xxx公司进销存系统分析评测报告

X金属公司系统分析报告一、现行系统调查与分析报告（1）现行系统组织概况现行系统组织介绍X金属材料有限公司是原X市物资局下属的金属公司于2001年底转制成立的。公司目前的注册资金3000万人民币，其中90为国有资产，10为经营者群体持股。公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对X市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。成立的五年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户及销货客户总共达到2000多家。现行系统组织机构与业务功能X金属材料公司设有办公室、业务部、市场部、物流部、财务部和信息中心等部门。每个部下还设有若干职能部门或职能岗位。公司的组织机构如图154所示。图154X金属材料公司组织机构图各部室的业务范围如下A办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。B业务部是X公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。C市场部负责各地区的市场开发工作。D物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。E财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。F信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。现行系统的业务功能，可以用分层描述的现行系统功能图进行抽象，建立现行系统的功能模型。以业务部为例，如果把业务部的工作用功能图抽象出来，可建立如图155的业务部现行系统功能模型。图155金属材料公司业务部功能图（2）现行系统工作目标X金属公司的性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。现行系统的主要目标有对各种单据、合同进行管理；对库存、进销货情况进行管理；对合同和各种单据进行统计和查询；实现人员合理分工，保证业务流程顺畅完善；进一步提高人员的工作效率，提高业务量；提高物流服务水平；建立和扩大经销网络，提高市场占有率；（3）现行系统职能调查情况分部门来说，各个部门的工作目标大致可列为如下进货采购员判断市场情况，签订采购合同；合同员登记合同并完成合同的统计与分析，其分析的信息为决策作出支持；核价员核对合同价与发票价，并产生相应的单据；通过电话及票据传递进行各个部门之间的消息通信对业务台账进行及时修改销货对金属材料的销售进行管理，保持与客户的业务联系；进行可供资源表的维护；与库存部门保持良好联系库存对出库及入库的货物进行核对与清点；对库存进行统计与查询；保持与进货和销货部门的良好联系（4）现行系统功能需求各部室的业务功能需求如下A办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。B业务部是X公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。C市场部负责各地区的市场开发工作。D物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。E财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。F信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。（5）现行系统信息需求现行系统的信息需求包括进货合同单，供方发票，购货要求，物资入库单，合同完成情况明细，客户的付款能力，销货合同，发货单，临时销售合同等。我们可以将信息需求用信息流程图的形式表现出来，如下图所示其中第一层的处理逻辑被分解为第二层的21合同管理、22进货管理、23销售管理三个处理逻辑，这三个处理逻辑又分解成三张第三层数据流程图。2业务部进销存业务J2进货合同明细J6业务台帐业务员财务客户仓库财务统计客户进货合同单购货要求供方发票物资发货单物资入库单图156业务部进销存业务第一层DFD21合同管理合同员J6业务台帐采购员财务客户仓库财务统计客户物资发货单J2进货合同明细22进货管理核价员供方发票合同进/销价物资入库单物资入库单供方发票23销售管理销售员物资入库单购货要求付款能力进货合同单图157业务部进销存业务第二层DFD采购员211进货合同登记合同员进货合同单J2进货合同明细财务供方发票212注明合同价合同员J1进货合同留底J3可供资源表供方发票213做到货记录合同员214合同统计合同员业务主管合同完成情况汇总表合同完成情况明细表核价员供方发票合同进/销价物资入库单销售员物资入库单图158处理逻辑21“合同管理”的细化DFD合同员统计财务业务主管仓库221登记发票目录核价员223编拒付理由书核价员224产生物资入库单核价员225填实收数量核价员J4发票目录222核对价格核价员价格不相符财务拒付理由书合同员物资入库单物资入库单物资