2015年度灵宝市农村综合改革财政奖补项目尹庄镇寺洼村道路硬化工程

灵宝市档案局档案数字化加工项目竞争性谈判文件项目编号HN/LB16157采购单位灵宝市档案局代理机构河南正大招标服务有限公司2016年10月24日谈判小组成员目录第一部分竞争性谈判公告第二部分谈判须知第三部分项目技术要求第四部分合同条款第五部分响应性文件格式第一章竞争性谈判公告灵宝市档案局档案数字化加工项目竞争性谈判公告河南正大招标服务有限公司受灵宝市档案局的委托，就灵宝市档案局档案数字化加工项目进行竞争性谈判，现将有关事项公告如下一、项目概况11项目名称灵宝市档案局档案数字化加工项目；12采购编号HN/LB16157；13资金来源财政资金；14项目地点灵宝市档案局；15项目内容档案数字化加工服务（详见竞争性谈判文件）；16质量要求符合成功技术要求以及国家或行业相关质量标准；17计划工期合同签订后五个月内（150日历天）；18预算金额15000000元。二、供应商资格要求21符合中华人民共和国政府采购法第二十二条的规定；22具有中华人民共和国独立法人资格和独立承担民事责任的能力；提供公司近一年内档案从业人员交纳社会保险的证明文件；23投标人具有有效的营业执照且营业执照业务范围必须包含档案数字化加工或数据处理类项目；24供应商必须提供保证所提供的服务能够满足保密和档案数字化数据上传工作需要的承诺函；25本次招标不接受联合体投标。三、谈判文件的获取31报名信息凡有意参加谈判并符合上述条件者，请于2016年10月24日至2016年10月26日法定节假日除外每日上午0800时至1200时，下午1430至1700（北京时间，下同），在灵宝市同德酒店8013室报名。报名时需携带营业执照（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码证（副本）、公司近一年内档案从业人员交纳社会保险的证明文件、保证所提供的服务能够满足保密和档案数字化数据上传工作需要的承诺函、企业注册地或项目所在地检察机关出具的无行贿记录、企业注册地工商局出具的反商业贿赂和不正当竞争查询证明（三门峡以外地区可提供反商业贿赂和不正当竞争承诺书）、法定代表人授权委托书、法定代表人及被授权人身份证复印件、2013年以来类似业绩1份（以中标通知书或加工合同为准）。注1、已办理三证合一的供应商可不提供税务登记证及组织机构代码证；2、上述所有证件要求报名时提供原件和加盖单位公章的复印件一套并按顺序装订成册。32谈判文件的获取谈判文件售价500元/份。谈判文件售后不退，外地不邮寄。（时间2016年10月24日至2016年10月26日）33谈判保证金的交纳方式供应商须在报名时交纳谈判保证金人民币叁仟元整。（未按规定交纳谈判保证金的，报名无效）四、响应性文件的递交41响应性文件递交的截止时间（谈判时间）为2016年10月31日15时00分，地点为灵宝市同德酒店8013室；42逾期送达的或者未送达指定地点的响应性文件，采购人不予受理。五、竞争性谈判公告发布媒介51本项目谈判公告在河南省政府采购网上发布六、联系方式采购人灵宝市档案局采购单位地址河南省灵宝市金城大道中段联系人李先生联系电购代理机构河南正大招标服务有限公司公司地址郑州市金水区金水路109号灵宝办事处地址灵宝市同德酒店8013室灵宝办事处联系人伍女士灵宝办事处联系电话0398866922213663087886第二章谈判须知谈判前附表条款号条款名称编列内容1采购人采购人灵宝市档案局采购单位地址河南省灵宝市金城大道中段联系人李先生联系电话138398773382采购代理机构名称河南正大招标服务有限公司地址灵宝市同德酒店8楼8013室联系人伍叶荷电话0398866922213663087886电子邮箱LBZHENGDAZHAOBIAO126COM3项目名称灵宝市档案局档案数字化加工项目4项目地点灵宝市档案局5项目内容（详见第三章）6资金来源财政资金7资金落实情况已落实8计划工期合同签订后五个月内（150日历天）9质量要求符合成功技术要求以及国家或行业相关质量标准10供应商资质条件、能力1、符合中华人民共和国政府采购法第二十二条的规定；2、具有中华人民共和国独立法人资格和独立承担民事责任的能力；提供公司近一年内档案从业人员交纳社会保险的证明文件；3、投标人具有有效的营业执照且营业执照业务范围必须包含档案数字化加工或数据处理类项目；4、供应商必须提供保证所提供的服务能够满足保密和档案数字化数据上传工作需要的承诺函；踏勘现场不组织，供应商自行踏勘11供应商提出问题的截止时间响应性文件递交截止时间3天前12采购人书面澄清的时间响应性文件递交截止时间3天前13分包不允许14偏离不允许15响应性文件递交截止时间2016年10月31日15时00分16供应商确认收到谈判文件的澄清时间收到澄清后24小时内（已发出时间为准）17供应商确认收到谈判文件的修改时间收到澄清后24小时内（已发出时间为准）18谈判有效期60日历天（谈判截止之日起）19谈判保证金要求递交谈判保证金谈判保证金的形式转账供应商需在报名时交纳谈判保证金人民币叁仟元整。