物流公司财务部管理制度

物流公司财务部管理制度2013年9月目录现金管理制度8第一章总则8第二章现金收入管理8第三章现金支出管理8第四章备用金管理9第五章库存现金管理10第六章银行账户管理11第七章账目管理11第八章处罚12第九章附则12低值易耗品、办公用品的核算管理制度12第一章总则12第二章低值易耗品、办公司用品的采购管理12第三章低值易耗品、办公司用品领用、盘点13第四章核算13第五章报废处理13公司对外贷款的管理办法15第一章总则15第二章操作方式15第三章附则16票据的领用管理办法16第一章票据类型16第二章票据的领用17第三章票务管理流程17第四章附则21票据使用管理办法21第一章总则21第二章具体办法21第三章处罚23第四章附则23门市录单员操作管理办法24第一章具体操作方法24第二章处罚25第三章附则26软件使用管理办法26第一章具体操作方法26第二章处罚29第三章附则31内传货及返货票使用管理办法31第一章具体使用方法31第二章处罚31第三章附则32票务室欠票管理办法32第一章总则32第二章附则32票务室代收款管理办法33第一章代收款异常情况处理办法33第二章代收款异常催收管理办法35第三章代收款超额罚款及奖励36第四章附则36票务室外转货管理办法37第一章票据使用37第二章外转内容37第三章处罚37第四章附则37票务室回单管理办法38第一章回单的时效38第二章回单的安全38第三章回单管理人员与回单收款人员的交接39第四章合同客户回单签单要求39第五章回单结款39第六章处罚条例41第七章附则42返货库房管理办法42第一章总则42第二章具体办法42第三章处罚条例43第四章附则44调度单管理办法44第一章总则44第二章具体管理办法44第三章处罚条例45第四章附则46各货场、门市、返货库对帐管理办法46第一章货场对帐46第二章门市及返货库对帐47第三章附则47各货场账目、票据传递及软件输入时间管理办法48第一章票据传递要求48第二章软件录入及准确性要求48第三章票务室要求48第四章奖励及处罚条例49综合业务部管理办法49第一章总则49第二章具体管理办法49第三章处罚条例50第四章附则50固定资产核算管理制度50第一章总则50第二章固定资产的购置51第三章固定资产的验收及卡片登记52第四章固定资产的调拨转让53第五章固定资产调拨转让、清理的账务处理53第六章固定资产的保险54第七章固定资产的盘点54第八章固定资产的清理55第九章固定资产的会计处理55第十章附则55会计档案管理制度57第一章总则57第二章会计档案的保存和销毁57第三章附则59会计人员离职监交制度59第一章总则59第二章会计人员离职监交制度59第三章附则61费用报销、借款及权限审批划分的管理办法61第一章总则61第二章审批权限人在审批中的作用63第三章货场、门市报销规定63第四章费用报销审批权限划分表64第五章附则67工资核算、发放管理办法67第一章总则67第二章工资资料的提供67第三章工资的核算流程及时间要求68第四章计提工资审核、签字68第五章计算工资发放68第六章工资核算发放职责权限表69第七章附则70差旅费报销办法71第一章总则71第二章差旅费开支范围及标准71第三章城际交通费报销规定73第四章差旅费报销的审批73第五章附则74门市财务管理制度75第一章总则75第二章清理票据75第三章票据交接75第四章收集票据75第五章代收款管理76第六章营业款管理76第七章门市关系费用、接货费（接货费划分）、叉车费报销76第八章软件录入77第九章日报填写账目核对77第十章月末对帐77第十一章处罚条例78第十二章附则78货场财务管理制度79第一章总则79第二章清理票据79第三章票据交接80第四章收集票据80第五章收款及现金管理81第六章软件录入82第七章代收款发放82第八章做账、账有核对82第九章月末对帐83第十章处罚83第十一章附则84财务部代收款发放的管理办法84第一章总则84第二章代收款的概念与划分84第三章门市发放代收款85第四章公司发放代收款87第五章代收款挂失流程87第六章附则88现金管理制度第一章总则第一条为规范公司现金使用，管理明确使用范围，加强财务监督，根据经济法规和总公司实际情况，特制定本制度。第二条公司任何部门、个人都必须自觉遵守，严格执行本制度的相关规定。第三条公司财务部负责人统一管理财务收支。第四条本制度所指现金包括库存现金、银行存款及其他货币资金。第五条现金的收入、支出保管仅限于出纳人员负责办理，非出纳人员不得经管现金。第二章现金收入管理第六条公司各部门的现金收入须及时送交财务部报账，严禁各部门、货场、门市截留收入或坐支现金。第七条按照“收支两条线”原则，财务部收入的现金、结算票据应及时存入银行账户，不得坐支现金。第八条出纳人员从银行中提取现金，当填写“现金支票领用单”，并写明用途和金额，由财务负责人签字批准后提取。第九条收取的代收款专户存储。第三章现金支出管理第十条公司大额款项及重要的经济事项的支出，原则由部门主管、分管副总同意、总经理批准、经财务审核方可支付现金。第十一条现金付款业务应当依据公司的有关制度经过批准，须有经过复核会计人员复核的原始凭证，有经办人签字和符合审批权限的负责人员审核批准，并填制付款凭证后，出纳才能付款，并在付款凭证上加盖“付讫”戳记后入账现金付款所附的原始凭证必须是合法凭证，付款内容真实、数字准确、不得涂改、未经复核的会计复核，或违法、违规、不真实、不正确、不完整的原始凭证，出纳人员必须拒绝付款，否则由出纳人员承担全部的经济损失。