浅析如何提高高校办公室工作效率_提高办公室效率

1、浅析如何提高高校办公室工作效率_提高办公室效率 摘要：高校办公室作为综合性管理部门处于核心地位，是学校的“窗口”和枢纽，该部门承担着上传下达、参谋、督查、协调和服务等重要职能，其管理水平及工作效率直接关系到学校各项工作的正常运转。本文从制度、环境、人员素质等多角度探讨了影响办公室效率的因素，并提出了具体的积极措施。关键词：高校管理 办公室工作 效率与质量随着高等教育事业的迅速发展和高等教育改革的不断深化，学校办公室的任务越来越重，工作越来越复杂，其地位和作用更加突出，故提高办公室工作效率是必须的。提高办公室效率从以下几方面做起：一、创造舒适的办公环境，营造和谐工作氛围1、舒适的办公环境：要整洁

2、、宽敞，办公室外来人员较多、容易拥挤的现象，应该合理规划与设计办公区域，营造干净宽松的工作环境。要有良好的自然采光、自然通风及绿色植物，这样才能为室内带来新鲜空气，改善室内环境，将人与自然结合到一起，创造一个舒适健康的办公环境。2、和谐工作氛围需要一个和谐的团队：微笑服务，是营造和谐工作氛围的前提，团队中的每一个人都应带着微笑工作为他人服务。学会包容与理解，尊重他人并理解任何一个事情存在的道理，能虚心倾听各种声音，站在别人的出发点去了解对方的心境。我们每个人不求个性一致，但求和谐统一。建立和谐办公关系，办公室工作人员要相互配合，积极合作共同完成任务，每个人虽然有分工侧重点，但是很多工作涉及到方

3、方面面，需要大家共同配合。另外，高校办公室的工作人员需要经常与教职员工沟通，故办公室人员要处理好人际关系，不仅是内部关系，还包括与教职员工的关系。建立和谐的办公关系，是保证工作快速、有效、高质量完成的因素。要有积极向上的精神，专业和敬业是首要的，同时这也是和谐团队的共同价值观。和谐的团队，一定是是非分明，荣辱清晰的。办公室内部要努力形成一种“重学问，尚道德”的真正和谐风气。二、建立健全办公室的管理制度和办法办公室内部运行要规范科学。首先要明确岗位职责，实行目标管理责任制。对办公室各岗位明确职责范围，每一项工作，每一个环节，每一个细节落实到人，责任到人，做到“人人有责，事事有人管”。其次规范工作

4、程序，对会务、接待、制发文件、档案管理等各项具体工作，要明确基本操作程序和要求，使之忙中有序，忙而不乱，从而提高工作效率。三、提高办公室人员素质1、思想素质：有较高的政治素质，办公室工作政治性强，要遵纪守法、作风正派，自觉抵制各种不良风气的侵蚀，工作要得力。爱岗敬业，热爱本职工作，为人谦逊，团结协作，顾全大局。有强烈的工作责任感，工作勤恳、周到细致，并有任劳任怨、勇于奉献的精神。2、业务素质：善于学习，树立终身学习的理念,勤于思考,善于总结,不断提高自身各方面修养。办公室人员不仅要加强政治理论、业务知识的学习，还应加强法律法规的学习。增强办工室人员的创新与服务意识，创新是推动办公室工作不断前进

5、的动力源泉，要在创新中求发展，在发展中求创新；服务是办公室的宗旨，一定要树立正确的工作观念，高校办公室是为全校师生服务的部门，每个人心中都要有服务意识，把“被动”服务转变为“主动”服务，增强工作的主动性、预见性和计划性, 用创新服务方式，切实提高服务水平与质量。同时，办公室人员要树立主体意识，不能因为是“干杂活”的部门，就对自己放松要求，办公室在高校中具有“中枢”作用，因此做事情应该严格要求，同时也要严格要求各个配合部门，以达到提高工作效率的目的。加强业务培训，提高办公室人员的工作能力，包括利用各种先进技术手段的能力、分配工作的能力、合理利用时间的能力、沟通的能力等。同时，也要加大工作考核的力

6、度、完善工作业绩激励奖惩机制，用制度约束人、用考核激励人、用培训强化人。四、利用各种先进技术手段实现办公现代化是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人力和物力。配备现代化的办公设备，如电脑、复印机、扫描仪、传真机等硬件设备，条件允许的情况下还可以引进现代化的办公软件。先进的办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。另外，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。参考文献：1.宋旭余 市扶贫办主任 市移民局局长;如何提高工作效率n;咸宁日报;x年2.兰丽;室内环境对人员工作效率影响机理与评价研究d;上海交通大学;x年3.谢心灵;团队协同的知识工作效率影响因素及效率评价研究d;重庆大学;x年4.