以转账形式由供应商基本户转入于采购代理机构指定账户并换取相应证明。（未按规定交纳谈判保证金的，报名无效）开户名称灵宝市正大商务服务有限公司账号09317001400000006开户行灵宝市农村信用社合作联社20签字或盖章要求响应性文件正本的报价函、法定代表人的授权委托书及谈判文件规定的其它应加盖公章的证明材料必须加盖供应商公章，副本可为正本的完全复印件21响应性文件副本份数响应性文件一式三份，一正二副22装订要求响应性文件正、副本应分册装订胶粘成册，并在封面标明“正本”、“副本”标识。23递交响应性文件地点灵宝市同德酒店8013室24是否退还响应性文件否25谈判时间和地点谈判时间同递交响应性文件截止时间谈判地点同递交响应性文件地点26谈判小组谈判小组构成3人，采购人代表1人，专家2人专家确定方式从相关专家库中抽取27是否授权评标委员会确定成交供应商否，推荐成交候选人数3人28履约担保履约担保的形式履约担保金履约担保的金额合同总价的529预算金额预算金额15000000元，（单价折合0357元/页）本项目设采购控制价，供应商投标总报价及单价超出采购控制价的其投标均将被否决。工作量按42万页计算，最终决算按实际发生量计算。30采购代理费本项目采购代理费由成交单位承担，收费标准按照计价格20021980号文件所规定的收取标准和发改办价格2011534号中的标准收取21付款办法成交后协商确定1、适用范围本竞争性谈判文件仅适用于本次竞争性谈判文件谈判公告中的所叙述的内容。2、合格的供应商符合谈判须知前附表10项。3其他31无论谈判中的做法和结果如何，供应商均应自行承担所有与参与谈判活动有关的全部费用。32无论谈判结果如何，采购人均无向供应商解释其成交或未成交原因的义务。33无论成交与否，已购买谈判文件的供应商对谈判文件负保密责任。4、谈判文件的组成41谈判文件用于阐明采购项目的服务范围、谈判程序、谈判内容、合同草签和条款以及评定成交的标准。具体包括以下内容（1）竞争性谈判公告（2）谈判须知（3）招标项目技术要求（4）合同条款（5）响应性文件格式42谈判文件以中文编印，且以中文为准。43除非有特殊要求，谈判文件不单独提供项目所在地的自然环境、气候条件、公用设施等情况，供应商被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。44谈判文件的澄清和修改441供应商对谈判文件如有需要澄清或疑问，应以书面方式（包括信函、电报或传真，下同）告知采购人。采购人将视情况在响应性文件递交截止时间三日前以书面方式予以答复，同时将不标明疑问来源的书面答复函发所有购买谈判文件的供应商442在谈判邀请函中所述的响应性文件递交截止时间三日前，采购代理机构可主动地或在解答供应商提出的澄清问题时对谈判文件进行修改。443谈判文件的修改将以书面方式通知到已购买谈判文件的所有供应商，并构成谈判文件的一部分，对所有供应商均具有约束力。444供应商在收到上述通知后，应立即向采购代理机构回函确认。445为使供应商有充分的时间对谈判文件的修改部分进行研究，采购代理机构可适当延长响应性文件递交截止时间。5、响应性文件的组成（1）报价函（2）法定代表人的授权委托书（3）谈判保证金（4）谈判报价明细表（5）质保及售后服务承诺（6）交货时间保证（7）资格审查资料（8）其他证明材料6、供应商应按谈判文件的要求准备谈判响应文件，并保证所提供的全部资料的真实性，准确性及完整性，以使其报价对竞争性谈判文件做出实质性的响应，否则其谈判资格有可能被谈判小组否决。7谈判保证金71谈判保证金用于保护采购人免受因供应商行为而蒙受损失。72交纳方式见谈判须知前附表第19项73在成交结果公告公示结束后5个工作日内，未成交的供应商持保证金收据到采购代理机构办理保证金的退还（不计利息）手续。8、谈判报价81所有报价均以人民币报价。82本次竞争性谈判分为两轮报价。谈判供应商响应性文件中的报价作为第一次报价，不得高于项目预算金额且不公开；第二轮报价不得高于第一轮报价，且不得低于所有供应商单位投标总报价平均值的95。成交价以最终报价为准。83谈判供应商的谈判报价在谈判及合同执行中有效，不得另行变更。84谈判报价应是招标人指定地点完工的包括完工前发生的各种运输费、扫描加工费、目录建库及著录费、硬件设备购置费、培训费、安装调试费、加工耗材费、质检费和税金等所有费用，即按采购方要求安装调试完毕的完工价格，完工后根据实际扫描加工数量计算总价，并由中标单位开具正式发票。85谈判响应文件中谈判报价表的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致的，以单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价。