查时间每周一上午主持人项目经理参加人项目副经理、生产、安全、质量等主管、各工长、各质检员、安全员、保卫干事等。会议内容施工现场标准化管理26项目成本分析会时间每月六号上午主持人项目经理参加人项目副经理、各主管、各工长会议内容分析上月成本、计划本月成本、下达成本控制指标。27民主生活会时间每月一次主持人项目书记参加人项目各共产党员会议内容学习党的文件，开展批评与自我批评。28生产调度会（可由922替代）时间每周一、每月17日会议内容每周生产计划，每月生产计划安排，检查、总结上周、上月生产计划完成情况，并布置下周、下月生产计划。主持人项目经理参加人工长以上的管理人员（含工长）3项目经理部非例行会议31项目成立大会时间项目经济责任状签订之后，工程开工之前。主持人项目经理参加人全体管理人员会议内容发布聘任名单，划定工作分工，进行合同交底，明确工作职责。32项目开工动员大会时间工程开工前主持人项目经理或公司经理参加人项目全体人员会议内部项目介绍、工作动员、重要制度申明。33图纸会审会时间工程开工之前主持人项目技术负责人或项目总工参加人项目经理、各主管人员、甲方代表、设计负责人、监理工程师。会议内容研究施工图纸，明确图纸变更处理的程序和责任。34进场教育会时间不定期主持人项目劳资主管、项目安全主管、保卫干事协助。参加人工长及进场工人或管理人员会议内容安全常识、治安及卫生要求，现场有关管理制度。35QC小组活动会时间一般利用晚上适当时间主持人QC小组组长参加人QC小组成员会议内容围绕活动课题寻找解决途径。第五章项目部每日情况的管理规定1项目部每日情况包括天气、环境卫生、质量安全、生产进度等方面的情况。2项目每日情况的处理包括以下几个方面21每日天气情况。每日天气情况由项目生产主管负责在前一天查询，当天早晨上班时核实，要及时将天气情况通报项目经理、项目各职能人员、栋号长、工长，必要时应提出以下处理措施A重点管理部位、注意要点；切实可行的预防措施；B防雨的注意事项、部位、责任人；C防风的注意事项、部位、责任人；D防冻的注意事项、部位、责任人。22每日生产完成情况。由项目统计责任人负责调查统计工程任务完成情况，督促检查生产进度计划的执行情况；23项目经理部管理人员出勤情况。由项目人事主管负责进行检查和登记。24项目工人和劳务人员出勤情况。由项目人事主管负责进行检查和登记。25项目每日进场材料情况。由项目器材主管负责进行检查和统计。26项目每日使用材料情况。由项目器材主管负责进行检查和统计。27项目每日机械使用情况。由项目器材主管负责进行检查和统计。28项目每日质量情况。由项目质量主管负责进行检查和统计。29项目每日安全情况。由项目安全主管负责进行检查和统计。3项目每日情况的通报采用“项目每日情况表”来反映。由各方面的负责人填写相关的情况，必要时，可以加上附录材料。所有的资料由项目行政负责人汇总整理后分送公司、分公司行政办公室、项目经理，并归档留存。4项目每日情况表必须在当天下班之前报出。情况反映的时间段是前一日12点到本日12点。通常情况下应用电子邮件将当天的情况表发送公司。当没有联网时，在分公司附近的项目，由项目行政负责人送到公司行政办公室。远离分公司的项目，必须于当天寄出（以邮戳为准）或送出。5项目每日情况报告必须绝对保证真实可靠。6项目部每日情况登记（详见附表）附表项目每日情况登记表年月日本日值班记录名称目标责任人效果天气气温、风向、风力、雨雪（阵、大、中、小）防范措施1、重点控制部位检查参观单位人数招待事故情况处理结果安全生产情况名称完成量单位劳务工长质量人员出勤情况缺勤姓名工程工作完成情况主要施工机械情况塔吊电梯砼泵管理人员出勤出差病假事假材料钢材水泥黄砂石子进场情况材料使用情况注材料情况可用“材料每日报表”代替第六章项目部的信息控制制度1项目部是一个临时性的组织，控制并管理好各种不同的信息，是项目管理正常运行的保证。2通讯联系方式21总则项目经理部对内对外联系（甲方、监理、地方政府、上级单位）统由项目行政事务部门主管。所有代表项目经理部外送的文件、函件、报表、报告等一般须经行政事务负责人审核并呈现请项目经理批准后，方能盖章送出。凡以项目经理部名义送出的文件资料应由项目资料管理员留底存档。凡项目上有关人员参加甲方、监理、上级单位、政府机关等方面举办的会议或有关活动取得的资料，反馈项目经理部后应立即上交项目行政事务主管进行审核处理，必要时应附书面汇报。对于不遵守信息管理规定，私自报送资料和遗失、隐瞒有关资料的，可由项目经理酌情处理。22文件信函往来。