入库单物资入库单供方发票物资入库单J5物资入库单暂存供方发票合同进/销价供方发票合同进/销价价格相符供方发票图159处理逻辑22“进货管理”的细化DFD合同员仓库财务客户物资入库单231做业务台帐销售员233预开票销售员232核实购买能力销售员235结算开票销售员234销售登记销售员J6业务台帐统计237做可供资源表销售员236修改库存销售员J6业务台帐（入库单）合格购货要求购货要求付款能力不合格购货要求J7发货单暂存J7发货单暂存发货单发货单发货单发货单发货单发货单可供资源表客户图1510处理逻辑23“销售管理”的细化DFD（6）现行系统查询与决策要求现行系统查询与决策要求包括销售员查询库存总账，了解可供资源以满足客户购货需要；采购员要了解各种物资的库存量以便及时向有关部门提出采购申请；核价员要查询并核对合同价与发票价是否一致，以便决定开具哪一种票据；合同员需要查询合同明细；公司有关人员需要查询各种票据的明细；公司有关人员要查询合同的完成情况，以便确定往来单位的信誉度，并作出优惠计划；公司经理需要了解未来季度某种物资的期货数量，以便预计下一季度的进销额；公司经理需要了解公司各种经济指标的完成情况，以便作出长远的战略计划；（7）现行系统系统分析A目标分析2003年初公司购买了“金碟”财务软件，实现了财务管理信息化，但随着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，已不能满足公司业务的不断扩大，须尽快改变目前进销存业务管理仍然是手工的作业状态。B存在问题分析销售的结算方式很多，手续繁杂，容易出错；销售、财务和仓库各有一本库存明细账，数据不一致问题严重，月底对账工作量大；人工开销售凭证，容易写错、算错，事后处理困难；由于销售人员不能准确掌握库存，开出的废票很多，常常要退票；市场开拓能力差，没有设立设外省市经销网点；缺乏合理的库存定额管理，库存数字不准，造成大量积压或脱销；没有供应商资料，无法控制进货质量；由于业务人员忙于日常事务处理，无精力进行经营活动的分析；经理得到的信息滞后，不能及时了解市场行情及企业运行情况，影响了正确决策；没有留下客户资料，无法进行市场分析和客户分析，缺乏客户服务的意识，有些客户已经流失；公司已使用了财务软件，但业务信息系统尚未建立，致使业务数据不能直接、实时地进入财务系统，造成数据冗余；单据繁多，数据冗余；“可供资源表”每周制作一次，不能实时反映物资的可供数量和市场价格，没什么用处；历史数据缺失，无法进行销售预测和分析；信息化意识薄弱，不原意尝试电子商务。C环境分析首先从公司内部大环境分析，目前公司的注册资金3000万人民币，其中90为国有资产，10为经营者群体持股。公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对X市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。公司性质属于流通企业，目前经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户及销货客户总共达到2000多家。如此大的一家企业目前仅靠财务软件来运营，定会造成很多商机的贻误，并且若想进一步的经营降低成本，其空间将会越来越小。其次从公司的外部环境分析，目前该市场的利润空间较高，还会有相当多的公司进入市场，并且目前信息化是一主流，谁掌握的信息更多更迅捷，就意味着能赚更多的差价，签订更多的客户。因此尽快实施信息系统化势在必行。D新系统功能、数据与流程需求分析新系统有四大功能，分别为进货管理功能、销售管理功能、合同管理功能、库存管理功能。进货管理又分为核价、拒付理由书、进货情况查询，销售管理分为核实双方交易能力、签订合同、开票、销售统计、销售查询、注销，合同管理分为合同登记、发票登记、合同查询、合同统计、合同住校，库存管理分为入库登记、出库登记、库存查询、库存统计。新系统将面向合同员、核价员、仓管员及业务主管，实现信息的实时性，查询、统计简便，真正实现进销存的信息化。新系统所有数据如下共有11张表，分别为临时销售合同，入库单，发票明细，发货单，可供资源表，合同明细，员工信息表，往来单位，注销发票档案，注销合同档案，物资，员工信息表除了有员工的信息还有员工的权限，根据其权限进入不同的系统模块进行操作。临时销售合同是还未签订好的合同。至于其他几项都是原来手工作业中都用到的数据，只是进行了电子化。新系统的流程由数据流程图DFD分层次地描述。二、新系统目标促进物资流通的社会化、合理化，建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提作工作效率和工作质量。提高物资流通的社会效益，建立物资配送信息子系统及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平。能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测。能提供与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息。实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。