9、响应性文件的份数和签署91供应商的响应性文件为正本壹份，副本贰份。92响应性文件正本和副本均需A4纸打印，字迹应清晰易于辨认，并应在响应性文件封面的右上角清楚地注明正本或副本正本和副本如有不一致之处，以正本为准。93响应性文件封面、报价函、法定代表人身份证明或授权委托书及谈判文件规定其它应加盖公章的证明材料必须同时加盖供应商公章，由供应商的法定代表人或其委托代理人签署姓名，副本可为正本的完全复印件。10、响应性文件的装订、密封和标记101供应商应将响应性文件装订成一册并按要求做好正、副本标识（一正二副），一同密封。102外包封上应注明项目名称，采购人名称，供应商名称，在年月日时（即谈判时间）前不得开封。103不符合装订、密封和标记要求的响应性文件将被视为无效。11、响应性文件的提交响应性文件递交截止时间见投标人须知前附表第15项。响应性文件递交地点见投标人须知前附表第23项。12、迟交的响应性文件采购人将拒绝接受在响应性文件递交截止时间后递交的响应性文件。13、谈判供应商发生以下条款情况之一者，视为无效谈判，其谈判文件将被拒绝（1）逾期送达的；（2）未有效提交保证金的；（3）谈判文件不按规定的格式、内容填写或不按规定签字、盖章；（4）供应商无故不参加谈判会议并未通知采购单位的；（5）供应商的报价超出预算金额的；（6）报价函的谈判报价采用手写或作修改的。（7）工期超出竞争性谈判文件的规定的。（8）供应商拒不按谈判小组要求对响应性文件有关问题进行澄清、说明、补正的。（9）响应性文件有关内容违反法律法规规章相关规定的。（10）法律、法规规定的其他情况14、谈判响应文件属于下列情形之一的，谈判小组有权将其作废标处理，谈判保证金不予退还，供应商给采购单位造成损失的，采购单位有索赔的权利。（1）提交的有关资格证明文件不真实，提供虚假报价材料的；（2）谈判会议开始后，供应商撤回谈判响应文件，退出谈判的；（3）供应商串通报价的；（4）供应商向采购单位、专家提供不正当利益的；（5）成交供应商不按规定签订合同的；（6）法律、法规规定的其他情况；15、谈判小组的组成采购单位据本项目的特点组成谈判小组，其成员有关方面的专家等三人以上的单数组成，谈判小组负责对谈判响应文件进行综合评审，推荐三名成交候选人。16、谈判程序整个谈判过程将严格按照“公开、公平、公正”的原则进行161谈判按竞争性谈判文件规定的时间和地点进行。162竞争性谈判以报名顺序确定谈判顺序，由谈判小组分别与各谈判供应商进行谈判。谈判文件有实质性变动的，谈判小组将以书面形式通知所有进入谈判程序的供应商。163谈判内容谈判供应商企业基本情况、相关技术参数响应程度、价格因素、业绩、资信情况及售后服务承诺措施等与招标有关的事项。在谈判过程中谈判的任何一方不得向他人透露与谈判有关的技术资料、价格或其他信息。164谈判结束后，由谈判供应商在规定时间内进行书面二次报价及承诺，最后根据符合采购要求，质量和服务相等，报价合理范围内从低到高的原则，推荐三名中标候选人。如谈判文件有实质性变动的，谈判小组须通知所有参加谈判的谈判供应商。谈判供应商根据竞争性谈判文件或其补充文件在规定的时间里提出有关书面建议及做出相关的书面承诺，并报出最佳服务和最终报价。谈判小组在此基础上公平确定成交供应商。超出规定时间没有进行最终报价的供应商，视为放弃最终报价，以响应谈判文件报价为准。17、成交通知171谈判结束7日内，采购人将以书面形式发出竞争性谈判成交通知书，竞争性谈判成交通知书一经发出即发生法律效力。172对未成交者，采购单位不对未成交原因做出解释。18、合同授予181成交供应商在收到成交通知书后30日内应与采购人签订承包合同。竞争性谈判文件成交供应商的响应性文件及其相关澄清、补遗文件等，均为签订合同的依据。182成交供应商如未能按竞争性谈判文件要求，在规定限期内与采购人签订合同，无论何种原因招标方将取消其成交资格、撤销其成交通知书，并没收其谈判保证金。在此情况下，采购人可将合同授予排名次髙的供应商。183在签订合同过程中，如发现成交供应商以他人名义谈判或者以其他方式弄虚作假，骗取成交的，采购人有权取消其成交资格。第三章项目技术要求一、项目概述依照“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，对灵宝市档案局部分重要档案进行数字化加工工作，建立全文数据库，以方便人民群众利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以硬盘、光盘、磁盘阵列等为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、图像处理技术、OCR识别技术、光盘刻录技术、压缩存储技术，初步实现灵宝市档案局档案资料的海量存储、全面管理和综合利用，创建符合现代档案管理发展方向的具有灵宝市档案局特色的档案工作体系，全面提高灵宝市档案局市档案管理水平。