电子公文行文格式.ppt

1、电子办公软件的使用及机关公文标准,和静县人民政府办公室 和静县人民政府信息化办公室,大纲,Word2003,1,Excel2003,2,Powerpoint2003,3,机关公文格式标准,4,5,实例操作,大纲,Word2003,1,Excel2003,2,Powerpoint2003,3,机关公文格式标准,4,5,实例操作,Word 2003 的使用,Word 2003 的概述 Word 2003 文本编辑操作 文档的视图 文档格式的设置 页面设置与打印操作 图文混排 制作表格,Word 2003概述,Word2003是美国微软公司推出的办公自动化软件Office 2003中最常用的组件，也

2、是Windows环境下较受欢迎的文字处理软件之一。作为一种优秀的文字处理软件，它不但具备文字编辑、排版、打印、表格处理、图文混排等文字处理软件的通用功能，而且继承了先前版本Word提供的“即点即输”、“所见即所得”、对象的链接与嵌入、即时帮助等方便实用的功能。通过使用Word 2003，用户可以轻而易举地实现图形与文字的完美结合,Word2003文本编辑操作,文档的编辑 查找与替换 多文档的操作,文档输入的两种方法,文字输入 工作报告、论文、著作、办公文件等。 编辑输入 互联网、书籍、报纸、杂志等。 方法： 下载网上文章。 对书籍、报纸、杂志等扫描编辑,扫描编辑,扫描仪,利用OCR软件进行文字

3、识别，形成可利用Word编辑的文档,Word2003文本编辑操作,1. 输入文档内容 确定输入位置 常用编辑键的功能,Word2003文本编辑操作,新建空白文档的页面设置问题 Word默认的页面设置是： 输出纸张是A4纸 上下左右页边距,Word2003文本编辑操作,文字输入的一般原则 Word默认输入的汉字为,汉字字体：宋体5号字，英文字体：Times New Roman,录入时可以选择普通视图方式，并遵循以下原则： 不用空格来增加字符的间距，可用“格式/字体”命令 设置。 输入内容到达右边界时，Word可自动换行，所以只有 在段落结束时按回车键。 不用回车键的方式来加大段落之间的间距，而是

4、在录 入完毕后，用“格式/段落”命令设置段落的间距,Word2003文本编辑操作,符号输入 输入汉字标点符号：启动汉字输入方式后,键盘上部分按键的含义将发生变化 表3-2 中文标点符号的键位,Word2003文本编辑操作,符号输入 特殊符号： 使用软键盘 利用“插入/符号,实例,选定文档,特定文档的选定 选定词组或单词 在该词组或单词上双击鼠标。 选定一行 只需将鼠标指针移动到该行号的选定区，此时鼠标指针变成向右的箭头，在单击鼠标。 选定一句 按住Ctrl 键，再单击该句的任何位置,选定文档,选定一块矩形文字 按住Alt键，再沿矩矩形文字的对角线拖动鼠标即可。 选定一个段落 在左侧的选定区双击

5、鼠标，或者在段落内任意位置三击鼠标。 选定多行或多段 在选定区相应位置鼠标拖动即可。 选定整个文档 在左侧的选定区三击鼠标或Ctrl+A。或者编辑/全选,选定文档,多个不连续的文本块的选择特定文档的选定 选择第一个文本块，按住Ctrl键在依次选择其他文本块即可。 本方法不适于矩形文本块的选择,实例,撤消与恢复,组合键 Ctrl+Z 和 Ctrl+Y,撤消最近一次操作,还原用“撤消”命令撤销的操作,查找与替换,1. 查找 选编辑/查找或按快捷键Ctrl+F,查找与替换,2. 替换 选编辑/替换或按快捷键Ctrl+H,实例,文档的视图,普通视图 页面视图 大纲视图 Web版式视图 文档结构图,设置

6、视图的方式： 1. 选择“视图”菜单中的各种视图,2. 单击左下角的视图按钮,普通视图,普通视图,不显示页边距、页眉页脚、背景、图形对象以及没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片,页面视图,页面视图,页边距,页眉,页脚,页面视图,能够查看文档的层次结构,大纲视图,大纲视图,在大纲视图中，用户可以隐藏正文（双击标题前的“加号” ），只显示文档的标题，从而突出文档的结构。利用大纲工具栏方便的组织文档,大纲视图,专为浏览、编辑Web网页而设计,Web版式视图,Web版式视图,文档结构图用于描述文档的结构,文档结构图,Word 2003中增加一种视图,文档结构图,实例,按照Word预先定义的比例调