第十二条下列业务可以支付现金1、公司业务相关的运输费、广告费。2员工工资、奖金、津贴福、副利费、医药费和其他劳务报酬。3、差旅费、培训费、业务招待费。4、司机的车油费、过路费、过桥费、行车费以及小型维修费及所需的零配件等其他材料费。5、员工工伤事故、生活困难、突发事件和临时借款。6、确需现金支付的其他支出。第十三条因公外出人员携带必要的现金要填写借款单，并由总公司机关领导审批签字后方可支付外出人员。外出人员返回后应在当月15日或25日前报销，不允许长期借款否则会在工资中扣除，并前期借款未清后期不再借款的原则。财务会计在报销时必须按规定标准支付，同时，认真核实车船票和住宿费，检查发票是否注明每天每人住宿标准，未注明和发票填写项目不全及超标准住宿的不予报销，另对参加培训和开会的人员，要有培训和开会通知的证明文件。第十四条代收款的现金不能挪用。第十五条通过银行转账支付的严禁签发空头支票，远期支票及空白支票。第四章备用金管理第十六条公司按核定标准设立备用金，不包括在库现金限额内其他部门因业务需要备用金的，应报总公司机关领导审批并报财务执行。第十七条公司财务代收款出纳每人实行500020000元备用金，客服部的备用金1000020000元。第五章库存现金管理第十八条、库存现金限额原则上以满足总公司机关35天日常零星开支为标准，一般在50000100000元。超过限额的部分应及时存入银行，并对每周二、周三适当增加现金库存。第十九条、出纳员从银行提取现金时，应由公司专车前住，否则出现的损失由出纳人员负责。第二十条库存现金、现金支票及转账支票由出纳人员保管，银行预留印鉴应由财务部经理负责保管。第二十一条财务部出纳应将各种结算凭证及金融券物存放在保险柜内，保险柜应打乱密码，钥匙随身携带，人离门锁，防盗防失保险柜密码出纳人员应将自己保管使用的保险柜密码严格保密，不得向他人泄露，以防止他人利用出纳人员调转或更换使用新的密码。对保险柜的钥匙和密码公司应指定两个专人分别保管。第二十二条调动岗位，新出纳人员对库存现金要做到日清月结，账实相符，出纳人员发现账款不符应及时报部门经理并追查原因，追究相关人员责任。第二十三条财务经理不定期对库存现金进行抽查确保现金账面余额与实际库存现金是否相符。若发现不符，及时查明原因，做出处理。主管会计应经常与出纳核对库存现金情况，重点放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪行为。第二十四条每个季度财务负责人至少会同主管会计抽查一次库存现金，对差异情况进行分析，形成库存现金盘点报告，提出改进意见。第二十五条严禁私人借用公款，严禁白条抵库，更不得挪用现金。第二十六条财务室不准替私人存放现金，防止发生意外。第二十七条财务室金库实行晚上值班制。第二十八条代收款出纳在前往工作地点途中，司机监负保安职能，确保资金的安全。第六章银行账户管理第二十九条财务科应严格按照银行支付结算办法及相关制度的规定开立存款账户，并由出纳负责管理。第三十条出纳应不定期或定期与银行对账，并于每月末编制银行存款余额调节表，确保数额相符若发现不符，应查明原因，追究相关人员责任。第三十一条不准擅自租借银行账号给任何单位和个人办理结算业务。第三十二条对网上银行的支付须经两人以上确认才能支付款项。第七章账目管理第三十三条财务部应按照国家财政部规定建立日记账。出纳在电算化中登记现金、银行存款日记账，严禁登记总账。第三十四条出纳在根据业务票据，编制逐笔登记现金日记账时，做到账目日清月结，确保账款相符。第三十五条出纳应予每月月末核对未达帐项，并及时催查清理。第三十六条记账时应再一次严格审核凭证，严禁用不符合财务制度规定的凭证登记入账。第三十七条出纳与会计应定期于每月15日、25日结账日核对现金、银行日记账与总账，确保账账相符。第八章处罚第三十八条对违反本办法造成公司损失的，视其情节轻重，给予相关人员行政处罚和经济赔偿。第三十九条凡超出规定范围内限额使用现金，用不符合制度的凭证充抵库存现金，未经批准坐支现金，私设小金库，编造用途套取现金，公款私存的，除给有关财务处分外，视其情节轻重分别给予违纪金额1030的罚款。第九章附则第四十条本制度由财务部制定，本制度由财务科负责解释。第四十一条本制度经公司批准通过后执行。低值易耗品、办公用品的核算管理制度第一章总则第一条为加强低值易耗品、办公用品采购、领用、结存及核算特制定本制度。第二条低值易耗品定义使用年限在一年以内，价值在2000元以内，含办公用品。第二章低值易耗品、办公司用品的采购管理第三条由申请部门提出使用申请计划，报主管领导或总经理审批后交行政部门，由行政部门汇总后集中采购。第四条行政部依据审批计划可以到财务部办理借款，进行低值易耗品、办公司用品的采购。第五条采购回来后，将低值易耗品、办公司用品均验收入库后，采购人员填写“力展物流物品入库单位”一式二联，这些物品的入库由公司指定专人验收，并在单据上签字确认。第六条采购人员凭采购发票、收据验收人员确认已收到的实物签字到财务办理报销或核销个人借款若采购的价值很低供应商不提供发票、收据的请对此情况进行说明，找副总经理以上的领导签字，财务才准允报销。