系统的调查与分析

1、系统的调查与分析 系统调查与分析是管理信息系统开发的第一阶段，也是管理信息系统开发过程的最重要的一个环节。 本阶段的中心任务：建立新系统的逻辑模型，即规定该系统应该做什么，具有什么样的功能，而不问这些功能用什么具体的技术去实现。 本阶段用的主要方法与技术：调查分析 根据结构化系统分析与设计的观点，系统调查与分析阶段的各项任务、工作流程和各步骤产生的主要文档表示如下： 该图又称基于SSA的系统调查与分析过程模型图,系统设计阶段,4.1 初步调查 一、调查的内容与目的 1、调查的内容和目的 （1）组织概况 （2）组织环境 （3）现行信息管理概况 （4）关于认识的基础 （5）资源情况,二、调查的方式

2、方法 1、发调查提纲收集意见：发放对象主要是组织内部的上层管理人员和主管领导。 2、召开调查会：用介绍与询问的双向方式 3、访问：通过交谈的方式听取意见。 4、实践体验：如跟班学习，可以较深入的了解现行管理系统的各个环节和工作内容,三、调查用的工具 除了用文本或报告的形式之外，常常用一些图表工具。 1、现行系统概图：这种图能较好的纪录系统的概貌，而且便于系统的综合与向上汇总。如下图是一个工厂的生产计划科的现行管理系统概图,2、调查表：用于了解各类人员对建立管理信息系统的必要性和重点要解决的问题的调查。（见P52表的实例,4.2 可行性分析,一、可行性研究 可行性是指在当前组织内外的具体的条件下

3、，建立新系统的工作是否具备必要的条件。即必要性和可能性,可能性从以下三个方面考虑： 1、技术方面：包括硬件、软件及技术人员的数量和技术水平。现有的技术条件能否达到新系统的目标的要求,必要性来自组织内部对建立系统的需要和组织外部的要求,2、经济方面：能否为投资者带来好的经济效益。比较所需的投资费用和系统正常运行所得到的收益。 投资的费用包括： (1)设备费用如计算机硬件、空调、电源等。 (2)人员费用如人员的工资、加班费、培训费等。 (3)材料费用如文档资料的复印、打印纸、磁盘、用水用电等等。 (4)其它费用如设备维修与保养费,收益的估计包括： (1)节省人力，减轻劳动强度。 (2)降低成本，节

4、省开支。 (3)提高了管理水平，增强了企业的竞争力。 (4)提高了信息处理的及时性、准确性。 (5)提高了管理人员的素质，建设了人才队伍,3、社会方面：指的是影响建立新系统可行性的社会或人的因素，如建立管理信息系统的认识基础和科学管理基础,二、可行性分析报告 把可行性研究的结果整理成书面的形式，就是可行性分析报告，其内容包括： 1、开发任务的提出。包括建立系统的背景、必要性等。 2、系统的目标。包括系统名称、目标及开发进度要求。 3、初步调查概况。包括用户的组织与现行系统概况，用户的认识基础和资源条件。 4、初步实施方案与比较。 5、可行性研究。包括技术、经济和社会三方面的可行性分析。 6、结

5、论：对新系统的开发作出以下三种结论之一,1）项目可行，条件成熟，可立即开始进行。 （2）需要修改目标，追加资源或等待条件。 （3）不可能或没有必要进行，项目终止,三、召开可行性论证会 由主管部门主持，用户单位、研制单位和其它单位的专家学者参加的可行性论证会，对可行性报告进行论证。 论证会的讨论结果有两种可能： 1、同意或基本同意报告中的结论。 2、对报告持不同意见，对某些问题的判断有不同的看法。 可行性分析报告一旦通过，将成为以后工作的依据,4.3 详细调查 详细调查目的：了解组织内部信息的处理和流通情况，为建立一个符合实际要求的逻辑模型以及顺利开展系统的设计与实现工作打下良好基础。 详细调查

6、主要包括组织结构调查、事务处理调查和信息流程的调查与分析,一、组织结构调查 系统的组织结构是指组织内部的部门划分及它们的相互关系。信息的流动关系是以组织结构为背景的，而且总是伴随着组织部门之间的物流、资金流和资料流而发生的,一个工厂的组织结构图,画组织结构的目的：如实地把系统边界以内的组织结构及其信息流情况描绘出来,二、事务处理调查 这是详细调查的第二项工作。目的是掌握各部门在事务处理过程中的具体业务流程。 1、调查的内容包括： （1）部门的业务工作的性质、内容和业务流程概况 （2）部门内业务处理的过程中各个环节的现状 （3）部门事务处理有什么例外的业务发生 （4）部门事务处理有什么特殊的要求

