axapta用户操作手册(采购)

MICROSOFTAXAPTA用户手册（采购）适用岗位采购中心经理采购主管采购员目录1文档说明22岗位职责描述221采购中心主管/经理岗位职责222采购员岗位职责23系统中对应功能点描述231采购中心主管/经理功能点概述232采购员功能点概述24操作流程及要点241供应商信息维护2411供应商信息的输入和调整2412供应商信息的调整与变更642贸易协定维护6421贸易协定输入6422贸易协定调整843采购日记账的输入844采购日记账的过账1145采购订单的过账12451采购订单的过账12452收货列表的过账1346采购退货处理13461开发票前的采购退货13462开发票后的采购退货1447采购取消1648信息查询17481库存信息查询17482采购信息查询18483送货信息查询21484应付账款信息查询2249报表打印231文档说明作为对相关岗位应用AXAPTA系统的操作指引和部门相关人员的培训教材，本文档主要使用于采购部门内部操作使用。本文档依据采购部岗位职责说明中对各个岗位的定义及详细描述指定而出，可以作为采购部内部员工日常操作AXAPTA系统的操作规范进行使用。2岗位职责描述21采购中心主管/经理岗位职责负责供应商信息的维护，贸易协定的维护，采购订单的审核，以及相关信息查询等22采购员岗位职责负责采购订单的输入和维护，采购订单的相关过账，以及相关信息查询3系统中对应功能点概述31采购中心主管/经理功能点概述A供应商资料查询；B贸易协议日记账的过账审核；C采购日记账的过账审核；D各种采购相关的信息查询。32采购员功能点概述A供应商资料的录入及维护；B贸易协议的录入及维护；C采购订单的管理；D采购退货的处理；E各种采购相关信息的查询。4操作流程及要点41供应商信息维护供应商信息的日常维护主要包括联系人、联系电话、联系地址、结算货币、使用语言、交货方式、付款方式的维护。供应商信息日常维护的操作在供应商模块中。登陆进入主菜单，将鼠标移至应付账款，右栏显示为模块的菜单，如图示。411供应商信息的输入和调整1供应商信息的录入单击供应商进入供应商账户。在概览卡片，点击新建按键或按，开始新建一条供应商信息。A在“概览”卡里需输入如下内容供应商账户、名称、搜索名称、发票账户、组、币名。供应商账户根据供应商编码规则输入；名称依据该供应商在工商注册的法人名称填写；搜索名称默认为该供应商在工商注册的法人名称，亦可填写习惯称呼以方便查找；发票账户如果开票名称与公司名称相同时留空即可，不相同时选择开发票供应商账户；组选中供应商的所属组别，国内供应商选择“国内”，国外供应商选择“国外”；币名与该供应商交易时使用的货币种类，有人民币“RMB”和美金“USD”两种供选择；B在“概述”卡片里主要需选择语言、购买方组。语言和该供应商联系时涉及到的单据（如“采购单”）所使用的语言；购买方组采购物料的组分类。C在“设置”卡片里需要选择交货条件、交货方式、税金组、含税金的价格。交货条件要求供应商交付物料的条件，如“送货到厂”、“FOB湛江”等；交货方式供应商运输物料的方式，如“汽车运输”、“船运”等；税金组和该供应商交易时增值税的种类；含税金的价格和该供应商交易时商定的价格是否含税金。（如含税，则选中此选项）。D在“采购订单”卡片里需要选择仓库、采购订单价格/金额。仓库跟该供应商签订的采购订单所订之物料（缺省）存放于哪一仓库；采购订单价格/金额由于采购订单无需显示单价和金额，此项应该留空不选。E在地址卡片里需要填写街道名称、邮政编码。F在联系信息卡片里需要填写所有相关的信息。G在付款卡片里填写付款条件、付款方法。其中付款条件和该供应商交易的付款期限条件；付款方法和该供应商交易用何种形式付款。412供应商信息的调整与变更供应商信息的调整与变更可在相应需修改的选项中单击右键进入主表，再新建添加。例如供应商的联系人变更时，在联系人选项中单击右键进入主表，再点击新建按键或按，新建一条联系人信息。删除一个联系人时，选中此联系人，点击即可。其他各项变更可参照此操作进行变更。42贸易协定维护421贸易协定输入贸易协定输入在日记账模块中进行。1点击日记账，再点击价格/折扣，打开贸易协定日记账；2在概览卡点击新建按键或按，开始新建一条贸易协定日记账。注意点击下拉菜单选择相应的日记账名称。3单击“行”按钮，进入如下贸易协议行窗口关系选择“价格（采购）”；科目代码选择“表”，表示针对单个供应商；科目选择选择具体供应商；物料关系选择具体物料；金额针对下面指定单位的物料单价；币名选择币种；起始日期、截止日期价格协议的起、止日期；数量价格数量段，即当前行设置的单价为达到该数量段的单价；单位物料价格的单位；查找下一个当同一物料在同一个供应商处有另一个大的数量段价格时选中此项。填写完后点击“确认”按钮对当前录入的贸易黑底进行检查，经检查无误后，等待审核过账成为正式的贸易协议。422贸易协定调整贸易协定调整同样在日记账模块中进行。