第三章低值易耗品、办公司用品领用、盘点第七条部门、货场、门市领用公司的低值易耗品和办公用品，需经办人填写“力展物流物品出库单”，经部门经理签字，由库管员核实后发放。第八条对各部门领用的单据，月末由库管员在实物账上进行收、发、结存账的登记，并结出库存数量。第九条定期盘点低值易耗品、办公司用品进行定期的盘点，与账存数进行核对。第四章核算第十条财务部每月末对验收入库、发出及结存数量的低值易耗品、办公用品进行稽核，财务部根据稽核的单据进行费用的归集与核算。第十一条对个人用领用的低值易耗品要单独建个人账目管理。第十二条对于使用期限较长的耗品中的计算器、电脑键盘、尺子、订书器等，由行政部确定使用年限，对未满年限的不能再领用员工因离职、或因工作需要离开本岗位要对办公用品办理移交或退回。第五章报废处理第十三条对低值易耗品无法在使用，请本部门领导确认，实物交行政部办理报废，并对个人账目记录核销掉。第十四条验收入库单样表、领用单样表见附表。第十五条低值易耗品采购领用流程第十六条本制度由财务部制定，本制度由财务科负责解释。第十七条本制度经公司批准通过后执行公司对外贷款的管理办法第一章总则第一条公司对挂靠在弘翔子公司的车辆本着扶持态度对有困难的挂靠者提出贷款需求的，经评估批准同意可以发放贷款。第二章操作方式第二条在具体操作借贷款过程中要从以下几个方面考虑1、对贷款方进行信誉评估，可通过近期的会计报表了解经营状况，通过往来账的情况了解归还能力，通过费用的交缴了解诚信度。2、贷款一般按低押贷款的方式处理，由于贷款仅限于购车，故用新购置的车辆进行低押。3、贷款额度的限定，一般情况下按5万元贷款，也可按原车价的50贷款，原则上要求贷款人要有一定量的自有资金，公司才会贷放。4、贷款期限，可分为短期和中期两种，短期为一年，中期可分为二年、三年。5、对不同的贷款期限制定不同的利率，按贷款时间越长利率越高的原则例如一年期贷款期限，贷款利率为12；二年贷款期限贷款利率为13；三年贷款期限利率为15。6、确定贷款本金、利息的归还办法本金的归还可分为按月和按年归还两种，如何进行归还可根据当时的情况而定，利息按国家规定的计算办法和每月20日进行结息。7、本金、利息的归还方式，我公司可采取从营业额中扣收的办法收取。8、对未按期归还的，要加收滞纳金或罚息罚息一般按每天万分之五计收。第三章附则第三条公司与挂靠者签订挂靠合同牵涉到借款、放贷的业务请按参照执行。第四条本制度由财务部制定，本制度由财务科负责解释，本制度经公司批准通过后执行。票据的领用管理办法第一章票据类型第一条力展物流运输合同第二联为印刷有“力展凭证专用”章六个字的托运凭证。该类票据分为顺货票、返货票、内转票三类。第二条车辆调度单为自带复写纸，一式二联（第一联存根（白）；第二联报销凭证（红）；该票为50联号票据第三条货场现金收入日报表为不带复写纸，一联式；该票为100张不联号票据第四条门市现金收入日报表为不带复写纸，一联式；该票为100张不联号票据第五条代收款明细表；为不带复写纸，一联式；该票为100张不联号票据第六条货物运输明细表为不带复写纸，一联式；该票为100张不联号票据第七条整车运输配载服务合同书为自带复写纸；一式三联（第一联存根（白），第二联司机报销联（红），第三联回单（兰）；该票为33联号票据第八条力展物流签收单专用为自带复写纸；一式四联（第一联存根（白），第二联客户签收联（绿），第三联客户签收返回联，第四联存根（黄）第九条欠票票号记录登记表为不带复写纸，一联式；该票为100张不联号票据第二章票据的领用第十条票据的领用采用登记的形式，填写票据领用登记表一式两份，领用部门及库管各份。票据领用登记表样表第十一条票据的领用时间门市，货场暂不规定时间，但需提前两天通知财务部票务室领用所需票据（节假日除外）。第十二条门市部、货场也可直接到公司办理领票事宜。第十三条凡需用票据的门市、货场根据各自的需求电话通知财务部票务室，财务部票务室接通知后将各点的票据通过货车及小车发往各门市、货场，同时随货同行还有财务部票务室发出票据的清单，货场受到后，若发现错误，当天与财务部票务室联系处理，若货场收到后未表示无异议，则公司视为门市、货场默认清单与票据相符。第十四条票据领用人（或代领人）在领用票据后，应检查好所领需票据的线路、数量及票号的连续性，是否与登记表上相符，若发现问题当时处理，否则，库管不承担责任。第十五条各部门领用票据后应指定专人保管，凡出现丢失情况（特别是运输合同丢失）要追究部门、门市及货场保管人员及丢失负责人责任。第十六条库管在发放货物运输合同时必须按票号顺序由低号到高号依次逐一发放。同时该票第二联（托运凭证联）必须盖有“力展物流专用章”后才能发放。第三章票务管理流程1、票务室单据收发操作流程单据收发专员2、票务室底单录入操作流程底单录入专员3、票务室签收单操作流程签收单审核专员4、票务室代收款审核操作流程代收款审核专员5、票务室代收款发放审核操作流程代收款发放审核专员6、票务室车辆运单审核操作流程车辆运单审核专员7、票务室返货、内转货单据操作流程返货专员8、票务室回单操作流程回单管理专员9、票务室外转货单据操作流程外转管理专员第四章附则第十七条本制度从下发之日起执行第十八条本办法修订、解释权归财务部票务室票据使用管理办法第一章总则第一条为增强票据的安全使用并提高票据管理质量，使各部门、货场、门市在使用公司指定联号的票据更加严谨，特制定本办法。