易巧毕业论文--论excel在财务报表中的应用（可编辑）

易巧毕业论文论EXCEL在财务报表中的应用湖南软件职业学院毕业设计作业题目论EXCEL在财务报表中的应用学生姓名易巧学号201106090327院系经济管理学院专业班级会计1103班指导教师肖刚2013年12月内容摘要EXCEL是一款优秀的电子表格软件,具有强大的数据处理功能,如在一个单元格中创建数据图表,快速定位正确的数据点,随时随地访问电子表格,通过连接、共享和合作完成更多工作,为数据演示添加更多高级细节,利用交互性更强和更动态的数据透视图,轻松便捷的完成工作,本文着重介绍用EXCEL来处理会计报表,如编制新会计报表、汇总会计报表等。用EXCEL处理报表可以大大提高报表处理的效率和准确性。本文就这些具体方法进行了介绍,包括EXCEL概述,利用EXCEL编制新会计报表,利用EXCEL汇总会计报表,利用EXCEL和局城网实现网上合并会计报表。关键词EXCEL会计报表编制汇总目录一、EXCEL定义、原理和工作方法2一EXCEL的定义2二EXCEL的工作原理2三EXCEL的工作方法2二、EXCEL财务工作运用中的现状2一常规报表的编制2二内部监管的运用3三管理的运用4三、运用EXCEL编制财务报表5一编制会计报表5二绘总会计报表5三网上汇总报表7四、论EXCEL在财务报表中的实际应用7一EXCEL在资产负债表中的应用7二EXCEL在利润表中的应用8三EXCEL在现金流量表中的应用9结论11参考文献12附录13致谢16论EXCEL在财务报表中的应用一、EXCEL的定义、原理和工作方法一EXCEL的定义EXCEL是一款拥有大量用户的优秀电子表格软件,具有强大的数据处理功能,而会计报表恰恰包含了各种数据。因此,可以利用EXCEL进行会计报表的处理,如编制新会计报表、汇总会计报表、网上合并会计报表等,可以大大提高报表处理的效率和准确性,本文就这些具体方法作一些介绍。二EXCEL的工作原理首先明确EXCEL模型需要完成什么任务,确定完成该任务采用的方法如何实现然后运用EXCEL工具建立工作模型,该模型应包括原始数据、业务处理的计算公式、模型约束条件三部分最后计算机按数学公式和约束条件自动完成模型求解,并用适当形式表示结果,进而分析得出结论。三EXCEL的工作方法数据表分析法主要以表格的形式通过设计数据模型、采集数据并对模型求解形成数据报告,通过编辑工作表、分析评价等过程完成业务处理。财务管理工作中进行格式设计的数据表包括表标题、表头、表尾和表体固定栏等内容,用EXCEL、设计数据表就像在一张网格纸上画表格。标题、表头、表体等内容要按照需要安排在相应单元格中。数据的采集渠道一种是直接输入,另一种是从外部获取。直接输入数据可以直接在表中输入或通过公式生成。从外部获取数据可以从数据库、其他工作表或互联网上获得。一张工作表建立后要根据需要进行编辑,以达到最佳效果,主要包括输入和审核数据,设置单元格格式,调整行间距和列宽向工作表中添加其他内容等。二、EXCEL在财务工作运用中的现状一常规报表的编制1编制报表是会计工作中最为常见而繁重的手工劳动,具有种类繁杂,编制工作量大,容易出错等特点。编制报表是EXCEL最常用的功能,XLS格式的报表具有编制简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。工作表命名建立新工作表后,用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏,输入报表的名称或简称。如上述报表输入“X月份资产负债表”。2对于较为复杂而且有相关数据来源的报表,可通过数据转换的方法编制报表。具体办法为先打开需编制报表的空白表如资产负债表,用EXCE1程序打开数据来源报表如会计月报表中相关月份的DBF格式文件并删除无关数据和无关行列后,将其用转移复制的方式移至与需耍编制报表同一个工作簿里,通过在两张报表之间,设置相关单元格的相关函数关系,直接编制报表。