三、系统整体特点结合批号管理一边追踪原销货及退货资料可控管库存量、在途量、未送货量资料自动更新应收应付帐款进行货物进出口的相关核算海关编码库存清单自动计算增值码、关税、消费税适用于小规模纳税人或一般纳税人四、新系统代码设计本系统采用的代码均为BIGINT型，长度为8，采用顺序码。每种类型代码的第一位都不同，如员工信息表中的员工号第一位为1，往来单位表中的单位码的第一位是2，物资表中的物资码的第一位是3，以此类推。每张表的第一条记录都是0000001，以后每添加一条记录就加一号。由于采用顺序码，因此本系统对于具体的那个号码属于哪一类，比如30000004属于哪一类钢材并不清楚，也没有必要清楚，因为本公司是一个小型的钢材专卖公司，没有很全面的资源。但是通过读取号码的第一位即可知道该号码是属于哪一类号码，到底是发票号还是合同号都能知道。本系统采用的代码全为数字码，方便系统自动生成。当要生成一条新记录时，只需找到表中的最后一条记录的编码，将其加一，就是新记录的编码的，这样做能做到方便且自动生成。并且在直接进入数据库输入时进行一定情况的输入纠错，因为只能是数字才能进入该数据表，一旦输入字母或符号便会报错。五、新系统逻辑模型设计1合同管理子系统合同管理子系统主要包括以下内容合同管理子系统功能图功能建模合同管理子系统分层新DFD信息流程建模合同管理子系统数据字典数据建模合同管理子系统处理逻辑小说明流程模型的处理逻辑描述。（1）合同管理子系统功能模型模块功能说明举例如下合同管理信系统功能图A合同登记合同登记模块负责输入并编辑进货合同单，建立“进货合同”关系数据库文件。B合同到货该模块负责输入、并编辑供方发票，建立反映合同到货数据的“发票明细”数据库文件。C合同查询该模块提供未来期合同资源数和合同完成情况。D合同统计该模块每月/季/年完成“合同完成情况明细”和“合同完成情况汇总表”的制作和打印。E合同注销将已完成的合同在“进货合同”中注销，并从“进货合同”文件中转储到“注销合同档案”历史文件中。2合同管理子系统信息流程模型10合同管理D1往来单位采购员财务进货合同单供方发票业务主管有关人员合同统计表查询结果D2物资D3进货合同D4发票明细图1518合同管理子系统第一层DFD15合同注销D1往来单位采购员财务业务主管有关人员月合同完成明细表D2物资D3进货合同D7注销合同档案11合同登记12合同到货D4发票明细14合同统计13合同查询D3进货合同进货合同单供方发票月合同完成汇总表查询要求查询结果图1519合同管理第二层DFD111编辑合同单采购员进货合同单112登记往来单位114建立合同明细113登新物资D1往来单位合格进货合同单D3进货合同D1往来单位D2物资D2物资新供货单位新物资图1520合同管理第三层新DFD合同登记处理逻辑的细化D4发票明细121编辑发票D3进货合同财务供方发票122建立发票明细D1往来单位合格供方发票不合格供方方票D2物资图1521合同管理第三层新DFD合同到货处理逻辑的细化131按单位查期货132大类期货查询133明细期货查询134查合同内容135查合同完成情况D1往来单位D1往来单位D2物资130查询分类D3进货合同D4发票明细有关人员查询请求D3进货合同有关人员D3进货合同供货单位码物资码（大类）物资码（明细）合同号供货单位码供应商期货大类期货明细期货合同内容合同完成率图1522合同管理第三层新DFD合同查询处理逻辑的细化A数据流定义数据流定义卡名称进货合同单简述供应商与公司签订的原始供货合同凭证组成合同号签定日期订货单位码订货单位名电话传真收货单位名收货单位码电话（收）传真（收）收货地址结算单位码结算单位名结算地址开户银行（结）帐号（结）供货单位码供货单位名供方地址邮编（供）电话（供）传真（供）开户银行（供）帐号（供）运输方式物资码品名规格型号技术标准交货期合同数合同价备注流通量150份/月高蜂期每年5月和11月高峰期流通量300份/月数据流定义卡名称供方发票简述供货方给我方的原始凭证，用以确认需付的款项和金额组成发票号发票代码发票日期品名规格型号计量单位单价数量运杂费税率销货单位备注合计B处理逻辑定义名称合同管理编号10简述专门处理有关进货合同的各种流程处理逻辑小说明合同管理的流程大致如下1合同登记处理，即将书面合同转化为电子版2合同到货处理，包括登记发票3合同查询，即根据有关人员的要求对合同的内容进行查询4合同统计，即根据业务主管的要求统计合同的完成率、合同价总合等5合同注销，即将已经不需要或者已经无效的合同进行注销。转入注销合同档案名称合同登记编号11简述将合同从书面版转为电子版处理逻辑小说明其主要功能为合同原件与供货方签订的合同输入电脑中，其中有些字段的数据为自动生成，如合同号。另外如物资码是在合同员选择了物资的品名、规格、型号后自动生成的。如果添加的单位是新单位，会弹出一个添加新单位的画面，用于输入新单位的单位名、地址、传真等信息，点击提交添加一条记录进新单位。若输入的物资为新物资，无法从现有物资中选出的话，可以自行填空，在登记合同的画面上点击登记，会自动将新物资的信息放入物资表中，同时添加一条合同记录进合同明细表。注意，添加的合同记录的字段进货/销货的值为1，表进货合同。