第一部行政管理制度

1、第一部行政管理制度第一章 总章第一节 编制目的为帮助员工全面了解公司，保障权益，明确义务，提高工作质量和效率，将员工培养成为诚实守信、敬业爱岗、优绩高效的公司成员，特制定本制度。全体员工务必认真了解本制度的各项内容，并切实遵行。第二节 公司宗旨一、客户至上，客户是公司存在和发展的全部理由 (一)坚持“以客户为中心”以满足客户需求为根本，以先进的管理理念和科学规范的 工作流程为基础，紧紧依托总院管理、人才和技术设备等方面的优势，创造品牌，形成特色，为客户提供高质量和高附加值的体检、咨询、会诊、住院绿色通道等服务。（二）各部门紧密配合，注意细节，真正把服务对象的需求放在首位（三）积极进取，总结得失

2、，不断提高品质标准二、团队合作，共担责任，齐享荣誉(一)工作中强调意见融合，取长补短（二）各司其职，提高团队工作效率（三）团队成员经验分享，相互信任和尊重三、追求卓越，勇于创新，精益求精（一）稳步拓展业务领域（二）提升服务品质（三）改进管理体制，增强竞争力第三节 公司文化四、以人为本、关注健康、专业显著，服务至上。（一）以人为本，以提升民众的整体健康水平和生命质量为己任。（二）努力发展成为健康体检、健康管理服务行业的优秀企业。（三）全力塑造专业的体检专家、健康管家形象。（四）提倡全面优质服务，为客户提供最全面最理想的体检服务。； 第四节 公司组织架构第二章 员工行为准则第一节 总则一、本准则体

3、现了本公司价值观的基本要求，员工应当熟知并遵守。二、公司尊重员工的正当权益，通过本准则界定公司利益与员工个人利益，避免二者发生冲突。三、员工违反本准则可能导致公司与之解除劳动合同。员工违反本准则给公司造成经济损失，公司将依法追索经济赔偿。员工行为涉嫌刑事犯罪，公司将移交司法机关处理。第二节 职务权责一、经营活动（一）员工应守法、诚实地履行自己的职责，任何私人理由都不应成为其职务行为的动机。（二）维护公司利益是员工的义务。员工不得从事、参与、支持、纵容对公司有现实或潜在危害的行为。发现公司利益受到损害，员工应向公司汇报，不得拖延或隐瞒。（三）在未经授权的情况下，员工不得超越本职业务和职权范围从事

4、经营活动。（四）除本职日常业务外，未经公司授权或批准，员工不得从事下列活动：1、以公司名义进行考察、谈判、签约、招投标、竞拍等；2、以公司名义提供担保、证明；3、以公司名义对新闻媒介发表意见、消息；4、代表公司出席公众活动。（五）员工须严格执行公司颁布的各项制度。员工认为公司制度明显不适用，应及时向上级或制定和解释该制度的部门反映。公司鼓励员工就工作充分发表意见或提出合理化建议。（六）遵循管理流程接受上司的领导是员工的职责。员工应服从上司的指示。员工如认为上司的指示有违法律及商业道德，或危害公司利益，有权越级汇报。（七）遇到工作职责交叉或模糊的事项，在以公司利益为重的前提下，公司鼓励勇于承担责

5、任，倡导主动积极地行动，推动工作完成。事情得到解决后，应及时向领导汇报。（八）严禁员工超出公司授权范围或业务指引的要求，对客户和业务关联单位做出书面或口头承诺。在公司内部，员工应实事求是地对工作做出承诺，并努力兑现。（九）员工有贪污、受贿或作假欺骗公司的行为，无论给公司造成损失与否，公司均可无条件与之解除劳动合同。如果此贪污、受贿或作假欺骗公司的行为给公司造成损失的，公司有权追究其责任。二、资源使用（一）员工未经批准，不得将公司资产赠与、转让、出租、出借、抵押给其它单位或者个人。（二）员工对公司的办公设备、交通工具、通讯及网络系统或其它资产，不得违反使用规定，做任何不适当的用途。（三）公司的一