第二章具体办法第二条领用各种公司指定联号票据时应指定专人保管，并保证票据的整洁及单据的安全性；第三条票据出现丢失的部门、货场、门市负责人应及时通知财务部票务室主管，其在接到通知后打印一份票据遗失申明，并加盖“公司公章”传至部门、货场、门市负责人并及时张贴于门口；第四条门市或货场在使用“力展物流运输合同”时发现托运凭证联（即第二联）未盖有“力展凭证专用”章，应及时与财务部票务室联系并将票据传回财务部票务室加盖该章后方可使用（或告知财务部票务室并进行票据作废处理）；第五条在联号票据使用过程中凡进行作废处理的票据应将该同号的4联票据全部传回财务部票务室进行处理。第六条如部门有特殊情况为接货、项目大客户需求的出现票号段的短暂错乱的，应经财务部票务室主管及营运副总同意后将错乱票号段的所有票据使用情况作详细记录备查。第七条凡出现票据的遗失或漏传，门市、货场、返货库需用公司指定专用补票来进行补票（财务部票务室对该类票据实行统计，凡超过一定比例者，按比例进行罚款），不可使用其他票据进行改单并影响其他票据的联号情况。第八条“补票”指已开出“力展物流运输合同”因工作失误丢失或被遗漏在上一工作环节，为保证托运货物不受影响而采取的补救措施重新开出的“力展物流运输合同”专用票据。这些票是由财务部对已停运的线路单据的再利用。票据管理1、对停运的线路单据由财务部统一管理、统一发放，并做为公司内部一段时间内的“补票”，用完后再更换。2、财务部票务室将对发往各部门的“补票”作记录，写明起止号码，同时对各货场、门市使用过的“补票”单号作核销登记。第九条货场票据的装订应根据票据联号顺序（由小至大）、门市、欠票种类按票据装订要求整齐装订；第十条凡出现门市剩货，托运方需在门市取货，门市负责人需将盖有“力展物流凭证章”客户联收回，并连同当日底票联传至财务部票务室收取；第十一条门市、货场在第一时间收到作废通知时（因货物未及时装走托运方或发货商凭发货凭证取走所发货物后）应该即时通知票务室，并隔日回传发货凭证联第三章处罚第十二条凡出现票据丢失情况除查明原因并对部门、货场、门市负责人处于10元/单的处罚。第十三条凡使用“补票”单号出现断号，被财务部查出处以50元/单罚款；凡当月补票断号超过5单以上，处以200元/单罚款。第十四条凡因未及时通知或未张贴出遗失申明造成的后果一律该负责人承担，并对负责人处于10元/单的处罚。第十五条“未印刷有凭证章的票据”按常规票据使用的将对使用者所属的负责人处于10元/单的处罚；第十六条凡未能将作废单据四联传回票务室的对其处于10元/单的处罚，票务室进行记录并由未传回门市及货场承担后果及责任；第十七条凡未能按序号进行使用，或未能提前通知票务部门者一律按跳单10元/单进行处罚；第十八条凡未能用补票补单者对其处予10元/单的处罚，如托运方及发货商与票务室核对客户签收因补票托运方及发货商不认同，补票部门、门市、货场承担赔偿责任。第十九条凡未按序号（从小到大）装订票据者，对其处于20元/次的处罚。第二十条凡因客户来取前日未装走之货物时，应收回“发货凭证联”违反该规定者处于20元/单的处罚，并承担该票据所产生的不良后果。第二十一条凡货场或返货库在清理欠票时说明大票上做的明细表是作废时，经货场、门市传回大票至票务室核查属实后，将针对门市、货场负责人予以不低于20元/次的处罚。第四章附则第二十二条本制度从下发之日起执行第二十三条本办法修订、解释权归财务部票务室门市录单员操作管理办法第一章具体操作方法第一条录入每天的存根票，在录入的过程中看制单日期是否与底单上的日期一致，单据是否有断号、错号、乱号，作废票是否四联全部装订于一起、是否差票、是否有撕错底票，提付款金额及代收款金额大小写是否一致等，保价费、接货费、叉车费、送货费、回扣金额录入相应空格内，如发现错误及问题的及时找门市负责人沟通及查明情况，更正后并记录于该单底票上。第二条录完底单后，通过软件中的“已付及欠票日报表”选择查询时间及发站，类型；点击显示资料。即可与负责人核对当日实收的已付款，核对无误后；将已付款数据填入“门市现金收入日报表”。第三条查询接货费、回扣、叉车费打开HTTP/12565109245/LZ网络版，“服务及查询”“运单查询”填写“发货日期”（其样式必须为20090427至20090526）选择“发站”（填写所属门市）“付款方式”（接货费、回扣）“运单类型”（门市运单）点击“查看报表”即可显示该月的接货费、回扣明细“选择格式”（EXCEL）即可导出该货场的接货费及回扣明细表。第四条备注叉车费、接货费、回扣为门市报销费用，故如出现在接货费查询中出现回扣或叉车费；或出现在回扣中查询到接货费或叉车费为正常情况。第五条门市录单员当日单据,录入完成时间不得超过晚上八点,请门市录单员合理安排录单时间第六条将当日录入完的“力展运输合同”第三联（存单联）与“门市现金收入日报表”打包好，交于小车司机或代收款发放人员,或指定货场载货车辆带回财务部票务室，并作传票记录。第七条凡设有“录单员”岗位的门市，录单员要在规定的时间内完成本职工作。