文件信函到达项目部后，由项目行政事务部门拆阅、分类登记、整理，呈请项目部经理阅示，然后根据项目部经理的批示办理或督办文件规定的事项。私人信函由私人亲自拆阅。外发的文件或信函应首先经项目行政事务负责人核稿，然后送项目部经理审阅，经项目部经理同意后，即可安排打印、装订、盖章、封装后送出。外送文件和信函应将原件留存归档。当信函或文件只有独立一份时，应复印留底归档。23电传和电报收到电传或电报后，应进行登记，收件人是项目部时，应立即呈请项目部经理阅示，当收件人是私人或部门时，应及时送达本人或部门。项目外发电传和电报时，应经过项目部经理批准，电传和电报的原件应登记后留存归档。24地址及通讯联络方式。项目部成立并开展工作后，应及时编制本项目的主要人员、职责分工、联络方式的文件送达有关各方。同时，项目行政事务负责人应调查并拟定甲方、监理方、地方政府、社会关系、上级部门的地址、负责人、联系电话、传真、传呼、电子信箱等内容的清单，分发项目部各主要人员，以便及时取得联系。25控制与管理。文件和资料由项目部行政事务负责人主管。文件和资料的保管与归档由项目经理部资料保管员负责。对于来往信件，要进行登记形成文件目录，注明来文机关（或来文人），以及文件的主要内容或标题。（详见项目部收发文规定）3日常资料的传送31与甲方、监理、地方政府、其它联系单位的往来联系函、报告、变更、签证、会议纪要由项目行政事务部门统一处理。有关文件资料必须先经项目行政事务负责人审核，经项目部经理同意后，留存一份归档，然后复印一份交由具体的职能人员负责办理。32报送上级主管单位的报表、报告，也应在项目部经理同意后，复印留存一份归档，盖章后送出。33项目部内部文件和资料的分发，由项目经理部制定文件分发表（见附表）。依表进行发放。4电话项目部的电话日常管理由项目部行政事务部门主管。外来电话应进行登记，打出的电话也应进行登记。5电子信函已设立电子信箱的项目，项目行政事务部门应每天查看信箱，收取邮件，对于收到的邮件要登记、打印、呈批、催办。项目对外发出的电子信件，要按由发文的规定进行管理。6会议记录项目部的重要会议有安全会议、生产会议、成本会议、图纸会审会议、政治思想工作会等。重要会议应由项目行政事务负责人或指定人员作好记录，形成会议纪要或决定，经项目部经理签发后分发到有关各处。其中生产会议一般由项目生产主管总结撰写。7一般参照一般参照包括图纸和资料上的缩写和略语，应由项目部技术负责人总结形成文件，以便项目有关人员查阅。8变更合同、设计变更、技术复核、工程签证是直接涉及项目预算和进度的重要事项，必须谨慎处理，并严格保存好原始资料。以上各项工作由项目部经理直接负责。81合同变更的具体工作由项目部的合同预算负责人主管。有关合同变更的文件资料应及时送项目部经理审阅，并送项目行政事务管理负责人处备份归档。合同变更的内容要及时传递到有关各岗位。82设计变更、工程技术复核的具体工作由项目技术负责人主管。有关设计变更、工程技术复核要备份归档，并及时将信息传递到有关各处。83工程签证的具体工作由项目生产负责人主管。签证资料应及时备份归档和传递。9工作记录项目部工作记录采用施工日志形式。91整个项目部的施工日志由项目技术副经理负责填写；92各单位工作的施工日志由相应的栋号他或工他负责填写。93施工日记一月一交。每月25日各填写责任人必须将施工日记交项目资料负责人处，同时领取空白的日记本。施工日记的填写由项目行政事务负责人进行监督和检查。日记的填写质量作为各责任人的工作考核依据之一。10、设计文件101工程设计文件由项目部资料保管员保存完整的一套。设计文件先呈送项目部技术副经理审阅后处理。生产中所需的设计图纸可由项目复制。102栋号他或工他、技术员领取设计图纸后应仔细保管，严禁损坏或丢弃。下达施工任务时应自己绘制施工详图，不得将图纸交由班组或工人自己。栋号他或工他、技术员承担的施工任务完成后，应将图纸回交资料负责人处。损坏、丢弃图纸要按每张图纸100200元赔偿。103设计变更是设计文件的一部分，连同设计文件的发放应进行详细的记录。11文件资料分发表（详见附表）项目部正式成立后，应由项目部行政事务负责人参照本规定制定项目部的文件资料分发表，经项目经理批准后发布，用以指导项目部文件资料的发放。附表项目文件分发参考表文件符号Y原件F供传阅的复印件E供认可用T附函AR需要时提供凡项目以外的文件都应注明项目经理项目副经项目副经项目生产项目合同预算项目器材项目质量项目质量项目安全项目财务项目劳资项目行政事务栋号他或主工他分包商甲方监理工程师分公司工程承包合同分公司FFFARARFAR项目承包责任状分公司FFFFFFFFFFYF施工组织设计FFFFFFFFFFYFFF项目总进度计划YYYYYYY项目预算书YFYFFY项目名称制订人时间签发人时间第七章项目经理部印鉴管理1项目经理部印鉴在项目经理部成立时，以局名义承接的项目由局办公室配给，以公司名义承接的项目，印章由公司办公室配给，因工作需要刻章，项目经理部向局、公司办公室申请后，由办公室负责刻制配发。