第12讲B秘书办文工作41

1、秘书“办文”工作,教学目的,本章主要学习秘书撰拟文稿的范围、过程及要求；掌握文书处理程序和文书整理归档的基本知识；能够运用所学的“办文”知识完成日常工作,教学重点与难点,1、教学重点 文稿撰拟的过程 2、教学难点 收文与发文处理程序的规范化操作； 案例分析； 技能训练,一.文书的撰拟,1 .文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。 2.文书的种类 通用文书、专用文书、常用事务文书,一. 文书的撰拟,3、 基本要求 主题正确、鲜明

2、；语言准确、精炼； 体式规范。 4、行文关系 上行文: 报告、请示、函。 下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。 平行文：议案、通知、函、会议纪要,5.文稿撰拟的范围,法定公文的撰拟 常用文书的撰拟 领导讲话稿的撰拟 公关文书的撰拟,二. 文书处理,1、 文书处理的涵义 文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。 2、文书处理的原则 及时；准确；安全；统一 规范,二 文书处理,3.行文关系 文书的行文关系是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。 4、在具体办理行文

3、的工作时，应遵循以下原则： （1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。 （2）一般情况下不得越级行文,二 文书处理,3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。 （4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。 （5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。 （6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文,案例分析1,场景：XX厂办公室 情景：XXX管理局通信员李给XXXXX厂递送一份XX省财政厅、 XX省审计局关于开展XXX财务专项资金检查的通知(X财字(2003)34号)。

4、 厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件,XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行2000年度文件立卷归档时， 林强告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归 档。2001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用2000的文件。秘书林强已于前一个月调到X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。 请指出错误所在,案例分析2,相关知识,收文办理程序 签收拆封 登记 分办传阅 拟办 批办 承办 催办 注办归档 注意：传阅、拟办、催办为非必选项,文件处理单,

5、文件处理单,案例分析4,温州市旅游局接到浙江省旅游局转发的中华人民共和国国家旅游局令(第18号)文件中发布的出境旅游领队人员管理办法。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该办法的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。 吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作,XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么

6、差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。 请指出错误所在,案例分析5,相关知识,发文处理程序： 拟稿审核签发编号缮印校对盖章登记封发立卷、归档,发文登记簿,技能训练,1某机关为局级单位，下设各个处。该局局长为了防止办文不出差错，凡事都事必躬亲，所有文件都自己签发。 2A、B、C机关准备联合发文，但就处理某一问题发生争议，A机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经A机关领导人同意，以A、B、C三机关名义制发出

7、了文件。 3某机关局办公室主任王某，新局长到任后，每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地批评了他,技能训练,4某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压六天。 5某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上写道：“请某同志处理。” 6某领导经常在文件上批示：“知道了”，或画圈。 7某单位领导，为了办公方便，要求机关印章归他自己保管,三 文件整理与归档,办结文件的处置是指对办理完毕的文件 按机关工作的需要、文件与档案工作的有关 规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、 管理和处理,概念,办理完毕的文件,归类、

8、 管理和处理,归 卷,清 退,销 毁,暂 存,有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用,有利于保护机密,有利于排除无用信息的干扰,归档文件 整理方法,立卷,以“件”为单位整理,通过立卷，形成案卷，以案卷作为基本保管单位，是目前归档文件的主要整理方法,适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要，国家档案局推荐采用的新的整理方法,概念,文件组卷，也称文件立卷，是指将办理完毕 的、具有查考价值的文件，按其形成规律、特点、 价值和有机联系，经整理、组合成案卷的工作,通过对归档文件的分类和组合，将单份文件组合成符合档案质量要求的 案卷是组卷（立卷）的实质,一、定 义,平时归卷是指文件办结后文件管理人员

9、按一 定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入 有关卷夹妥善保管的工作,意味着文件由办理阶段进入管理阶段,实质是对文件初步的分类与整理，归档前有符合科学分类的、相对固定的位置,意义：1、有利于加强对办结文件的日常管理；2、有利于保证文件材料的齐全完整；3、有利于单位日常工作中的调阅与利用；4、有利于防止文件丢失与泄密；5、为立卷归档工作奠定了基础,上海市区教育局归卷类目 上海市区教育局归卷类目 一、办公室 11. 本局2003年度局办公会议记录 永久 12. 本局召开学校校长会议记录 永久 13. 二、中教科 21. 本局关于调整中学布局、新设、撤并、 改名等请示和上级的批复 永久 22.