第八条门市出现网络或电脑故障造成无法正常工作时，门市应就近在网络畅通的地方如网吧上网的方式完成票据录入工作，发生的网费自行承担，该软件可登陆公司论坛进行下载，公司网址为WWSCLZ56COM，或HTTP/1256510924581/INDEXASP，登陆论坛后在“计算机知识”中“公司软件安装包”主题贴中进行下载安装，下载前请仔细阅读安装说明；第九条门市未设置录单岗位的，公司安排专人代录票据，录票费用为800元/月，由门市承担并在当月的分配额中扣除；第十条门市因临时录单缺岗，应提前告知公司财务部，公司亦可安排专人临时代录票据，录票费用为50元/天并由门市承担并在当月的分配额中扣除；第十一条凡有因不可抗拒因素造成无法录单者，需经由财务经理以上领导同意方可，回传票务室录单；第十二条凡设有录单员的门市，均设定300500元不等的考核工资，凡错单扣1元/单。第二章处罚第十三条凡软件内录入的内容与票务不相符合的，财务部票务室将把所有票据返回该门市，要求其重新修改；并处于20元/次的处罚第十四条凡未能及时与软件核对已付款，总金额差额误差大于500元者，处于50元/月的处罚第十五条凡未能办理交接手续将存根联与已付款现金日报表带回财务部票务室，凡财务部票务室未取到单据，后果由该门市承担；并处于50元/次的处罚第十六条凡未能按时录入单据的门市,将按20元/次的处罚。第三章附则第十七条本制度从下发之日起执行第十八条本办法修订、解释权归财务部票务室软件使用管理办法第一章具体操作方法第一条门市制单如某票货开了力展物流运输合同，并不知叉车费、接货费金额的；请于接货当天通知财务部票务室添加接货费或叉车费金额，并对通知过程进行记录；第二条门市制单如有付关系费用（即回扣）的单据，必须将关系费用（即回扣）金额明确的写在底票上并由收款人签名填写收款人的联系电话；1对有“关系费用”的业务，需在制单时，四联票据右上角划“”并在“”旁注明已支付金额。2、在第三联“存根联”上收款人签字并留下电话号码，其余联次均可不签字、不留电话。3、货场及各返货库在收到右上角划“”并填写有金额的单据时，在收取客户运费不能再扣减。4、如有客户打电话询问右上角的符号及数码时，给客户解释为这是我们公司的特有编号。第三条门市、货场当天制单收货，货物于当天或是第二天取走的货物，门市、货场必须通知票务部门或将该单据四联（不得超过两天）全部传回给财务部票务室收取；第四条门市将提付款改为已付款；已付款改为提付款；或改为回付款的，需电话通知财务部票务室，并作记录；第五条门市通知代收款取消或是改代收款金额的必须及时通知票务室，由票务室统一通知货场；第六条门市制票时不可跳号、断号；如在制票时发现票据断号或该本票据没有盖章不可用时，应先通知票务室在征得处理方案后方可按其方案处理；第七条门市传给票务室的力展物流运输合同第三联存根（红）联，公司专职司机须于当日2200以前收回票务室，门市签交接表；第八条货场在接收到小票时，发现在没有写送货金额或根本没有开送货费的，请立即打电话通知门市，并对通知过程记录；门市在接到通知后立即通知票务室改票，并对通知过程进行记录；第九条货场必须将代收款原货返回、取消、差货、货损的做入代收款明细表消帐；第十条货场在软件中勾小票时，如遇有“作废”的单据，必须将收货人姓名处填写“作废”二字；第十一条货场在制返货票及内转票时，一定要开当天的日期，不要出现日期混乱或没时间的现象，货场在录返货票及内转票时，必须按当天开票日期和正确的付款方式，实收已付款金额须于货场现金收入日报表的“返货已付”栏的金额相符；第十二条货场录入返货票及内转票时，该单的存根联中含有接货费、送货费或是回扣的，应录入相应的栏位，第十三条货场录入返货票时，一定要录入正确的目地的地名，不可用同音字；输入外转货时，请勿必将最终目地的地名填入到站，第十四条货场在操作软件中的货场门市运单结算时，发现票务室出错，可通过QQ或是电话联络负责该片区的票务员让其改正，或是把输错的单据折叠起来，杜绝将错就错，第十五条货场的提付款少付，必须要求收货人签收“实付元，电话号”等字样，并且该票据应有该货场负责人或是财务的签字认可；要求少付代收款的收货方，应要求让其发货方改代收款，如未改代收款必须要求收货人签收“实付代收款元，电话号”等字样；第十六条货场货物因货损、货物丢失、污染及货物短少等货物安全事故造成收货方拒付运费，必须先向客服部说明该事件原由；第十七条货场在开返货票时不可跳号、断号；如在开票时发现票据断号或该本票据没有盖章不可用时，应先通知票务室在征得处理方案后方可按其方案处理；第十八条货场需每天传回小票和返货底票，如出现车辆为返空车、车辆因其他原因不回成都等特殊原因必须提前电话通知票务室，但是必须在软件中录入相应的数据；第十九条货场在运单上填写返货单号时，请勿必注明清楚并单独作记录，（因目前软件无法识别返货补助），并将返货运费总金额（含提付、已付、回付）；第二十条货场每天应该先输入软件后在报表管理中的营业收入日报表里查询提付款和代收款如金额与当日所收到的现金相符合,方可按照日报中的金额填写手工帐；第二十一条各货场每天的票据必须由各货场自行及时录入力展物流管理系统，如因网络或电脑故障造成无法录入，货场应通过网吧上网的方式完成票据录入工作，网费自行承担，该软件可登陆公司论坛进行下载，公司网址为WWWSCLZ56COM，或HTTP/1256510924581/INDEXASP，登陆论坛后在“计算机知识”中“公司软件安装包”主题贴中进行下载安装，下载前请仔细阅读安装说明；第二十二条货场长期没有人手录入相关票据，公司可安排专人代录票据，录票费用为500元/月由货场承担并在当月的分配额中扣除；第二十三条货场临时短期没有人手录入相关票据，公司亦可安排专人临时代录票据，录票费用为50元/天并由货场承担并在当月的分配额中扣除；第二十四条软件下载安装使用中如有问题，请及时咨询公司网络信息主管；如需票据录入，请联系票务室主管第二十五条客户签收须有客户签收全名，并要求客户签字工整第二十六条门市录单员完成录单工作后，须点击托运业务内的“发站日报表确认”对当时录入内容作自查动作；自查重点发货日期、票号、件数、付款方式、付款金额、代收款金额、有无回单等内容。