公司行政物品管理制度

行政办公用品管理制度第一章总则第一条目的为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。第二章办公用品的分类第三条行政办公物品的分类行政办公物品分三类办公固定资产、办公低值资产、办公用品。1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在2000元及以上的各种办公家具及办公设备。2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在2000元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。第三章行政办公物品的管理职责第四条行政部的主要职责行政部是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括1、供应商选择及管理；2、组织各部门行政物品管理程序监控；3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责日常维护和修理。第五条部门资产负责人的主要职责认真贯彻执行公司的资产管理制度；各部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；第六条资产使用人的主要职责应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。第四章行政办公物品采购第七条办公用品采购1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门的年度预算执行台账。3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。第八条办公类服务采购办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在公司行政部公布的服务供应商范围内选择。第九条办公资产采购1、办公资产采购计划各部门历史需要置办办公资产时，填写办公物品申请表，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。2、实施采购行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。3、验收行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。办公物品申请表和购物明细复印件由行政部统一保管。第五章办公物品的管理第十条办公用品的配发1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理1、资产调拨部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写资产调拨单。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序调出部门负责人调入部门负责人行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。2、资产报废由部门负责人填写资产报废申请单，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。3、资产的租用、出租和外借（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。4、办公资产的日常维护、维修（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写办公设备维修申请表报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记办公设备维修记录表，资产使用部门负责人签字确认。（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。（6）由于人为原因造成办公资产损坏，需按照物品的原价进行赔偿。5、办公资产的年终盘点（1）年终资产清查由行政部对各部门进行实物清查，丢失的办公资产由丢失部门按照原值赔偿。资产清查结束后，由行政部将年终清查报告上报公司领导。（2）办公物品丢失、损坏属于过失人责任的，过失人应承担相应的赔偿责任。各部门负责人要调离本部门时，人力资源要及时通知办公室，办公室根据办公资产台账清点调出人负责部门所使用的资产。有短缺者，按物品原价赔偿，待办理完办公设备移交手续后，方可调离本部门；一般员工调离本部门，由部门主管负责该员工使用资产的移交，由人力资源部协助完成。第六章附则第十二条度由公司行政部负责制定、解释。修订并实施监督。本制度自颁布之日起执行。附件2财务管理制度为了加强财务管理，根据国家有关法律、法规结合公司具体情况，制定本制度。1财务管理工作必须严格执行财经纪律，以提高经济效益、壮大企业经济实力为宗旨，财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针，勤俭节约、精打细算、在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低低耗、增加积累。2公司设财务部，财务人员由专业的人员担任，协助经理处理好相关的财务会计工作。3出纳员不得监管、会计档案保管和债权债务账目的登记工作。4财会人员要认真执行岗位责任制，各施其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结。5财务人员在办理会计事物中，必须坚持原则，张章办事。对于违反财政纪律和财务制度的事项，必须拒绝报销或者拒绝执行，并及时向总经理报告。6财会人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，也不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、账目、款项、公章、实物及未了事项等。7财务部要加强对资产、资金、现金及费用开支的管理，防止损失，杜绝浪费，良好运用，提高效益。8银行账户印签的使用实行分管并用制，即财务章由出纳管理，法人代表和会计私章由会计保管，不准由一个人统一保管使用。印签保管人临时出差由其委托他人代管。9正常的办公费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人、部门负责人签名，经理批准后方可报销付