公司财务档案管理制度方案

公司财务档案管理制度方案财务档案作为企业经济活动的和财务走向的一个反应和真实记录，是一个单位企业的经济状况的重要体现所在，财务档案的管理工作就显得尤为重要。下面爱汇小编整理的公司财务档案管理制度方案，供你参考。公司财务档案管理制度方案范文一第一条为进一步加强会计档案管理,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，根据公司法企业财务管制度及会计档案管理办、法等法律、法规的要求，结合我司实际情况，特制定本管理办法。第二条公司各级财务部门应严格履行财务职责，负责本公司的会计档案管理办法的具体实施。第三条本办法适用范围集团所属公司应遵照本管理办法执行。第四条财务主管必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材料和证据，具体包括一会计凭证类原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。二会计账簿类总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。三财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。四其他类财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政策、管理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。第六条会计档案的装订和保管1、每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，凭证用绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。2、会计档案的装订。会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。3、会计档案的保管。会计档案由财务主管指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案由财务会计部门保管1年，期满后应由财务部门编造清册移交本公司档案部门保管。第七条档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。第八条会计档案的借阅1/31、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出。如有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计机构负责人会计主管人员批准。2、公司外部单位借阅会计档案时，应持有该单位正式介绍信，经被借阅单位会计主管人员和单位领导人批准后，方可办理借阅手续。本单位内部人员借阅会计档案时，应经本人所在单位财务主管或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。公司总部部门因工作需要须借阅各分子公司会计档案时，应经公司财务总监和被借阅单位财务主管批准后，方可办理借阅手续。以上所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。格式如下查阅会计档案登记备查本借出日借阅部借阅/复制核准凭证本数编凭证起讫归还日备期门人人号号期注3、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。如有特殊情况，须经本单位领导和财务主管批准后方能携带外出或复制原件。4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。5、所有内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理员全程陪同，借阅地点仅限本单位档案室或财务部门。第九条会计档案的保管期限严格按照会计档案管理办法执行。相关会计档案保管期限如下序号一123二45档案名称会计凭证类原始凭证记账凭证汇总凭证会计账簿类总账明细账保管期限15年15年15年15年15年备注涉及外事的会计凭证为永久保存包括日记账2/3678三910四11121314151617日记账固定资产卡片辅助账簿财务报告类月、季度财务报告年度财务报告决算其他类会计移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册银行余额调节表银行对账单会计政策管理制度第十条会计档案的销毁15年15年3年永久15年永久永久15年15年10年10年现金和银行存款日记账保管25年固定资产报废清理后保管5年包括各级主管部门汇总财务报告包括文字分析包括文字分析1、会计档案保管期限满，需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册，经本单位领导审查，报请集团总裁、董事长批准后销毁。但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。2、销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对各单位销毁会计档案时应由档案管理部门和财会部门共同派员监销，上级主管部门派员监销。3、会计档案销毁后，经办人在销毁清册上签章，注明已销毁字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。第十一条奖惩办法对会计档案保管较好，有突出贡献者，予以奖励。对违反会计档案管理者，视情轻重，予以行政处罚，情节较严重者由司法机关追究刑事责任。第十二条本管理办法未涉及到的其他事项按有关规定执行，本办法解释权归公司财务部门。公司财务档案管理制度方案范文二第一章总则第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。第二章会计档案管理第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。具体包括1会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。2会计账簿类总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。3财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。4其它类会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。第四条每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。1/4第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁1编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。3集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。第三章年度会计报告及审计资料管理第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。第四章资金类档案管理第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。2/4第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。第五章预算档案管理第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。日常往来财务文件、第六章日常往来财务文件、决议档案管理第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括内部请示报告、内部通知股东会决议董事会决议等外部文件包括公司同外单位之间的所有国、内外往来文件。第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。第七章合同档案管理第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。第三十三条合同文档须指派专人负责。第八章附则第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。