第二十七条货场财务完成当日签收单的录入情况后，须点击托运业务内的“到站日报表确认”对当时录入的内容作自查动作；自查重点票号、已付款、提付款、回付款实收金额、取货日期等内容第二十八条货场财务完成当日返货录单及内转货录单的录入后，须点击托运业务内的“发站日期报表确认”对当时录入内容作自查动作。自查重点发货日期、票号、件数、付款方式、付款金额、代收款金额、有无回单等内容第二章处罚第二十七条如单据添加接货费及叉车费未能提前通知票务部门，该项费于月底不予以报销；第二十八条凡未按该规定填写的门市及货场该关系费用（即回扣）月末不予报销；第二十九条凡货物取走不通知票务室，而该货场或返货库又未传回该单据，查明原因后将对门市、货场负责人予以一次罚款10元的处理，并通报公司相关部门；第三十条凡修改付款方式者未通知票务室，将对其门市负责人予以一次罚款10元的处理，并通报公司相关部门；第三十一条凡修改代收款金额或取消代收款未通知票务室者，将对其对门市负责人予以一次罚款10元的处理，并通报所有门市；第三十二条凡单据未能联号使用，又未及时通知财务部票务室者将对门市、货场负责人予以一次罚款10元的处理，并通报公司相关部门；第三十三条凡司机超过2300未到门市收底票，门市人员应及时与财务部票务主管取得联系，如未及时通知票务主管一次罚款20元。第三十四条凡添加送货费未通知财务部票务室，则该送货费于月底不予以报销；第三十五条凡有代收款的票据消帐，必须经代收款明细表做帐，否则票务部门将按代收款原金额为该货场添加入该票回来当天代收款明细表内，并收取该代收款相应的金额；第三十六条凡作废单据货场不及时通知票务室清理，则按一单货物进行处理；第三十七条凡返货票及内转票未做到开一票录入一票，或不可跳号，或是未及时软件，将按一次罚款20元处理，并通报所有货场；第三十八条凡货场未录入在软件中的返货及内转送货费或接货费、叉车费票务室在月底审核该类报销单时，不予以报销；第三十九条凡未能按返货单录入最终到站地点的单据，按一次罚款5元处罚；第四十条凡发现门市录单内容与实际内容不符，还结算单据者按一次罚款5元处罚；第四十一条提付款少付如未按规定签收，票务室将按制票金额对货场收取；代收款少付未按规定签收，后果由其承担，并将处以一票5元/单的罚款；第四十二条凡未付款单据需由客服部确认签字同意后票务室按免收运费处理，否则票务室将按制单金额计算货场提付款；第四十三条凡未能当天传票者，未提前通知票务室将按一次罚款10元处理；第四十四条凡未能填写返货金额（司机报销的返货补助）者，将不予以报销返货补助；第四十五条凡无人录票，由票务室代录500/月，或50元/天于当月分配金额中扣除；第四十六条如签收人只签写一个字或未签者，财务部票务室将票据传回该货场，签完全名后，回传票务室。第四十七条凡门市未将当日录入的单据，在当日下班之前完成自查动作者，票务室一经核实一律罚款2元/单；一个月内超过10单者，按5元/单进行处罚；第四十八条凡货场未将当日录入的单据在隔日12点以前完成自查动作者，票务室一经核实一律罚款2元/单，一个月内超过10单者，按5元/单进行处罚；第四十九条在规定时间内财务部票务室进行全自动审核，审核后发现错误，要进行改单，应通知财务部弃审，再修改单据内容，修改一处处罚5元/单。若自查过程中失误造成无法挽回的损失，责任人要承担全部损失。第三章附则第五十条本制度从下发之日起执行第五十一条本办法修订、解释权归财务部票务室。内传货及返货票使用管理办法第一章具体使用方法第一条内转货票据用于公司内部货场往返货物时使用，例中江三台，三台南充等则需用内转货票据；第二条返货票据用于货场到成都各返货库房及外转货使用，例中江十陵返货库，中江广州等则需用返货票据。第二章处罚第三条凡内转货、返货票据错乱使用，罚款10元/单；并承担软件不能录单责任。第三章附则第四条本制度从下发之日起执行第五条本办法修订、解释权归财务部票务室。票务室欠票管理办法第一章总则为进一步规范公司各货场的提付款、代收款欠票的管理，督促各货场加强对提付款、代收款欠票的认真对待，特制定该管理办法。第一条提付款欠票超额处罚方案从2009年6月份起，对各货场的提付款超期欠票（提付款欠票超过一个月为提付款超期欠票）将根据超期欠票金额进行在分配结算时进行扣款，并对拖欠提付款的现象按一定比例处以罚款，现将具体处罚比例通知如下1）欠票100元以内罚款20元2）100一200罚款40元3）200300罚款60元4）300400罚款80元5）400500罚款100元6）500600罚款150元7）600700罚款200元8）700800罚款300元9）9001000罚款400元10）1000元以上罚款500元第二条各货场的提付款及代收款欠票不得欠超过一个月的时间，如对9月份帐时，7月份以前的欠票必须清理完（赊欠的款必须收回，货未取的按公司票据要求返回成都）出现任何一张代收款或提付款欠票的出纳不予结算当月工资第二章附则第三条本制度从下发之日起执行第四条本办法修订、解释权归财务部票务室。