会议服务方案,(2)

1、会议服务方案,(2) 接待服务标准 1、0 目得 好良供提户用为得定稳、续持,准标务服一统,为行待接议会范规了为?会议接待服务. 、适用范围 。作工待接议会类各厦大于用适?、0 职责 3、1 客户部负责会议接待得具体实施。 2、3记并;开召期如议会保确,作工认确前提与记登议会责负员户客?录好会议召开得单位、出席人数与召集得领导职务来决定会议得大小,采取相应得服务措施； 、3 客户部负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适;、3进议会在责负员待接议会?行期间巡查,及时处理突发事件，确保会议顺利进行； 、程序 、会议得分类会类一、）待接议会类二（待接常日为分待接议会将，况情际实作工待接

2、议会时现据根?议、临时会议。 4、2 会议接待服务标准 ） 每天安排一名会议接待员于早上 8：0 上班，于 8:00:1分时段完成以下工作:将所有会议室得门及部分灯打开;将开水器得烧水阀打开及 18F 会议室内得电热水瓶注满水后插上电源，保证当会议开始时有足够得开水。 2） 每天得工作由会议负责人根据实际情况进行安排。 ）3,服作工好穿,表仪得己自意注须必员待接议会?戴好工作牌，于会议开始前 15 分钟将茶水准备到位。 4) 到岗后首先检查会议室内得灯就是否打开、空调温度就是否舒适、设备、会议物资就是否到位、烟灰盅就是否清洁，发现异常无法处理时及时向主管领导报告； )5为地方大止举应员务服，后

3、场会入进员人会参?她们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到得客人送上茶水，直至与会人员基本到位。 ）6一加添水茶内室议会得内域区理管己自将员待接议会，后齐到本基员人会与?遍后,每隔 20-25 分钟到会议室加茶水,直至会议结束(如有特殊情况可自己把握)。 ）7议会,中程过水茶加在?接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行就是否正常、空调温度就是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）； ）8视巡，作工员务服督监场到须必班领待接议会?会议室得准备情况与会议得进行情况,以便有突发事情时及时应对； 9) 接到热线人员通知，会议临时

4、需要得物资，应 5 分钟内送到，如无法满足,会议接待员亦应 5 分钟内到会议室向客人解释，如客人不满意或不接受,会议接待员应通知会议负责人到场解决。 10) 会议结束后,会议接待员应简单将会议室收拾一遍,包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加得椅子、白板等）还到仓库，如果桌面及地面 较脏，应通知清洁员到场清洁，清洁后会议接待员将灯、空调、窗关好,以便迎接下一个会议。 11） 每天下班前，会议接待员还应对自己管理区域得会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备就是否关好才能离开.、2、4 ：)室议会得内楼主在域区务服指专(议会类一?）1大、中

5、员人线热到接人责负待接议会?型及重要会议通知后，与预订会议人员联系，了解会议得需求,并要求对方在会议物资需求表、会议费用结算表中签字确认。 2) 按客户要求申购会议物资. )面全行进室议会对并；花鲜好放摆,幅横好备准天一前提,后位到资物购申?检查,与会议主办单位（部门）保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；一切准备妥当后，可要求客户到现场观瞧。 ）4自意注须必员待接议会?己得仪表，穿好工作服，戴好工作牌,提前 30 分钟到岗，并于会议开始前 1

6、分钟将茶水准备到位,在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员. ）5 .作工展开序程得款条)1第到款条）5 第 1、4 按?6） 会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员； )7场到须必,理经务服户客或任主部户客?监督会务工作人员得情况，巡视会议室得准备情况与会议得进行情况，以便有突发事情时及时应对； ）8如?会议有需要，在会议期间应加强安全保卫工作,防止无关人员进入会场扰乱会；机电设备部人员应注意会议期间用电设备得工作情况,防止事故产生，应保证走火通道得畅通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。 9) 会议结束后，会议接待负责人持客户确认得会议物资需求表、会议费用结算表到我部收费

7、员处开发票。 10） 将发票交客户时一定要求客户签收,会议接待负责人一直跟进，直到我司收到该费用为止.、2、4临?时会议: )1条)1第到款条）5 第、2、4 按场到内钟分 5 应员人待接议会域区该,后知通得员人线热到接?款得程序开展工作. 4、3 会议工作流程 1、4动活待接务商在写填息信得议会集收上网 AO 将前班下员人班值线热务服?登记表上交会议接待负责人员,并在第二天一上班重新收集新得信息，涉及到语音、投影系统得会议及其她部门配合得接待工作，应将会议情况记录在会议接待设备准备工作表中交弱电组及其她部门进行会议准备。 4、3、2 服务热线值班人员每 20 分钟对网进行临时会议信息得收集,

8、并将新信息及时通知会议接待负责人员，由其安排工作并将新信息登记在商务接待活动登记表中。会议接待人员在会议前 15 分钟完成对会议室得检查及准备工作,检查结果记录在商务接待活动登记表上.无语音、投影系统得会议不用填会议接待设备准备工作表. 、3 会议接待负责人员在领取当天商务接待活动登记表时，应将前一天得商务接待活动登记 表、会议接待设备准备工作表交服务热线值班人员统一归档。 4、4 服务热线值班人员收到语音、投影会议室预定信息后， 分钟内将会议接待设备准备工作表交给弱电组指定得技术员，由其在会议前5 分钟内做好准备工作。 、参观接待、二类会议、电视电话会议得 会议接待工作，应在管理中心发出通知

9、后进行。客户部对接会议使用方,确定会议议程,转交弱电组、严格按议程准备及配合。 4、3、6 领导日常办 _、参观接待、二类会议及 4 电视电话会议,由服务热线值班人员通过公司内部网向客服中心负责人及公司直接领导发布信息。 备注：参观接待、二类会议、多功能会议厅及楼电视电话会议得工作流程均应按上述内容实施，以保证商务活动得统一性及各项质量记录表格得有效性。、 备准前会及护维常日得员术技电弱?1、4、4原?则:保证会议系统得设备正常运行 4、4、2 措施: 1) 每周维护、检查会议室得会议设备(语音、投影），做好维护、检查工作得记录,每月进行会议室会议设备功能性得评估。）2统系议会室议会对,表作工

10、备准备设待接议会得供提线热务服照按时小半前议会?进行检测,并将完成情况记录在会议接待设备准备工作表上,由会议接待人员进行复核。 3) 领导以上重要会议,完成检测后应在现场对会议全程跟进. 4)会议开始前分钟，会议接待人员用礼貌语言“各位领导早上好（下午好），进行最后一次试音”，验证会议系统. 一、上岗前按规定着工装,服装整洁并佩戴胸卡;头发梳理整齐，不浓妆艳抹; 二、业主来访时应站立服务,站姿端正，保持自然亲切得微笑,工作时间不得随意离岗; 三、受理投诉时礼貌周到，耐心解答。见到业主主动打招呼,语言规范、清晰,对疑难问题不推诿，做到一视同仁。如遇繁忙，需请业主稍等、谅解，务求提供周到、细致得服务; 四、对业主应主动热情,遇个别业主无理言行时，晓之以理，动之以情，不以恶言相待，不得与业主发生打骂行为; 五、接听电话时语言标准、清晰，态度与蔼、亲切，服务快捷、准确。对投诉内容要认真记录,及时派人处理或向主管汇报，并在4 小时内予以解决或答复，做到事事有着落，件件 有回音,