地产集团档案管理制度

1、XX 地产集团档案管理制度 7XX 地产集团档案管理制度1目的为加强集团公司档案管理，使档案管理制度化、标准化，结合本公司实 际，特制订本制度。2适用范围本制度适用于集团公司及所属企业全体员工3档案的种类31 法规性文件 :包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标 准、规章制度等。32 企业的重大决议 :包括由企业股东大会、董事会、监事会、总裁办公 会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3 3 计划性文件 :包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、 营销计划、财务计划等。34 总结性文件 :包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度 工作总结、单项性工作总

2、结、调查报告等。35 批示性文件 :包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及 企业各类命令、工作指示等。36 凭证性文书材料 :包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。37 证件性文书资料 :包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施 工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、 达标证书和证明等。38 汇报性文书资料 :包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计 表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。39 劳资人力资源资料 : 包括企业下属各部门的人力资源任命、

3、人力资源 调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。310 音像制品资料 :包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱 乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以音像形式记录下来的各 种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。311 题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书 画、工艺制品等。312 技术性资料：包括各类工程图纸、竣工资料等。4档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用， 这九道工序是档案工作的整体，既相对独立又相互制约。5归档范围5.1 与公司登记注册、与存续相关的各类资料，如：公

4、司章程、企 业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、验资报告等各类 文件的正副本。5.2 公司的各类管理规章制度正稿，如：行政管理制度、人事管理 制度、员工手册、财务管理制度、集团与下属公司管理制度与审 批流程及规定、项目工程实施与管理制度、合同管理规定等以及公 司各类红头文件，行政管理中心通知、会议纪要等文字资料。5.3 由集团各部门、下属公司、年度经营目标责任书及呈报已审批的项目 文件、各类报告报表、各种请示及申请等文件资料。5.4 以集团公司或下属公司名义对外签订的意向书、协议书、合同正本。5.5 公司领导参加的社会重要活动、会议的照片、录音资料、录像资料； 公司邀请的贵宾或政府上级领导

5、来公司参观、考察及检查工作时所摄制的照 片、录音资料、录像资料、会议资料等文件。5.6 集团公司所获的荣誉证书正本，下属公司所获荣誉证书的复印件、实 物照片。公司或董事会慈善捐赠证书、图片、媒体报道、音像资料等。5.7 由集团行政管理中心负责的员工人事档案，包括：5.7.1 入职资料职位申请表面试评定表劳动合同（合同补充协议与保密协议）与前雇主的离职证明书身份证（复印件）学历、学位证（复印件）婚姻状况或计划生育证明职称证、岗位资格证（复印件）体检表5.7.2 任职资料转正申请审批表（述职报告）绩效考核评估表奖惩记录表晋升降职记录表5.7.3 离职资料辞职申请或解除劳动合同通知员工工作内容交接清

6、单员工工资结算审批表5.8 公司土建资料、图纸、管路图等 ,公司装修资料等。5.9 公司保密制度规定范围内的其它文件和材料。6档案密级6.1 集团所有的档案资料密级程度与保存期限直接相关，保存期限“永 久”的资料，其密级程度为绝密；保存期限“长期”的资料，其密级程度为机 密；保存期限“短期”的资料，其密级程度为普通。6.2 凡归档的所有文件及资料必须注明密级程度（绝密、机密、秘密、普 通），档案管理员根据文件密级进行登记，如其他员工须复印、传送、转发都 必须办理相关手续。绝密、机密资料必须由档案管理员亲自办理复印、传送、 转发;秘密资料的复印、传送、转发必须与档案管理员一起办理；普通资料可交

7、由经办人办理。7归档要求7.1 行政管理中心是负责管理公司文件、人事档案的机构，统一负责公司 日常文件、项目资料及人事档案的管理工作，公司文件与人事资料档案必须分 开，由专人负责管理。财务管理中心设专门的财务档案柜，统一负责公司财务 印章、法人章、各种凭证、财务报表、财务税证原件等重要资料。公司所有档 案必须专人专管。7.2 当年的业务合同及相关资料由责任部门指定专人统一编号，统一管 理，责任部门要制定并严格执行保密制度；各类业务合同和资料于第二年春节 后统一交行政管理中心整理归档。7.3 整理归档文件资料要分类别、下属公司统一编号；排列时，正文在 前，附件在后；原稿在前，复印件在后；批复文件