7、整视图大小,显示比例,视图比例的调整,用户自定义显示比例 视图显示比例,视图比例的调整,实例,文档格式的设置,字符格式设置 使用“格式”工具栏进行常用字符格式的设置 使用“字体”菜单进行复杂的格式设置,字符格式设置,使用格式工具栏进行常用字符格式的设置,使用格式工具栏进行格式设置,使用字体菜单进行复杂的格式设置,1. 字体菜单 格式/字体 或 右击/字体,实例,使用格式菜单进行复杂的格式设置,2. 边框和底纹 边框/底纹,实例,使用格式菜单进行复杂的格式设置,首字下沉 选定要下沉的首字 格式/首字下沉 设置相关的下沉选项。 如下沉位置，下沉行数。 再单击“确定,实例,段落格式设置,段落：指的是

8、以回车结束的一段内容，可以是文字、图形、甚至一个独立的回车。 段落标记：每个段落结尾的回车符。 段落标志标志着一个段落的结束，同时也记载着段落的格式信息。 选定一个段落，指的是段落内容和段落标记一起选定。 段落格式包括：段落的对齐方式、段落的缩进方式、段间距、行间距等,Ctrl+L,Ctrl+P,设置段落的对齐方式,设置段落的对齐方式有五种,左对齐,两端对齐,居中对齐,右对齐,分散对齐,Word默认的对齐方式是两端对齐,设置段落缩进,段落的缩进用于控制文档的正文与页边距之间的距离 左右缩进：左、右边界相对于左右页边距的缩进； 首行缩进：段落的第一行相对于段落的左边界缩进 悬挂缩进：段落首行不缩

9、进，其它各行相对于首行缩进,设置段落缩进,左缩进,悬挂缩进,首行缩进,右缩进,设置段落缩进,设置的方法： 用标尺快速设置段落缩进,左缩进,悬挂缩进,首行缩进,设置段落缩进,用菜单精确设置段落缩进 选择格式/段落 在对话框中的缩进部分进行相应的设置,特殊格式,左缩进,右缩进,设置段落的行间距和段间距,段间距指的是段落与段落之间的距离 行间距指的是段落内行与行之间的距离，即行高 设置段间距或行间距，格式/“段落,段前,段后,行距,实例,格式的复制,使用格式刷复制格式 使用段落标记复制格式,格式的复制,使用格式刷复制格式 选中要复制其格式的字符或段落 单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标指针变为格

10、式刷。 在待设置格式的文本或段落上拖动鼠标,注意： 单击：只复制一次 双击：可复制多次，直到再次单击格式刷按钮结束复制,使用段落标记复制段落格式,段落复制： 选定已设置好格式的段落的结束标记 复制该段落标记到另一段的段落标记之前 相邻段落的复制： 先删除第一段的段落标记，在按回车键的方法,实例,项目符号和编号,自动创建项目符号和编号 选定要创建项目符号的内容 单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮,或者 右击,项目符号和编号,自定义项目符号和编号,删除项目符号和编号,选定文档后，右击/选择项目符号和编号,实例,页面设置与打印操作,设置页面格式 设置页码 人工分页 设置分栏 设置页眉和页脚 打印

11、预览与打印输出,设置页面格式,选择文件/页面设置,设置文字的排列方式（横排或竖排,设置纸张的大小及打印走纸方向,设置上下左右边距及装订线位置,设置页码,插入/页码,实例,人工分页,移动插入点到要人工分页的字符处 选择插入/分隔符 选择分页符 单击确定,组合键：Ctrl+回车键,设置分栏,设置分栏,选定要分栏的文本。若不选定，系统默认为整个文档。 格式/分栏 选定分栏数 设置分隔线、栏宽及栏间距 单击“确定,实例,设置页眉和页脚,页眉指明的是在每一页纸的上边距区域中插入内容，一般用于描述书刊、杂志的名称、章节等； 页脚指的是在每一页纸的下边距区域中插入的内容，如页码、日期、作者姓名等,设置页眉和

12、页脚,1. 设置统一的页眉和页脚的方法 视图/页眉和页脚,插入页码,插入页数,设置页码格式,插入日期,插入时间,页面设置,显示/隐藏文档文字,页眉页脚切换,显示前一项,显示下一项,首页不同页眉和页脚的设置方法,视图/页眉和页脚 单击“页面设置”按钮,首页不同,奇偶页不同”页眉和页脚的设置方法,视图/页眉和页脚 单击“页面设置”按钮 在版式选项卡中，选择“奇偶页不同” 输入奇数页页眉。 单击“显示下一项” 输入偶数页眉,不同节设置相同页眉和页脚的方法,文档如设置了分节，则每节可以有不同的页眉页脚,实例,打印预览与打印输出,打印预览 单击工具栏上的打印预览按钮,打印,单页,多页,显示比例,查看标尺