这种编制报表的好处在于简便、准确,适用于常规报表的编制。数据保护对于重要的报表,必须进行数据保护,以防他人篡改。具体办法是选择工具栏的保护功能,输入密码后,即可对报表进行保护。编制XLS格式工作表应注意以下几点相同格式或内容的单元格尽量用复制的方法鼠标的右键是快捷键,很多常规操作都可以用它来执行变换数据格式和复制数据时,要注意格式的规范,对于不规范格式,可在几张空白表中移动整理多运用菜单栏和工具栏的工具,常会得到意想不到的结果。它的技巧在于函数关系的科学设置和格式的规范整理。二内部监管的运用内部监管是会计工作的重要环节,是确保账务安全的重要手段。对需逐笔核对的报表数据进行监管是件繁重的手工劳动,而且容易造成遗漏和差错,影响监管的质量。EXCE12000强大的运算功能可以解决这一矛盾。通过对不同来源的数据通过运算将相同内容的不同数据进行比较、核对从中发现存在的问题。现以编制贷款利息核对表为例加以说明。在日常监管中,核对利息是一项繁杂的常规工作,既要逐笔计算利息又耍逐笔钩对,工作量大,容易出错。而用XLS格式工作表,可以解决这一问题。先从UNIX前台数据库里用“DOSCP”命令提取结息日利息清单和存、贷余额表的文本文件用WORD程序转换成D0C格式文件并对页面进行设置如余额表选择420X594,使其便于提取有用的数据对无用的内容包括行、列进行删除,有序地保留有用的内容如余额表中的账户、户名、利率、积数等,利息清单中的账号、积数、利息等用“ALT”组合键提取相关内容数据复制到XLS格式的工作表中,对不同来源的相同内容的数据设置比较关系式如相减,直接进行比较,并及时比较结果,分析存在的差异,发现问题,解决问题。运用相同的办法,可编制“存、贷款利息分析表”。需要注意的是数据的来源尽量原始,以保证数据的准确性不同数据的比较,要注意数据内容的同一性大量数据的转换由于电脑运行速度的原因,需要时间等待,若电脑运行速度不够,可分步转移复制数据用XLS格式打不开的其他格式数据,可用WORD的D0C格式打开并整理后再复制到XLS格式的表格里,或用EXCE12000的其他编码打开并整理成规范的XLS格式的表格。编制此类报表的技巧在于不同类型数据之间的转化和移动复制和复合ALT的运用。大量数据的手工输入工作效率低,易出错,通过数据的转化可以大量输入数据,而且不易出错。三管理的运用会计日常管理工作的特点是繁而杂。有很多临时性而且无规则的表格需要编制,容易出现资料保管不全,工作深度和广度不够等问题。运用EXCE1,可以系统地、有序地、详尽地开展工作,而且具有资料实现无纸化,易于保存,工作效率高等优点。现以运用EXCE12000数据库的排序、数据筛选和查找等功能,传统的存款账户资料主要是指“开销户登记簿”,其存在的问题是资料收集不全,难以动态反映等,而存款账户信息表可以根据需要将账号、户名、存款利率、开销户时间、账号性质、登记表号码等相关信息给予纳入,较全面地采集账户的信息可以按月或季编制,动态反映实现无纸化,资料易于查询和保存。具体做法是新建EXCE12000文件后,根据需要设置纵向项目,参照前面介绍的做法,从前台数据库里整理提取存款账号、户名、开销户日期、利率、余额等内容,用转移复制的方法,移至新工作表内,对账号性质、人行登记号码等相关信息用直接填写的方法填制,编制存款账户信息表。在抓存款工作中,经常需要了解大户存款的具体情况,适时编制“大户存款情况表”,但由于账户众多,难于统计。在此简要介绍“大户存款表”的编制,以利解决此类问题。建立“大户存款情况表”空白表,从前台余额表中整理提取存款账号、户名、余额等相关数据,移至工作表中。