6、切书面和电子教材、培训资料等，均有知识产权，员工未经授权，不得对外传播。（四）员工因职务取得的商业和技术信息、发明创造和研究成果等，权益归公司所有。（五）员工对任何公司财产，包括配备给个人使用的办公桌、保险柜、橱柜，乃至储存在公司设备内的电子资料，公司有权进行检查和调配。三、保密义务（一）公司一切未经公开披露的业务信息、财务资料、人事信息、招投标资料、合同文件、客户资料、管理文件、会议内容等，均属企业秘密，员工有保守该秘密的义务。当不确定某些具体内容是否为企业秘密时，应由公司鉴定其性质。（二）员工薪酬属于个人隐私，任何员工不得公开或私下询问、议论。掌握此信息的员工，不得以任何方式泄露。（三）员

7、工接受外部邀请进行演讲、交流或授课，应事先经上司批准，并就可能涉及的有关公司业务的重要内容征求上司意见。（四）员工应对各种工作密码保密，不对外提供和泄露，严禁盗用他人密码。第三节 内外交往一、员工须谨慎处理内外部的各种宴请和交际应酬活动，应谢绝参加涉及违法及不良行为的活动。二、公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、简朴务实的原则，不应铺张浪费；公司内部的接待工作，应务实简朴；员工在安排交际活动时须考虑以下重要因素：（一）是否属于工作需要；（二）费用、频率和时机是否恰当；（三）消费项目是否合法。三、员工不得以任何名义或形式索取或者收受业务关联单位的利益。四、尊重客户、业务关联单位和同事是基本的

8、职业准则，员工不得在任何场合诋毁任何单位和个人。第四节 个人与公司利益的冲突一、兼职（一）员工未经公司安排或批准，不得在外兼任获取报酬的工作，一经发现，公司将无条件与之解除劳动合同。（二）在任何情况下，禁止下列情形的兼职（包括不获取报酬的活动）：（三）在公司内从事外部的兼职工作；（四）兼职于公司的业务关联单位、客户或者商业竞争对手；（五）所兼任的工作构成对公司的商业竞争；（六）因兼职影响本职工作或有损公司形象；（七）管理人员兼职。二、公司鼓励员工在业余时间参加社会公益活动，但如利用公司资源或可能影响到工作，员工应事先获得公司批准。三、个人投资：员工可以在不与公司利益发生冲突的前提下，从事合法的

9、投资活动，但不得进行下列情形的个人投资活动：（一）参与经营管理的；（二）对公司的客户、业务关联单位或商业竞争对手进行直接投资的；（三）借职务之便向投资对象提供利益的；（四）假借他人名义从事上述三项投资行为的。四、特殊关系的回避公司不提倡员工与自己的亲属、好友所在单位建立业务合作关系。有正当理由建立业务关系的，要主动向上司书面申报自己的亲友关系，并应在相关的业务活动中回避。第五节 投诉和举报公司内部的投诉和举报，可以向行政人事部提出。受理部门和人员，应认真调查处理投诉和举报，并为投诉人和举报人保密。第六节 行为的判断及督导一、员工判断个人行为是否违反本准则的简易标准是该行为能否毫无保留地在公司公

10、开谈论。二、员工有责任就难于做自我判断的行为或情形向上司或行政部咨询。接受咨询的部门和人员应给予及时、明确的指导，并为当事人保密。三、上司对其下属应尽到教导和管理的责任。如上司未能尽到责任，以致产生不良的后果，将与其下属同时受到处分。上司未尽教导和管理责任的情形包括：（一）默认下属违反本准则的行为；（二）未能按照公司规定保证下属定期接受本准则的培训；（三）未能采取有效的措施防止及补救管理上的漏洞；（四）未能严格遵守公司的制度进行管理。第三章 员工行为规范第一节 岗位规范一、上、下班时（一）上班时1、遵守上班时间。因故迟到和请假的时候,必须事先报告,来不及的时候必须用电话联络，并在钉钉软件中备注

11、。2、按工作计划做好上班前准备工作。（二）工作中1、工作要做到有计划、有步骤、高效踏实地进行。即：工作有计划，计划有结果，结果有质量。2、遇有工作部署应立即行动。3、工作中不谈论与工作无关的话题，不打私人电话，不从事与本职工作无关的私人事务。4、工作中不要随便离开自己的岗位，离开自己的座位时要整理桌子，椅子半位，以示主人为远离。5、长时间离开岗位时，可能会有电话或客人，事先应拜托给上司或同事。椅子全部推入，以示主人外出。6、打开计算机传阅文件，网上查看邮件。7、在办公室内保持安静，不要在走廊内大声喧哗。（三）下班时1、下班时，文件、文具、用纸等要整理，要收拾桌子，椅子归位。2、考虑好第二天的任