10、本局关于中学招生工作的计划总结 永久 23. 三、幼小教科 31. 本局关于小学视导工作情况报告 永久 32. 本局关于小学招生工作计划和总结 永久 33. 四、总务科 41. 2003年度教育经费预算决算表 永久 42. 2003年各类学校核定年度预算表 长期 43.,条目,类别设置：按组织机构和按问题设类两种，可设置属类。 设置要求：与档案室档案分类保持一致,条目是归卷类目的主体。 设置要求：1、不遗漏归档范围内的文件，还应略宽于归档范围；2、区别价值；3、结合职能、文件数量设置相应的条目,注意的问题：1、类按照本单位档案类别排列；2、类内条目按文件内容重要程度分主次；3、保持历史联系，内

11、容相近的条目排列在一起；3、排列完毕，编号时一般采用分类小流水号，方便根据实际情况随时增加或拆分条目,一、归档文件的保管期限,归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限,1987年国家档案局发布的机关档案保管期限的规定明确的文书档案的保管期限,长期为16年至50年,短期为15年以下,问题特征,即将内容为反映同一事件、问题、人物、工作活动、案件等文件组合成一个案卷,优点：保持了文件之间的有机联系；便于历史检索,注意：1、使用频率虽最高，但并不是任何文件都能使用（如综合性文件）；2、应准确划分“问题,使用最频繁的立卷特征,问题要适度。例：业务督导，可分为文书档案、科技档案，文书档案又可以分机

12、关文书档案、企事业文书档案、重要活动档案，科技档案又分为重大工程项目档案、重大科研项目档案等,一）“六个特征”立卷法,名称特征,即将相同名称的文件组合成一个案卷,优点：由于不同名称的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性质、价值等方面的不同，因此按名称特征立卷，能反映案卷重要程度和价值,适用：会议记录、计划、报告、总结、情况简报等综合性文件；命令、指示、决定、决议等领导指导性文件；合同、协议书、统计表等专业性很强的文件,名称即文种,一）“六个特征”立卷法,时间特征,即将针对同一年度或同一时期（相同时间段）的文件组合成一个案卷,优点：保持文件在时间上的联系；反映特定时间范围内的工作情况与特点,注

13、意：跨年度的文件形成年度与文件内容所针对的年度不同的文件,指文件针对时间,一）“六个特征”立卷法,通讯者特征,即将本单位与某一单位之间就一定问题进行工作联系而形成的问复性函件组合成一个案卷,构成条件：作者：本单位与某一单位；内容：同一问题；文件：问复性函件,注意：1、不能将本机关与某一机关互发的其它文件按此特征组卷；2、不能将本机关与上下级机关的请示与批复按此方法组卷,优点：有利于了解两个单位就解决某一具体问题的要求与态度,一）“六个特征”立卷法,地区特征,即将内容反映同一地区的某些文件组合成一个案卷,优点：便于反映地区工作情况,适用：多用于上级机关针对下属机关的来文、调查统计资料和某些专门文

14、件的立卷,可以是行政区域、也可以是地理区域,注意：不能和作者特征混淆,一）“六个特征”立卷法,二）文件组卷应注意的问题,结合运用两个或两个以上特征组卷除通讯者特征外，结合特征越多，形成案卷的专指性越强,针对文件具体情况，保持文件间 的有机联系，灵活选用立卷特征,卷内文件排列,按重要程度排列：重要排前，次要排后；上级单位来文排前，下级单位来文排后；综合性排前，专题性排后；方针、政策性排前，业务、事务性排后,指对卷内文件进行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列有序，方便检索,密不可分的文件材料应依序排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后,拟写

15、案卷题名,题名基本结构：责任者（通讯者）（时间）（地区）问题名称,题名拟写要求：责任者必须用全称或通用简称；问题要概括准确、文字简练；名称按文种的重要程度顺序标注二三个，兼顾不同性质的文种,案卷题名是揭示卷内文件主要内容与成分的案卷名称，是重要的文件检索信息，也是案卷编目和编制各种检索工具的主要依据,专门术语用法：案卷，限于某个案卷、事件或对某人的某方面问题的调查处理形成的所有文件材料；来往文书，限于机关之间一般工作问题的来文与复文；时间，题名中的时间是文件内容针对时间,卷内文件编号,装订的案卷编页号：位置在每页有文字文件正面的右上角、背面的左上角。 不装订的案卷编件号：先在每一份文件首页上方

16、加盖档号章，并逐件编件号,指卷内文件系列化排列后通过逐页（件）编号，固定排列顺序，以便文件的保护、统计和检索,图表和声像材料：在装具上或材料背面逐件编号,填写文件目录,卷内文件目录揭示了卷内文件的来源、内容、形成时间和成分等，便于对归档文件的查阅和统计,卷内文件目录位置：案卷首页,卷内文件目录,一个文号占一个顺序号,无发文号可注收文号,联合发文一般同时标出,作者部分可以省略,最后一份文件填写起始与终止页号,一式数份，其余编制全引目录,填卷内备考表,卷内备考表是注明卷内文件状况和立卷的时间、人员情况以备查考的记录,卷内备考表位置：卷尾。 页面大小：与卷内文件一致,卷内备考表,填需要加以说明与解释的情况，如文件是否完整，有无破损，是否有重要价值或特别意义等,填写