二、档案数字化加工内容1、灵宝市档案局纸质档案的数字化加工（扫描、导入及著录）待加工档案总数需加工文书档案约42万页。鉴于加工量的不确定性，按实际加工数量进行结算。三、档案数字化加工技术规范及质量标准1符合国家档案局纸质档案数字化技术规范等文件规定。2为确保档案原件在扫描过程中不造成二次损伤，残损及超薄纸质档案应采用平板扫描仪进行数字化加工。3纸质档案扫描影像与档案原件一致，做到扫描页面清晰、整洁。4每卷档案需页面扫描外，还需将案卷信息和目录信息录入灵宝市档案局市档案信息综合管理系统（以下简称系统）。5档案数字化成果能在系统中实现全文检索应用。四、安全要求严格遵守中华人民共和国档案法、保密法及灵宝市档案局市档案局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在灵宝市档案局市档案局指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。外包公司应与灵宝市档案局市档案局签订保密协议，应做到1强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）交灵宝市档案局市档案局审核保存，如有人员变动，应及时通知灵宝市档案局。2实际操作人员应具有高中或以上学历,并且有户籍所在地公安机关出示无犯罪记录证明。3所有进出场地的工作人员实行挂牌制度。4建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。5不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，中标外包公司不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于投标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，投标人承担一切责任。6扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。在工作场所建立监控系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。7分批验收进行数据移交时，保存加工数据的硬盘必须拆除交公安局处理。同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。8不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机、MP3、MP4及移动存储介质等。9加工过程安全要求（1）对服务器的操作有安全监管措施。（2）USB端口封闭使用。（3）各操作均有日志记录用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。五、应遵循的业务标准1管理性标准规范（1）中华人民共和国保守国家秘密法（2）中华人民共和国保守国家秘密法实施办法（3）关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知中保委20034号4）计算机病毒防治管理办法中华人民共和国公安部令第51号5）计算机信息系统保密管理暂行规定国保发19981号2业务性、技术性标准规范1）中华人民共和国档案法；2）文书档案案卷格式GB970588；3）电子文件归档与管理规范GBT188942002；4）档案交接文据格式GBT1396892；5）中央档案馆档案接收标准6）国家行政机关公文格式GBT970420127）纸质档案数字化技术规范DAT3120058）照片档案管理规范GBT1182120029）中国档案机读目录格式CBT20163200610）档案著录规则DAT18199911）河南省省电子目录数据库结构与交换格式六、其他要求1数字化加工所需的所有设备和加工软件，均由成交公司自行提供。2指定专人做好档案的清点交接工作，纸质档案扫描工作流程表随同档案一起交接。3在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，项目负责人必须为中标公司公司级负责人,公司要有公安档案数字化加工经验，并要求列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。注1、本项目最高限价0357元/页。最后支付总费用为单价（元/页）乘以实际扫描总页数。2、按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收，能够满足采购人提出的要求。