电子文件管理培训教材

1、上海市档案人员誉训系列裸程之六电子文件管理课程,性质：电子文件管理是档案学专业的核 心课程之一。它是一门综合性、实践性较 强的应用学科。主要以电子文件管理的理 论和方法，重点介绍电子文件及其管理概 述、电子文件的鉴定、归档和整理、著录 与检索、保护、利用、元数据管理以及组 织管理等内容，从而为电子文件的科学管 理提供知识基础。学习目的和要求:让学员能比较全面、系统地了解电子 文件管理的基本内容。在理解电子文件管 理的一些基本概念、基本原理以及电子文 件及其管理变化规律的基础上，掌握电子 文件管理的基本方法和技能，并能运用所 学知识科学地开展电子文件管理的基础工 作。色子丈件概述学习目的和要求:

2、T解现代信息技术发展对档案工作的影响；电子文件的产生及其形成规律。掌握电子文件的原始性与法律 熟练掌握电子文件的内涵、基本特点 和作用。证据效力;电子文件的生命周期理论。初第一节电子文件的概念和种类、信息技术的发展对档案工作的影响二、电子文件的来源办公自动化(0A)计算机辅助设计和辅助制造(CAD/CAM)模数转换(扫描仪、数码相机和摄象机等)电子商务(Ebusiness)收发邮件(E-mail)1、三、电子文件的概念“机读文件”定义通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁 带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器 牙能吞取。“机读文件”和“电子文件”名称使用年代机读文件：1890年20世纪80年

3、代电子文件：20世纪90年代初开始2、电子文件的定义电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带.磁盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读.处理,并可在通信网络上传送的GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范首先是文件，应该满足文件的所有要求是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机 等设备所处理电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构 三宴素箱成。电子文件与电子信息的区别电子信息不具有凭证价值，不是档案学中研究的文件，如电子图书、电子杂乱码只能是志、电子消息，甚至病毒、 电子信息，不是电子文件。电子信息+文件=电子文件电子文件的种类按电子文件的信息存在形式分类文本文件JJ数

4、据文件丄图形文件图像文件声音文件J影像文件J命令文件“3复杂文件按电子文件的组成方式分类复合 文件“3普通文件.J隐含文件J 加密文件 - 厂按文件生成方式分类计算机直接生成 的原始文件J丿传统文件经模转数后的电子文件五、电子档案1996年国际档案大会上,戴维比尔曼作了题 为虚拟档案virtual archives殆报告,竄 拟档案 _词被广泛使用电子档案定义具有参考和利用价值并作为档案保 存的电子文件称为归档电子文件OGB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范电子档案由电子文件转化而来档案是文件转化的结果,是两种在功能. 时间和空间上相对独立又密切联系的社会 事物。文件与档案的关

5、系呈现出从属关系或者说文件线型运动过程中整体与特殊的关系电子档案是归档电子文件。第二节纸质文件stable static安稳刻板石板、电子文件的基本特点对纸质文件和电子文件特点描述比较电子文件unstable dynamic活泼好动河流（一）电子文件信息的非人工识读性电子文件的非人工识读性的特点,要求管理电子文件,需要的相应硬件与软件。一方面 从文件制作、处理到归档后 的全部管理活动都必须借助于计算机系 统才能实现。另一个方面 不兼容的计算机和应 用软件生成的文件在交换使用时会遇到 很大困难。需要保存老的系统 或者通 过转换.移植等工作才能确保电子文件 的可读性和可管理性电不蛍件时档与总理甌I

6、范围XXXXIXIXX. XXXXIXXXXX1XI KXLX. XXXIXX.2规范性刖用畫杵AA.lf AA1xKaX. VtJSXXXXX. XX2XXXXXXXX.3荤涵和定只XX12XXX1IXXXL1.N1堪子文件物理结构逻辑结构传统文件：信息与其载体是不可分离,化在一起的f象纸质档案f甲骨文f碑文，传统胶片等。I zn I 三I电子文件：文件不再具有固定的物理位置,对特 定记录载体也不再”从一而终”,可以根据需要 随时扩展、缩小或改变其存储空间,也可以改变 其在载体上的路径,或在不同存储介质之间转换。信息与载体之间的可分离性使电子文件不再具有物理意义上的实体状态,成为非实体文 件

7、J 虚拟文件”。信息相对独立性一增删、更改容易, 无修改痕迹操作人员为重复利用载体介质 把信息 认为无用而删除。.系统中的动态文档不断更新或补充。1 载体和信息技术的更新容易使原有信息在转换过程中出现损失、变异。初4（五）电子文件信恵存储的高密度性（）电子文件多媒体信息的集成性“多媒体文件艾字、图私图像、影像、声音等二种以上组合。（七）电子文件借恵的可操作性厂（一）使用电子文件可改变办公方式和提高效率（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现!（三）电子文件能进行网络话传输,充分发挥信息资源共享的优势。!1!）电子文件能集成多元化信息（五）有助于组建国家综合信息系统2 V第三节电子文件原始性与法

8、律证据效力（一）传统文件的原始性/原始性体现为:内容与形式的统一传统文件的原始性是不能随意改变的（二）电子文件原始性认定的困难1、电子文件易于修改 2、制作过程虚拟化使得对原件界定困难 3、软硬件技术更新形成的文件迁移问题 4、电子文件不再具有固定的存储载体 5、电子文件不再具有特定的字迹6. 电子文件的签署技术尚未普及（三）重新界定原始性=1初4对于一份电子文件来说 只要它的内容确确实实 是当时的 由原作者撰 写或制作出来，此后从 未修改过 我们就应该 承认它是原始的 尽管 它没有固定的载体,没 有实在的物理形态 甚 至因转换而失去了原来 的格式。丿第四节电子文件的形成规律和生命周期一电子文件与纸质文件形成特点的比较1. 电子文件形成与业务活动开展同步进行2. 电子文件的形成依赖于系统3. 电子文件信息形成与存储分散化4. 电子文件数据类型与文件格式多样化5. 电子文件信息生成的动态性I. m旳 v0MV ! (T国际档案理事会对电子文件生命 周期阶段的划分电子文件管理指南