出纳账簿的设置与登记.ppt

1、第五章 出纳账簿的设置与登记,出纳日记账(也称出纳序时账)，是出纳人员根据经济业务发生时间的先后顺序，以收款凭证和付款凭证为依据，连续、系统、全面、综合地记录和反映本单位库存现金和银行存款收付业务及其结存情况的账簿。通过设置出纳日记账，可以反映和监督现金、银行存款收付业务的发生和完成情况 ，还可以检查分析库存现金、银行存款的各项收付业务在账簿中的记录是否全面、真实、准确。,出纳日记账设置的意义和种类,银行存款日记账,为了保证账簿记录的严肃性与合法性，明确记账责任，出纳人员在账簿启用时，应在账簿扉页的“账簿启用及交接表”内填写单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、会计主管人员和记账人员等，并加

2、盖单位公章以及会计主管人员和记账人员私章。调换会计主管人员和记账人员时，应在表内载明交接日期和接办人员姓名，并由交接双方盖章，以明确双方的责任。“账簿启用及交接表”见表5-1。,出纳日记账启用规则,出纳人员在登记现金日记账和银行存款日记账时，应按下列要求操作：(1)为了保证账簿记录的真实性和正确性，必须根据审核无误后的会计凭证登账。登账时应将会计凭证的日期、种类和编号及业务的内容摘要、金额等逐项记入账内，同时，要在会计凭证上注明账簿的页数或打“”符号，表示已经登记入账，防止漏记、重记和错记情况的发生。(2)为了使账簿记录保持清晰、持久，便于长期查阅、防止涂改，在登账时，必须用蓝黑、碳素墨水笔书

3、写，不得用圆珠笔和铅笔书写。红色墨水笔只能在结账、画线、改错、冲账时使用。书写的字迹须清晰、工整，不得潦草。(3)各种账簿都必须按编定的页次逐页、逐行顺序连续登记，不得隔页、跳行登记。如果发生隔页、跳行时，不得随意涂改，应将空页、空行用红线对角划掉，加盖“作废”或“此页空白”、“此行空白”字样，并由记账人员签章。,出纳日记账登记规则,(4)每登记满一张账页时，应加计本页发生额总数，结出余额，填在账页的最末一行，并在摘要栏注明“过此页”字样；然后，把发生额总数和余额填在下一张账页的第一行，并在此行摘要栏内注明“承前页”字样。 (5)在记账过程中，若账簿记录发生错误，应根据错误的具体情况，采用正确

4、的方法予以更正，不得涂改、挖补、刮擦或用退色药水更改字迹。(6)出纳人员应按日结出余额，在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样，表明余额是在借方还是在贷方，如果没有余额应在“借或贷”栏内注明“平”字，并在余额栏内用“0”表示。(7)账簿中书写的文字和数据适当留空，不得写满格，或越格错位。书写文字应紧靠本行左线和底线，字体大小一般应占格宽的1/2或2/3，以便出差错时可按规定方法改错。,出纳日记账登记规则,出纳日记账对账和结账的规则,1.对账对账就是对账簿记录所做的核对工作。为了保证账簿所提供的会计资料正确、真实、可靠，会计人员在记完账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。

5、对账工作主要包括以下三内容：(1)账证核对。主要是由出纳人员将现金日记账和银行存款日记账与其相关的收、付款凭证进行核对。(2)账账核对。主要是由出纳人员将现金日记账和银行存款日记账的期末余额与其相应的现金和银行存款总账的期末余额进行核对。(3)账实核对。主要是由出纳人员将现金日记账账面余额与实际库存现金数额进行核对；银行存款日记账账面余额与银行对账单余额进行核对。,2.结账结账就是把一定时期(月、季、年)内所发生的经济业务全部登记入账后，结出各种账簿的本期发生额和期末余额的一种方法。结账可分为月结、季结、年结。(1)月结。月结的方法是：在最后一笔经济业务的记录下面画一条通栏红线，在红线下面的一

6、行“摘要”栏内注明“本月合计”，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本月借方、贷方发生额合计和月末余额，然后在此行下面再画一条通栏红线，表示本月结账工作结束。(2)季结。季结的方法是：在每季最后一个月的月结的下一行“摘要”栏注明“本季累计”，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本季三个月的借方、贷方发生额合计和季末余额，然后在此行下面画一条通栏红线，表示本季结账工作结束。 (3)年结。年结的方法是：在本年最后一个季的季结的下一行“摘要”栏注明“本年累计”，在“借方”、“贷方”、“余额”三栏分别计算出本年借方、贷方发生额合计和年末余额，然后在此行下面画两条通栏红线，表示本年结账工