13、,缩至整页,全屏显示,放大镜,打印输出,方法一： 单击常用工具栏上的“打印”按钮，Word 会按照默认的打印参数直接将文档完整地打印输出一份。 方法二： 文件/打印,实例,图文混排,插入图片 编辑图片 绘制图形 文本框的使用 制作艺术字,插入图片,在Word中可以插入各种图形文件。插入图形文件时，Word自动切换到页面状态。 文档中插入图片文件 移动插入点到要插入图片的位置； 插入/图片/来自文件； 选择要插入的图形文件，单击“插入,插入图片,查找范围,从剪辑库中插入图片,移动插入点到要插入图片的位置； 插入/图片/剪贴画,；打开”插入剪贴画”任务窗格,单击“剪辑管理器,从剪辑库中插入图片,单

14、击要插入的图片类别，选择要插入的图片； 单击要插入的图片，在打开的菜单中选择“复制,从扫描仪或数码相机输入图像,如果用户的计算机上连接了扫描仪或数码相机，则Word允许用户从扫描仪或数码相机直接输入图像。 插入/图片/来 自扫描仪或相机,编辑图片,选中图片 在对图片编辑之前，应首先单击选中它,柄：表示被选中,若要选中多个图形，则按住Shift键后再逐一单击各个图形,编辑图片,1. 调整图片大小 菜单精确设置法 选定图片 格式/图片 选择“大小”选项卡 单击“确定,菜单精确设置法,格式/图片,编辑图片,2. 调整图片大小 拖动法,按住Ctrl键后拖动，图形的缩放以图形中央为基准点,编辑图片,3.

15、 调整图片位置 鼠标拖动法 选定图片 移动鼠标到图片的非控点处； 拖动鼠标到目标位置，再释放,编辑图片,4. 裁剪图片 选定图片 单击图片工具栏上的“裁剪”按钮； 拖动鼠标到图片要裁剪的控点处，向图片内侧拖动鼠标,实例,图文混排的实现,选定图片 格式/图片或右击鼠标，在快捷菜单中选择“设置图片格式”； 选择“版式”选项卡，设置图片环绕方式,图文混排的实现,嵌入型环绕：图形作为专门的一行，在图片的左右没有任何其他的文本内容,四周型环绕：文本环绕图形的上下左右,紧密型环绕：如果图片的边框是特别形状，可以让文本填充边框外行的空隙，比四周型的图文效果更密切,浮于文字上方：图片悬浮于文本上方，可以随意调

16、节到合适的位置，不影响文本的位置,衬于文字下方：文本在图片上方，因此可能覆盖部分图片，有些类似于图片背景效果,图文混排的实现,穿越型环绕：类似于紧密型环绕,实例,绘制图形,自选图形 单击绘图工具栏上的“自选图形”按钮 选择所需图形类别，在下级菜单中选定图形 移动鼠标指针到要绘制图形位置，拖动鼠标，绘制指定图形,绘制图形,2. 向图形中添加文字 选定图形 右击鼠标，弹出快捷菜单 选择其中的“添加文字” 输入文字,文本框的使用,建立文本框 单击绘图工具栏上“文本框,竖排文本框,横排文本框,在文档中需要插入文本框的位置拖动鼠标，画出适当大小的文本框。 向文本框中输入文字,实例,制作艺术字,插入艺术字

17、 单击绘图工具栏上“插入艺术字”按钮， 或选择菜单命令插入/图片/艺术字 在“艺术字库”对话框中选择一种艺术字式样。 在弹出的“编辑艺术字”对话框中，输入要设置为艺术字的文字，并设置字体字号等格式。 单击“确定,制作艺术字,单击绘图工具栏上 ，或插入/图片/艺术字,制作艺术字,2. 编辑艺术字,插入艺术字,编辑文字,艺术字库,设置艺术字格式,艺术字形状,自由旋转,文字环绕,竖排文字,对齐方式,字符间距,艺术字字母同等高度,实例,制作表格,自动创建表格 绘制表格 表格与文字之间的相互转换 编辑表格 表格的美化 表格的排序与计算,自动创建表格,插入表格的方法 1. 菜单方法： 表格/插入/表格,3

18、.8.1 自动创建表格,插入表格的方法,2. 工具栏的方法： 单击工具栏上的插入表格按钮,绘制表格,表格/绘制表格或 单击“常用”工具栏上的“表格与边框,实例,输入表格数据,单元格：行与列交叉处的小方格。 可以使用鼠标选择单元格 使用Tab键（向前）或“Shift+Tab”(向后） 在每个单元格中，可以输入文本、符号、图形等,表格与文字之间的相互转换,文字转换为表格 选中需要转换表格的文字. 表格/转换/文字转换为表格 添入选项 单击“确定,表格与文字之间的相互转换,将表格转换为文字 选中需要转换文字的表格 表格/转换/表格转换为文字 添入选项 单击“确定,实例,编辑表格,选定表格行、列或单元