用鼠标选定全部余额数据,用编辑栏的查找按钮,查找空格内容,用替换键将无余额栏全部替换成余额为零重新用鼠标选定全部数据,按TAB键,将光标移到所选择的余额列位,即余额栏,单击工具栏中的“降序”按钮,表格会按余额大小顺序排列用升序按钮则从小到大排列,显示账户情况若用鼠标选定全部数据,选择数据栏的“筛选”“自动筛选”命令,系统将在每个列位旁边增加的筛选条件下拉框,拉下“余额”栏按钮,选择“自定义”大于一定数额如100万元的条件,系统会显示余额大于100万元的存款户情况。至此“大户存款表”编制完成。在日常工作中,常常需要了解企业贷款的到期情况,在此简要介绍“贷款到期情况表”的编制。建立“贷款到期情况表”空白表,从前台的贷款余额表整理提取企业贷款的账号、借据号、尚欠金额、到期日等相关数据,移至工作表中。用前述办法,使用找替换功能,先用“0”替换到日期中的“/”符号,用筛选自动筛选功能,选择某年月的相应数值如“2000001001000001031”,即选择大于和小于某年月的相应数值的条件,系统会显示所选定到期日为年月如2000年元月的贷款情况。编制此类非常规报表,应注意以下几点报表格式设计要科学合理相关数据的选择耍全面、准确,无关数据不予选用运用筛选功能时,为便于查阅,对显现的工作表可复制到新的表格中制作表格时,工作表的名称应在最后输入。它的技巧在于替换符号和筛选条件数值的选择。三、运用EXCEL编制会计报表一编制会计报表会计工作当中需要大量的会计报表,遥静态报表和动态报表,有月报、季报和年报,此外还有大量内部会计报表,这些报表的格式和编制方法各不相同。因此,尽管市面上有许多财务软件,但不一定能够满足企业的全部需要。特别是一些涉及政策性较强的部门,其报表的个别科目名称会随不同的时期发生一定的变化。而且目前市场上财务类软件价格还比较昂贵,一般中小企业难以承受。EXCEL制作会计报表则能满足企业报表特别是一些内部报表和临时性报表的需要。二汇总会计报表上级财会部门需要将下级单位的报表进行汇总,以前这项工作要靠手工完成,是一个繁琐、繁重、极为耗时的工作。使用EXCEL进行汇总可以大大提高工作效率具体操作时,有两种方法一是由汇总单位根据下属单位的分报表输入原始数据并进行汇总二是由下属单位填制规定格式的EXCEL分报表,由汇总单位汇总。如果下属单位不具备计算机操作条件,可以采用第一种方法。如果下属单位具备计算机操作条件,应采用第二种方法,不仅可以减少汇总单位输入数据的工作量,减少输入错误,还可以和报表的计算机管理结合起来。1由汇总单位输入数据进行汇总首先,根据下属单位的多少复制出于报表。先在工作簿中插入空白工作表。选择“工具”菜单中的“选项”命令,出现“选项”对话框,单击“常规”标签,在“新工作簿内的工作表数”的数值框内输入想要的工作表数目在一个工作簿里量多可包含255个工作表后单击“确定”。再单击“文件”点击“新建“工作簿”,即出现想要的工作表。然后为工作表重新命名,可将第一个工作表标签改为“00”,制作好会计报表表样将下属单位依次编号为“01,02,03,04,05,30假如有30个下属单位,井相应更改其工作表标签名称。然后将已经编制好空白样表的“00”工作表复制到其余的工作表中。可按下述方法进行操作1打开被复制的工作表即“00”工作表2按“CTRLA”圹或单击工作表左上角行号与列号相交处,选定整个工作表,选择复制命令3单击第一个空白工作表标签“01”工作表,按住“SHIFT”键点击最后一个工作表标签“30”工作表,即选中所有要复制的工作表4单击要复制工作表左上角行号与列号相交处,使用“粘贴”命令,即复制出多个相同内容的工作表。然后,填写汇总公式。在“00”汇总工作表中汇总的第一个需要汇总的单元格中输入公式“SUM0130B4”,后面的“B4”指该单元格名称然后将此单元格公式复制到其他需要汇总的所有单元格中。