常用公文写作和公文处理基础知识.ppt

1、常 用 公 文 写 作 和公文处理基础知识,常用公文写作知识和公文处理基础知识,一 公文写作概述 二 通知 三 请示、报告、批复 四 函、会议纪要、通报、传真 五 公文写作中常见问题例析 六 公文处理基础知识,公文的定义,公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工具。,公文的特点,鲜明的政治性、政策性， 强烈的权威性、约束性 较强的时效性 法定的作者、规定的收发文方式、知悉范围 特定的体例格式,公文的主要作用,领导和指导作用 规范和制约作用 宣传和教育作用 沟通和信息作用 依据和凭证作用 示范作用 史料作用,公文的分类,按

2、制发机关分：党、政、军、司法、企业、事业、社会团体. 按行文关系分：上行文、下行文、平行文 按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）；普通 按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件 按使用范围分：通用公文、专用公文 按公文文种分(见公文文种) 按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安全电子邮件）,公文写作的基本要求,政治方面的要求 1、观点必须正确。 2、内容必须实事求是。 3、政策思想要连贯。 技术方面的要求 1、结构严谨，层次分明，符合逻辑。 2、语句通顺。 3、语言准确、鲜明、生动。 4、文字简练。 5、标点符号使用正确。 6、引文、数字、人名、地名

3、、机关单位名称、事 物名称准确无误。,公文文种,中国共产党机关公文条例（中办发199614号）列14种：决议、决定 、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关公文处理办法（国发200023号）列13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复 、意见、函、会议纪要。,通用公文和专用公文,通用公文 指内容比较重要、格式完整、眉首有套红的发文单位标识的公文。电子介质通用公文的版式，应与纸介质通用公文的版式保持一致。 青岛市电信公司公文管理办法 （修订）（青岛电信2005111号） 通用公文8种：决定、通知、通报、报告、请示、批

4、复、意见、函； 专用公文 是指在一定范围内使用、具有特定文件格式和处理程序的文件。 专用公文7种:督办单 、业务通知 、会议纪要。签报,正确确定和使用文种,必须按照公文管理法规的统一规定、不能乱起名称 要依据制文机关的权限，不可超越职权 要依据行文关系，考虑到与收文机关的组织关系 要考虑发文的具体目的与要求,通用公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、附件、主题词、抄送单位、拟文部门、印发单位和印发时间等部分组成。公司函可省略主题词、拟文部门、印发单位和印发时间等部分。,通用公文格式,（一）涉及国家、企业秘密的公文应当

5、标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 （二）紧急公文应标明“特急”、“急件”。特急件的确认，应以市公司领导签字为准。 （三）市公司文件、市公司函的发文单位标识，分别为套红的“中国电信集团公司山东青岛市电信分公司文件”、“中国电信集团公司山东省青岛市分公司函”。 （四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。发文字号中的序号不编虚位。 1市公司文件发文字号为“ 中国电信青岛xxxxxxxx号，其中“中国电信青岛”为发文代字，“xxxx”为年份，“xxxx”位序号。（以下类推）。 2、市公司函发文字号为“中国电信青岛函xxxxxxxx号”，其中“中国电信青岛函”为发文代字

6、。,（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话。 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文文种。公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发、批转的文件可加书名号外，一般不用标点符号。转发、批转文件，公文标题应避免重复用语和相同文种。 （七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。两个以上的主送单位，可区别情况，按国家行政区划、行政机关的排序排列，或按先大后小、先系统内后系统外的原则排列。 （八）正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中一般不夹带图表。,（九）公文如有附件，应在正文之后、成文

7、日期之前注明附件顺序和名称。附件通常与正件一起装订，位置自成文日期及附注之后另一页开始，在主题词前结束。如附件与正件分别装订，应在附件左上角标注“xx文件附件”字样。印发、转发、批转文件时，被印发、转发、批转的文件即是正件，不能称附件。 （十）通用公文均应当加盖印章。印章上不压正文、下压成文日期。 （十一）成文日期以负责人签发的日期为准。 （十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。 （十三）主题词应当根据公文的内容标注，标引顺序为类别词、类属词、公文文种，最多不超过5个。对集团外部行文，使用国务院公文主题词表；在集团公司内部行文，除使用国务院公文主题词表之外，可根据需要补充

8、使用电信专业常用主题词表（试行）。,（十四）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，排列顺序与主送单位的排列顺序相同。如需抄送市公司内部时，表述为：“市公司各部门、各单位”。 （十五）拟文部门名称使用规范简称。 （十六）印发单位标印为“中国电信集团北方电信有限公司青岛市分公司综合部”（或青岛市电信分公司综合部），印发日期为打印完成的日期。 （十七）文字从左至右横写、横排。,公文格式,参照国家质量技术监督局国家行政机关公文格式（GB/T 97041999） 版头部分 1、发文机关；2、秘密等级；3、紧急程度；4、发文字号；5、签发人（上行文）。 行文部分 1、标题；2、主送机关；3、

