制造行业实施工具-01调研问卷库-xxx需求调研报告[v1.0]版

1、 晋江新合发包装需求调研报告1.0用友软件股份有限公司泉州分公司 地址： 电话：0595-22191 传真XXXXXXERP-U8项目需求调研报告V1.0版建立日期：2010年06月28日客户项目经理： 用友项目经理： XXX 日期： 日期： 2010/06/28 用友软件股份有限公司泉州分公司 第 23 页 共 23 页 EBU咨询实施部文档控制变更人职位说明日期变更审阅审阅人职务说明日期终稿日期终稿意见部门人员前 言经过约 4天 时间对XXX包装的企业总体状况、业务（销售、客服）、技术、计划、生产、采购、仓储、财务等相关部门做较详细调研，此份需求按照目前客户实

2、际业务所整理。此文档的全部内容将提交XXX包装相关部门主管及业务人员确认。用友公司会根据此份需求展开下步应用方案设计工作，涉及不合理的需求，用友公司会给予合理调整、改进。一、 公司简介XXX市XXX塑胶印刷有限公司创建于1995年，历经15年的发展，已形成拥有总资产额超过1亿元人民币，厂房面积约30000平方米，企业员工达400人以上的现代化企业。至今，企业已发展拥有2台宽幅流延机，14台各型吹膜机，8台8-10色宽幅高速凹版印刷机，2台高速复合机，8台高速分切机，后工序各类制袋机70余台，成为目前国内个人护理用品包装行业唯一拥有从流延、吹膜、印刷、复合、分切、制袋完整产业链的专业生产厂家，年

3、销售额达2.5亿元以上。 15年来致力于推动绿色环保包装，倡导健康亮彩生活，企业不断引入行业先进机器设备，推进工艺技术创新以及新型包装材料的开发和应用，多年来以专业的、优质的服务为客户提供个人护理用品包装和特殊工业包装等软包装系列产品。通过技术引进和管理升级全面提升企业服务水平，以系列化、多样化、配套化的产品服务和满足客户不同的需求，广泛赢得客户的高度认可和赞誉。主要服务客户包括恒安集团、金红叶集团、维达集团、中顺集团、恒利集团等享誉国内外的知名企业。二、 组织架构三、 基本信息公司全称及简称：XXX市XXX塑胶印刷有限公司（简称：XXX包装）地址：福建XXX市安海第二工业区B区1号电话：05

4、95-85789889 传真Email：网址：/cindex.asp法人代表：陈思红公司税号：公司LOG：四、 IT现状概述目前XXX包装各相关部门都以配备了电脑办公，办公场所为XXX包装总部（预计今年浙江平湖工厂投产）。计划各处均通过互联网传递信息。新增购了IBM服务器准备用于ERP系统并以托管的模式进行远程连接，同时对部分不符合要求的电脑客户端进行了升级。信息化水平主要是利用电脑收发邮件、传真机传输部分业务单据，运用OFFICE办公软件，制作WORD文档及EXCEL电子表进行相关业务处理，并通过局域网数据共享相关信

5、息。各部门均采用Excel采集、汇总数据再由T3系统进行相关业务核算。公司以前主要是通过用友T3处理部分公司业务，如：采购、仓库、财务等业务，有了一定的ERP业务基础。五、 管理现状及关键需求5.1 管理现状XXX包装原有业务全部采用Excel处理，再经T3系统进行财务核算，各部门通过Excel表格复制、粘贴数据，达到数据管控的目的。近年来，XXX包装业务迅速发展，尤其是销售订单的增多、加上塑胶印刷行业产品的特殊性质，客户需求的不断变化，生产排单及业务管控日益复杂，企业内部原先Excel表格手工处理数据的管理为主的管理模式，已不能适应企业进一步发展的要求，并且各部门数据通过Excel进行数据的

6、共享，存在比较大的信息安全风险，各部门相当大的精力放在做计划、做报表的基础上，以及核对各项的Excel数据，由于Excel的局限性，各部门间的信息反馈不够及时，生产、采购安排不尽合理，很大一部分部分产品不能按时发货。急需一套信息共享的软件进行数据集成处理。六、 业务概要6.1 企业基本形态企业的基本组织形式：私营销售市场：内销生产方式：订单生产,吹膜工序有预测生产的混合生产模式产品类型：塑胶印刷制品、个人护理用品6.2 业务流程图七、 基础资料l 存货分类及档案目前XXX所有存货均在Excel表格中体现，同时在原有的T3系统进行出入库单据处理，但没有系统性的分类和编码，成品采用浮动换算计量单位