复制可采用快捷方式选中该存放公式的单元格,移动空心十字光标至单元格右下角,待光标变成小实心十字时,按住鼠标左键沿列对行计算时或行对列计算时拖动,至数据结尾完成公式的复制。这样,一张完整的汇总工作表就制作好了。最后,将下属单位的报表数据输入到相应的工作表中从01到30,所有的汇总工作就自动完成了。2下属单位填制分报表,汇总单位汇总第一步,设计共享工作簿。打开上面介绍的制作好的汇总报表的工作簿,单击“工具”菜单中的“共享工作簿”选项,在“共享工作簿”对话框中单击“编辑”选项卡,选中“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框。再单击“高级”选项卡,在“修订”栏中选定“保存修订记录”单选按钮,然后在文本框中输入天数根据报表修改及报送时间设定,单击“确定”按钮。这样,一个可以汇总的共享工作簿就设计完成了。第二步,为下属单位复制报表。单击“文件”菜单中的“另存为”选项,为其他下属单位制作共享工作簿的备份,并为每个备份取不同的名字,发往下属单位如果下属单位未联网,则可用软盘,由下属单位在自己编号的工作表中填写数据。为防止下属单位随意更改其他单位报表,可分别将其他单位编号工作表设为保护全部状态。第三步,汇总报表。收到下属单位填写好的报表后,放在同一个文件夹中,打开制作备份时的那个共享工作簿,单击“工具”菜单中的“合并工作簿”,此时会出现提示保存共享工作簿。在。将选定文件合并到当前工作簿”对话框的文件列表中,将下属单位报送的报表备份选中按SHIFT键依次单击各个文件名,单击“确定”按钮后,所有的工作即自动完成。三网上绘总报表如果各个单位都已联网,那么就可以通过网络实现自动传递数据,自动汇总了,可以进一步提高效率。基本原理是利用EXCEL可以在不同的工作簿文件中建立链接关系的功能,在汇总报表工作簿文件和下属单位报来的分报表工作簿文件之间建立链接关系,只要将下属单位的报表文件拷贝到指定的目录下,汇总报丧工作表就会自动完成数据的刷新,自动完成汇总工作。同时,利用网络传递下属单位的EXCEL格式的工作簿文件,将其拷贝到指定的目录下,自动完成报表的合并。设计思路是建立一个汇总工作簿,第一张表为汇总工作表,其后是各个下属单位的分表把下属单位传送来的报表文件存放在指定的目录中,再将汇总工作簿中的分表和指定目录中对应下属单位的工作簿文件建立链接关系将下属单位的报表数据引用到对应的分表中最后将汇总工作簿的分表数据用求和函数汇总到汇总工作表中,形成汇总报表。四、论EXCEL在财务报表中的实际应用一EXCEL在资产负债表中的应用资产负债表就是财务状况表,是反映企、事业单位在一个财务年度内的财务状况,即资产、负债和权益的分布状况,资产负债表是主要会计报表,通常在会计期末报出。填列资产负债表中财务数据是有规律的极少数科目在某些时候需要根据情况分析填列,据此,我们可以利用EXCEL公式,按照规定进行自动取值,从而生成我们需要的资产负债表,免去我们在决算时录入数据的麻烦。其步骤是新建资产负债表打开账簿插入工作表命名为“资产负债表”。表头设计A1中输入“资产负债表”A2中输入“填报单位”C2中输入“填报日期”E2中输入“数据日期”G2中输入“填报人”H2中输入“单位元”。A3中输入“科目编号”B3中输入“资产部类账户”C3中输入“期初余额”D3中输入“期末余额”E3中输入“科目编号”F3中输入“负债部类账户”G3中输入“期初余额”H3中输入“期末余额”。表身编制第一步,录入总账科目的科目编号和科目名称。按照总账明细账表中对应的总账科目的编号和名称进行录入,尤其是科目编号必须完全一致,否则会导致资产负债表生成错误数据。如实例表9资产负债表1和表10资产负债表2中,B4中输入“资产类账户”A5中输入科目号“101”B5中输入科目名称“现金”A6中输入科目号“102”B6中输入“科目名称”,其余科目号和科目名称也同样输入。