公司财务档案管理制度方案范文三一、会计档案管理的定义会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的范围会计档案的范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映各公司经济业务的重要史料和证据。具体包括1会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2会计账簿类总账、明细账、日记账、固定资产卡片以记账凭证和原始发票代替、辅助账薄和其他会计账薄。3财务报告类月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4发票类增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。5其他类银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应当保存的会计核算专业资料。三、会计档案的立卷各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。一会计凭证案卷号1连续流水号，连续流水号每年从1开始连续1、记账凭证于每月结账日2月为最后一天，12月或春节月份根据通知要求，其他月均为30日后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目每月20日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档2、整理凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付讫章及有关部门人员印章是否齐全3、摘除凭证内的金属物如钉书钉、大头针、回形针，将大的附件按凭证大小折叠好，避开左上角装订位臵，便于翻阅4、在每本凭证上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉线装订，并将装订处粘贴覆盖5、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码，会计主管人员、凭证审核人员和装订人员骑缝处签章6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜保存7、出纳不得装订凭证。二会计账簿案卷号2连续流水号1、会计账簿每年打印一次，在第二年的3月底前必须将所有明细账打印完毕，并整理归档2、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目资产、负债类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以外的其他科目明细账打印至二级3、账簿整理账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账页数齐全，序号排列连续4、会计账簿的装订顺序1会计账簿装订封面2账簿启用表3账户目录、备考表4按本账簿页数，顺序装订项页5会计账簿装订封底5、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资产卡片。三会计报表案卷号3连续流水号独立核算体次年1月份将上年12个月月度会计报表按照资产负债表、损益表、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后，入柜保存。合并报表及各核算体年报需在次年2月份按上述要求装订完成。四其他会计档案立卷1、发票类增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附认证结果通知书、认证结果清单并加征税/扣税单证汇总封面后装订成册，具体装订要求同记账凭证除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联或记账联均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易见处注明开票期间、发票或收据号码段。2、其他类银行余额调节表须每月打印后签字独立核算体由主办会计签字，公司由财务负责人指定的专人签字银行余额调节表与银行对账单分银行，按112月顺序装订成册其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。四、会计档案的归档保管1、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管理员。会计档案管理员负责全部会计档案的整理、装箱、保管、调阅、销毁等一系列工作。2、出纳人员不得兼管会计档案。3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类，且以下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化档案名称的，可比照类似档案的保管期限。详见附表。1保管期限为3年的月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案借阅登记清册。2保管期限为5年的银行存款余额调节表、银行对账单。3保管期限为10年的月度纳税申报表。4保管期限为15年的会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账以外的其他账薄、会计移交清册。5保管期限为25年的现金日记账和银行存款日记账。6保管期限为永久的固定资产卡片以记账凭证和原始发票代替、年度财务报告、年度纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。五、会计档案保管清册的建立1、根据会计档案立卷编号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。六、会计档案的借阅使用规定1借阅对象财务人员、法务部、审计部、外审机构等。2借阅地点除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门店的办公区域内，不得将会计档案携带外出如遇特殊情况，须经财务经理批准后方可携带外出。3借阅时间借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理借阅手续，行政执法部门的除外。4借阅要求借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理人员负责办理。5借阅登记建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。借阅登记清册归档保管。6借阅审批管理61公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定611除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案需报档案保管员登记备查。612除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案需到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。613出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案。62独立核算门店财务人员借阅会计档案的审批规定621除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。622出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案出纳与主办会计不在同一地点办公的，且无其他财务人员的则需将借阅用途由主办会计报财务经理审批后方可。63非财务人员借阅会计档案的审批规定631一律凭内部工作联系单经所属部门负责人审批后，到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。632为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通30天含以上的财务核算软件EAS操作权限。如确有工作需要的，需经分管财务副总审批后，仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不得超过30天。七、会计档案的交接1、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。2、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐一接收。3、单位机构变动如公司终止的，