12、务,并记录在本子上。3、关好门窗,检查处理火和电等安全事宜。4、需要加班时,事先要得到通知，并在钉钉软件中填写加班申请。5、下班时,与同事打完招呼后再回家。二、工作方法（一）接受指示时1、接受上级指示时,要深刻领会意图。2、虚心听别人说话。3、听取指导时,作好记录。4、疑点必须提问。5、重复被指示的内容。6、指示重复的时候，首先从最高上司的指示开始实行。（一）实行时1、充分理解工作的内容。2、遵守上司指示的方法和顺序，或视工作的目的而定。3、实行决定的方案时,需要其它人员协助时,要事先进行联络。4、备齐必要的器具和材料。5、工作经过和结果必须向上司报告。6、工作到了期限不能完成时,要马上向上司

13、报告,请求提示。7、任务实施时,遇到疑问和上司商量。8、检查被指示的内容和结果是不是一致。（二）报告时1、工作完后,马上报告。2、先从结论开始报告。3、总结要点。4、写报告文书。5、根据事实发表自己的意见。（三）工作受挫的时候1、首先报告。2、虚心接受意见和批评。3、认真总结，相同的失败不能有第二次。4、不能失去信心。5、不要逃避责任。第二节 形象规范一、着装、仪容和举止（一）着装： 统一、整洁、1、上班期间必须穿工服。2、服装整洁、完好、无污渍，扣子齐全,不漏扣、错扣。3、衬衣下摆束入裤腰和裙腰内,袖口扣好,内衣不外露。4、鞋、袜保持干净、正装皮鞋必须穿黑色袜，在工作场所不打赤脚,不穿拖鞋，

14、5、在左胸前佩戴好员工证。（二）仪容： 自然、大方、端庄1、头发梳理整齐,不染彩色头发,不戴夸张的饰物。2、男职工修饰得当,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领,嘴上不留胡须。3、女职工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化妆。4、保持口腔清洁,工作前忌食葱、蒜等具有刺激性气味的食品。（三）举止：文雅、礼貌、精神1精神饱满,注意力集中,无疲劳状、忧郁状和不满状。2、保持微笑,目光平和,不左顾右盼、心不在焉。3、坐姿良好。上身自然挺直,两肩平衡放松,后背与椅背保持一定间隙,不用手托腮。5、不翘二郎腿,不抖动腿,椅子过低时,女员工双膝并拢侧向一边。6、避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、

15、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。实在难以控制时,应侧面回避7、不能在他人面前双手抱胸,尽量减少不必要的手势动作。8、站姿端正。抬头、挺胸、收腹、双手下垂置于大腿外侧或双手交叠自然下垂;双脚并拢,脚跟相靠,脚尖微开。6、走路步伐有力,步幅适当,节奏适宜。第三节 语言规范一、会话，亲切、诚恳、谦虚1、语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。2、提倡讲普通话。3、与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。4、不要随意打断别人的话。5、用谦虚态度倾听。6、适时的搭话，确认和领会对方谈话内容、目的。7、尽量少用生僻的电力专业术语，以免影响与他人交流效果。8、重要事件要具体确定。二

16、、自我介绍1、公司名称、工作岗位和自己的姓名。三、公司外的人可递送名片。四、根据情况介绍自己的简历。五、文明用语1、严禁说脏话、忌语。7、使用“您好”、“谢谢”、“不客气”、“再见”、“不远送”、“您走好”等文明用语。第四节 社交规范一、接待来访 微笑、热情、真诚、周全1、接待来访热情周到，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。迎送来访，主动问好或话别，设置有专门接待地点的，接待来宾至少要迎三步、送三步。来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚”。要认真倾听，热心引导，快速衔接，并为来访者提供准确的联系人、联系电话和地址。或引导到要去的部门。二、访问他人1、要事先预约，一般