票务室代收款管理办法第一章代收款异常情况处理办法第一条为加强代收款的管理，现将代收款分为两类来管理，第一类为货场负责类，第二类为返货库负责类，其中211条为货场负责类，1218条为返货库负责类；第二条代收款少付及代收款取消须由发货方在成都门市改单，再通过票务室通知后该单方可少付或不收代收款；第三条货场根据单据上的联系方式联系发货商后发货商同意少付（货场必须在票据上注明联系时间及发货商姓名及性别后）但发货方确实不改单，货场则需让收货方在签收单上详细注明少付代收款的原因并留有收货方客户的电话及地址方可少付，若发货商出现代收款争议问题任由该货场承担全部责任；第四条货场在录入软件时，须将少付原因详细注明于“备注”栏中；凡查明未备注的单据，按10元/单进行处罚第五条货场在发货方处电话确认收货方已通过银行转款，但发货方一直久拖于不在门市去取消代收款的单子，由收货方手写证明一份并加盖手印或印章传至票务室主管收取，并在软件备注栏中将相关内容填写清楚后该单可消帐，若发货商出现代收款争议问题任由该货场承担全部责任；第六条备注证明内容须有单号，收货方姓名，未付款原因，电话号码，身份证复印件或身份证号码（此号须有货场相关负责人亲自验证）等内容方可。第七条代收款原返在收货方不取有代收款的货物，货场按规定将该货物返回；并将原单据上写清返货单号及返回时间，在做代收款帐时在代收款明细表上“代收款金额”栏不填实际代收款金额，只需在“备注说明”栏内注明返货单号及时间；第八条代收款赔款货物有代收款的，丢失或赔款后，货场将小票单据上写清“赔款”或“丢失”经票务室与客服部核实即可，并在代收款明细表上“代收款金额”栏内不填实际代收款金额，只需在“备注说明”栏内注明丢失及赔款；第九条所有含有代收款的单据，不管是以上几种原因或是因为其他等因素所造成的代收款销帐必须在代收款明细表上说明；第十条代收款货物发生货物未取，应根据托运单电话与托运方及时联系，若收货方10天以内未办理取货手续，将货物及时原返，并在备注栏注明返货编号凭原单取货，各返货库房在办理该货物取货手续时未收回原单，并将原单装订于返货收货凭证下面备查，票务部核对清楚后将该票作代收款消帐处理；出现赔偿由该返货库房承担赔偿责任，若各货场未注明其编号或持原单取货造成赔偿由各货场承担赔偿责任，返货库房在办理该类货物取货时未收该票的发货凭证由返货库房承担赔偿责任；第十一条含代收款的小票签收单若未传至货场，货场在补单时未通过票务部或门市自行按照软件中补单造成漏收或错收代收款的，由各货场承担赔偿责任。在通过票务部及门市确认代收款金额的应注明票务部及门市接电话姓名及时间并电话复诉一次确认，若通过票务部及门市由于票务部及门市提供错误造成漏收及错收由票务部或门市承担赔偿责任。第十二条代收款少付及代收款取消须由发货方在所属货场改单，再通过票务室通知后该单方可少付或不收代收款；第十三条返货库在录入软件时，须将少付原因详细注明于“备注”栏中；凡查明未备注的单据，按10元/单进行处罚；第十四条含代收款的货物原返在收货方不取有代收款的货物，返货库按规定将该货物返回；并将原单据上写清返货单号及返回时间，在做代收款帐时在代收款明细表上“代收款金额”栏不作记录，只需在“备注说明”栏内注明返货单号及时间；第十五条含代收款的货物赔款货物有代收款的，丢失或赔款后，返货库将小票单据上写清“赔款”或“丢失”经票务室与客服部核实即可，并在代收款明细表上“代收款金额”栏内不作记录，只需在“备注说明”栏内注明丢失及赔款；第十六条含代收款的货物取消货物有代收款的，凡是经财务部票务室更改或取消金额的代收款，做代收款账务时在代收款明细表上“代收款金额”栏不作记录，只需在“备注栏”说明取消代收款方可；第十七条所有含有代收款的单据，不管是以上几种原因或是因为其他等因素所造成的代收款销帐必须在代收款明细表上说明；第十八条处罚凡经财务部票务室月末在向各返货库提供实收返货数据时，如核实因上述原因未在代收款明细表上对代收款款项核销者一律按10元/单进行处罚。第二章代收款异常催收管理办法第十九条为提高代收款服务质量，降低代收款客户投诉，更好的进行代收款欠款管理。现制订以下管理办法。第二十条凡出现代收款客户催收代收款时，票务室应及时电话打至货场询问代收款造成催收原因。第二十一条因该票货物在货场取走但未收代收款，根据客户明确代收款取款的时间要求，由区域财务及区域经理在客户要求取款时间内说明具体收款时间及入帐时间，客户无取款时间具体要求的催收时间由区域经理及区域财务说明具体收款时间及入帐时间，但该时间不得超过6天。第二十二条如该票货物是因为损坏、丢失等事故导致代收款未回的，票务室应及时告知客服部进行事故理赔。第二十三条票务室将代收款催收情况进行记录跟踪。客服部在了解到做账时间后2天内回复客户。如在货场承诺期限内仍未收回或未做账的将对其进行二次电话催收，在3天内未到账的货场按照公司企业典章进行处罚，客服部对该事件进行投诉处理，记录在案。第二十四条若客户急需领取代收款，客服部根据代收款实际金额进行全额赔偿，月底对账前入账，未能入账的，月末计算到货场赔款内并纳入该货场的财务事故考核，该事故责任由该货场全额承担赔偿责任。