项目经理部撤销后，印鉴收回局、公司办公室，由办公室移交档案部门保存。2项目印鉴由项目经理部综合办公室主管负责保管。3项目印鉴的使用一律由项目经理或项目书记签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此规定造成后果由直接责任人负责。项目承包基数测算书分公司FFFF设计文件（图纸）甲YYFFFY变更甲FARFFFFFRFARFFF技术复核FFFFFFYFARFFF签证FFFFYFFFF工程进度计划YYYYYYYYYYYYARYYY工程进度月报FYYYYARY项目成本管理资料FYYY会议纪要YYYYYYYYYYYYARYYY项目管理规定分公司FFFFFFFFFFFF质量体系文件分公司FFFFFFFFFFFF4项目上所有需要盖印鉴的介绍信、证明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询存档。5非特殊情况一般不准携带项目印鉴外出，携带项目印鉴必须经项目经理审批签字，做好印鉴登记，双方交接签字后，方可携带外出。6确需开具时，必须经主管的项目领导签字方可开出，持空白介绍信外出工作归来必须向项目经理部汇报介绍信的用途，未使用者必须交回。7盖章后出现的意外情况由批准人负责。第八章项目部图表的使用管理1图表是一种设计好统一格式的带有固定信息，并留有空白以备记载可变信息的文本。2项目经理部所使用图表的种类21行政事务管理用表；22财务及成本管理用表；23生产管理用表；24技术管理用表；25安全管理用表；26质量管理用表；27材料管理用表；28机械设备管理用表；29其它用表。3图表管理的原则31实用性原则；32标准化原则局（公司）各项目所使用的图表必须统一；33有效性原则；34集中控制性原则。局、公司行政事务部门是图表的主管部门，项目行政部门负责本项目经理部的图表管理。4图表的来源41局、公司配给。当项目经理部成立时，局、公司行政部门应配给项目必要的图表，以备项目管理过程中使用所需。42向地方有关部门购买。凡地方政府有强制要求（文件依据）必须使用某一方面统一的表格时，可以就地采购表格。但表格式样必须同时上报局、公司行政办公室。43自印表格。项目经理部可以根据项目实际需要自行设计一些图表，由项目行政部门负责印制和保管。5图表的管理51项目行政部门应密切与局、公司行政部门保持一致，按照局、公司的统一要求做好图表使用的标准化。禁止随意设计和使用表格。52项目行政部门应对使用的图表进行登记（见附表），以便真实掌握图表的使用情况。53对外报表要由项目行政部门统一报出。并做好登记。（见附表）54项目上有关职能人员使用表格应经过申请。55每年由局、公司行政部门进行一次图表使用情况的调查，以便及时更新和使用图表合理化。56新设计的图表必须经过审批才能使用。第九章项目部办公财产的管理1项目部的财产管理分为四大类11办公事务用品桌椅、公文柜、电脑、打印机、电话机、手机、复印机等；12临时设施等13机械设备（按项目机械设备管理办法执行）；14原材料及构配件、工具（见项目材料管理办法）。2办公用具的配置21配置应本着节约、实用的原则，能不配的尽可能不配。22手机、电话机、对讲机、传真机、电脑、复印机、空调、经理办公桌、沙发、电视机、照相机、录像机等大件物在项目上的配置实行审批制度，纳入施工准备的工作范围。一律按局、公司有关规定配给，项目经理部不能私自购买。23桌椅、公文柜、热水器、茶具等其它办公用品（小件物）可由项目自行购买。24当项目完工后，项目经理部即将撤消时，项目应将原配置的物品归还局、公司。局、公司可以根据损坏情况和折旧情况增加项目的成本。对于项目自行购买的物品，由局、公司行政部门查收。25凡是项目经理部公用的办公用品，当项目经理部撤消时，项目经理部不能私自出卖，只能按上述方法处理。3项目部的临时设施31项目经理部的临时设施一律按项目成立初期，经局、公司审批的临时设施计划建造。所有费用由局、公司承担。32当项目经理部扩建或装修临时设施时，必须向局、公司请示。不经批准擅自扩张或装修的，分公司可以处以23倍的罚款，并扣减项目经理30的兑现奖。33项目临时设施的日常维修由项目经理部负责。4项目办公用品的采购必须按照材料采购中的有关规