17、用电话预约。2、遵守访问时间，预约时间5分钟前到。3、如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致歉。4、访问领导，进入办公室要轻。5、用电话访问，铃声响三次未接，过一段时间再打。三、使用电话1、接电话时，要先说“您好”。2、使用电话应简洁明了。3、不要用电话聊天。4、使用他人办公室的电话要征得同意。四、交换名片1、名片代表客人,用双手递接名片。2、看名片时要确定姓名。3、拿名片的手不要放在腰以下。4、不要忘记简单的寒喧。5、接过名片后确定姓名正确的读法。五、商业秘密1、员工有履行保守公司商业秘密的义务。2、不与家人及工作无关的人谈论公司商业秘密。3、使用资料、文件，必须爱惜，保证整洁，严禁涂改，

18、注意安全和保密。4、不得擅自复印、抄录、转借公司资料、文件。5、如确属工作需要摘录和复制，凡属保密级文件，需经公司领导批准。第五节 会议规范一、事先阅读会议通知。二、按会议通知要求，在会议开始前5分钟进场，并带好会议记录本及笔。三、事先阅读会议材料或做好准备，针对会议议题汇报工作或发表自己的意见。四、开会期间关掉手机，不会客，不从事与会议无关的活动，如剪指甲、交头接耳等。五、遵从主持人的指示 。六、必须得到主持人的许可后,方可发言。七、发言简洁明了，条理清晰。八、认真听别人的发言并记录。九、不得随意打断他人的发言。十、不要随意辩解，不要发牢骚。十一、会议完后向上司报告，按要求传达。十二、保存会

19、议资料。十三、公司内部会议，按秩序就座，依次发言。发言时，先讲“汇报”，结束时说：“汇报完毕”。十四、保持会场肃静。第六节 安全卫生环境一、安全工作环境1、在所有工作岗位上都要营造安全的环境。2、工作时既要注意自身安全，又要保护同伴的安全。3、提高安全知识，培养具备发生事故和意外时的紧急管理能力。4、爱护公司公物，注重所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电、易耗品。5、应急电话，市内伤病急救 120；市内火警 119；公司火警 ；市内匪警 110。二、卫生环境1、员工有维护良好卫生环境和制止他人不文明行为的义务。2、养成良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱丢纸屑、杂物，不流动吸烟。办公室内不

20、得吸烟。3、如在公共场所发现纸屑、杂物等，随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。4、定期清理办公场所和个人卫生。将本人工作场所所有物品区分为有必要与没有必要的，有必要的物品依规定定置管理，没有必要的清除掉。第七节 人际关系一、上下级关系 尊重上级，不搞个人崇拜，从人格上对待下级，营造相互信赖的工作气氛。二、同事关系 不根据自己的理解对待同事，以温暖的关心栽培荣辱与共的同事之爱，营造“同欢乐，共追求”的氛围。三、尊重他人 肯定、赞扬他人的长处和业绩，对他人短处和不足，进行忠告、鼓励，造成明快和睦的气氛。四、相互合作 在意见和主张不一致时，应理解相互的立场，寻找能共同合作的方案。五、禁止派别 不允许

21、在工作岗位上以地缘、血缘、学员组成派别。第八节 心灵沟通一、虚心接受人他人的意见。二、不要感情用事。三、不要解释和否定错误。四、真诚地对待他人。对他人有意见应选择合适的时机和场合当面说清，不要背后乱发议论。五、不要看他人的笑话，在公众场合出现他人有碍体面，有违公司规定的行为时应及时善意地提醒。六、对领导的决策和指示要坚决执行。有保留意见的，可择机反映，但在领导改变决策之前，不能消极应付。七、不要胡乱评议领导、同事或下级，更不能恶语伤人。八、公司内部设有公开栏、公告栏，定期发布各种公司动态、业务活动、规章制度等信息，以让员工及时了解公司的业务发展和变化情况，并提出意见和建议。第四章 文件管理制度

22、第一节 总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达公司方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件统一由行政部收发、分办、用印、保管和立卷归档。第二节 文件分类一、行政文件分类（一）行政文件分为九类，分别是：决定、指示、通告、通知

23、、通报、报告、申请、批复、函。1、决定：是一种重要的指示性和约束性文件。公司对重要事项或重大行动做出安排，都采用“决定”，决定在加强领导、统一行动、提高经济效益方面起着重大的作用。可分为：处置性决定、公布性决定、部署性决定等等。2、指示：是上级对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则时使用的一种公文。指示具有较强的指导性、政策性，可以对某一重要事项、工作顺利进行起决定作用。3、通告：是公司在一定范围内公布应当遵守的或周知的事项时所使用的一种公文。可分为：制约性通告、周知性通告。通告的应用内容广泛，使用普遍，某些需要周知、遵守的具体事项，都可使用。4、通知：按性质、内容分为：指示性通知、布置工作通