7、,2、调查中用到的工具 （1）现场工作流程图,2）事物流程图 摆脱具体的工作场所，以一项业务的处理为单位，反映业务信息处理的具体过程，因此也称业务流程图。所用符号见P57。 常用符号,文件,处理,人工操作,存储数据,端点符,判断,原材料库存管理的业务流程,3）实体生命周期图 是追踪一项业务从发生到结束的完整过程的描述，所使用的符号如下,实体 表示业务处理的对象,处理 表示对实体的处理,流线 表示业务处理过程中的物流或 信息流,部门 表示业务处理涉及到的部门或个人,产品原料配方管理的实体生命周期图,三、信息流程的调查与分析 1、信息流程调查的内容包括 （1）全面收集各类信息载体。如各种单据、原始

8、凭证、卡片、台帐、报表等。 （2）了解这些载体的各项数据内容，它们的物理意义 、结构等等。 （3）了解信息采集和输入前的预处理过程、处理方式、方法，掌握信息流动的过程。 （4）了解信息总量，明确信息存储的介质，信息的安全性、保密性要求和保留时间期限,2、信息流程调查所使用的工具 （1）数据流图的绘制 数据流图（DFD）是舍去物质、材料、资金等具体的流，从数据及信息的流动与存储情况描述系统信息流程的一种工具，是描述信息系统逻辑模型的主要工具。 数据流图的符号,P,数据流图的逐层细化 数据流图的作用是反映某一数据处理范围内，数据处理的功能、数据流和数据存储情况。 系统规模较小时，可用一张图来表示它

9、的全部细节。 系统规模较比较大时，可先粗略画出它的顶层图，而其细节用下一层次的数据流图来表示。这个过程称为数据流图的逐层细化。 下图就是原材料库存管理中，库存管理的顶层数据流图,该图可反映库存管理系统的概况,为了能把库存管理中有关出、入库和库存管理的细节表示出来，可以在顶层图的基础上，自顶向下地进行分解,将上图中的出库管理（P2）和库存统计（P4）进一步分解，就会得到第三层数据流图,2）数据详细分析的工具数据字典 数据字典是系统中各种数据类型的属性的清单以及对这些属性的说明。包括： 基本数据项属性（见表4 4）是指数据流图中包含的不可分割的数据项。 数据流属性（见表4 5）包括组成这个数据流的

10、各个基本数据项和它的流向（生成、来源、去向等） 数据存储属性（见表4 6）包括组成数据存储的项以及对数据存储要进行的操作,3）功能的详细分析 功能分析就是对数据流图中的各个数据处理功能给与详细的说明。例如，对数据进行数学运算、根据某些条件进行判断、对数据的读写等等。 常规的方法利用数据处理功能分析表例如表4 7，但对于复杂的逻辑判断比较难表达，可以采用功能分析 的工具判定树、判定表、结构化语言 判定树：使一种用二叉树形图来表示处理逻辑的工具。可以直观、清晰地表达加工的逻辑要求。例如，在原材料库存管理的出库登记中，需要根据库存量的多少来决定出库登记的具体操作，刻画出判定树如图所示,判定树的例子,

11、判定表：使用表格形式表达逻辑判断过程的一种工具,不同的条件组合,条件与加工,判定表的例子原材料出库加工的逻辑,结构化语言：是一种表示处理逻辑的规范化语言工具。它模仿计算机语言的格式，例如,IF 库存量=出库量 THEN 按出库量登记出库 ELSE IF 库存量0 THEN 按库存量登记出库 ELSE 退出出库登记,以上三种工具都是帮助我们把数据流图中的各项数据处理加以详细的描述。 一方面，可加深对功能的理解； 另一方面，可加强与用户的沟通,4）数据功能的综合整理与审核,数据功能格栅图的格式,功能名称,基本数据项,4.4 建立新系统的逻辑模型 建立新系统的逻辑模型就是在现行系统的调查和分析的基础上，了解系统存在的问题，对影响其效率的不合理因素作出修改，并最终形成新的逻辑方案,对现行系统的分析与修改通常可以从如下几个方面去进行： 1、现行系统在整体功能上有什么问题。 2、业务流程中是否有缺少或多余的环节。 3、数据流程中是否有不合理的数据流向和数据存储结构。 4、数据处理功能是否需要修改或优化,4.5 编写系统说明书与系统分析评审 一、系统说明书 又称逻辑设计说明书，是系统调查与分析阶段的成果与工作总结，因而也有系统分析报告的说法。 系统说明书应包括以下内容： 1、现行系统