9、正文；4、附件；5、印章；6、成文时间；7、附注。 版尾部分 1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门；4、会签部门；5、印发机关和时间。,常用公文写作知识,通 知,常用文种写作要点 通知,使用最多的文种。 适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 主送单位准确、清楚，严忌错漏。 导言简洁清晰，高度概括。 主文明确具体，针对性和可行性要强。,文体结构,标题：由发文机关、事由、文种三部分组成。,发文代字+年度+序号,主送机关,正文 1、通知的事由 2、通知的主体 3、结尾部分,落款（省

10、略）,成文日期,会议通知,关于召开月度生产经营分析会议的通知 公司定于6月15日召开部分省级公司总经理座谈会。现将有关事项通知如下： 一、会议内容 各职能部门对5月份生产经营情况进行通报分析。 二、参加人员 各单位主要负责人 三、会议时间 6月15日上午9：00 四、会议地点 青岛分公司综合办公楼 综合部联系人： 鞠景婷，电话：86684419，传真：86684422 附件：参会回执单。,印发本单位规章制度的通知,关于修订青岛市电信公司公文管理办法 的通知 各市（区）分公司、市公司各部门、各单位： 为加强OA系统中的公文管理，理顺公文流转过程，加快公文的流转速度，经公司研究，对青岛市电信公司公

11、文管理办法（青岛电信20032号）进行了修订，现将有关事项通知如下，请遵照执行。 附件：1.公文印发格式分类表 2.OA公文流转操作手册 3.各类红头文件版式 4.公文发文稿纸 5.北方公司主题词 二五年六月十七日,转发文件的通知,布置工作的通知,常用公文写作知识,请示 批复,常用文种写作要点 请示,使用范围较广，频率较高。 适用于向上级单位请求指示、批准。 种类：请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示 写作要求： 一事一文。 主送单位一般只写一个。 导言开门见山提出请示缘由，要充分有力。 主文中心内容突出，事项集中，条理清楚。 正常情况下，应事前请示，不越级请示。 如提出2个以上方案

12、，应有倾向性意见。 在附注处注明联系人的姓名和电话。,请示的内容结构,开头部分写请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简明。 主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要。 结尾部分写希望要求，要注意规范。可否（妥否、当否），请批示；是否可行，请批示；以上请示，望予审批等。,关于协助办理中国电信青岛分公司 综合楼相关手续请示 青岛市崂山区人民政府： 在崂山区政府的大力帮助下，座落于崂山区商务二区中心的中国电信青岛分公司综合办公楼建设项目已顺利竣工，并于2007年11月26日正式投入使用。 妥否，请批复！ 二八年五月七日,常用文种写作要点 批复,使用频率较高。 适用于答复下级单位的请示

13、事项。 核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。 针对性强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。 请示内容较多的，可分条列项地答复。 对不同意的事项，应说明不同意的理由。 如需要，可从上级单位的角度强调一些事项，或提出希望、要求、号召。,批复的内容结构,问题的引起。你单位关于某某事项的请示（某某200412号）收悉。 做出明确的答复，即同意或不同意。,常用公文写作知识,报 告,报告的概念,种类繁多，工作量大，使用频率高。 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 报告是一种陈述性的上行文。 报告是上级制定方针政策、指导工作、进行决策的重要依据之一，也是

14、下级取得上级的理解、信任、支持、指导的重要途径。,报告的写作要点,报告要注重时效，情况真实不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准确无误 报告语言要简洁，篇幅要短小突出重点，层次分明， 不夹杂请示事项，不与请示混淆。 向领导提交较大篇幅或重要的报告时，最好同时准备说明材料（写作意图、背景等）。,报告的内容结构,三段式 情况做法问题（意见） 情况问题建议 情况原因下步做法 情况原因责任及处理意见,青岛电信落实省公司2006年工作会议精神情况报告 省公司： 全省2006年电信工作会结束后，青岛电信迅速行动起来，认真开展会议精神的贯彻落实工作，主要做法：一是采取层层学习和层层贯彻方式；二是通过理

15、解、消化、分解，将会议精神实质融入到公司2006年主要工作目标和思路分解落实计划当中，使汤总讲话和工作会议精神落地生根。 层层学习和层层贯彻,与报告近似的文书工作总结,单位或个人对某段时期、或某项工作、或某个任务结束后进行的回顾与检查，肯定成绩和经验，找出不足和教训，并从中归纳出某些规律性的东西，以促进和推动以后的工作。总结是对自身实践活动的本质概括和理性认识。 通常使用第一人称的写法，以叙述、说明、议论等表达方式为主。 绝大多数总结是为自身而写，或是为了向上级单位、领导同志、会议代表汇报，以求得指导、帮助、批准。 导言，简单扼要地交待总结的问题，或介绍背景，或提示主要经验、成绩、效果、教训。