24、知、发布性通知、任免通知等；按发文单位分为：有单一通知和联合通知及颁发性通知和转发性通知；按紧急程度分为：有普通通知和紧急通知。5、通报：是公司表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况所使用的一种文件。通报一般是上级向下级发布6、报告：是向上级汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复上级询问或要求的陈述性文件，按报告的性质可分为综合报告和专题报告；按时间可分为定期报告和不定期报告；按内容可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。报告属于上行文件，应用范围很广泛。可以用来向上级反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。7、申请：是公司

25、内部普遍广泛应用的一种文件，是下级向上级或业务主管部门请求指示，审核批准某事项时使用的一种文件。8、批复：是与申请相匹配的文件，是上级答复下级申请所使用的下行文。批复行文对象专一：即本公司呈递申请的下级部门，而不涉及其他部门；文件内容集中：一般只答复需下级部门的申请内容，而不涉及其他事项：从行文来看：批复不同于指示、通知等下行文件那样可以主动行文，而必须在下级来文申请之后，是上级被动制发的文件。当然，作为下行文，批复具有较强约束力和权威性，下级部门必须照此执行。9、函：是不相隶属机关、单位、团体之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的文件，它是一种平行文件。按

26、性质分，可分为公函和信函两种；按发函的目的性分，可分为发函和复函两种；按内容和用途分，有商洽事宜函、征求意见函、催办事宜函、答复事宜函、报送材料函等。二、事务文件分类（一）事务文件分为六类，分别是工作总结、简报、规章制度、规则、章程、办法。1、工作总结：是公司、部门和员工普遍使用的一种文体，主要用于对一定阶段内的工作进行系统的回顾，分析研究，从中寻找出具体的、切实可行的经验或教训，发现某些工作规律或缺点错误产生的原因，调整改革与前进的方向，以利于以后工作的发展与进步。2、简报：即情况的简明报道。它是公司和部门内部用来汇报工作、反映问题、交流经验、提出意见的重要文件。3、规章制度：是公司常用的规

27、范性文件之一。它用于公司对某项工作和某一方面的活动提出规定性的要求，有关人员必须遵守和执行。4、规则：是公司为了维护劳动纪律和公共利益，保证学习、生产、生活等活动正常而有序地进行制定的行为准则。5、章程：是一个公司为保证其组织活动的正常运行，系统阐明自己的性质、宗旨、任务以及规定成员的条件、权利、义务纪律及组织机构、活动规则，要求全体成员共同遵守的一种规则性文书。6、办法：是公司使用的一种规范性文件，主要用于制定对某项工作的安排或具体管理措施，涉及范围多属于具体事务和单一事项，如关于企业管理、税收、票汇结算等。办法经过一段时间实施后，逐步发展为制度。三、会议文书分类会议文书分为七类，分别是：提

28、案、会议记录、会议纪要、会议方案、开幕词、闭幕词、讲话稿。1、提案：是提请公司董事会会议讨论、处理的建议。2、会议记录：即在会议中记录人员把会议的基本情况（时间、地点、出席人数、主持者、讨论的主要问题等）、研究和讨论的问题、报告及发言的内容、形成的决议等如实记录下来成为书面材料的一种文书。3、会议纪要：是在会议后期，根据会议记录、会议文件等材料所撰写的，传达会议议定事项和主要精神，需要与会单位共同遵守执行的文书。4、会议方案：是一种为大型的或重要的会议所做出的预设方案。5、开幕词：是指在代表大会或其他较为隆重的会议开始时，一般由会议主席向大会所做的致词。6、闭幕词：是一种在代表大会或其他较为隆

29、重的会议闭幕时，由有关领导人向会议所作的总结性的讲话。7、讲话稿：是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充和报告。第三节 文件格式版式一、文件要求1、文件格式由标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。2、文件题应准确简要概括文件的主要内容，并标明发文单位和文件种类。3、向上级请示的公文，只写一个主送单位如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。2、 发文时间以领导签发日期为准，联合行文以最后单位签发为准。3、 文件字号包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的文件编号。4、 文件如有