7、，半成品及材料采用无换算计量单位。目前有针对成品、材料、半成品进行订单管理。l 仓库物理仓共计：原料仓、五金仓、半成品仓、产成品仓，其中原材料仓主要存储原材料、辅助材料等；五金仓主要存储备品配件、车间物资、低值易耗品等；半成品仓主要为中转仓；成品仓包括三楼、四楼、远东分切车间等物理位置；在下一阶段浙江平湖工厂投入使用中，需考虑平湖工厂仓库设置；总体上在仓库规划上比较简单，不能满足相关材料管控的需求，部分材料堆放凌乱，需要按照一定的规则进行重新规划设计在软件上实现，以利于管控。l BOM清单目前，XXX包装并没用形成一个完整、标准统一的物料清单文件。大体上只是针对开发产品的基础资料技术表，并且材

8、料的耗量采用按比率的方式，并没有形成标准的物料清单文件。l 主要产品生活护理用品、个人护理用品包装材料生产、印刷l 生产车间吹塑车间：大吹、小吹、吹膜分切、复合印刷车间：大印刷、小印刷分切车间：分切制带车间：（折边）、（烫封）、（边封）、融封、制袋等分工序八、 各部门业务8.1 销售业务l 业务现状1. 目前负责销售整体业务有两个部门：业务部和客服部，业务部主要负责接单并与客户联系，客服部主要负责销售跟单、与客户确认货品技术信息、订单归档、通知发货、发货跟踪、销售报表提供等工作。2. 目前主体订单都集中在国内几家大的生活用品、个人护理用品制纸行业，主要客户有：恒安、金红叶、维达、恒利、中顺等大

9、型企业的分子公司，较少有比较小、不稳定业务的单，合作关系一般比较长久；没有涉及出口业务（有一家香港企业也是通过人民币核算，可视作内销业务处理）。3. 有对客户按金额进行信用额度、客户账期管理及客户信用期管理（此工作一般通过EXCLE进行汇总处理）。4. 价格基本为比较固定，与客户签订合同一般比较少更改价格，在一段时间会通知客户价格的调整，不同客户分别定价，有最低售价管控。5. 销售业务必有订单，订单变更采用书面通知（传真纸制合同形式-由客户通过ERP系统打印单据传真给XXX，客服人员再将单据以生产订单的方式传递给技控部）。从接单至出货约815天。客户的交货期由计划部(PPC)、客服主管审核确认

10、。6. 业务通知发货，发货前进行检验。不允许超订单、超可用量发货，个别客户需要进行发货签回处理。7. 出库跟踪入库，需要根据订单，跟踪订单的执行统计情况。8. 需要对公司业务人员及客服人员进行数据权限的控制，公司业务人员或者客服人员只能看到本人负责客户的查看订单、订单执行统计情况、发货情况、应收款情况、信用余额等情况进行查询。9. 订单取消，产成品形成库存。 同时，在交期可以协调的统一集团货品（对同一个地址版的成品可以根据客户需求的紧急程度，协调安排发货），客服可根据客户同意进行协调发货。10. 每个货品都存在开发样，由技术部根据客户要求计划研发、试验，但财务不核算样品的开发成本。11. 由于

11、目前成品仓库录单及时性问题，客服、业务员需要与PPC及生产车间确认生产完工情况，再通知发货。l 销售流程流程说明：1. 业务接到客户的确认下单信息后，会制作报价单（包含：订单有效期、计算方式、版费支付方式、货品报价等信息）；业务部需要与技术部沟通货品工艺，确认订单的报价、交货日期。（客户报价的流程为商务阶段）2. 客户确认技术要求及认可报价，技术部再根据客户要求进行制版打样后，正式由客服部下达销售订单，并交由技控部进行详细基础技术资料表的填写；集团客户，业务按照不同的分子公司进行分单并将销售订单外发给不同的客户。3. 业务根据客户要求填写技术资料表，交给技术部进行评审，只有评审合格的技术资料表

12、才允许往下执行相关业务（业务的评审需要有业务部、客服部、技控部、PPC同时参与）。4. 同时，业务实际情况下达投产通知书给生产部的PPC（计划部），PPC根据订单情况形成订单总表。（生产部PPC接到通知书进行排产-PPC排产主要功过excle进行，完工后通知业务或客服）5. 对于重复下达的货品，业务只需将投产通知书给生产部的PPC即可，PPC再根据通知书进行排产，完工后通知业务或客服。6. 客服根据PPC排单进度及生产产品的完工入库情况，与客户沟通实际的发货日期，对于需要调货的业务也由客服进行协调，针对有发货回签的客户需要回签客户收货情况。7. 业务(客服)根据需要出货明细，开具出货通知书给仓