19、格 改变表格的大小 调整表格的列宽和行高 插入行、列或单元格 删除表格或表格中的内容 合并和拆分单元格 拆分表格 绘制斜线表头,选定表格行、列或单元格,选定表格行、列或单元格 1. 选择一行或多行 将鼠标移至表格外行最左端，当指针变为斜向右上的空心箭头时，单击鼠标左键，选择一行；按住鼠标左键不放，向下可选择多行。 2. 选择一列或多列 将鼠标移至表格某列的上部，当指针变为向下黑色小箭头时 ，单击鼠标左键，选择一行；按住鼠标左键不放向右拖动鼠标，可选择多列,选定表格行、列或单元格,3. 选定单元格 将鼠标移至单元格内最左端，当指针变为斜向箭头时，单击鼠标左键，选择一个单元格；按住鼠标左键不放，向

20、任意方向拖动鼠标，可选择多外单元格。 4. 选择整个表格 表格/选定/整个表格 或将插入点放在表格中，单击表格左上角出现的位置控点符号,位置控点,实例,改变表格的大小,移动鼠标指针到要改变位置和大小的表格上。此时，表格的左上方出现一个位置控点，表格的右下方会出现一个尺寸控点,位置控点,尺寸控点,改变表格的大小,移动鼠标指针到位置控点上，之后向目标位置拖动位置控点。可使表格移动。 移动鼠标指针到尺寸控点上，直到出现一个双向箭头。拖动尺寸控点，可改变表格大小,调整表格的列宽和行高,1. 拖动表格竖线(或横线) 直接拖动,可以在保持相邻两列(行)的总宽度不变的前提下改变列(行)宽。 若想了解列宽(或

21、行高)的具体数值,可以在拖动的同时按住Alt键,调整表格的列宽和行高,2. 拖动标尺上的行、列标记 与拖动表格竖线不同，拖动标尺上的行、列标记之影响当前行或列，对相邻的行或列没有影响,调整表格的列宽和行高,2. 拖动标尺上的行、列标记 移动鼠标指针到水平标尺上要更改其宽度的列的右侧列标记（或垂直标尺上要更改其高的下侧行标记）上，当指针标为水平（或垂直）方向箭头时，拖动列（行）标记，直到得到所需的列宽。 若想了解列宽(或行高)的具体数值,可以在拖动的同时按住Alt键,调整表格的列宽和行高,3. 用菜单自动调整 可以使表格中的列根据内容自动调整宽度。 首先选定表格。 选择表格/自动调整 根据内容调

22、整表格,4. 用菜单精确调整 可以使表格中的列更改为一个精确的值 首先选定表格。 选择表格/表格属性或 右击鼠标/表格属性,调整表格的列宽和行高,实例,插入行、列或单元格,插入行 将插入点移动到表格的最后一个单元格，再按Tab键（用于向表格的末尾加入新的内容）。 向任意行之前插入若干行 选定指定的行，插入的行数与选定的行数相关。 到欲插入位置 表格/插入/行（在上方或在下方,插入行、列或单元格,插入列 选定指定的列，插入的列数与选定的列数相关。 到欲插入位置 表格/插入/列（在右侧或在左侧,插入行、列或单元格,插入单元格 选定一个或几个单元格。选定的数目由要插入的单元格数目决定。 表格/插入/

23、单元格 选定要插入的位置 单击“确定,实例,删除表格或表格中的内容,删除表格内容 选定要删除的行、列或单元格 按Del键,快捷键：Shift+Del 或 Ctrl+X,删除行或列（包括表格内容） 选定要删除的行、列 表格/删除/行或表格/删除/列,删除表格或表格中的内容,删除单元格 选定要删除的单元格 表格/删除/单元格,快捷键：Shift+Del 或 Ctrl+X,删除整个表格 选定整个表格 表格/删除/整个表格,实例,合并和拆分单元格,合并单元格 选定要合并的单元格 表格/合并单元格或右击鼠标,合并和拆分单元格,拆分单元格 选定要拆分的单元格 表格/拆分单元格,拆分表格,拆分表格 选定要拆

24、分为表格的首行的任意一个单元格 表格/拆分表格 移动子表格到指定位置,注意： 如果要在表格前加入标题，可将插入点放在表格第一行的第一个单元格中，选择“表格/拆分表格,实例,绘制斜线表头,绘制步骤： 移动插入点到要绘制斜线表头的单元格 表格/绘制斜线表头 选择表头样式、字体大小 输入行、列数据标题 单击“确定,实例,表格的美化,为表格中的数据设置格式 为表格添加边框和底纹 改变表格单元格中的文字的对齐方式 更改文字方向 表格的自动套用格式,为表格中的数据设置格式,为表格中的数据设置格式与普通文字设置完全相同。 选定数据 设置字体，颜色，排列方式等,为表格添加边框和底纹,选定表格或表格的一部分 格