30、附件应在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。7、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文应将主办单位排列在前。二、文件版式1、 制度类版式形式字体字形字号字符间距对齐方式大纲级别段距行距第一部微软雅黑加粗二号标准居中1级段前段后：0.5行单倍第一章微软雅黑加粗三号标准居中2级段前段后：0.5行单倍第一节微软雅黑加粗四号标准居中3级段前段后：0.5行单倍一、微软雅黑常规小四标准左对齐无段前：0.5行;段后：无1.5倍（一）微软雅黑常规小四标准左对齐无段前：0.5行;段后：无1.5倍1、微软雅黑常规五号标准左对齐无段前：0.5行;段后：无1.5倍（1）微软雅黑常规五号标准空两格左对

31、齐无无1.5倍A微软雅黑常规五号标准空两格左对齐无无1.5倍a微软雅黑常规五号标准空两格左对齐无无1.5倍红头文件版式：包括决定、指示、通告、通知、通报形式内容字体字号字形对齐方式行距抬头空三行岳阳瑞森健康管理有限公司文件宋体小初加粗居中排两行单倍分隔线空一行瑞字20第号宋体四号加粗居中25磅空5格”，“瑞字200第号+签 发宋体四号加粗居中25磅关于（决定、指示、通告、通知、通报）黑体小二加粗居中17.5磅时间宋体四号加粗右对齐单倍主题词黑体小二加粗左对齐单倍抄报、抄送宋体四号左对齐单倍共印 份宋体四号右对齐单倍第五章 证明函管理制度一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书

32、等。二、公司证明函由行政部指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写证明函使用申请单，总经理或其授权人签字后方可。四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理或其授权人核准。五、使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。六、严禁开出空白证明函或外借证明函。七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还办公室。八、行政部应妥善保管证明函存根。第七章 证照管理制度一、公司证照由行政部指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP

33、经营许可证等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写证照使用申请单。五、证照借用程序借用人申请部门负责人复核主管总监审核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。六、证照复印程序借用人申请部门负责人复核主管总监核准办理借用手续发放复印件，如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。七、如需使用原件，则总经理须核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。第六章 档案管理制度第一节 总则一、为了加强本公司内部档案资料的管理，使我公司的档案资料管理水平总体上一个新的台阶，特制定本制度。二、归档的文件必须按年度立卷，本

34、单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，按照本制度的规定，分别立卷归档。第二节 档案资料日常管理一、公司档案资料是公司在日常运转过程中形成的反映公司发展情况、明晰各部门责任的资料。为此，凡是各部门出台的关于公司发展的制度、办法、计划、总结、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等重要资料，必须留存电子版文档并由行政部统一打印下发，且必须提供电子版文件，由行政部统一留存备档，并必须留存电子版文档拷贝于指定移动硬盘上，拷贝后要做好移动硬盘的内容说明包括备份资料的部门、资料名称、日期、内容、制作人等。拷贝资料所用的移动硬盘只能当作资料盘，由公司派专人保管，不得挪作他用，更不得借与他人

35、使用。二、各部门一定要切实采取有效措施，加强档案资料的日常管理，将档案资料的收集、整理、归集等各项工作明确到具体的部门或个人，特别是受理资料时,一定要严格把关,保证资料收集齐全、完整；同时对已有的资料应及时归档。使档案管理中的大量工作能够在日常管理中完成,既可防止资料遗失,同时也为年终集中装订归档奠定基础。三、各部门的各岗位在工作移交时，为防止公司资料在内部流转过程中发生遗失，除填写实物移交清册以外，还必须填写资料（包括电子版、文书版）移交清册，并由交、接双方在交接清册上签字，上级主管领导监交审核后方可完成交接工作。交接表一式三份，交、接方各一份、行政部留档一份。第三节 档案的分类及范围一、公

36、司档案管理方案是按照集中管理的原则，以本公司全部档案为对象统一设置为六大类：1、经营管理类：经营决策、股份制管理、经营范围类工作计划、经营类合同、经营类协议、经营类统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、公司管理、其它。2、业务档案类：招标文件、中标通知书、设备合同、质检报告、各种设备随机携带的说明书、合格证、用户手册等资料、。3、会计档案类：凭证、帐簿、报表、审计报告、其他。4、行政管理类：公司的营业执照、资质证书以及申报、登记、变更、批复等、长远规划及年度总结、计划、公司管理制度、职工名册、公司业务需贯彻执行的规范、标准、规定、购买设备软件的资料、审计通知书等资料、上级颁发的有关经营政策文