13、库发货，出货后提供出货清单给财务，由财务确定发票及业务应收。8. 月底根据出货清单与客户进行对账单进行核对，并上报给财务9. 客服根据客户订单核算的开票金额提供购销合同给财务，具体开票由财务自行掌控。10. 如存在产品质量或技术问题，客人通知客服，再由客服将具体事项通知技术及质检。将索赔内容通知生产，进行产品或材料测试，测试结果告知客户，多数情况采取扣款，个别的可能重做。l 业务需求1. 建立完整科学的客户资料库,客户名称、简称、地址、联系人、分管业务员、；2. 建立完整准确的订单跟踪信息、货品出货统计及跟踪信息；3. 建立及时正确的反映业务员业绩的数据资料；4. 销售订单执行的跟踪，订货信息

14、，发货信息、产品入库信息、出库信息、挂账信息、回款信息进行统一的跟踪；5. 客户销售分析：客户业务信息、订单利润、成本分析6. 客户订单要求交货日期能提前自动预警7. 每个业务员销售金额、回款金额情况8. 根据客户的具体信用额度，设置管控客户的信用额度、信用周期9. 根据每个业务人员、客服人员自己的客户设置权限，规范企业业务合理管理8.2 技控部产品工艺确认l 业务现状1. 技术部编制的正式基础资料要求表类似采购计划，但缺少采购日期；具体采购下达多少需要有PPC根据生产排单、物料的采购特性，下达采购指令单；到货日期由采购人员根据生产部PPC的生产计划下达2. 正式基础资料要求表包含了单位耗量（

15、有的按比例）、生产耗量、领用量、库存量、最低采购量3. 在实际应用中，除了跟单指定的物料，共用料、安全库存物料只根据仓库上报的数量核算单一型体在指令单中是否满足需要；这对于整个销售订单就会造成这部分的材料未能及时下达采购订单，而跟单的物料仅占整个订单5%左右数量，基本的薄膜、料米、油墨、溶剂采购等通用材料都是根据订单下大量多少和安全库存量进行综合考虑，特别是料米由于受市场价格的影响比较大，采购可以根据订单量和市场行情下达采购计划；4. 技控部在核算材料的时候，需要根据物料的特性设计好损耗率、固定损耗量等信息；流程说明1. 技控部根据客业务部提供的客户技术要求，进行物料实验，出基础资料要求表2.

16、 基础资料要求表一式三份发给客服部提交给客户、PPC计划部进行生产排单、留底一份3. 客户订单发生变更时，客服部部出具书面变更通知书，技控部变更原基础技术资料表，重新下发给各个部门，并做相应的备案l 业务需求1. 系统能够根据材料的基本信息(材料规格信息、通道数、放量率、损耗率、材料密度、每平方米油墨重量等信息，自动换算出工序换算率、物料清单薄膜重量)信息，减少人工计算工作量2. 通过ERP系统能够对基础资料技术表进行归档，减少人为管理丢失等现象3. 对保密的配方，提供权限管理8.3 生产计划l 业务现状1. 预告订单至正式订单周期约为715天。如果是旧型体，开发打样后，根基PPC生产排单计划

17、可能会产生采购计划单。个别部件有可能提前开始下达采购订单。2. 正式订单下达后，编制生产计划周期约12天，技控部每天对生产计划进行下达，包括工序排单计划，并进行滚动排单3. 通常物料的采购周期约为210天，生产周期2025天l 计划流程流程说明：1. 根据客户部预告生产订单，提交订单的交货期供业务部部报客户下达正式订单2. 根据客服部正式生产订单编制月生产计划、周生产计划3. 周计划用于调整生产变动（例如材料未到、配套未及时等等）4. 月生产计划提交PPC核查是否正式指令单已下达；提交采购确定材料采购到货期；提交仓库按计划备料5. 追踪计划内货品子件采购到货状况、各工序的半成品配套状况。l 业

