2006年东莞科泰电子有限公司总务采购程序(doc 6)

中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM2009版制造业企业管理大全内容更丰富、查看更轻松、利用更便利、价格更实惠、购买更放心电话02568698690,68698693手Q961531377376977591616843241中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM2009版制造业企业管理大全内容更丰富、查看更轻松、利用更便利、价格更实惠、购买更放心电话02568698690,68698693手Q961531377376977591616843241DONGGUANCONFIDENTIAL文件编号ERRORREFERENCESOURCENOTFOUND06生效日期8DEC2006总务采购程序版本90第1页共5页中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM2009版制造业企业管理大全内容更丰富、查看更轻松、利用更便利、价格更实惠、购买更放心电话02568698690,68698693手Q9615313773769775916168432411目的建立一个健全的总务采购流程，保证总务采购物品和使用要求相互一致。确保以最低的成本获得符合质量和要求的物品。2范畴适用于东莞科泰电子有限公司总务采购环节中的一切活动（包括申请、验收、付款）。3定义31总务采购GP指BANN系统以外的物料、物品采购，不含机器设备和厂房工程另有程序规定，具体为以下几类办公用品劳保福利用品低值易耗品生产物料消耗品包装材料电脑设备机器设备配件生产工具各类维修保养柴油润滑油等32MAXIMO总务采购管理系统软件33ESD协调员公司委任的负责对公司ESD要求贯彻执行情况进行监督的工程师4职责41申请部门制定购买项目的计划,并通知采购部及早做好采购准备。负责发出购买GP的申请,采购申请单（PR）的开具及跟进完成对其的批核。对需购买的物品在采购申请表中作详细的描述及提供有关技术资料或样品。42采购部负责收到使用部门的GP采购申请后,询价、PO采购订单的开具及跟进所购物料的交货情况。43ESD协调员参加ESD物料的供应商审核并进行送样评估44货仓负责收发货物,并对货物数量进行清点,并在系统内输入收发纪录。收货时应视情况通知使用部门对质量进行验收。45财务部负责付款。5程序51采购权限公司的GP采购采用集中采购管理的形式，公司内部的所有GP采购全部集中在D/SCM需求供应链管理部，由D/SCM统一进行52供应商的选择和审核控制521对新供应商的选择,如果每月采购金额大于人民币2000元的货物或一次性购买大于人民币10,000元的货物,需由D/SCM/财务部/视情况邀请技术部门或使用部门,但对ESD物料,ESD协调员必须加入组成的评估小组负责进行现场评估；对于不需现场评估或异地新供应商,由D/SCM进行评估,评估合格的供应商，评估结果填入，经总经理批准后列入合格供应商列表间接物料。DONGGUANCONFIDENTIAL文件编号ERRORREFERENCESOURCENOTFOUND06生效日期8DEC2006总务采购程序版本90第2页共5页中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM2009版制造业企业管理大全内容更丰富、查看更轻松、利用更便利、价格更实惠、购买更放心电话02568698690,68698693手Q961531377376977591616843241522对ESD物料,除了供应商审核,供应商还需要送样进行评估,送样的数量由ESD协调员确定如果一个供应商连续3次送样评估未通过,该供应商需被淘汰样品评估针对物料的品牌和型号进行,不需要分代理商进行不同代理商提供同样的物料不需要重复评估物料评估的结果应记录在中未通过评估的供应商不能加入523对于经常性采购项目，经过报价评估后可从备选供应商中确定1家作为DONGGUANELCOTEQ东莞科泰的优选供应商，D/SCM视物料情况定期对其价格进行审核并保留审核纪录。524采购小组每季定期对供应商进行评估，考核其交货,质量,价格,服务四项的指标,并根据评估结果填写,对于不合格供应商,由采购员监督其采取改进措施,直至合格为止,若超过三次评估仍末达标者,取消其合格供应商资格，删除不合格供应商，增加新的供应商。53价格管理531建立规范的报价单,所有报价单须包括供应商名称,地址,电话,联系人,物料编码,描述,品牌,产地,数量,单价含税与否,币种,付款方式,交货方式,供应商签名公司印章,等信息532对已编物料号码的材料,建立价格总表PR后不需附上报价单,此类消耗品应集中每月购买一次。533对实际发生经常性采购的新材料,价格经采购经理审批后编号,并加入价格总表以后的PR后不需附上报价单,对于三个月内不会重复购买的货物PR需附上报价。534开标报价5341所有单价大于等于金额人民币10,000元,或者单项材料一次采购总额大于等于人民币30,000的货物,报价须采用开标的形式,参加投标的供应商原则上须为公司合格之供应商，否则无权参加公司采购报价。