说明这里我们采用的是账户式资产负债表结构,其分布是左右两部分,左边列示资产和支出,右边列示负债、净资产所有者权益和收入,结果最后,资产部类各项目的合计等于负债部类各项目的合计。第二步,输入各类账户和部类账户的期初余额和期末余额的总和公式。C4中输入总和公式“SUMC5C15”复制到D4单元格,用于统计资产类账户的年初余额和期末余额。C20中输入公式“SUMC21C30”复制到D20单元格,用于统计支出类账户的年初余额和期末余额。G4中输入总和公式“SUMG5G12”复制到F4单元格,用于统计负债类账户的年初余额和期末余额。G13中输入总和公式“SUMG14,G17G21”复制到F13单元格,用于统计净资产类账户的年初余额和期末余额。这里要注意本合计公式的单元格区域是不连续的,因为表中的事业基金科目下设置了二级科目一般基金和投资基金,所以净资产类账户的期初余额和期初余额的合计公式中,要把二级科目的数据剔除在外,否则,下面的部类账户总和结果会出现不平衡。G22中输入总和公式“SUMG23G30”复制到F22单元格,用于统计收入类账户的年初余额和期末余额。B31中输入“资产部类总计”C31中输入公式“SUMC4,C20”复制到D31单元格,用于统计资产部类账户的年初余额和期末余额的各总和。F31中输入“负债部类总计”G31中输入公式“SUMG4,G13,G22”复制到H31单元格,用于统计负债部类账户的年初余额和期末余额的各总和。第三步,编制总账科目的期初余额和期末余额的取值公式。C5中输入公式“SUMIF总账明细账A4A500,资产负债表A5,总账明细账C4C500”CTRLC复制C5单元格公式选中全部总账科目对应的年初余额和期末余额单元格CTRLV粘贴。二EXCEL在利润表中的应用利润表是指反映企业在一定会计期经营成果及其分配情况的会计报表。企业的经营成果通常表现为某个时期收入与费用配比而得的利润或亏损。为了正确地反映企业的利润和亏损,编入利润表的必须是按照收入确认原则确定的当期收入和配比原则确定的与之相应的费用。虽然各个国家对利润表的格式要求并不同,但主要可以分为单步式和多步式两种。建立利润表的具体操作步骤如下。建立表头。利润表的表头和资产负债表的表头类似。建立利润表。利润是利润表的主体,是指企业在一定经营时间内的成果,包括收入、毛利润、净利润和利润总额等,如图267所示。在图267中,可以在B12单元格中输入公式“B7B8B9B10B11”在B17单元格中输入公式“B12B13B14B15B16”在B19单元格中输入公式“B17_B18”。然后通过自动填充的功能来填充C12、C17、C19的单元格,如图268所示。在其他的单元格中输入数据,则前面输入公式的单元格则会自动更新数据,如图269所示。利润的分配。前面讲到了如何制作利润表,但通常也可将利润分配表附在利润表的后面。下面讲解如何将利润分配表置于利润表中,利润分配表中的项目如图270所示。在利润分配表中输入相关数据,然后在B22单元格中输入公式“SUMB19B21”在B29单元格中输入公式“B22_SUMB23B28”在B34单元格中输入公式“B29_SUMB30B33,O然后通过自动填充功能复制公式到C22、C29、C34,如图271所示。数据分析。同资产负债表一样,也可以对利润表中的数据进行分析,输入需要分析的项目如图272所示。在B35单元格中输入公式“C20C34”在B37单元格中输入公式“IFB190,“,B23/B19”在B38单元格中输入公式“IFC190,“,C23/C19”在B3单元格中输入公式“IFB190,“B24/B19”在B40单元格中输入公式“IFC190,“,C24/C19”在B41单元格中输入公式“IFB170,“”,B18/B17”在B42单元格中输入公式“IFC170,”“,C18/C17”。