25、式/边框和底纹或右击鼠标选择边框和底纹,改变表格单元格中的文字的对齐方式,选定要设置文字对齐方式的单元格 表格和边框工具栏中“对齐方式”按钮右边的下拉按钮,中部居中,靠下居中,选定要设置文字对齐方式的单元格 右击鼠标，选择单元格对齐方式 选择对齐方式,改变表格单元格中的文字的对齐方式,更改文字方向,格式/文字方向,表格的自动套用格式,单击表格 表格/表格自动套用格式,实例,为续表添加表头,选定表头 表格/标题行重复,实例,大纲,Word2003,1,Excel2003,2,Powerpoint2003,3,机关公文格式标准,4,5,实例操作,Excel2003的使用,Excel 概述 Exce

26、l 2003 的基本操作 工作表的格式化 页面设置与打印输出 图表 数据管理,Excel2003 概述,Office 家族的成员之一，它是一个功能强大的电子表格管理软件,Excel2003 概述,2高度智能化处理能力,3创建丰富多彩的图表,4操作简便、灵活,5直接访问Internet网络,1.强大的表格数据处理功能,Excel 2003 的工作窗口,编辑栏,名字栏,行号,列号,工作表,工作表标签(3个,活动单元格,工作簿,任务窗格,状态栏,工作簿和工作表,工作簿 (Workbook)扩展名为：.xls 工作簿是记录和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可以包含工作表的

27、数目只受内存的限制,工作簿和工作表,工作表(Worksheet) 它是工作簿的一部分，也称作电子工作报表。 Excel的工作表相当大，共有256列、65536行，如果工作表是一张纸，则这张纸大约有两个房间的宽度，120层楼的高度,E1,G5,行：1-65539,列：A-Z,AA-AZ,IV 共256列,Excel 2002 的基本操作,工作簿的操作 1新建一个工作簿 建立空白工作簿文件,单击新建,工作簿的操作,2) 利用模板建立工作簿文件 文件/新建,实例,打开多个工作簿,相继打开两个工作簿 窗口/重排,工作表的操作,选择工作表,可单击工作表标签,插入工作表,在默认情况下，一个工作簿中只有三个

28、工作表。用户可任意添加工作表，其数量只受内存的限制。 单击某个工作表标签，将其设为当前工作表。 选择插入/工作表 新的工作表自动插入到当前工作表之前，并自动命名为Sheet n (n=4,5,Sheet 4,在工作表标签上右击鼠标，会弹出菜单,2. 删除工作表,选定/编辑/删除工作表,3. 重命名工作表,在工作表标签上右击鼠标，会弹出菜单,移动或复制工作表,1) 在同一个工作簿中复制或移动工作表 选择工作表 选择编辑/移动或复制工作表 在“下列选定工作表之前”列表框中选择工作表的插入位置,一个比较快捷的方式拖动法,可以用键盘和鼠标的配合来完成。 当选中一个工作表按住鼠标不松开时，在工作表标签的

29、左上角出现一个小的黑色箭头时，直接拖动为移动。 按下“Ctrl”键同时拖动工作表标签到新的位置上即为复制,在两个工作簿中复制和移动工作表,打开两个工作簿文件。 选择窗口/重排窗口/垂直并排，则屏幕上同时显示两个工作簿窗口。 移动工作表:单击工作表标签，拖至另一个工作簿中。 复制工作表:单击工作表标签，同时按下“Ctrl”键，拖至另一个工作簿中,数据的输入,选择单元格 选择一个单元格:单击该单元格，单元格变成黑框，且在右下角有一个分离的小方块，称作填充柄,填充柄,各种类型数据的基本输入方法,默认情况下, 文字左对齐, 数字右对齐。 回车按行输入，Tab键按列输入 。 若要把数字按照文字输入，输入

30、时应在数字前加一个单引号，例如:100,注意： 输入标点符号应为英文标点符号,各种类型数据的基本输入方法,若要输入分数，应在分数之前加上前导零及空格。否则Excel按照日期处理,例如，要输入分数“1/ 2”，则应输入“0 1/2”；若输入“1/2”，则输入结果是“一月二日,各种类型数据的基本输入方法,输入日期时，年、月、日要使用斜线“/”或连字符“-”分隔。例如，2000-1-5。 输入时间时，时间要使用冒号“:”分隔。例如,14:23:34。 若要输入当前日期，可以按“Ctrl+;”键;若要输入当前时间,可以按“Ctrl+Shift+;”键,利用填充功能快速输入数据,利用填充命令复制数据 单