5342供应商投标的标书须为密封报价方才有效，标额人民币100,000以下,开标由D/SCM/财务部的部门经理或授权人执行标额高于含人民币100,000以上,增加申请部门经理参与开标5343使用部门应提供采购物品的标准和技术要求，由采购部统一发给各个供应商，以确定招标的可比性。一般情况下，采购价格应为开标结果最低价格。特殊情况下需经公司总经理批准。5344对于不符合招标程序进行的招标和开标，视为无效。54采购申请单PR开具和批准参见附录一采购流程图541PR的开具及批核由申请部门负责跟进。542对于采购总金额在人民币200元以内无系统编号的货物可由各使用部门在部门经理授权下自行购买及报销,购买部门需整理每月现金物料采购清单,并发给财务部和采购部。DONGGUANCONFIDENTIAL文件编号ERRORREFERENCESOURCENOTFOUND06生效日期8DEC2006总务采购程序版本90第3页共5页中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM2009版制造业企业管理大全内容更丰富、查看更轻松、利用更便利、价格更实惠、购买更放心电话02568698690,68698693手Q961531377376977591616843241543PR的填写具体要求，由使用部门填写“GP物料编号”、“描述”、“数量”和“技术要求”相关项,如需图纸或样品须随PR交给采购部采购员填写“单价”、“金额”、“供应商”。544对于PR的审批，公司规定不同的授权人签批,所有PR单须经财务总监审批,人民币2,000元以下由采购经理和部门经理签批人民币2,000以上含2000元由D/SCM经理加签人民币10,000元以上含10,000元由副总经理和总经理加签,人民币100,000元以上含100,000元须董事长加签。55采购订单PO的开具和批准551应对每份定单进行编号，以确保日后定单能被完整地保存和在验收及财务付款时对其所有购货定单进行核对。552PO统一从MAXIMO系统打印，GP采购员需核签并交D/SCM经理审批,外币PO需由公司总经理加签。原件存档于采购部,复印件交财务部进行付款,553PO的开具及批核由D/SCM采购组负责跟进。56采购合同的制定561对于公司长期发生的采购项目和一次性发生金额在人民币50,000元以上的供应商，采购员必须与供应商签订采购合同。562采购合同的签订由采购部负责与选定的供应商制定采购合同的具体条款。563采购合同的批准，由财务部负责与公司法律部门审批并由公司总经理签批且加盖公司公章方可有效。564采购合同原件在财物部存档备案,复印件在DSCM存档。57货物的验收制度（参考间接物料收发指引）571货仓负责收货,对数量的清点，根据PO上的数量验收货物,并开具收货报告FLR007。视情况通知申请部门或技术部门对质量进行验收,如有退货或货物损坏情况,货仓应及时通知采购员572对于无PR/PO的采购，货仓部门有权拒绝验收。对于采购质量或技术指标不合格产品，申请部门有权拒收。573申请部门应及时地把部门经理已批签的收货报告给到财务部及各他部门,以便付款的及时进行。574对于防静电类物品，如防静电工衣、防静电手套等，须得到公司防静电工程师的确认方可发放给使用部门575电脑设备的保修卡及说明书等应保存在网络管理小组。58付款581对于采购付帐，财务部付款人应检查付款凭证是否得到公司授权人的签批，是否附上有效之采购原始凭证购货申请单、采购定单、发票、送货单,收货报告。并进行核对，核对不合格的项目，财务有权拒绝付款并及时通知采购部及相关部门采取措施。DONGGUANCONFIDENTIAL文件编号ERRORREFERENCESOURCENOTFOUND06生效日期8DEC2006总务采购程序版本90第4页共5页中管网通用业频道HTTP/MADE21ASKCOM2009版制造业企业管理大全内容更丰富、查看更轻松、利用更便利、价格更实惠、购买更放心电话02568698690,68698693手Q961531377376977591616843241582发票的数量单价、运输费用、税款等与合同复核无误后，凭证齐全才可办理结算，支付货款，如有部分退货，注意从原发票中扣除后再办理。583除了向不能转帐的企业或个人购买货物以及不足转帐起点金额的人民币2,000元以下，可支付现金外，货款需要通过银行办理转帐，不得违反结算纪律，擅自支付现金或现金支票。59特殊情况的采购591特殊情况下紧急需要的采购，可直接由公司总经理签批进行采购。但事后需补办采购手续。592对于维修保养和提供服务的供应商更换，需考虑与供应商签订合同的执行期限是否已满。6参考文件61间接物料收发指引（DI410125）7储存记录71以下记录在D/SCM及财务部至少保存三年FLR006FLR026合格供应商列表间接物料（FLR035）72以下记录在D/SCM至少保存五年FLE001FLE00373以下记录在质量部保存到该物料停止使用后至少一个月FLP0158