16、 正文，做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。 结尾，精炼简洁地表明以后努力的方向，或打算、措施。,报告与总结的区别与联系,报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实的表述占绝大部分，只是少量使用一些议论文字。 总结与一般报告相比更侧重与对规律的揭示，对问题的认识。,常用公文写作知识,函 会议纪要 通报,常用文种写作要点 函,应用范围广，使用频率高（公函、便函）。适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 开头部分，简洁写明发函的缘由。 中间部分，逐一写出询问、商洽、答复的具体事项及要求。 结尾部分，区分情况写：“此复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“即请复

17、函”、“请研究函复”等。 文字表述，议论说理适度，语言朴实谦恭。,关于进行网间合作业务洽谈的函 中国网通（集团）有限公司青岛市分公司： 根据双方省公司共同签署的中国网通（集团）有限公司山东省分公司与中国电信集团北方电信有限公司山东省分公司关于进一步规范市场经营行为的协议（鲁网监管【2005】495号）的指导精神，结合青岛通信市场经营状况，我公司希望贵我双方本着理性竞争、共同发展、互惠互利、诚实合作的基本原则，在相互理解的基础上，就市场合作和行为规范达成市公司层面的协议。 （以下省略）,关于关于配合做好卫通公司中心机房供电保障的函的函复 青岛市信息产业局： 贵局五月十三日关于配合做好卫通公司中心

18、机房供电保障的函（青信产函200832号）已收悉。 收到函后，我公司非常重视，根据贵局要求，我们及时与青岛卫通公司、青岛供电公司高科园供电部进行了联系， （以下省略）,常用文种写作要点 会议纪要,适用于记载、传达会议情况和议定事项。在会议文件（记录）基础上经过整理加工而成。 忠实原意 ，所记事项准确无误。 条理清晰，层次分明，详略得当。 执行事项要有较强的可操作性。 用第三人称语气叙述。 固定格式 ：标题、会议基本情况、记载事项、版记 。 领导班子会议纪要、党委会议纪要、总经理办公会议纪要、月度经营分析会议纪要、专项会议纪要、部门会议纪要。,常用文种写作要点 通报,适用于表彰先进，批评错误，传

19、达重要精神或者情况。 介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚，分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。结尾写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。 特点：典型性、针对性、准确性、真实性、时效性；用词严谨，注重写实，掌握分寸。 分为：月度性常务通报、专项工作通报,使用 传真电报 应注意的几个问题,原则上只在本系统内使用。 单独编号，不要求归档。 其内容只在较短时期（30天内）发生作用。 限时（10天内）送达。 文种仅限于“通知”（会议、电路调度、布置工作）、“函”及礼仪类电报。 正式文件必须紧急送达，原则上不用传真电报形式，可在制成后直接电传。

20、 内容涉密，用保密传真系统。,常用公文写作知识,公文写作中常见问题,“事由”（标题）,重复表述： 错：关于转发XXXX通知的通知 对：转发XXXX通知 例：转发省公司下发的深入贯彻中央推进治理商业贿赂专项工作意见 标题：关于转发深入贯彻中央推进治理商业贿赂专项工作意见的通知 文体混淆：错：关于XXXX请示的报告 分析：请示与报告属两种文体，不能混淆使用。,主送、抄送,主送：只对单位，不对单位内部部门 例1：上行文 错：省公司网络部、区政府办公室： 对：主送单位改为“省公司”；“崂山区政府” 例2：下行文 各市（区）分公司，市公司各部门、各单位：,抄送：可抄送某单位，可抄送上级单位部门，不得对本

21、单位内部门 例1： 错：公司发文，抄送维护中心 对：公司发文，抄送省公司网络部 注意：不能主送某单位，抄送同一单位内部部门， 如：北方公司主送集团公司的文，不能抄送集团公司内部部门,三、行文,简称： 对内部各级单位行文 除印发本单位管理办法、实施细则等文件标题用非法定企业名称全称外，其余标题和内容中出现企业名称用非法定企业名称简称. 例：1、关于印发中国电信青岛分公司合同管理办法的通知 内容： “本规定仅适用于青岛分公司” 2、关于印发关于印发青岛分公司2008年培训计划的通知,年的表示 一般应完整，不应简写，例如2005年不应简写为05年； 正文中的援引（例见下页） 援引别的文件，一般要同时援引文号； 提到附件内容，一般应注明见附件,格式不规范,公司的标准格式 “一、” “（一）” “1、” “（1）” “”,平行文,专用公文,对外函件,上行文,起草 公文 应注意的几个问题,考虑行文是否有必要。 选择行文名义（公司、部门）。 选择载体（纸质、办公自动化）。 选择文种（决定、通知、通报、报告、请示、批复、函；签报、会议纪要、便函）。 注意发文规则、公文格式。 制作标题应精炼、准确。 草拟正文应情况确实，观点明确，条理清楚，层次分