7、作结束。,出纳日记账对账和结账的规则,出纳日记账更换的规则,年度终了，出纳日记账必须更换新账簿。在年度更换新账簿时，应在本账簿“本年累计”的下一行“摘要”栏注明“结转下年”字样，将计算出来的年末“借方”余额记入“贷方”栏，在“余额”栏内注明“0”，在“借或贷”栏注明“平”。同时在新账簿的第一页第一行“摘要”栏注明“上年结转”字样，并将上年的年末余额记入新账簿的“余额”栏内，并在“借或贷”栏注明“借”。,现金日记账是由出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和提取现金时的银行付款凭证，按时间先后顺序逐日逐笔登记的账簿。通过登记现金日记账，可以逐日反映现金收入、付出和结存情况，加强对现金收付的监督和

8、管理，便于与实际库存现金核对，以保证账实相符。,出纳日记账的格式和登记方法,现金日记账一般采用订本式账簿，账页采用“三栏式”即“收入”（借方）、“付出”（贷方）和“结存”三栏。,（一）现金日记账的格式,现金日记账的格式和登记方法,（一）现金日记账的格式,现金日记账的格式和登记方法,现金日记账的“年、月、日”、“凭证号数”、“摘要”、“对方科目”等栏，根据已加盖“现金收讫”和“现金付讫”的收付款凭证的收付时间、凭证编号、经济业务主要内容以及对应科目登记。“收入”栏根据现金收款凭证收入的金额登记，“付出”栏根据现金付款凭证付出的金额登记。每日终了，应结出本日收付发生额及余额，并将余额与实际库存现金

9、核对，以保证账实相符；每月终了，还应结出本月收付发生额及余额，并与现金总账核对，以保证账账相符。,（二）现金日记账的登记方法,现金日记账的格式和登记方法,（2）为了使账簿记录保持清晰、持久，便于长期查阅、防止涂改，在登账时，必须用蓝黑、黑墨水书写，不得用圆珠笔和铅笔书写。红色墨水只能在结账、划线、改错、冲账时使用。书写的字迹须清晰、工整，不得潦草。,（二）出纳日记账登记规则,现金日记账的格式和登记方法,新世纪有限公司2008年12月1日现金日记账余额为3500元，12月份发生下列现金收付业务： 1、12月4日，厂部采购员张华出差预借差旅费1500元，以现金支付。编制会计分录： 借：其他应收款张

10、华 1500 贷：库存现金 1500 2、6月10日，从银行提取现金45000元。编制会计分录： 借：库存现金 45000 贷：银行存款 45000,（二）现金日记账的登记方法,现金日记账的格式和登记方法,3、6月10日，以现金支付职工工资45000元。编制会计分录： 借：应付职工薪酬 45000 贷：库存现金 45000 4、6月12日，以现金支付厂部办公用品费180元。编制会计分录： 借：管理费用 180 贷：库存现金 180 5、6月25日，张华出差回来，退回现金200元（其余款项尚未报销）。编制会计分录： 借：库存现金 200 贷：其他应收款 200,（二）现金日记账的登记方法,现金日

11、记账的格式和登记方法,6、6月28日，销售2件产品，买价300元，增值税51元，共收现金351元。 借：库存现金 351 贷：主营业务收入 300 应交税费应交增值税（销项税额） 51 根据上面会计分录，逐日逐笔登记现金日记账。并结出本月合计和本年合计，并利用上节课知识，结转下年。,（二）现金日记账的登记方法,现金日记账的格式和登记方法,（二）现金日记账的登记方法,现金日记账的格式和登记方法,银行存款日记账是由出纳人员根据银行收款凭证、银行付款凭证和超过库存现金限额送存银行的现金付款凭证，按时间先后顺序逐日逐笔登记的账簿。通过登记银行日记账，可以加强对银行存款的监督和管理，可以逐日反映银行存款

12、的增减变动和结存情况，也便于与银行对账单核对，以保证账实相符。,银行存款日记账的格式和登记方法,银行日记账一般采用订本式账簿，账页采用“三栏式”即“收入”（借方）、“付出”（贷方）和“结存”三栏。其格式与现金日记账格式相同。,（一）银行日记账的格式,银行存款日记账的格式和登记方法,（一）银行日记账的格式,银行存款日记账的格式和登记方法,银行存款日记账的“年、月、日”、“凭证号数”、“摘要”、“对方科目”等栏，根据已加盖“银行收讫”和“银行付讫”的收付款凭证的收付时间、凭证编号、经济业务主要内容以及对应科目登记。“收入”栏根据银行收款凭证收入的金额登记，“付出”栏根据银行付款凭证付出的金额登记。