名称合同到货编号12简述合同中约定的货物到达本公司时的处理处理逻辑小说明合同到货的主要功能为登记发票，随着货物的到来，发票一起到来，本系统要求纸张化的发票应转变为电子版的发票，因此需要将发票登记入数据表。发票登记弹出的画面是一个带有许多空格的画面，这些表格有些可以选择，比如合同号，即该发票是针对某一份合同所开出的发票；另外有些空格是固定的不能填选的，如发票号，是系统自动生成的。填选完毕，点击提交按钮即可将发票提交之数据库。名称合同注销编号15简述对于不需要的合同予以注销处理逻辑小说明合同注销是针对那些还没有登记发票的合同所提供的功能，注销的画面上会出现一张表，其中会有可以予以注销的合同，可以任选一份合同予以注销。点击“确定”按钮后即注销合同，也就是把该条合同记录从合同明细中转入注销合同档案中，一切数据都不变。名称合同查询编号13简述根据有关人员的要求进行查询并返回查询结果处理逻辑小说明根据有关人员的要求，查询合同明细表并根据物资码或合同号调出合同明细中的数据，以表格的形式给查询的人查看。名称合同统计编号14简述根据业务主管的要求进行统计并返回统计结果处理逻辑小说明根据业务主管的要求，根据合同明细中的数据，进行相应的累加，以表格的方式返回给需要统计结果的人员看。2库存管理子系统（1）库存管理子系统功能模型库存管理入库登记出库登记库存查询库存统计按品名查询库存情况按地点查询库存情况按日期查询库存情况总库存剩余量按月统计入库数按月统计出库数A库登记入库登记模块负责核对入库货物，在入库单上填写实收数，并修改可供资源表。B库登记出库登记模块负责核对出库货物，在发货单上填写实发数，修改可供资源表，并控制库存，当库存低于警戒线时发出警报。C存查询该模块提供某种物资的库存情况，以及某日进出库的货物清单。D存统计该模块按月统计进出库的总量。2库存管理子系统信息流程模型30库存管理D6入库单D11发货单D5可供资源表核价员客户业务主管有关人员查询结果统计结果入库单生成信息销售员发货单生成信息息库存管理第一层DFD核价员入库单生成信息31入库登记D6入库单销售员32出库登记发货单生成信息D5可供资源表D9发货单33库存查询34库存统计有关人员业务主管库存管理第二层DFD核价员入库单生成信息311核对货物正确312填实收数量D6入库单314入库登记D5可供资源表313退回货物错误供应商货物库存管理第三层新DFD入库登记明细销售管理第三层新DFD销售查询明细库存管理第三层新DFD出库登记明细销售管理第三层新DFD销售查询明细330查询分类331查询分类330按日期查询出情况330按日期查询进货情况合同员合同员D5可供资源表D11发货单D2物资D6入库单D6物资D2库存管理第三层新DFD库存查询明细业务主管统计要求340统计目标341按品名统计库存剩余量统计库存剩余量342按月份统计入库数某月入库数343按月份统计出库数某月出库数D5可供资源表D6入库单D9发货单业务主管库存管理第三层新DFD库存统计明细A处理逻辑定义名称核对货物编号311简述核对入库单与实收货物处理逻辑小说明1登陆页面时自动搜索需要处理的入库单。2调出入库单的详细内容。3核对货物如果合格则转处理逻辑312否则出错处理名称填实收数编号312简述在入库单上填写实收数量处理逻辑小说明填写实收数量名称入库登记编号313简述修改可供资源表处理逻辑小说明1新可供数量原可供数量实发数量2填写验收日期名称编号321简述清点出库数目处理逻辑小说明1登陆页面时自动搜索需要处理的发货单。2调出发货单的详细内容。3清点出货物名称填写实发数编号322简述在发货单上填实发数处理逻辑小说明填实发数量名称出库登记编号313简述修改可供资源表处理逻辑小说明1新可供数量原可供数量实发数量2新正在商议数原正在商议数合同数3填写验收日期名称按品名查询编号331简述根据品名查询库存数量处理逻辑小说明选择品名，查询库存数量名称按进货日期查询编号332简述根据进货日期查询进货情况处理逻辑小说明选择进货日期，查询当日的进货情况名称按出货日期查询编号332简述根据出货日期查询进货情况处理逻辑小说明选择出货日期，查询当日的出货情况3进货管理子系统进货管理子系统包括以下内容进货管理子系统功能图功能建模进货管理子系统分层新DFD信息流程建模进货管理子系统数据字典数据建模进货管理子系统处理逻辑小说明流程模型的处理逻辑描述。1进货管理子系统功能模型销售管理第三层新DFD销售查询明细4142434445451452453454455456进货管理核价生成入库单拒付理由书查询进货查询按单价查询按数量查询按物资码查询按进货单位查询按品名查询按规格查询编拒付理由书（1）核价该模块负责核实合同明细和发票明细的单价情况。如果一致就生成入库单的界面，如果不一致，就生成拒付理由书的摘要并建立“拒付理由书”关系数据库文件。（2）产生入库单该模块负责输入并编辑入库单的部分字段，建立“入库单”关系数据库文件。（3）拒付理由书查询该模块负责拒付理由书摘要和提交情况的查询以及创建文本的拒付理由书并提交给业务主管。（4）进货查询该模块负责提供进货资源情况的查如种类，名称，进货单位等。