如何用Excel进行数据处理.ppt

1、1,Excel 培训,合肥京东方光电科技有限公司 Excel Seminar,主讲人：乐健 2010年6月25日,2,Excel 培训之快捷键,快捷键之一：F4,办法一： 之后不断重复直到达到目的 点评：最传统,办法二： 之后重复按下F4 点评：此快捷键可重复上一步骤,功能：(举例)插入多个新工作表,3,Excel 培训之快捷键,快捷键之一：F4,功能：锁定单元格,锁定前,下拉,锁定后,下拉,注：也可以手工加上 “,按下F4 键,4,Excel 培训之快捷键,快捷键之二：F2,办法一： 双击单元格直接编辑 点评：最直接，但我们的原则是两只手都要用，毕竟在你打字时来回拿鼠标并不是一件愉快的事,办

2、法二： 按下F2 点评：鼠标用得越少，说明你的Excel 能力就越强,功能：插入多个新工作表,5,Excel 培训之快捷键,快捷键之三：Ctrl +1,办法一：右键-设置单元格格式,办法二：按下Ctrl +1即可,这个快捷键被我评为最常用快捷键之首位，很遗憾的是，很多人宁可用办法一，也不愿伸出自己的左手,功能：设置单元格格式,6,Excel 培训之快捷键,快捷键之四：Ctrl +D,办法一：Ctrl+ C 接着Ctrl +V,办法二：选中要复制的区域按下快捷键,点评：看似无用的快捷键，其实可以帮上你的大忙,优点：可以跨列粘贴并且不会复制到隐藏的行,功能：向下填充数值,7,Excel 培训之快捷

3、键,快捷键之五：Ctrl +Z,办法一：按下工具栏上的撤销键,办法二： Ctrl +Z,注：相反的快捷键是Ctrl+ Y,再也不用来找这个键啦,功能：撤销上一步操作,8,Excel 培训之快捷键,快捷键之六：Ctrl +F,常见问题：1）找不到肯定存在的数据 解决办法： 将查找范围改为数值 2）需要在工作簿内查找 解决办法： 将查找范围改为工作簿 3）需要查找指定格式的部分 解决办法： 点选右边的格式进行选择,点评：尤其是在对整个工作簿进行处理时，效率特别高,功能：查找或替换,9,Excel 培训之快捷键,快捷键之七：Ctrl +Enter,点评：省去了复制并粘贴的工作，并且支持跨行粘贴,先选

4、择区域，再输入数据，最后按下Ctrl+Enter,10,Excel 培训之常用函数,常用函数之一：VLOOKUP,点评： 优点：功能强大，使用范围广； 缺点：不易理解，且只能查到第一个数值,11,Excel 培训之常用函数,常用函数之一：VLOOKUP,Tips：虽然这个函数没有快捷键，但我们可以另辟蹊径,注：设置完之后，只要输入+V 按下回车即可,12,Excel 培训之常用函数,常用函数之一：VLOOKUP,点评：VLOOKUP 的适应范围很大的，就看你的想象力了,附赠：检查重复数据,为0则是重复的,注意取值范围,13,Excel 培训之常用函数,常用函数之二：SUMIF,点评： 1）需注

5、意要筛选的范围和要汇总的范围需长度一致； 2）该函数功能类似于数据透视表，但要简单得多； 3）如果经常会用到，可以在自动更正选项中用+S 代替,14,Excel 培训之常用函数,常用函数之三：多条件求和函数,注意：输完这个公式后一定要按下Ctrl+Shift+Enter组合键，否则无效,15,Excel 培训之常用函数,常用函数之四：IF 镶套函数,优点：直观，省事，且可以无限镶套下去； 缺点：不易理解，容易绕晕,16,Excel 培训之常用函数,常用函数之四：IF 镶套函数,优点：数据更直观 缺点：不太好理解，主要是ISERROR 函数在起作用,附赠：改变出错提示,17,Excel 培训之常

6、用函数,常用函数之五：取字段函数,点评：对于经常用SAP 的同事来说，相当好用,Right 函数,Left 函数,18,Excel 培训之常用函数,常用函数之六：MID 函数,点评：更高级的取字段函数，值得掌握,19,Excel 培训之个性化,个性化之一：调出选择性粘贴键,拖到工具栏上即可,点评：这个键我把它排在Ctrl+1 之后，名列第二,20,Excel 培训之个性化,个性化之二：调出照相机,点评：照相机，一个Excel 的截图工具，优点在于能够在图片与Excel 表格之间建立链接，即图片的数据能随着Excel 表格的变化而变化,21,Excel 培训之个性化,个性化之三：调出自动筛选及全

7、部显示键,点评：有可能造成一个常见问题，下边再详细介绍,22,Excel 培训之常见问题,常见问题之一：个性化导致的功能键丢失,常见问题：在调出快捷键过程中有可能会丢失功能键,解决办法,选择丢失的位置,23,Excel 培训之常见问题,常见问题之二：自动错误检查,注：烦人的小绿点，不过只要通过工具-选项-取消点选设置就可以了,常见问题,解决办法,取消点选即可,24,Excel 培训之常见问题,常见问题之三：提示更新链接,常见问题,或者干脆把链接断掉,不过这是无法恢复的， 不小心的话，后果很严重,25,Excel 培训之常见问题,常见问题之四：菜单项自动隐藏,解决办法,常见问题,点选此项,点评：

8、大家各有所好，我反正喜欢始终显示,26,Excel 培训之常用功能,常用功能之一：数据透视表,第一步：先选中要处理的区域,27,Excel 培训之常用功能,常用功能之一：数据透视表,第二步,第三步,28,Excel 培训之常用功能,常用功能之一：数据透视表,第四步,第五步：选择布局,29,Excel 培训之常用功能,常用功能之一：数据透视表,第六步,双击后可修改,点评：第六步最不好理解，不过多做几次就会了,第七步,30,Excel 培训之常用功能,常用功能之一：数据透视表,点评：相当实用，就是理解起来有点儿难度,第八步,选择的范围中有空白行,31,Excel 培训之常用功能,常用功能之二：分类汇总,第一步：先启动自动筛选,32,Excel 培训之常用功能,常用功能之二：分类汇总,第二步：排序,注：一定要将要分类的项目排序（升序或降序都行,33,Excel 培训之常用功能,常用功能之二：分类汇总,第三步：选中要分类的区域，执行分类汇总,34,Excel 培训之常用功能,常用功能之二：分类汇