13、每日终了，应结出本日收付发生额及余额，以便掌握每日银行存款的结存数，并定期与银行转来的对账单核对，以保证账实相符；每月终了，还应结出本月收付发生额及余额，并与总账核对，以保证账账相符。银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账相同。,（二）银行存款日记账的登记方法,银行存款日记账的格式和登记方法,新世纪公司12月份发生有关经济业务如下（期初余额1000000元） 1、3日，从银行划款25万元，向开户行申请签发银行汇票，以赴外地采购设备。 2、7日，向红利公司购入设备一台，价款24.8万元，用银行汇票支付，设备投入生产。 3、8日，上述银行汇票向红利公司购入设备后的余额2000元，转回基本存款户

14、。 4、9日，出售产品一批，价款6000元，增值税1020元，收到银行本票一张，面额为7020元，送存银行，并收到回单。,（二）银行存款日记账的登记方法,银行存款日记账的格式和登记方法,5、10日，开出支票购入甲材料一批，价款1万元，增值税额1700元，材料尚未收到。 6、12日，收到客户S用于归还货款的支票一张，面额5万元，填写进账单送存银行，并收到进账单回单。 7、12日，公司销售一批产品，货款8000元，增值税额1360元，收到银行汇票一张。 8、20日，公司用转账支票购入材料3000元，增值税额510元，用银行存款支付。,（二）银行存款日记账的登记方法,银行存款日记账的格式和登记方法,

15、9、20日，以银行存款500000元办理银行汇票，并由采购员到南京采购材料，所购材料40000元，交增值税6800元，用银行汇票支付，余额转回。 根据上面会计分录，逐日逐笔登记银行日记账。,（二）银行存款日记账的登记方法,银行存款日记账的格式和登记方法,出纳备查账簿设置的意义和种类,出纳备查账簿(也称辅助账簿)，是根据企业内部管理的需要，对某些在日记账和分类账中不能登记或登记不全的会计事项进行补充登记的账簿。通过设置出纳备查账簿，可以为加强内部管理或对某些经济业务的内容提供必要的参考资料。出纳人员所涉及的备查账簿主要有：支票领用登记簿、应收票据备查簿、应付票据备查簿，托收承付、委托收款付款登记

16、簿等。出纳备查簿的格式一般由各单位根据需要自行确定。,(一)支票领用登记簿的格式和登记方法支票领用登记簿，是用以记录和反映空白转账支票领用和报销情况的一种账簿。签发空白转账支票，原则上不予办理。在特殊情况下，确须签发不填写金额的转账支票时，必须经用款单位领导批准，方可签发。空白转帐支票必须要在事先不能确定采购商品的数量、金额或劳务费用的条件下才能签发。签发前，首先由用款人填写“支票领用单”（见表5-4），并经用款单位领导批准，然后由出纳人员根据领导批准的“支票领用单”签发空白转账支票。,出纳备查账簿设置的意义和种类,1.支票领用登记簿的格式支票领用登记簿的格式见表5-5。 2.支票领用登记簿的

17、登记方法（1）签发时，出纳人员应在“支票领用登记簿”上填写签发日期、支票号码、收款单位、用途和预计金额等，并由领用人在“支票领用登记簿”上签名或盖章。（2）报销时，出纳人员根据支票实际用款数在“支票领用登记簿”上填写实际金额和报销日期。,出纳备查账簿设置的意义和种类,(二)应收票据备查登记簿的格式和登记方法应收票据备查登记簿，是用以记录和反映在采用商业汇票结算方式下，销货单位收到购货单位承兑的商业汇票和汇票到期日收回货款或退回承兑商业汇票以及将票据贴现、转让等情况的一种账簿。 1.应收票据备查登记簿的格式应收票据备查登记簿的登记方法见表5-6。,出纳备查账簿设置的意义和种类,2.应收票据备查登

18、记簿的登记方法应收票据备查登记簿的“购货单位”、“合同号码”、“商业汇票记录”栏，根据收到的商业承兑汇票填列，“产品发出记录”栏，根据发货时间、发票填列，“收款、贴现、转让记录”栏，分别根据银行转来的收款通知、银行同意贴现的收款通知以及票据转让的时间、金额填列。,出纳备查账簿设置的意义和种类,应付票据备查登记簿，是用以记录和反映在采用商业汇票结算方式下，购货单位承兑的商业汇票和到期日支付款项等情况的一种账簿。 1.应付票据备查登记簿的格式应付票据备查账簿的格式见表5-7,(三)应付票据备查登记簿格式和登记方法,出纳备查账簿设置的意义和种类,2.应付票据备查登记簿的登记方法应付票据备查登记簿的“

