开会事由：‘文书档案管理第二次检讨会议’教育部访视本校

1、一、 開會事由：文書檔案管理第二次檢討會議教育部訪視本校檔案管理實地訪視結果報告表建議改進事項二、 時間：100年3月9日上午9時30分整三、 地點：三峽校區行政大樓文書組辦公室四、 主持人：郭宗孟 紀錄者：卓錦祝五、 參與人員：余振波、鍾瑞蘭、楊敏鑫、卓錦祝、馬逸華、沈鴻麒、李彩雲六、 會議紀錄：(一) 本次會議經由企管系陳銘熏主任，指導本組有關本校文書檔案注意事項，如下，本組依此研訂100年文書檔案年度執行計畫，如附件1所示，俟完成正式簽核後，再移由本組正式實施。1. 擬定本年度之文書檔案計畫如附件。2. 召開文書檔案協調會議及於適當時機，如行政會議或校務會議，說明文書檔案之重要性。3.

2、儘早著手校史室之規劃並請於未來圖資大樓預留校史室之空間，俾便設置校史室。4. 前往獲取金檔獎之機關學校如台灣科技大學、臺灣高等法院檢察署及三峽戶政事務所等三單位進行檔案管理之標竿學習。5. 與教育部或讜管局舉辦檔案管理研討會或舉辦檔案管理教育訓練。(二) 與本校各單位召開協調會事宜，俟完成請示後再予以陳核。(三) 庫房改善所需費用來源部分，經與總務處范姜潮貴秘書及營繕組林瑞瓊組長協調結果：消防天花板燈管等改善費用由營繕組支付，空調增置費用則由設備費用支付。(四) 有關文書檔案須教學單位配合部分，請敏鑫安排與各學院院長進行訪談，俾利推展校方文書檔案相關措施。相關訪談資料如附件2。(五) 以下空白

3、附件1、100年文書檔案年度執行計畫七、 目的：為能改善本校文書檔案之缺失及符合教育部所屬機關學校檔案管理實地訪視結果報告之建議事項，乃訂定本組文書檔案之年度計畫。八、 依據：99年11月26日簽奉校長核准之國立臺北大學文書檔案中長程計畫、100年1月26日教育部之教育部所屬機關學校檔案管理實地訪視結果報告之建議事項及99年12月20日機關檔案管理作業手冊第4章規定辦理。九、 範圍：本計畫範圍包括：(1)標竿學習與教育訓練；(2)檔案管理；(3)檔案應用、(4)檔案庫房改善、(5)定期召開檔案管理會議及(6)檔案資訊化，茲分別說明如下：(一) 標竿學習與教育訓練1. 標竿學習：已獲得99年金檔

4、獎之單位為學習對象，並針對獲獎單位之專長特色進行參訪，參訪後撰寫心得報告，以作為日後檔案之學習依據。2. 教育訓練視本組業務費用之情況，採用研討會或上課方式進行，其中研討會執行方式，擬與教育部、檔管局或外單位合辦方式辦理。(二) 檔案管理本部分可分為檔案上架、點收、紙本掃描、檔案清查、機密檔案降解密或解密、研考稽催及檔案目錄彙送等事項。1. 檔案上架：將38年至91年未整理之檔案(約12萬件)，予以裝入無酸紙盒，並依檔案管理規定依序完成上架。預定100年8月底完成上架。2. 檔案點收：可分線上點收及紙本點收，線上點收每周執行一次、紙本點收，發文部分則發文後即進入歸檔，並統一於次周五進行點收。3

5、. 檔案清查：本年度預定6月及9月分別針對96年1月至6月及96年7月至12月進行清查作業。4. 機密檔案降解密或解密作業：本年度預定3月、5月、8月及11月進行99年、98年、97年及96年機密檔案之降解密及解密作業。5. 研考稽催：線上研考稽催由電腦主動發送於各承辦人；紙本研考稽催則考量節能減紙，由每月改為每季辦理。6. 紙本掃描：以本(100)年為主，俟完成100年之紙本掃描後再進行38年至91年約12萬件紙本掃描。本年預定紙本掃描量為130,000頁。7. 徵集：有關各院系所之會議資料，以徵集方式請各院系所提供該院系所之會議資料CD片，以利歸檔。(三) 檔案應用本部分可分為檔案展覽與檔

6、案行銷。1. 檔案展覽：預定於校慶假行政大樓五樓檔案展覽室進行檔案展覽。2. 檔案行銷：將檔案複製於本校紀念品，如原子筆、領帶、絲巾、襪子、記事本、學生手冊、滑鼠墊等物品，俾利檔案行銷。另預定於本年度校慶辦理檔案有獎徵答，答對者以本校紀念品贈送。(四) 檔案庫房改善主要針對庫房消防、空調、溫溼度、照明及天花板等進行改善。(五) 定期召開檔案檢討會議為避免檔案管理計畫流於空洞，本組每月召開檔案管控會議，做為檔案管理之管考。(六) 檔案資訊化包括線上簽核及電子公布欄，線上簽核率為80%，電子公布欄配合教育部節能減紙方案，並依99年7月13日公告以二級以上行政及教學單位及一級以上行政及教學單位為主要