3、（1）提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求；（2）技术人员提供现场免费安装、培训、调试；（3）售后服务期限（免费质量保证期）项目验收交付使用后提供2年免费质量保证及售后服务，并有2年期满后提供有偿服务的技术支持方案；（4）售后服务方式及响应时间采用现场维护方式，在灵宝当地设有售后服务点，并提供地址，联系人姓名，电话（须有图片证明）；接到电话后十分钟内响应，三十分钟内上门服务，24小时电话支持；以保证数据的安全运行；（5）售后服务问题解决时间一般问题在6小时内解决，严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺；（6）售后服务外的服务承诺长期给予电话、电子邮件等技术支持；（7）其他售后服务承诺内容。4、（1）供方须对需方的操作人员、技术人员进行免费培训。（2）技术培训费用应包含在供货总价中。（3）供方负责对需方进行技术培训，包括对需方进行详尽的工作原理、操作使用、一般维护、常见故障排除等一系列的专业培训,并提供系统操作、维修手册及各类设备的说明书。注供应商单位自带本次采购所需设备第4章合同主要条款（仅供参考）项目名称项目编号合同号甲方（买方）乙方（卖方）鉴证方（招标方）甲、乙双方根据年月日灵宝市档案局市关于项目公开谈判的结果，签署本合同。一、服务内容序号采购内容单位及数量12二、合同金额单位元序名称型号数量单价12货物总价款（元）本合同金额为（大写）_元（_元）人民币。三、技术资料1乙方应按招标文件规定的时间向甲方提供有关技术资料。2没有甲方事先书面同意，乙方不得将由甲方提供的有关合同或任何合同条文、规格、计划、图纸、样品或资料提供给与履行本合同无关的任何其他人。即使向履行本合同有关的人员提供，也应注意保密并限于履行合同的必需范围。四、知识产权乙方应保证提供服务过程中不会侵犯任何第三方的知识产权。五、履约保证金乙方交纳人民币元作为本合同的履约保证金。六、转包或分包1本合同范围的服务，应由乙方直接供应，不得转让他人供应；2除非得到甲方的书面同意，乙方不得将本合同范围的服务全部或部分分包给他人供应；3如有转让和未经甲方同意的分包行为，甲方有权解除合同，没收履约保证金并追究乙方的违约责任。七、服务质量保证期（质保期）服务质量保证期年。（自验收合格之日起计）八、合同履行时间、履行方式及履行地点1履行时间2履行地点九、款项支付十、税费本合同执行中相关的一切税费均由乙方负担。十一、质量保证及后续服务1乙方应按招标文件规定向甲方提供服务。2乙方提供的服务成果在服务质量保证期内发生故障，乙方应负责免费提供后续服务。对达不到要求者，根据实际情况，经双方协商，可按以下办法处理重做由乙方承担所发生的全部费用。贬值处理由甲乙双方合议定价。解除合同。3如在使用过程中发生问题，乙方在接到甲方通知后小时内到达甲方现场。4在服务质量保证期内，乙方应对出现的质量及安全问题负责处理解决并承担一切费用。十二、违约责任1甲方无正当理由拒收接受服务的，甲方向乙方偿付合同款项百分之五作为违约金。2甲方无故逾期验收和办理款项支付手续的,甲方应按逾期付款总额每日万分之五向乙方支付违约金。3乙方未能如期提供服务的，每日向甲方支付合同款项的千分之六作为违约金。乙方超过约定日期10个工作日仍不能提供服务的，甲方可解除本合同。乙方因未能如期提供服务或因其他违约行为导致甲方解除合同的，乙方应向甲方支付合同总值5的违约金，如造成甲方损失超过违约金的，超出部分由乙方继续承担赔偿责任。十三、不可抗力事件处理1在合同有效期内，任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。2不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的证明。3不可抗力事件延续120天以上，双方应通过友好协商，确定是否继续履行合同。十四、诉讼双方在执行合同中所发生的一切争议，应通过协商解决。如协商不成，可向甲方所在地法院起诉。十五、合同生效及其它1合同经三方法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章后，报灵宝市档案局市财政局采购办备案后生效。2合同执行中涉及采购资金和采购内容修改或补充的，须经财政部门审批，并签书面补充协议报政府采购监督管理部门备案，方可作为主合同不可分割的一部分。3本合同未尽事宜，遵照合同法有关条文执行。4本合同正本一式五份，甲乙双方各执一份，灵宝市档案局市公共资源交易中心、灵宝市档案局市财政局采购办各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）乙方（盖章）法定代表人或受委托人法定代表人或受委托人（签字）（签字）地址地址邮编邮编电话电话传真传真开户银行开户银行帐号帐号签约时间_第五章响应性文件部分格式（项目名称）响应性文件项目编号供应商（盖单位章）法定代表人或其委托代理人（签字）_年月日注1、此页格式作为响应性文件封面标准格式；2、若封面为硬包装过胶制作或其他不适合盖章的纸张，封面可以不盖章,但扉页应加盖单位公章并签字。目录一、报价函二、法定代表人的授权委托书三、谈判保证金四、谈判报价明细