19、收款单位”、“合同号码”、“商业汇票记录”栏，根据承兑的商业汇票填列；“摘要”栏，根据经济业务的内容填列，“付款记录”栏，根据银行转来的“付款通知”填列。,出纳备查账簿设置的意义和种类,(四)托收承付、委托收款登记簿的格式和登记方法,托收承付、委托收款登记簿，是用以记录和反映采用托收承付、委托收款结算方式下，销货单位在办妥托收手续和收到货款等情况的一种账簿。 1.托收承付、委托收款登记簿的格式托收承付、委托收款登记簿的格式见表5-8。,出纳备查账簿设置的意义和种类,2.托收承付、委托收款登记簿的登记方法托收承付、委托收款登记簿的“购货单位”、“发货日期”、“发票号码”、“代垫运费单号”、“发出

20、商品及材料”、“托收承付、委托收款记录”栏，根据发货时间、发票、运单和托收承付、委托收款结算凭证填列；“收款记录”栏，根据银行转来的收账通知填列。,出纳备查账簿设置的意义和种类,(五)托收承付、委托收款付款登记簿的格式和登记方法,托收承付、委托收款付款登记簿，是用以记录和反映采用托收承付、委托收款结算方式下，购货单位在收到托收承付、委托收款凭证和到期承付款项等情况的一种账簿。 1.托收承付、委托收款付款登记簿的格式托收承付、委托收款付款登记簿的格式见表5-9。,出纳备查账簿设置的意义和种类,2.托收承付、委托收款付款登记簿的登记方法托收承付、委托收款付款登记簿的“年、月、日”、“供应单位名称”

21、、“托（委）凭证号码”、“发票号码”、“摘要”、“数量”、“金额”、“凭证张数”栏，根据银行转来的托收承付、委托收款结算凭证和所附的发票、运单填列，“付款日期”栏，根据银行转来的付款通知填列，“经手人签章”栏，由具体经办人签字或盖章。,出纳备查账簿设置的意义和种类,错账的查找与更正,错账的原因,方向 记错,账户 记错,数字 移位,邻位 颠倒,重记,漏记,二、查找错账的技术方法,(一)差数法 差数法查找就是先确定错误的差额，找出差数所在的范围，直接从账账之间的差额数字来查找错误的方法。这种方法主要适用于漏记、重记等原因形成的差错。,错账的查找与更正,(二)尾数法 如果账簿记录发现金额错误，且差错

22、是角、分，可以只检查元以下的尾数即可，以提高查错的效率。,错账的查找与更正,(三)除2法 如果在记账过程中出现将记账方向记反了，即借方记入贷方，贷方记到了借方，这种差错会导致该账户一方（借或贷）合计数增多，而另一方（借或贷）合计数减少的情况，而差额正好是记错方向金额的两倍，且差数应该为偶数，能被2整除。对于这种错误的查找可以采用除2法。,错账的查找与更正,(四) 9除法 9除法是指用差数除以9来查找错账的方法。这种方法主要适用于查找数字错位和相邻数字颠倒所引起的差错，有以下三种情况：一是将数字写小。二是将数字写大。三是数字颠倒。,错账的查找与更正,二、错账更正方法,（一）画线更正法 在结账前的

23、核查时，发现记账凭证填制无误而账簿记录由于会计人员不慎出现笔误或计算失误，造成账上文字或数字错误，此种错账可采用“画线更正法”。,错账的查找与更正,（一）画线更正法 画线更正法的具体做法是：先在错误的文字或全部数字正中画一条红线，表示错误内容已被注销，但应保持原记录文字或数字的内容清晰易于辨认。然后，将正确的文字或数字用蓝、黑色墨水书写在被注销的文字或数字上端的空白处，并由记账人员在更正处签章。以保证以后会计核算的正确，同时明确相关人员责任。,错账的查找与更正,（二）红字冲销法 红字冲销法又称红字更正法、赤字冲销法。当出现以下两种情况之一时，可采用红字冲销法： 第一，在记账后，经核对发现由于原记账凭证上会计科目名称写错或应借、应贷的方向记错而造成账簿记录错误。,错账的查找与更正,（二）红