第二十五条该管理办法与代收款奖金管理中的代收款限额表无关，如在限定的金额内仍有客户催收的代收款，将依此管理办法实施。第二十六条代收款催收相关部门因工作疏忽，未按操作流程进行操作的，公司将根据企业典章对责任人进行通报处罚，无法明确责任根据公司企业典章对部门主管进行通报处罚。第三章代收款超额罚款及奖励第二十七条以代收款限额表为查帐依据，凡查出代收款赊欠超过限额表全额的1020，对该货场经理及财务各处于150元的罚款；超过2030对该货场经理及财务各处于300元的罚款，并承担公司因查帐所产生的车辆过路费、油强及查帐人员的差旅费用及人工工资；超过4050，公司将停止该货场理在该货场的日常事务工作，在4个工作日内收齐所有赊欠款项并调回成都学习，学习岗位部门为财务部（包含代收款室及票务室），学习时间为5天，并承担2030超额的相应罚款。以上数据根据查账当时数据为准；第二十八条代收款赊欠低于限额表的给予货场经理及财务300元的奖励第二十九条标准以当月限额表及查帐结果为准。第三十条凡违反代收款管理办法章程操作的代收款，发生事故均由货场承担全部责任。第四章附则第三十一条本制度从下发之日起执行第三十二条本办法修订、解释权归财务部。票务室外转货管理办法第一章票据使用第一条使用返货单据，填写最终目的地第二条货场使用返货小票制单时应写明货场成都的费用；中转费用；成都目的地费用（含全程提付、全程已付、半程已付）第二章外转内容第三条外转货费用结构1、全程已付2、全程提付3、货场至成都/中转费已付4、货场至成都已付/中转费提付第四条外转货发货标准公司现要求各货场在填写返货外转单时请在返货票上大致注明该货物的体积及重量等相关信息。第五条外转利润分配模式货场提取外转货毛利润（指发货后差价）30，公司提取外转货毛利润10，剩于60划分给综合业务部项目组。第三章处罚第六条凡制单未写最终目的地者，例如（三台北京写为三台到十陵，备注栏内写到北京者），按10元/单处罚。第四章附则第七条本制度从下发之日起执行。第八条本办法修订、解释权归财务部票务室。票务室回单管理办法第一章回单的时效第一条门市制单时客户对回单时间有特殊要求的，须在运单上注明回单的时间要求，各货场须按运单上的时间要求及时将回单传回公司；第二条任何回单的传回时间不得超过门市制单时间的7天。第二章回单的安全第三条回单的传递必须以货物的方式进行制单，并在运单上注明回单的份数及回单的要求，并以信封包装方式编号，门市须在运单上注明回单与该回单货物的编号，回单收单人为货场经理及财务，回单到达目的地时，货场经理及财务须签字后告知回单送货人员回单要求。第四条大客户回单由客户服务部向各门市及货场做要求门市应在备注填写回单签收要求，各货场须按此要求进行回单签收操作，如回单遗失及时联系客服部进行查找，一天未果及时告知回单管理员，由回单管理员与客户协商其补救办法，若无法补救，货场须要求收货方按回单要求打收条或在收货凭证上签字、盖章，规避货物风险责任，该手续传回给回单管理专员，由回单管理专员整理存放，第五条回单的传回方式要求，将回单的原信封保存好，待回单操作完成将回单装于原门市回单信封内，并以返货的方式制单、编号，收货人为公司票务室回单管理专员收，若原信封丢失须将回单在门市的原编号注明于信封上，并在回单上注明货物原编号，回单管理员每日例行到返货中心办理取回单手续，确保回单回成都第一时间传递到客户处，并根据回单情况录入电脑备查。第六条回单管理专员必须每日整理一次各门市及货场的回单情况、并根据回单管理办法对各门市、货场回单情况进行及时跟踪、监督并记录，出现回单传递速度慢、丢失的货场，第一时间查找并向主管反馈，每月交回单情况总表传于主管及监察部。第七条门市对当日需签回单及回单付款的单据统一使用一本货物运输明细作清单，该清单为一式三联，第一联存根，第二联货场，第三联票务室留存（第二联须随货同行至货场；第三联连同当日运输合同存根联传票务室）；第八条货场按当日门市回单清单对回单进行清理，每日需向票务室回单管理员说明今日回单收取情况（形式同客服部报货）；第九条凡签收好的回单，需当日做清单回传票务室收，不可多日放于货场，以免遗失；第十条该回单清单各相关部门的保存期限不得底于6个月。第三章回单管理人员与回单收款人员的交接第十一条回单管理专员在收到回单时，必须尽快整理好回单，再将回单按要求分类，无须收款的回单将做好记录及时传到各相关门市，第二日对回单进行跟踪，回付款回单分类交回单收款人员，并做好回单交接手续，在电脑上备份，对回付款的收款情况进行督促，出现问题向财务部、监察部、营运部及时反映。第四章合同客户回单签单要求第十二条公司签订的合同客户，必须将回单的签收要求及结款日期告知回单管理员及各货场负责人及财务。每月3日以前将上月的回单结款情况明细表在中转中心制单传至各货场经理及财务，客户服务部并对该表的传递进行传递并跟踪。各货场发现问题及时与票务室回单管理专员进行核对及调查。第五章回单结款第十三条收货门市在无综合业务部告知票务室前提下不得擅自采取回单付款方式，若采取该方式票务室将对该单视为已付款；第十四条回单收款人员在接到回单管理员交给的回单时，必须尽快跟收款项目客户核对回单情况及收款明细金额，严格在合同结账期限内完成收款；第十五条若因客户原因造成回单结账缓慢并无法协调公司将终止该合同，并在10天收回所有运费；第十六条综合业务部回单项目收款人员在收到回单付款后，由票务室回单管理