37、件、公司晋级活动中所形成的原始记录、申报材料等、公司各类文件、其他。5、人事档案类：个人履历表、学历、学位证书复印件、身份证明文件、岗位资格证书复印件、转正定级表、劳动用工合同、其他。6、声像电子档案类：照片、录音（像）带、光盘、磁盘、已制成的电子档案、扫描资料、其他。7、荣誉实物档案类：证书、奖状（牌）、锦旗、奖章、其他。8、客户健康档案类：健康监护档案册、职业健康体检结果报告、健康体检综合分析报告、职业健康体检复查人员名单及复查结果报告、职业病观察对象和职业禁忌症处理意见书、丛业人员职业健康监护档案包括劳动者的职业史第四节 档案密级、保存期限一、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密

38、。1、绝密档案：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。2、机密档案包括：财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资性档案、劳动合同、技术资料、金额在10万-100万元的合同。3、秘密档案包括：重要项目资料、项目合同协议、客户健康管理档案、金额在10万以下的合同。二、案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：1、永久保存：公司章程、股东名簿、党员名册、股东会、董事会、监事会会议记录本、会议纪要、公司证照、各级重要批文、印鉴、公司年度经营计划、公司年度经营总结、年度财务报表

39、、技术资料、不动产所有权状及其他债权凭证、人事资料、大型活动图片、音像资料、其他核定须永久保存的文书。2、长期保存：会计凭证、期满或解除的合同协议、完结后的项目方案、客户健康管理档案、其他经核定须长期保存的文书。3、短期保存：部门工作计划及工作总结、完结后的部门请求报告、其他经核定须短期保存的文书。第五节 档案的装订和排列格式一、按卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。装订时，以左方装订为原则，右上角标明档案号。二、案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）文件封氏（含备考

40、表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第六节 档案的保管部门一、档案的保管各部门视具体情况而定，原则上是当年的由各部门自行保管整理，到第二年移交行政部档案室统一装订保管。各部门移交时必须保证资料的完整性、连续性，并填写档案移交表。二、档案的保管具体要求1、公司营业执照正副本、国税、地税正副本，机构代码证正副本在颁发之日起由财务部保管。2、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起由总经理、行行政部档案室及相关部门各保存一份。3、签定的经济合同协议由行政管理中心行政部档案室、业务部、财务部各保存一份。4、财务档案由部门自行立卷、归档、管理，年底交档案室存档。5、人

41、事档案由部门自行立卷、归档、管理，部门经理以上人员档案交总办一份，其余的年底交档案室存档。6、其余批文、证件、协议、档案鉴定后由行政部档案室存档管理。7、客户健康管理档案由医务部、体检软件各保存一份。8、档案移交须填写档案移交清册。档案移交清册一式三份，移交双方各一份，行政部留存一份。第七节 档案调阅一、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单，并经行政总监核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理批准，跨部门档案调阅须行政总监批准，但仅仅限于档案的查阅，使用原件或调阅机要档案资料需总经理批准并签字。三、档案管理人员必须严格按

42、照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。四、调档人必须是档案调阅申请单里注明的查阅人。五、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。六、档案借阅时间最长不超过4个工作时。七、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第八节 档案销毁一、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。二、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案总经理核准后由行政部负责销毁；其余档案由主管总监核准后行政部负责销毁。四、销毁档案须两人以上人员共同完成，行政部指定专人监督销毁。五、档案销毁每二年进行一次，即第二年的7月份。第七章 合同管理

43、制度第一节 总 则一、为了实现依法治理公司，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理制度。二、凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。三、订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。四、本制度所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险、工程等方面的合同，不包括劳动合同。五、除即时清洁者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。六、国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。七、公司由法律顾问根据总经理的授权，全面负责合同管理工作，

44、指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。第二节 合同的订立一、与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。二、订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。三、除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。四、对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。五、授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效

45、。六、符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同1、单笔业务金额达一万元的。2、有保证、抵押或定金等担保的。3、我方先予以履行合同的。4、有封样要求的。5、合同对方为外地单位的。七、经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。八、对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。九、合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所