31、击含有要复制数据的单元格，将其选定。 拖动鼠标，选定待复制数据的单元格。 选择编辑/填充，在“填充”字菜单中选择一种填充方式，我们选择“向下填充,利用填充柄快速输入数据,方法一 在活动单元格内添入数据，用鼠标左键按住填充柄向四个方向拖动。 文字和数字在默认的情况下是原样填充的 按住Ctrl键向右拖动，产生递增序列。 按住Ctrl键向左拖动，产生递减序列。 按住Ctrl键向下拖动，产生递增序列。 按住Ctrl键向上拖动，产生递减序列,实例,利用填充柄快速输入数据,方法二: 在A1内添入1，在A2内添入2，用鼠标左键按住填充柄向下拖动，在A3中会出现3,使用序列功能输入数据,对于复杂的序列的输入，

32、则只能借助于序列功能。 在某个单元格中输入序列的起始值或终止值。 拖动鼠标，选定待填充序列的单元格区域。 选择编辑/填充/序列，弹出对话框,4) 进行选择后单击“确定,简单方法,在活动单元格内添入数据，用鼠标右键按住填充柄拖动，松开右键时会弹出对话框,实例,数据的编辑,修改数据 首先单击要修改的单元格。 按Del键，删除单元格的内容然后进行修改。 或双击单元格或按F2。 在编辑栏中修改,确认,取消,选定单元格 或单元格区域,1）选择一个单元格：用鼠标单击某个单元格，单元格变成黑框，且在右下角有一个分离的小方块，称作填充柄。该单元格称为活动单元格,2）选择连续的单元格区域：单击欲选择的单元格区域

33、的左上角单元格，按住鼠标左键并拖动至该区域右下角的单元格松手。或者：单击左上角单元格按住Shift键，再单击右下角单元格,选定单元格或单元格区域,3）选择不连续的单元格：单击第一个单元格，按下Ctrl 键不放，选择其他单元格。 （4）选择一列或一行：单击欲选择列的列号或欲选择行的行号。 （5）选择连续的列或行：将鼠标置于预选择的列号或行号上，拖动鼠标，被拖动进来的列或行被选中,选定单元格 或单元格区域,6）选择不连续的列或行:按下Ctrl 键不放，单击列号或行号。 （7）选定整个表格，用鼠标单击工作簿窗口左上角“全选”区域即可。 或者Ctrl+A （8）撤销选择:用鼠标单击未被选择的单元格,实

34、例,数据的移动和复制,鼠标拖动法 选定要移动的区域。 移动鼠标指针到选定的区域的边框，此时鼠标指针变为向左的箭头。拖动鼠标到目标区域左上角，松开鼠标即可。 数据的复制按住Ctrl键即可,数据的移动和复制,选定要移动的单元格区域，这里是 A3:G3,移动鼠标指针到选定区域的边框，此时鼠标指针 变为向左的箭头。 拖动鼠标到目标区域左上角，即A8单元格,数据的移动和复制,利用剪贴板 移动：先“剪切”，后“粘贴”。 复制：先“复制”，后“粘贴,数据的移动和复制,选定要移动的单元格区域，这里是A8:G8。 选择“编辑/剪切”菜单命令。此时，选定区域的边框以闪烁的虚线显示。 移动鼠标指针到要移动到的目标区

35、域的左上角，即A3单元格。 选择“编辑/粘贴”菜单命令,实例,数据的清除,选择要清除单元格 按“Delete”键或者选择“编辑/清除,数据的清除,格式的清除： 选择“编辑/清除/格式,实例,单元格、行、列的插入,插入单元格 选择插入位置所在的单元格。 插入/单元格,插入行、列,在要插入新行(列)的位置选定要插入的行(列)数目相匹配的行(列)。 选择插入/行或插入/列,单元格、行、列的删除,选定待删除单元格、行、列 选择编辑/删除，如果是单元格，则,行高和列宽的调整,在默认情况下，若某个单元格中数据太长，该单元格中文字会自动被下一个单元格的数据覆盖。而数字则以井号“#”表示。 鼠标拖动法 移动鼠

36、标到要改变宽度的列的列标记处，拖动其右边线到适当位置 移动鼠标到要改变高度的行的行标记处，拖动其下边线到适当位置,行高和列宽的调整,菜单精确调整法 移动鼠标到某一列或列标记处，选择格式/列/列宽,行高和列宽的调整,行高和列宽的调整,自动调整行高列宽 双击列标右边线或行号的下边线。 选择格式/行/最适合的行高,公式,公式的组成 在Excel中，所有的公式都以等号“=”开头,(B4+25)/SUM (D5:F5,公式,应发工资单元格D3的公式: = B3+C3,实发工资单元格G3的公式: = D3-E3-F3,550,460,实例,公式,公式中的运算符及运算顺序 公式中的运算符及优先级,公式中的运