A打开贸易协定日记账，在概览卡片中新建一行贸易协定日记账，注意在日记账名称中选择采购折扣调整。B点击“行”按钮，弹出概览卡片，点击右边的选择，在弹出框中填上相关选择信息，注意类型的选择，如下图C再点击“选择”按钮，选择适当的条件，点击“确定”按钮，然后对筛选出来的贸易协议进行修改。43采购日记账的输入采购日记账的输入在应付账款日记账采购订单采购日记账中输入。如图单击采购日记账，在订单列表中点击新建按键或按，开始新建一条采购订单日记账，选择相应的“供应商帐户”，设置默认“交货日期”（不同物料行交货日期不同时，可在行里设置），并且设置“购买方组”及“订货人”在行中新建此采购订单的物料行，填写完整相关采购物料，设置相应的存放仓库以及采购物料的数量、过欠交百分比、交货日期等系列信息。如下图在行的的“概述”页，可设置供应商外部物料说明，用来对应该行的物料在供应商有另一种名称时填写如下图在行的“设置”页，填写过交、欠交百分比及该物料的具体交货时间用同样方法增加该订单的另一行物料，待所有的物料行添加完毕，经检查无误会便可关闭日记账窗口等待审核过账成为正式的采购订单。44采购日记账的过账在日记账过账前，必须先到应付账款日记账采购订单采购日记帐中查看有哪些采购日记账等待审核，然后打开日记账进行查看审核。确认某一日记账没有问题后便可对日记账进行过账。采购日记账的过账在应付账款定期事项采购日记账过账中进行在出现的“查询”窗口中选择或者直接输入刚才经过检查的采购订单编号，也可增加其它查询条件对刚才检查过的日记账进行查找。最后点击“确定”按钮，进行过账，即可过账采购日记账成为正式的采购订单。45采购订单的过账451采购订单的过账在应付账款采购订单中完成。如图点击“采购订单”打开订单列表，选中相应的订单，点击“过账”“采购订单”，即可出现下图上图中注意数量的选择选择“全部”表示订单的全部数量，而选择“现在接收”则为订单行里填写的现在接收数量，选中“打印申请单”则可在过账的同时打印出采购订单。点击“行”可对当前过账数量进行检查，检查无误后，点击“确认”进行过账。打印的采购订单还可以多种型式保存。在显示到屏幕的报告中点击左上角的打印机按钮，然后在打印机设置里点击“文件”，并选择“文件格式”，便可以各种格式的文挡如ASCII、PDF、HTML、RTF保存。452收货列表的过账操作方法同如451，不同的是在“过账”时选择的是“收货列表”即可。46采购退货处理当因质量或者其他原因要求退货时，系统中的操作方式是不一样的。根据是否已开发票，主要分为如下两种461开发票前的采购退货开发票前的采购退货在应付账款的采购订单中完成。A打开订单列表，选中要退货的订单，在“行”中的“数量”卡片“现在接收”项直接输入负数的退货数量；B过账送货单，如下图，在参数卡片内的“数量”项选“现在接收”，填上送货单号，点击“确定”即可。462开发票后的采购退货A打开订单列表，选中要退货的订单，针对此订单创建一张“被退回的物料”类型的采购订单，在供应商账户中要注意选中对应被退货的供应商账户，填写“退货批准单编号”。检查后点击“确定”。B在“行”中的“功能”，单击“创建贷项通知单”即可见到下图C在上图中选中相应的采购订单及订单行，在“数量”中修改成要实际要退货的数量注意此数量为正数，点击“确定”，检查被退回的物料采购订单中的行，发现相应的信息已经被带过来。D“过账”“送货单”注意参数卡片的数量要选择全部，并通知财务部门过账发票。过账送货单和发票时以后，开票之后的采购退货的操作就完成了。47采购取消适用于因某种原因而需要取消订单的情况。它可分为部分取消和全部取消两种情况，在系统中的操作方法类似。无论哪一种情况，均在应付账款采购订单中进行。A点击采购订单，打开采购订单列表，选中要取消的订单。B在此订单的行中，选中要取消的物料，点击功能中的将剩余部分交货，如下图这时在对话框中出现的将剩余部分交货的数量是缺省的，是所有未收货的数量。如果想取消所有的订单数量，直接点击“取消量”。如果只是取消部分，则将对话框中的数量修改为要取消的数量再点击取消量，即可将剩余部份取消。48信息查询481库存信息查询A查询某一个物料的库存状态，在订单行中的“库存”点击“手头现有的”，就可以查询到此物料的实际库存、订单总量等信息。B查询任意物料的库存情况，可以在库存管理查询手头现有的，就可以看到所有供应商的物料库存情况，还可以根据需要进行过滤，筛选出自己需要的库存。482采购信息查询A在应付账款查询定单状态下，可以查到未完成的采购订单及订单行B在应付账款报告交易下，可以查询到所有的采购信息。点击“采购订单”，然后“选择”相关的筛选条件可以查询到向某一供应商或者所有供应商所下采购订单的情况同样地通过使用“订单行”，再定义条件（这里要注意的是通常我们是以“数量”及“仓库”来汇总数据）可以按条件列出所有的订单行信息483送货信息查询A在“应付账款”“供应商”主表里，选中某一供应商，再点击“查询”“送货单”，可以查到指定供应商的送货信息。B打开应付账款查询日记账送货单下，在此