[全新]秘书工作者知识结构的组成

1、秘书工作者知识结构的组成秘书工作者知识结构的组成对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。1.科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。3.政策法规知识这是作为秘书

2、工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。1.理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。3.行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。三、相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以

3、下几个方面的知识。1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。3.社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。4.心理学知识。四、社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。国内知识，国情，民情，民俗，民风等。如何提高秘书的办公效率作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：1、明确自己的工作任务和职责;2、要区分常规工作和

4、非常规工作;3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率;5、使用办公辅助手段帮助组织工作;6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作;8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。秘书基本礼仪礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人

5、的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。在长期的国际往来中，逐步形成了外事礼仪规范，也叫涉外礼仪。涉外礼仪就是人们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。它强调交往中的规范性、对象性、技巧性。随着我国改革开放脚步的加快，人们在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼仪的内容和要求，掌握与外国人交往的技巧则显得尤为重要。人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个重要的程序。接触是前提。接触了之后才会了解，逐渐了解之后才容易沟通。所谓沟通是双向理解，我理解你，你也理解我。那么从国际交往的角度来看，宏观上涉外礼仪有三个基本要求：第一个要求尊重

6、为本，要强调自尊自爱，要尊重自己的职业，要尊重自己的单位.第二个方面的理念就是要善于表达。在国际交往中，接待外国客人，第三个方面是要强调接待三声：“来有迎声，问有答声、去有送声”。自我介绍、介绍他人、名片的制作和使用、与外国朋友交换礼物、宴请外国朋友等等需要使用的一些常规的礼仪。从而在衣食住行访谈送等方面，使人们对涉外礼仪有一个全面地了解。他认为，与人交往要尊重为先，尊重别人就是尊重自己，发现别人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学。所以在国际交往中，要善于发现别人的所长。【秘书会议礼仪】按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外

7、部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。会议的分类：外部会议、内部会议、发布会、工作例会、研讨会、部门会、座谈会、计划总结会。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。1.会议前在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：when-会议开始时间、持续时间where-会议地点确认who-会议出席人what-会议议题others-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。when-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人

8、员很好地安排自己的工作。where-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。who-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。what-会议的议题，就是要讨论哪些问题。others-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。2.会议中在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：(1)会议主持人主持会议要注意：介绍参会人员;控制会议进程;避免跑题或议而不决;控制会议时间。(2)会议座次的安排会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较