在B36单元格中,需要用到比较资产负债表中的数据,此时先输入“0”。三EXCEL在现金流量表中的应用建立表内外链接。打开EXCEL,根据企业会计准则设置两张工作表,即“现金流量表工作底稿”和“现金流量表”。包括建立表内链接和现金流量表表内链接两部分。第一,现金流量表工作底稿表内链接。“资产负债表资料”表内链接,主要是根据表内项目的勾稽关系建立链接。资产“减少或增加”栏链接C5D5E5C6D6E6C7D7E7其他依此类推。负债与权益“增加或减少”栏链接D26C26E26D34C34E34其他依此类推。“利润表资料”表内链接G8G5G6G7G13G8G910G11G12G21G13G14G15G18G19G23G21G22“现金流量项目”表内链接C46D46E46G46C54D54E54F54G54G56G51G57E17先建立主表项目各栏链接,然后再补充资料各栏链接E21SUME6E20E42E38E39E40E41。第二,建立表外链接。就是建立现金流量表与现金流量表工作底稿之间的链接,以便自动生成现金流量表。填制现金流量表,先要填制现金流量表工作底稿。在填制现金流量表工作底稿时,凡是带蓝底色的方框不需填写,只需填写不带颜色的方框。资产负债表资料填写时,资产负债表资料各栏数字根据同期资产负债表各对应项目的期初数、期末数填写。利润表资料填写时,利润表资料各栏数,大部分根据同期利润表对应项目填写,但其中处置非流动资产收益、处置非流动资产损失、固定资产报废损失等3个项目需要根据营业外支出明细账分析填写。现金流量项目表填写时,税费返回收到的现金项目,根据应交税金明细账分析计算填写收回投资收到的现金项目,根据有关投资账户的贷方发生额分析填写取得投资收益收到的现金项目,根据投资收益明细账分析计算填写处置非流动资产收到现金项目,其内容包括处置固定资产、无形资产和其他长期资产等收到的现金,根据有关资产处置明细账分析计算填写吸收投资收到的现金项目,根据实收资本、资本公积等明细账分析填写取得借款收到的现金项目,根据短期借款、长期借款等明细账的贷方发生额分析填写支付职工工资等的现金项目,反映支付职工工资及为职工支付的所有现金,接着可填制现金流量表。在完成现金流量表工作底稿后,现金流量表的绝大多数项目的数字已经自动生成。只有少数几个项目需要补充填写,对于没有发行债券和融资租入固定资产的企业,不涉及现金流量的重大投、筹资活动等相关项目不需要填写对没有短期对外投资的企业,现金等价物期末余额、期初余额项目也不需要填写。本表填写的重点是其他经营活动收到和支付的现金两个项目,收到其他经营活动的现金项目,主要有企业收到政府补贴费、接受捐赠款、存款利息收入等,根据财务费用、营业外收入等明细账分析填写支付其他经营活动的现金项目,主要反映企业以现金支付的罚款、差旅费、业务招待费、保险费等,根据管理费用、销售费用等明细账分析计算填写。在填写这两项目时,除了要保证数据来源的准确外,还注意现金流量表的平衡关系,保证主表部分经营活动产生的现金流量净额与补充资料部分的经营活动产生的现金流量净额相等。结论用EXCEL应用于会计报表,具有几点优势1在一个单元格中创建数据图表在一个单元格中创建数据图表2快速定位正确的数据点,随时随地访问电子表格3通过连接、共享和合作完成更多工作4为数据演示添加更多高级细节5更轻松更快地完成工作,利用更多功能构建更大、更复杂的电子表格6可对几乎所有数据进行高效建模和分析7通过EXCELSERVICES发布和共享。参考文献1谢柏青,张健清,刘新元EXCEL教程M北京电子工业出版社,20062美凯瑟琳EXCEL的成本与管理会计M北京中国人民大学出版社,20093欧阳电平会计电算化M武汉武汉大学出版社,20054戴德明,林钢,赵西卜财务会计学M北京中国人民大学出版社,20065张炳君,等