2销售管理子系统信息流程模型进货管理第一层DFD进货管理第二层DFD进货管理第三层DFD进货查询3销售管理子系统数据模型A逻辑说明定义名称进货管理编号40简述处理进货后的核价，生成入库单和拒付理由书的流程处理逻辑小说明进货管理子系统的流程如下1先由核价员输入合同员通知的要核价的发票的发票号，由系统自动完成核价，并根据核价的结果来继续下一步。2如果核价正确，则生成入库单的录入界面，由核价员完成录入并把相关信息提交数据库。3如果核价错误，则呈现付理由书的摘要信息，并由鉴定人把相关信息提交数据库，并可以编制正式文本的拒付理由书和提交给业务主管。4若想了解拒付理由书的摘要信息，可进入拒付理由书的查询界面，可选择或输入要了解的拒付理由书对应的发票号，即可看到想得到的信息，对于未编制正式文本的可选中并编制。5若想了解进货的大致情况，可进入进货查询的模块，可针对某一项指标如数量，单价进行有条件的查询，也可进行概况的查询。名称核价编号41简述对合同价和发票价进行核对，确定两者是否一致处理逻辑小说明从“合同明细”中取出合同数和合同价，自动算出合同单价，公式为合同单价合同价/合同数再从“发票明细”中取出单价，把两者对比，如果相符则转入12如果不相符则转入13名称生成入库单编号42简述完成入库单部分信息的录入处理逻辑小说明若发票单价和合同单价相符，核价员录入物资入库单。1入库单号由系统自动生成，在原来的入库单号的基础上加一；2发票号由核价界面传过来，根据该发票号从“发票明细”中获得合同号；3根据合同号从“合同明细”中获得合同数，即界面上的件数。还可以得到物资码；4根据物资码查“可供资源表”，得到该物资对应的库位；5制单日期由系统自动生成，即生成这张入库单时的日期。以上都无需人工录入，并且不能修改。核价员只需填入结算方式，承付日期和质保书情况。全部都填写完毕后，即可提交到“入库单”关系数据库文件。至于“入库单”中还有的实收数量和验收日期暂不填，由仓管员来完成录入。名称编拒付理由书编号43简述完成拒付理由书信息的录入和编制正式的拒付理由书并提交给主管处理逻辑小说明如果合同单价和发票单价不相符，则产生拒付理由书摘要信息。这些摘要信息包括1核价界面传过来的发票号，发票价；2核价界面传过来的合同号，合同价；3根据发票价和合同价自动计算得出拒付理由如发票价比合同价少100元；以上都无需人工录入，并且不能修改。只需填写上鉴定人的名称。填写完毕即可提交到“拒付理由书”关系数据库文件。对于刚产生的拒付理由书显然都是没有对应的正式文本形式的，因此，同时在提交这些信息的同时把“拒付理由书”的提交情况字段置为“否”。提交完毕，就可以根据这些摘要信息开始编制正式的拒付理由书,编制完毕提交给业务主管。提交给主管后，系统自动把“拒付理由书”的提交情况字段置为“是”。这个字段是在查询的时候反映出来的。名称拒付理由书查询编号44简述对拒付理由书的摘要信息进行查询处理逻辑小说明查询是根据发票号来进行的。发票号可以自行输入，或者选择已经存在于“拒付理由书”中的发票号。查询到的信息是存于“拒付理由书”中的所有字段，若该条记录的提交情况是“否”的话，则可以选中该条记录并摁下编制拒付理由书的摁钮，即可开始编制正式的文本形式的拒付理由书。名称进货查询编号45简述对所进的货物有关情况进行查询处理逻辑小说明可以在界面上选择你要查询的项目，包括数量，单价，进货单位，品名，规格，物资码，如果选中其中一项，则可以在下面的框框中得到该项目的所有存在的指标数，可以选择一项你所关心的指标数进行查询，也可以选择“查询全部”，这样所有存在于数据库中的记录都会显现出来。查询出来的就是数量，单价，进货单位，品名，规格，物资码这几个项目。4销售管理子系统销售管理子系统包括以下内容销售管理子系统功能图功能建模销售管理子系统分层新DFD信息流程建模销售管理子系统数据字典数据建模销售管理子系统处理逻辑小说明流程模型的处理逻辑描述。1销售管理子系统功能模型销售管理核实双方交易能力签订合同开票销售查询销售统计注销临时销售合同注销正式文档核实客户购买力核实资源可用性生成临时合同登记证正式合同预开票结算开票发票注销销售合同注销销售完成情况明细销售完成情况汇总2112212312412512612712111212221222231232251252261262发货单注销263（1）核实双方交易能力核实双方交易能力分别从订货单位和本公司资源两方面来考虑，负责确定一笔交易是否有可能进行，用以添加至临时销售合同表。（2）签订合同签订合同模块的主要功能为签订临时销售合同和将临时销售合同转正式合同。（3）开票该模块的主要功能位生成发货单和开出发票，用以和客户打交道。（4）销售查询该模块的主要功能是根据有关人员的不同查询要求进行查询。（5）销售统计销售统计模块的主要功能是为业务主管提供对本公司某年度某季度的销售明细或汇总情况进行统计的服务。（6）注销临时销售合同注销临时销售合同的主要功能是将那些已经没有希望签订正式合同的临时销售合同从临时销售合同表中删除。（7）注销正式文档该模块的功能共有三块，分别为发货单注销、发票注销和正式合同注销。她用来在某些发货单、发票或合同没有必要再留着时予以注销。