37、算符及运算顺序,字符运算符 (将光标移到名字的左边，按F4) H3(按F4) $H$3,绝对引用,3）混合引用（混合使用相对引用和绝对引用,行列都固定,行固定列不固定,列固定行不固定,A1 B1 C1 D1,A1 A2 A3 A4,A1 A1 A1 A1,混合引用,在A3单元格内输入：A$1+$B2 拖拽填充柄到B3，B3中公式为：B$1+$B2,实例,函数,Excel 的函数有10大类: 财务类 数据库类 日期类 文本类 数学与三角函数 逻辑类 统计类 信息类 查找与引用类 工程类,常用的Excel函数,SUM (范围) 求指定范围内所有数值的和。 例如: =SUM(A1:C3) =SUM(

38、B1:B12,常用的Excel函数,2. AVERAGE (范围) 求指定范围内所有数值的平均值。 例如: = AVERAGE (A1:C3) 求A1,A2,A3,B1,B2,B3,C1,C2,C3单元格中的平均值,常用的Excel函数,3. MAX (范围) 求指定范围内所有数值的最大值。 例如: = MAX (A1:C3) = MAX (B1:B12,常用的Excel函数,4. MIN (范围) 求指定范围内所有数值的最小值。 例如: = MIN (A1:C3) = MIN (B1:B12,Excel的参数,Excel 函数的参数,函数的应用,自动求和 首先选择要放置求和结果的单元格或区域

39、 单击常用工具栏上的“自动求和”按钮,Excel会自动插入求和公式, 并对当前单元格上方的单元格求和。或者对左侧的单元格求和。直到遇到空白单元格或非数字单元格为止,函数的应用,其他函数 将要输入函数的单元格设为活动单元格,函数的应用,实例,条件函数,形式： IF(条件式，条件成立时取值，条件不成立时取值) 例如： =IF(E385,是,否,条件函数可以嵌套使用,例如： =IF(E289,”A”,IF(E279,”B”) =IF(E3=“教授”,2000,IF(E3=“副教授”,1500, IF(E3=“讲师”,1000,IF(E3=“助教”,500,编辑函数,方法1：选定函数所在单元格，之后直

40、接在编辑栏中对其修改。 方法2：选定函数所在单元格，之后单击“自动求和”按钮的下拉按钮，在下拉列表中单击“其他函数”，在打开的“插入函数”对话框中进行修改,工作表的格式化,字符的格式化 将标题设置为隶书、粗体、20号字、 选定标题所在的单元格 在常用工具栏上单击“B” 选择字号为18号字,数字的格式化(菜单方式,选定文本单元格,组合键: Ctrl+1,单元格内容的对齐方式,单击工具栏上的对齐方式按钮,合并及居中,注意: 去掉合并居中，再次单击该按钮,单元格内容的对齐方式,使用菜单命令 选定文本单元格 选择格式/单元格/对齐 或者 右击鼠标/设置单元格格式 快捷键 Ctrl+1,数字的格式化(工

41、具栏方式,选定单元格区域 单击工具栏上按钮,货币样式,百分比样式,千位分隔样式,增加小数位数,减少小数位数,数字的格式化(菜单方式,使用菜单命令 选定文本单元格 选择格式/单元格 或者 右击/设置单元格格式 快捷键 Ctrl+1,表格边框、底纹的设置,1. 设置边框 注意：应首先设置单元格的行高和列宽 调整行高 利用鼠标调整 利用菜单调整选择格式/行/行高 选择一行或几行，右击/行高,表格边框、底纹的设置,选定欲加边框的区域 单击工具栏上边框按钮,表格边框、底纹的设置,选定欲加边框的区域 右击鼠标 选择设置单元格格式 或快捷键 Ctrl+1,一般操作步骤： 选择颜色 选择线形 选择边框位置,表

42、格边框、底纹的设置,2. 底纹的设置 选定欲设置底纹的区域 右击鼠标 选择设置单元格格式 或快捷键 Ctrl+1,自动套用格式,选定欲设置底纹的区域 2. 选择格式/自动套用格式,实例,页面设置与打印输出,设置页面 选择文件/页面设置,2. 设置页边距 选择,3. 设置页眉页脚,打印预览,单击页边距按钮,打印输出,文件/打印,图表制作,创建图表 Excel可创建,嵌入图表 图表工作表,创建图表,嵌入图表：将图表看作一个图形对象嵌入到工作表中，做为工作表的一部分进行保存。即嵌入图表和它的数据表格同在一张工作表上,创建图表,图表工作表：是工作簿中一个具有特定工作表名称的独立工作表。是一张单独的图表