18、务需求1. 系统自动计算生产计划、采购计划并允许进行调整，下单;2. 生产计划、采购计划各自动生成生产订单、采购订单、并跟踪订单的执行情况;3. 提供查询每张生产订单完工状况、缺料情况;4. 每张生产订单在车间工序状况;5. 能查询车间生产进度安排;8.4 采购业务l 业务现状1. 目前大约64家供应商，没有进行分类，供应商编码正在建立，本次项目实施需要对供应商进行分类及编码的建立。2. 对供应商的选择，有做供应商的审批流程，具体审批内容有：价格、质量、服务、交期准确性、定期的技术交流。3. 整个采购计划由生产部/PPC制定，采购员根据生产部的采购请购单下达采购订单；部分原材料采购人员可根据市

19、场行情及材料的生产需求预测，自行下达采购计划。4. 备品配件、办公用品的零星采购没有经过采购部采购业务员进行采购，而是由相关负责人进行采购。5. 单一规格物料的采购均由专人负责。此外，由于塑胶印刷的材料特殊性，物料采购时经常存在预付款或者现金采购的现象。6. 供应商付款额度、期限均无控制，由总经理审批，财务根据帐期付款。7. 由于目前我司仓库库位有限，故在对于大宗采购库位不足的情况下，采购与供应商协商，供应商代管货物，但周期比较短，一般是几天时间。8. 公司规定所有的原辅料必须走先检验后入库的程序，但是由于目前仓库出入库频繁，仓管工作量较大，经常出现没有及时检验就验收入库的现象。9. 在一定范

20、围内允许超采购订单入库，没有针对一种材料的采购超料限制。10. 补料现象较常见，基本原因如下： PPC下错、少算材料、仓库库存不准等现象 仓库上报存量不准，采购订单少下 客户变更 供应商品质问题，上线后发现 车间操作错误造成损耗（人员熟练度） 工艺指导书错误l 采购流程流程说明1. 采购人员PPC正式采购请购单、订单生产计划（确定到货期），下达采购订单给供应商；部门原材料，采购部自行下达采购订单给供应商。2. 供应商货到后，如不合格由质检开具品质报告书给采购人员通知厂商退货，待确定后，根据不同情况做不同的财务处理。3. 常用油墨、溶剂、通用类的材料由仓库开具申购单，相关主管签字后交采购人员进行

21、采购。4. 生产补料时，车间开具补料单给仓库，如果仓库无库存则开具申购单，相关主管签字后，将补料单、申购单传真给采购人员进行补料采购5. 采购结算：采购人员汇总审核采购订单、仓管签字的厂家送料单、仓库的到料单后，开具请款单给财务，财务根据请款单通知厂商开票结算。l 业务需求1. 采购计划执行情况，采购计划是否下达了采购订单，什么时间下达、下达的品名、数量、供应商。2. 采购订单的跟踪，下达时间，品名、数量、单价、交期、是否拖期、到货时间，到货数量、欠料等信息。3. 采购退货要按采购订单退货，按合同补货。4. 系统产生不良数量，便于补料5. 供应商供货准时率统计6. 供应商供货明细账7. 提前提

22、示未到料情况（预警）8. 采购到货率、合格率9. 库存量预警（安全库量、最高、最低库存量）10. 供应商价格历史记录管理11. 供应商报价管理12. 供应商对账13. 生产进度表14. 采购生产月报表（根据存货进行分类）8.2 生产业务l 业务现状l 生产流程图流程说明：软印刷制品的生产主要分四大部分，吹膜、印刷、分切、制袋。1. 吹膜：将料米根据配方进行混合，用吹膜机（大吹或小吹）吹成白膜，。吹膜或后的半成品可能直接入半成品仓、也有可能在分切车间加工再入半成品仓；半成品仓统计货品的吹膜工序完工情况，计量有米、公斤两种计量单位。2. 印刷：将吹膜完工的各个白膜进行配油墨，通过印刷机进行印刷。车

23、间从半成品仓领料，加工直接转移到下道工序。车间统计员统计各货品印刷工序的完工情况3. 分切：根据工艺单的要求对货品进行切除尾料。从现场仓领料，加工后再入现场仓，只是做统计，不做出入库业务；4. 制袋：薄膜印刷制品的末道工序。成型后再从包装仓领取包装材料，进行成品完工装箱，并入成品仓。由统计员统计各道工序的产品完工率、废品率等信息；8.3 仓储业务l 业务现状1. 仓储目前在组织架构中由财务管理，并且根据不同的物品设置了不同仓库及分管员；2. 口头上，技术、采购、仓储对物料名称叫法长出现不一致现象，经常出现客户下达给工厂的工艺单已采购合同产品叫法不一致的现象。3. 目前没有组织专门的物料编码规范，采购进仓时，仓库管理人员自行建