2销售管理子系统信息流程模型客户20销售管理D1往来单位D2物资购货要求D10临时销售合同D3合同明细D5可供资源表D9发货单D7注销合同档案D8注销发票档案客户发货单财务发票业务主管销售统计表有关人员查询结果D4发票明细销售管理第一层DFD客户购货要求21核实双方交易能力D5可供资源表D2物资D1往来单位NO22签订合同D10临时销售合同YESD2物资D3合同明细D5可供资源表23开票D9发货单D4发票明细D3合同明细合同签订成功24销售查询查询结果有关人员查询要求25销售统计月销售业务统计表业务主管27注销正式文档D3合同明细D5可供资源表D4发票明细失败合同签订26注销临时合同D7注销合同档案D8注销发票档案销售管理第二层DFD客户购货要求211核实资源可用性D5可供资源表D2物资YES211核实客户购买能力D1往来单位YES销售员NONO销售管理第三层新DFD核实双方交易能力细化销售员核实能力合格221生成临时合同D10临时销售合同客户临时销售合同222登记正式合同签过名的原合同D3合同明细D10临时销售合同销售管理第三层新DFD签订合同明细销售员正式合同生成231预开票D3合同明细D9发货单生成发货单信息仓库修改了发货单的信息232结算开票D9发货单D4发票明细销售管理第三层新DFD开票明细有关人员查询请求240查询分类241查询单位总购数按购货单位码242查询物资销售情况按物资码按发票号243查询发票内容D1往来单位D4发票明细D2物资D4发票明细有关人员购货单位总购买数钢材销售明细情况个别单位交易详情销售管理第三层新DFD销售查询明细业务主管统计要求250统计分类完成情况明细完成情况汇总251统计完成情况明细252统计完成情况汇总D4发票明细D3合同明细业务主管销售管理第三层新DFD销售统计明细业务主管注销要求270注销分类注销合同271销售合同注销D3合同明细D7注销合同档案272发票注销D8注销发票档案D4发票明细注销发票注销发货单273发货单注销D9发货单销售管理第三层新DFD注销正式文档明细3销售管理子系统数据模型A数据流定义数据流定义卡名称发货单简述客户可以取货的凭证，且是是否可以开票的依据组成发货单号物资码物资名规格型号库位制单日期发货日期结算方式质保书实发数量件数承付日期数据流定义卡名称发票简述客户付钱多少的凭证，也是客户与本公司进行了该笔交易的凭证，交给客户用以提醒其给钱组成发票号发票代码发票日期品名规格型号计量单位单价数量运杂费税率销货单位备注合计数据流定义卡名称购货要求简述是购货方对我方提出的所购物资的具体内容及价格组成品名规格型号价格数量交货日期数据流定义卡名称销售统计表简述是业务主管在输入统计要求后返回的统计结果组成物资码品名规格型号合同价数量合同完成率单位名年度季度数据流定义卡名称查询结果简述是有关人员再输入查询要求后返回的查询结果组成订货单位名品名规格型号合同价数量单价运输方式承付日期发货日期实发数量备注收货单位名结算单位名供货单位名B处理逻辑定义名称销售管理编号20简述处理销售过程中的合同、发货单、发票的处理流程处理逻辑小说明销售管理子系统的流程如下1根据客户的需求和公司的资源情况，生成临时销售合同，等待客户签字；2已经客户签字同意，该临时销售合同生效，将临时销售合同转为正式合同；若客户不予签字，该合同就是无效合同，经上级人员批准，注销该临时销售合同；3对于未生成发货单的正式合同开出发货单，并交予仓库，等待填入发货时间和实发数量。4若一份未生成发货单的正式合同因某种原因需要注销，经上级批准，可予注销该正式合同，进入注销合同档案。5对于已经由仓管员填入发货时间和实发数量的发货单，可以进行结算开票，添加入发票明细。6若一份未结算开票的发货单由于某种原因需要注销，经上级批准，可予注销该发货单。7若一张发票因某种原因需要注销，经上级批准，可予注销该发票。8有关人员可以进行查询功能，按照不同的查询要求得到不同的查询结果。9业务主管可以使用统计功能，知晓某年某季度的销售明细和汇总。名称核实双方交易能力编号21简述确定双方是否有完成该笔交易的能力来决定是否该签订临时销售合同处理逻辑小说明签订每一份临时销售合同前，都必须进行以下步骤1核实购买的单位是否具有足够的信誉度来完成交易，以防发生坏帐。2核实本公司是否有足够的资源来满足该购买单位，以防发生缺货现象。名称签订合同编号22简述与客户签订合同的过程处理逻辑小说明签订合同的流程如下1生成临时销售合同，等待客户签字；2若经客户签字同意，该临时销售合同生效，将临时销售合同转为正式合同。名称开票编号23简述为正式合同生成发货单和开出发票处理逻辑小说明对于每一份正式合同1开出发货单，将发货日期和实发数量留给仓管员填，并以EMAIL或电话的方式通知仓管员去填这两栏。2对于已经由仓管员填了实发数量和发货日期的发货单对应开出发票，更新发票明细表。名称销售查询编号24简述根据有关人员的查询要求进行查询处理逻辑小说明有关人员可做的查询有1根据单位码查询单位总购数；2按物资码查询物资销售情况；3按发票号查询交易内容。名称销售统计编号25简述根据业务主管的统计要求进行统计处理逻辑小说明业务主管可做的统计有1统计某年某季度某资源的销售明细情况；2统计某年某季度某单位的消费情况名称注销临时销售合同编号26简述对于上级已批准的不能生效的临时销售合同予以注销处理逻辑小说明若某分临时销售合同由于客户不予签字，或者资源改变或客户要求变更，该合同就是无效合同，经上级人员批准，注销该临时销售合同，将其移出临时销售合同表。