备忘短信 Microsoft PowerPoint 演示文稿.ppt

1、备忘短信,教学目的： 通过精讲理论知识和实训，明确备忘录、介绍信、证明及的涵义和类型，认识其的特点，掌握备忘录、介绍信、证明信写法，能够写出合格的备忘短信。 教学重点： 1. 备忘录正文的写作内容 2. 证明信、介绍信的写作内容 3.例文析评 教学难点： 1. 短信的不同种类的写作侧重点 2.商务谈判备忘录与商务谈判（会议）备忘录纪要的区别 3.写作训练 教学时数: 理论教学 1课时 实训教学 1 课时,任务导入,你有一个同事将于下周出国，部门主任决定在他出国之前为他举办一场欢送会，届时邀请本部门所有同事参加。作为办公室秘书，由你负责起草一份备忘录，在备忘录里要写明举行这次欢送会的原因、时间、

2、地点等内容。,二、泛读例文,例文,提示,提示 这是一则选自秘书（国家职业资格培训教材）的备忘录。属企业内部计划式备忘录。正文首部写收、发对象、时间和内容提要，主体部分内容是上司对下级近期工作的提示。 这种企业自印的工作计划备忘录稿笺，使用时只要填上收、发人和正文内容即可，很方便。,例文 龙湖公司与公司会谈备忘录 中国龙湖公司(简称甲方)与国公司(简称乙方)的代表，于200年月日在市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下： 一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营项目进行投资，投资金额太约为万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房

3、、场地、机器设备作为投资，其作价原则和办法，亦待进一步协商。 二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60一70，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。 三、合资项目生产的产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45，甲方希望乙方将销售额提高到7075，其余的在中国市场上销售。 四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后，再商议； 五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈

4、合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。 中国龙湖公司 国公司 代表(签章)： 代表(签章)： 二OO年月日,提示,提示 这是一篇商务谈判备忘录。正文导言简介了谈判的基本情况和写作本文的目的。主体部分分条列项记录了会谈中的一致或不一致的意见和愿望，内容实在、具体，可为下一次双方继续谈判起提示作用，或者提供基础平台。全文语言朴实，格式规范，颇能体现交往备忘录的特点。,三、必备知识,（一）备忘录的含义和用途 备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。 （二）备忘录的特点 1、事务性 记录的事项两类： 一类是记录发生过的事实真相。如谈判中双方表达的承诺，一致或不一

5、致的意见等； 另一类是提前记下的计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。 2、提醒性 提示当事人避免忘却的特性。 3、简明扼要，形式灵活,（三）备忘录的类型,（一）按性质分：协议类备忘录、非协议类备忘录； （二）按内容分：外交类、外事类、商务合作类、技术转让类、提示类、补充类备忘录等； （三）按范围分：机构之间、机构内部备忘录。 （四）按形式分：工作备忘录、谅解备忘录、合作备忘录等。,四、备忘录的结构和写法,（一）标题 1、直接写文种名称，即备忘录。 2、单位名称+文种 如：XXX公司备忘录 3、单位名称+事由+文种 如：公司与集团公司合作开发机电产品会谈备忘录。,（二）工作备忘录的结

6、构：文头+正文,1、文头包括以下几部分： （1）发给或致：受文者姓名 （2）发自或自：发文者姓名 （3）日期：发出的日期 （4）抄送：填写需要知道该信息的人员姓名（根据需要） （5）编号：（可有可无） （6）主题：简明扼要说明备忘录的主题思想 2、正文：直截了当写清要办的事，内容多可分条写 例文P281,（二）商务谈判备忘录正文 导言 记录谈判的基本情况，包括： 双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。 主体 记录双方的谈判情况，包括： 讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。 主体内容的记录类似于意向书的写法，通常采用分条列项式记录。 结尾多数不另写结尾。 落款

7、 各方谈判的代表签字、标明时间。,五、商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别 （）效力不同 商务谈判纪要有一定的约束力，商务谈判备忘录只起提示、备忘作用，没有约束力。 （）内容不同 商务谈判纪要中记的主要是双方的一致性意见，商务谈判备忘录记的不一定是谈判达成的一致意见，是为日后谈判、洽谈或磋商所提示的问题。,写作实训：,你有一个同事将于下周出国，部门主任决定在他出国之前为他举办一场欢送会，届时邀请本部门所有同事参加。作为办公室秘书，由你负责起草一份备忘录，在备忘录里要写明举行这次欢送会的原因、时间、地点等内容。,一、写作任务,上海国际会展中心将于近日举办一次大型会展活动，中创集团决定派业务副总王子

8、渔前去学习取经，请代秘书肖雅为王副总准备一封介绍信和证明信。,二、知识资讯,（一）介绍信概念 介绍信是企业用来介绍所派遣人员的姓名、职务等有关身份和说明接洽任务事项的专用书信。 （二）分类 1、专用介绍信：企业专门印制、装订成册并编有序号，根据要办的事项按格逐一填写。分为两联，一联存根，一联是介绍信本文，两联中有间缝。 2、普通介绍信：与专用介绍信基本相同，只是不带存根，没有编号。 3、书写介绍信：主要用于在商务工作中需要比较详细介绍某人时使用，格式与商务信函相似。,（三）介绍信的写法,1、标题：介绍信 2、称呼：顶格写联系单位或个人的称呼 3、正文：另起一行，写介绍信的内容，包括持信者的姓名

9、、身份、职务，要接洽的事项和对对方的要求等。 4、结尾：祝颂语，如：“此致 敬礼”等 5、落款：单位名称、日期、公章、签名（根据需要） 有时还要注明有效期限。,（四）介绍信写作要求,1、简明扼要 2、字迹工整，不得涂改。 例文P285-286,证明信,一、概念 证明信是以企业或个人名义，凭着确凿的证据证明某人的身份、经历、收入，或者证明有关事项，或者证明代理的权限范围的专用文书。 二、企业常用证明信种类 1、法定代表人身份证明 2、委托书：法定代表人授权委托书、商务活动委托书 3、身份情况证明信,三、企业常用证明信的写法,（一）法定代表人身份证明的写作 内宾包括：标题、姓名、性别、年龄、职务、

10、法定代表人身份、单位署名、公章、日期、附注等。 例： 法定代表人身份证明书 XX（姓名、性别、年龄）在我公司（或企业、单位）任XX（董事长、总经理）职务，是我公司的法定代表人。 特此证明。 XXX公司（印章） XXXX年XX月XX日 附： 法定代表人住址：XXXXX 电话：XXXXX,（二）委托书的写作 1、法定代表人授权委托书的写作 （1）标题：委托书 （2）被委托人姓名、性别、年龄、工作单位、职务等基本情况， （3）授权的范围和逐项内容。 （4）结语写明委托书的有效期限 （5）落款：单位署名、公章、日期、法人代表亲笔签字。 例文：P288,2、商务活动委托书的写作 （1）标题：委托书 （2）被委托人的身份 （3）委托的事项、委托的权限范围 （4）委托书的有效期限 （5）结语往往写一句加强情感联络的话 （6）落款：单位署名、公章、日期。 例文：P288,（三）身份情况证明信的写作 1、标题：“证明信”或“证明” 2、称谓：需要该证明信的单位名称 3、正文：写明被证明的事项。 如：证明某一件事，要写清参与者的姓名、身份、要此事件中的地位、作用和事件本身的因果关系。 4、结尾：“特此证明”四个字 5、落款：证