46、规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立。十、每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经理在我方所留的合同上签字同意。十一、合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。十二、公司总经理、部门经理对合同的订立具有最终决定权。十三、流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。十四、对外订立

47、的经济合同，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理、行政总监特批。十五、单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。十六、合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。十七、合同文本原件原则上我方至少应持二份，合同文本及复印件由财务部、行政部、法律顾问、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部门和行政部留存。十八、非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。第三节 合同的履行一、合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。二、业务部门和财务部门应根据合同编号各立合

48、同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。三、有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。四、财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款1、应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的。2、收款单位与合同对方当事人名称不一致的。五、付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。六、在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理、行政总监签字同意后，再转财务审核付款。七、合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术

49、资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。第四节 合同的变更和解除一、变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、法律顾问等相关职能部门负责人和总经理、行政总监审核通过方可。二、我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。三、有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在三天内向公司总经理、行政总监汇报并通知法律顾问。四、变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由行政部保管。五、变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效

50、力，纳入本办法规定的管理范围。六、合同变更后，合同编号不予改变。第五节 合同的管理一、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合秘密。二、业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由法律顾问据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理、副总经理汇报。三、各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，由法律顾问确认后交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。四、公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合

51、同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。第六节 责任一、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。二、因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第八章 实物资产管理制度第一节 总则一、为加强总公司实物资产管理，提高资产使用效率，保障资产安全，防止资产流失，制订本制度。二、本制度适用于公司及所属部门。第二节 实物资产释义一、实物资产是指使用期限较长，并且在使用过程中保持原有实物形态的资产。包括各种固定资产和低值资产。二、单位价值在2000元以上使用期限在一年以上的各种生产经营用设备、非生产经营用设

52、备、备品和各种房屋、建筑物、构筑物，作为固定资产管理。三、单位价值在2000元以下的各种生产经营用品、非生产经营用品作为低值资产管理。四、移动电话不论价值大小均作为低值资产管理。第三节 实物资产的分类一、固定资产按其用途分为房屋及建筑物、机械动力设备、运输设备、仪器仪表检验设备、电子通讯设备、办公自动化设备、管道燃气配输专用设施与设备、家具备品和其它固定资产等九大类。具体分类详见固定资产分类目录。二、低值资产按其性质和用途分为办公资产、设备厨卫资产、通讯资产、工装工具资产、消防资产、其他资产等六大类。具体分类详见低值资产分类目录。三、实物资产分类目录具有相对的稳定性。公司财务部、行政部根据公司

53、产业发展和实物资产种类、品种变化，及时补充、调整分类目录，以满足公司实物资产管理的需要。第四节 实物资产管理层级与职责一、公司财务部负责制定实物资产核算制度，指导、检查各分公司实物资产核算工作。公司行政部负责实物资产日常管理工作，负责制定实物资产管理制度。二、公司财务部为一级资产核算管理单位，负责对公司及所属部门的各类实物的核算。三、公司行政部为一级资产管理单位，负责对公司及所属子部门实物资产实行日常管理。指定专职（或兼职）人员负责归口管理的各类实物资产增减变动情况的登统、资产报表，实物资产的清查等工作。四、各部门为二级管理单位，指定专职（或兼职）人员具体负责本部门各项实物资产的实物管理，做好

54、登统、资产报表工作。第五节 实物资产帐务管理一、各级台帐管理单位应按划定的实物资产类别，分固定资产、低值资产设立台帐，根据手续完备的有关凭证，随时对各项实物资产的增减变动情况进行登统，按期编制、上报、审核汇总实物资产管理报表。二、公司财务部建立一级核算台帐，对公司各类实物资产实行控制管理，负责组织各部门对实物资产核算，实行财务控制与会计监督。三、公司行政部建立一级管理台帐，负责归口管理的各类实物资产实行控制、监督管理和报送分类资产动态报表。四、各部门建立二级台帐，分别对设备类、非设备类实物资产的增减变动、存量等情况实行控制管理，负责本部门的各类实物资产管理台帐的登记、报表的编报和资产实物管理等工作。第六节 实物资产的计价一、固定资产的计价。以下未特别指出的，均指固定资产原价。二、购入的固定资产，按实际支付的买价、包装费、运输费、保险费、安装成本、交纳的有关税