7、採用電子公布欄方式辦理。十、 預定進度表：如圖1所示。十一、 預期效益：本年度檔案管理計畫，預期產生效益如下：(一) 至獲得金檔獎之機關進行檔案專長標竿學習，改正本校文書檔案管理缺失與庫房設備相關措施。(二) 進行檔案管理教育訓練培養全體師生對檔案管理認知，以利維護相關檔案文物，提供未來本校校史室之規畫參考。(三) 結合校慶舉辦檔案展覽及有獎徵答，培養全校師生及社區民眾對本校改制之認知與認同感。(四) 利用檔案行銷方式推展本校，增加本校知名度，提升競爭力。(五) 加強本校檔案流程管控，提升行政人員公文處理之效率。y:wenkufile_temp22020-103173a9e94c-a2fa-4

8、b63-9c50-0a85eee48fc3099b9e72c43f7f50df4ae2e55115b6fa.pdf 圖1、預定進度圖附件2、與各學院討論文書檔案配合事項一、 前言：本校推動電子公文已有4年有餘，承蒙 貴院鼎力配合校方政策，以使本校線上簽核比率提升至80%以上，在此致謝。然而本組在推動電子公文之餘，感覺與各單位互動欠缺，於是，本組同仁共同討論，結果：為能加強本組與各單位對公文之管控及提升行政效率，本組除以電話及網路進行溝通外，應以走動方式，拜訪各單位以深入了解各單位使用電子公文之困難，並適時提供解決之道。另本組為配合教育部之節能減碳之方案，亦須 貴學院協助解決相關性之問題。 二、

9、 目的：為能了解本校各學院需要本組配合公文收發文及文書檔案之相關事宜，以提升本校行政效率。三、 組織架構：(一) 收文：余振波技士、馬逸華小姐(二) 發文：鍾瑞蘭組員、楊敏鑫小姐(三) 歸檔：卓錦祝小姐(四) 研考稽催：余振波技士(五) 關防：鍾瑞蘭組員、楊敏鑫小姐、李彩雲小姐(六) 調檔：余振波技士、卓錦祝小姐(七) 諮詢：1. 到府服務：余振波技士、卓錦祝小姐2. 電話諮詢：(1) 收發文：鍾瑞蘭組員、楊敏鑫小姐、馬逸華小姐(2) 歸檔：余振波技士、卓錦祝小姐四、 討論議題：(一) 貴學院遭遇公文之困難點。(二) 收文：1. 請登記桌隨時上網查閱並分辦公文。2. 為避免登記桌人員過多(目前

10、包括各系所助教及老師)，造成公文遺失或因分辦錯誤造成承辦公文延宕，建議以2-3人為主即可，並依公文流程，由院登記桌分辦至承辦單位各系所助教，再由助教依公文性質，分辦至承辦人員。3. 改分請依規定，第一次由院長核准後，將正本送至本組進行改分；第2次改分析陳判至校長或其授權人，俟長官核准後，再將正本送至本組進行改分；第三次之後即不得再進行改分。(三) 發文：1. 為配合行政院推動線上簽核方案，請院系所助理撰寫公文時，除蓋關防之合約書、有價證券及機密文件外，請以線上簽核為主。2. 公告請以公告稿方式辦理。3. 發文對象如屬2級以上行政及教學單位，以電子公布欄方式辦理。4. 發文對象如屬個人部分，需紙

11、本發文於公文註明，以利本組發文，無註明者，本組將視公文內容決定發文方式。5. 發文對象如為特殊單位或人員，且須郵寄時，請將住址填上，俾便進行發文。6. 需郵寄之公文，如屬緊急公文，因須配合郵局作業請務必於當日下午3時30前將附件及紙本公文正本與發文清單送至本組，俾利本組進行後續作業。7. 附件請打附件名稱(不可寫如文、如主旨或如說明等字眼)。8. 金額數字請以億、萬為單位，如2億3,944萬2,789元為主。9. 紙本附件歸檔若有光碟片，請加送一份光碟片至文書組，俾利歸檔。如屬線上簽核之附件時，請將附件檔案掛在線上簽核之公文內。10. 檢陳字眼係為使用於函送下及對直屬長官或直屬上級單位使用，其餘一律使用檢送字眼。11. 公文若有長官於公文上批示意見時，請承辦人清稿後，再送至文書組辦理發文或歸檔。12. 紙本簽核須發文時，請備妥紙本正本、附件正本(紙本2張以上時須蓋單位騎縫章)、送文清單並