8、在前，请示报告在后；按时 间、编号顺序编写档案索引和目录，建立卡片，确定保存期限，以便查阅和保 存。7.4 由董事会、总裁秘书室转出的资料必须归档时，由秘书提交资料交接 明细表，与资料同交档案室归档，并办理交接手续；由下属公司转出的资料心 须在集团归档时，由档案管理员编制资料交接明细表，与下属公司经办人办理 交接手续。7.5 组成的案卷必须有案卷目录、卷内目录和备考表。7.6 在完善原始手工纸质档案的同时，要逐步建立起完备的电子、音像档 案。8立卷要求8.1 档案管理员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料立卷归 档。8.2 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清

9、楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固， 注明保管期限。8.3 填写案卷一律用碳素黑水钢笔、黑色签字笔或毛笔，禁止用圆珠笔或 铅笔，字迹须清楚、准确。8.4 立卷应编制卷宗号，通常以项目名称的汉语拼音缩写；档案号表示方 式如下： A1A2 B1B2C1C2D1 ；A1A2 为项目名称代号或经办部门代号（以 项目名称或部门名称前两个字的汉语拼音大写）， B1B2 为大类号； C1C2 为小 类号；D1为档卷卷次。8.5 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。8.6 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问 题，做到查找方便。8.7

10、 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书等）归档必须有原 件，并保持其完好无损。8.8 音像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄 录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。9档案的查阅、借阅9.1 档案一般只能在档案室内查阅，如因特殊情况，需将案卷借出公司使 用的，由借阅人提出申请报行政管理中心审核，呈集团公司领导批准后，方可 办理借出手续。9.2 查阅档案时如需要摘抄或复印，由档案资料管理员根据资料的密级程 度按规定办理，查阅者必须在查阅登记本上备注摘抄、复印内容并签名。9.3 一般员工或未授权员工不得查阅人事档案，员工离职，档案也不得拿 回。查阅人事档案的员工

11、对档案内容严加保密，严禁以任何方式泄露员工收入 情况、过往工作经历、婚姻情况、家庭成员情况等。人事档案一般不外借阅， 如因特殊情况须外借时，须经集团公司领导批准方可办理。9.4 涉密档案，在得到集团公司领导批准后，才可供具备知情权的管理人 员查阅。查阅、摘抄及复印严格限制在机关办公室内进行，查阅者必须在查阅 登记上备注并签名。10档案保存期限10.1 档案分为永久、长期、短期三种保存期限，档案资料管理员要根据文 件资料内容的重要程度，提出保存期限意见，由行政管理中心负责人核定。10.2 下列资料属于永久保存档案 :10.2.1 公司董事局密级资料。10.2.2 公司及下属公司组建、注销的全套资

12、料。10.2.3 公司及下属公司融资、资本运作相关文件的全套资料。10.2.4 公司的各种证照、荣誉证书、知识产权证书等。10.2.5 公司重要的法律文件、证明文本等。10.2.6 公司保密制度规定的各种绝密级文件、资料等。10.2.7 公司大事记、有重要历史意义的照片、影象资料、新闻报道等。10.2.8 公司会计凭证、各类帐薄、各期财务报表及财务分析报告。10.2.9 公司行政管理制度、人力资源管理制度、各部门管理制度、财务管 理制度、项目工程管理制度、公司人事档案等。10.3 下列资料属于长期保存档案 :10.3.1 凡不属于永久保存的公司重要的红头文件，各期会议纪要、信函、 简报、通知、通报、决定，报告等一般保管期限为五年。10.3.3 集团公司各部门和下属各公司的呈报审批文件，合作