另外，更新可供资源表的正在商议数字段，公式为正在商议数正在商议数合同数名称注销正式文档编号27简述经上级批准，对发票、正式合同和发货单予以注销处理逻辑小说明可能发生的注销情况有以下几种1若一份未生成发货单的正式合同因某种原因需要注销，经上级批准，可予注销该正式合同，进入注销合同档案。2若一张发票因错开等原因需要注销，经上级批准予以注销，进入注销发票档案。3对于未开票的发货单若有需要注销，经上级批准可予注销。4对于已经开票的发货单若要注销必先注销发票，才能注销该发货单。5对于已经生成发货单的合同，若需要注销，必先注销该发货单才能注销该合同。名称核实资源可用性编号211简述确定客户要求的资源是否存在且足够处理逻辑小说明；核实资源可用性有以下步骤1根据客户要求的物资，查找物资表如果该物资表中找不到对应物资则直接反馈不能生成该临时销售合同否则得出该物资对应的物资码，转22根据物资码查找可供资源表，查找其实际可供数，即可供数量正在商议数3将实际可供数与客户需要的数量比较如果实际可供数50则可以与该单位交易否则直接反馈不能生成该临时合同名称生成临时合同编号221简述经核实双方交易能力后，生成临时销售合同，为生成正式合同做准备，使每份正式合同必经的阶段处理逻辑小说明其生成过程一般如下1首先判断该单位的核实结果是否为可以销售如果可以销售则显示填写临时合同的画面，转2否则弹出MESSAGE提示由于未核实或核实结果为不能销售而不能生成临时销售合同2自动取出核实双方交易能力时的数据，包括订货单位名、所定物资名、规格、型号、数量。如果在核实双方交易能力时未输规格、型号或数量则显示的画面中这些空格为空，且各项规格或型号能在先选择规格或型号的前提下自动生成对应的值，以防发生找不到物资的情况否则自动生成这些规格、型号和数量，且不能修改3点击提交按钮如果所有空格未填满则弹出MESSAGE提示有空格未填，中止提交过程否则如果在核实双方交易能力时未输规格、型号或数量则实该规格、型号的物资的可供数量是否足够用来销售足够则直接提交数据库，添加一条记录至临时销售合同否则弹出MESSAGE提示物资不够，请重新核实能力否则接提交数据库，添加一条记录至临时销售合同4若点击“重新填选”按钮，除了从核实双方交易能力模块中直接取出的不能修改的数据外，全部清空。5更新可供资源表的正在商议数，公式为正在商议数正在商议数数量名称登记正式合同编号222简述将临时销售合同转为正式合同，使之具有生成发货单和开出发票的资格处理逻辑小说明其主要功能为以表格的形式显示还在临时销售合同表中的合同，尽量显示其详细的信息，一旦客户签了字，让销售员能够选择正确的临时销售合同并将其准为正式合同。转为正式合同后会更新该表格，去掉之前转为正式合同的临时销售合同，防止销售员进行误操作，再次调用已不在临时销售合同表中的合同。名称预开票编号231简述对于未生成发货单的正式合同生成其对应发货单处理逻辑小说明进入预开票功能模块后，首先看见的是以表格形式显示的尚未生成发货单的正式合同，一次只可以选择一份合同以生成发货单。如果选择了两份合同且点击“确定”则弹出MESSAGE提示只能选择一份合同如果没有选择合同且点击“确定”则弹出MESSAGE提示必须选择一份合同如果表格中已经没有合同且点击“确定”则弹出MESSAGE提示已没有可以开发货单的合同一旦选中一份正式合同，点击“确定”后，弹出生成发货单的界面，其中发货单号为自动生成，对应合同号自动取自之前选取的合同，制单日期为当前日期，也为自动生成；另外可以填写的为承付日期，其日期必定晚于制单日期。填选完毕点击提交，若未填选完整，弹出MESSAGE提示，并中止提交过程；否则提交至发货单表。并以电话或EMAIL形式提醒仓管员应该填写该发货单的发货日期和实发数量。名称结算开票编号232简述如果仓管员已经填写的某发货单的发货日期和实发数量，则可以对其进行结算开票，即开出发票。处理逻辑小说明进入结算开票功能模块后，首先看见的是以表格形式显示的已经生成发货单且已经由仓管人员填写发货日期和实发数量而又尚未开出发票的发货单，对这些发货单可以进行结算开票。一次只可以选择一份发货单来进行结算开票。如果选择了两份发货单且点击“确定”则弹出MESSAGE提示只能选择一份发货单如果没有选择发货单且点击“确定”则弹出MESSAGE提示必须选择一份发货单如果表格中已经没有发货单且点击“确定”则弹出MESSAGE提示已没有可以开票的发货单选择一份发货单且点击“确定”后，弹出开票界面，其中发票号为自动生成，开票日期及当前日期，为自动生成，其他发票明细中的字段除结算方式、运杂费和税率为自行填写外，都是自动由发货单和合同明细中取出，皆为不能修改的空格。填选完毕点击提交，若全部空格都已填满，则直接更新发票明细表；否则弹出MESSAGE提示尚未填选完整，中止提交过程。提交之发票明细后，还需做的是更新往来单位中的信誉度字段。由于结算开票代表一笔交易的顺利完成，所以其会影响对应购货单位的信誉度。信誉的计算公式为该单位已开出发票的合同的合同价总和/该单位全部合同的合同价总和100名称查询单位总购数编号241简述根据有关人员的要求，查询某一特定单位对于某一特定资源的总的购买数量处理逻辑小说明该功能模块显示的是可供有关人员选择的一系列框，内容有订货单位、物资名、规格、型号。