43、，与它的数据所在的图表同在一个工作簿上，且插入在它的工作表之前，只能分别显示和打印。 两类图表都链接它所表示的工作表的数据，所以在改变数据时，将自动调整图表,利用“图表向导”创建图表,选定用于创建图表的数据区域。 注意：在工作表上选择数据区，应包括表头、标题,单击常用工具栏上“图表向导”按钮,利用“图表向导”创建图表,在“图表向导”对话框中选择一种图表的类型和子类型,标准类型,图表类型,子图表类型,图表类型,利用“图表向导”创建图表,在“图表向导”对话框中选择一种图表的类型和子类型,自定义类型,默认,示例,利用“图表向导”创建图表,在“图表向导”对话框之“图表源数据”对话框， 单击“下一步”按

44、钮，弹出“图表向导”对话框之“图表数据源”对话框,图表源数据,利用“图表向导”创建图表,图表标题,分类X轴标题,分类Y轴标题,学生成绩表,科目,分数,图表选项,利用“图表向导”创建图表,按需要设置图表选项，如图表标题等。之后单击“下一步”按钮，弹出“图表向导”对话框之“图表位置”对话框 确定图表放置位置，单击“确定,图表工作表,嵌入式图表,图表位置,实例,利用“图表向导”创建图表,图表的编辑操作,选定图表项 方法一：在图表工具栏中单击“图表对象”按钮右侧的下拉按钮，弹出图表项列表,图例,图表标题,分类轴,数值轴,数值轴标题,分类轴标题,绘图区,数值轴主要网格线,编辑图表对象,对象: 坐标轴 数

45、据标志 网格线 标题 图例 图表区 图形区,图表中的,改变图表类型,在图表区任意位置单击，选中图表。 选择图表/图表类型，弹出“图表类型”对话框。 或在图表上右击鼠标,向图表中添加数据,在向工作表中添加了数据之后，新添加的数据不会自动在图表上反映出来，需要人工将其加入到图表中,删除图表,删除嵌入图表 选定/Del键 删除图表工作表 选定/编辑/删除工作表,删除图表中的数据,若只是要删除图表中的数据，而保留工作表中的数据，首先要在图表中选定要删除的数据序列，然后按Del键。 选定数据系列的方法 直接在图表中单击要删除的数据系列； 单击图表工具栏的“图表对象”下拉按钮，选择要删除的数据,删除图表中

46、的数据,删除数据系列的方法 直接在图表中单击要删除的数据系列；或 单击图表工具栏的“图表对象”下拉按钮，选择要删除的数据。 按Del键。 注意：若要将图表和数据表中的数据同时删除，则要在数据表中选定要删除的数据之后按Del键,添加图表标题和坐标轴标题,选定图表，选择图表/图表选项 或右击,图表标题,分类X轴标题,分类Y轴标题,学生成绩表,科目,分数,添加图例,单击图表工具栏上的图例按钮或在右击快捷菜单中选择“图表选项,添加图例,单击图表工具栏上的图例按钮或在右击快捷菜单中选择“图表选项,添加数据标志,右击图表，在快捷菜单中选择“图表选项” 单击“数据标志”选项卡,在图表中显示隐藏数据表,单击图

47、表工作栏上的“数据表”按钮,在图表中显示隐藏数据表,实例,数据管理,数据清单的概念 数据清单是饱含一组相关数据的数据表，它包括,记录 数据清单中的一行,字段 数据清单中的一列,字段名 列标题名，用于表示字段数据，根据它们进行排序、检索、和生成报表,数据排序,按一列数据排序 单击要排序字段的任意一个单元格 单击常用工具栏上的升序按钮或降序按钮,数据排序,2. 按多列数据排序 单击数据清单中任意单元格 数据/排序，弹出排序对话框 依次选择主要关键字、次要 关键字和第三关键字，并选择 每个关键字的排序方式。 选定“有标题行” 单击“确定,实例,数据排序,注意： 必须选择数据清单内的单元格，否则会出现

48、“找不到数据清单”错误。 默认状态下，汉字按拼音排序 。若欲按笔划排序，需选择排序对话框中的“选项”按钮,大纲,Word2003,1,Excel2003,2,Powerpoint2003,3,机关公文格式标准,4,5,实例操作,PowerPoint2003概述,PowerPoint2003的启动 方法1：利用“开始”菜单 方法2：利用桌面快捷方式图标 方法3：直接启动PowerPoint 2003文档,PowerPoint2003的启动与退出,退出PowerPoint2003 方法1：双击标题栏左端的控制菜单图标。 方法2：单击标题栏左端的关闭按钮。 方法3：选择“文件/退出”菜单命令。 方法4：利用快捷键Alt+F4,PowerPoint2003的视图方式,大纲窗格,幻灯片窗格,幻灯片备注窗格,任务窗格,演示文稿窗口,菜单栏,工具栏,状态栏,标