订货单位和物资名为必选的，规格和型号可选可不选。另外显示的是一张表格，用来显示查询结果。根据发票明细表来查询，步骤如下1首先查找已经开出发票的合同号2查找该合同号对应的订货单位码3查找所填订货单位对应的单位码4过滤出合同号对应订货单位码与所填单位对应的单位码相同的合同号，逐一查找其物资码，找出符合所填物资的物资码，并将其合同信息显示出来。名称查询物资销售情况编号242简述根据有关人员的要求，按照物资码查询特定资源的销售情况处理逻辑小说明该功能模块显示的是可供有关人员选择的一个框，内容为物资码，有关人员可以选择对某一特定的物资码进行查询。此未必选的。另外显示的是一张表格，用来显示查询结果。根据发票明细来查询，步骤如下1首先查找已经开出发票的合同2查找合同号对应的物资码3如果物资码输入的物资码则输出该笔交易的明细内容，即该合同的大部分字段4只显示今年的查询结果名称查询发票内容编号243简述根据有关人员的要求，按照发票号查询该发票的全部明细内容处理逻辑小说明该功能模块显示的是可供有关人员选择的一个框，内容为发票号，有关人员可以选择对某一特定的发票号进行查询。此为必选的空格。另外显示的是一张表格，用来显示查询结果。其查询步骤为根据选择的发票号，查找发票明细表，将其字段全部取出，显示在表格中。名称统计完成情况明细编号251简述根据业务主管的要求，统计特定单位在某年某一季度对于特定物资的消费情况处理逻辑小说明该功能模块显示的内容有订货单位名、物资名、规格、型号、年份、季度。其统计过程同处理逻辑241，主要区别在于其能统计一个季度的总的某一单位的对于某一物资的消费量。名称统计完成情况汇总编号252简述根据业务主管的要求，统计特定资源在某年度某季度的整体销售情况处理逻辑小说明该功能模块需要销售员选填的内容有年份、季度、物资名、规格、型号。其中年份、季度、物资名为必填的项目。另外显示的是一张表格，用来显示统计结果。其统计步骤为1查找签订日期处于选择的年份和季度的合同号2找到该合同号对应的物资码，并和输入的物资所对应的物资码比对如果一致则将物资码一致的合同的合同数累加起来4在表格中显示累加的结果，并计算完成的比率，对于每一项物资，完成比率由以下公式得出已开票的合同的合同价总和/物资码对应所有合同的合同价总和100注意以上计算全都在销售员选择年份和季度范围内筛选名称销售合同注销编号271简述由于合同不符合双方意愿或一方违约，经上级批准，可以注销尚未开出发货单的正式合同处理逻辑小说明进入该功能模块显示的内容为一张表，用以显示可以予以注销的正式合同。该表在进入该模块时动态生成，该表中的合同皆为尚未生成发货单的合同。销售员一次只可以选择一个正式合同予以注销。如果选择了两份合同且点击“确定”则弹出MESSAGE提示只能选择一份合同如果没有选择合同且点击“确定”则弹出MESSAGE提示必须选择一份合同如果表格中已经没有合同且点击“确定”则弹出MESSAGE提示已没有可以注销的合同正确选择了合同且点击“确定”后，进行一次询问，再次点击“确定”后，即进行注销，将选中的合同从合同明细表中转入注销合同档案，以备将来之用。同时用以选择合同的表格自动更新。合同号不变，且注销合同档案中的字段与合同明细的字段一样。另外，更新可供资源表的正在商议数字段，公式为正在商议数正在商议数合同数名称发票注销编号272简述由于发票错开或需要作废发票，经上级批准，可对选定发票予以注销处理逻辑小说明进入该功能模块显示的内容为一张表，用以显示可以予以注销的发票。该表在进入模块时自动生成，该表中的发票为发票明细中的全部发票，即销售员可选择任意一张发票进行注销，因此在这一模块销售员必须注意不能选错了发票。销售员一次只能选择一张发票予以注销。如果选择了两张发票且点击“确定”则弹出MESSAGE提示只能选择一张发票如果没有选择发票且点击“确定”则弹出MESSAGE提示必须选择一张发票如果表格中已经没有发票且点击“确定”则弹出MESSAGE提示已没有可以注销的发票正确选择了发票且点击“确定”后，进行一次询问，再次点击“确定”后，即进行注销，将选中的发票从发票明细中转入注销发票档案，以备将来之用。同时用以选择发票的表格自动更新。发票号不变，且注销发票档案中的字段与发票明细中的字段相同。名称发货单注销编号273简述由于发货单错开或其他原因，经上级批准，可对尚未开票的发货单予以注销处理逻辑小说明进入该功能模块显示的内容为一张表，用以显示可以予以注销的发货单。该表在进入模块时自动生成，内容为尚未开票的发货单，及其对应合同号不在发票明细表中的发货单。销售员一次只能选择一份发货单予以注销如果选择了两份发货单且点击“确定”则弹出MESSAGE提示只能选择一份发货单如果没有选择发货单且点击“确定”则弹出MESSAGE提示必须选择一份发货单如果表格中已经没有发货单且点击“确定”则弹出MESSAGE提示已没有可以注销的发货单销售员正确选择了发货单且点击“确定”后，进行一次询问，再次点击“确定”后，即进行注销，将选中的发货单从发货单表中删除。如果该发货单已有仓管员填写发货日期和实发数量则删除发货单前更改可供资源表中的正在商议数和可供资源数（公式为正在商议数正在商议数件数可供资源数可供资源数件数）5数据存贮定义数据存贮定义卡名称往来单位编号D1简述数据存贮“往来单位”的规范化