决议范文：股东会会议决议形成制度

1、决议范文：股东会会议决议形成制度公司是拟制的法律主体，唯经股东会依照法定程序作成 会议决议，才能将众多个体股东的独立意思转换为会议决 议，拟制成为公司意思。股东会决议的作成或公司意思的拟 制，必须符合法律和公司章程规定的召集、表决和送达程序如果股东会会议在召集、表决或送达等方面违反法律或公司 章程规定，股东有权申请撤销该会议决议。在股东会会议决 议之法定程序方面，我国公司法规定比较原则，重要规则有 所缺失，程序设计相对粗糙。这种状况限制了股东会职权的 有效发挥，放大了董事会的自主决定权，诱发了有关会议决 议的多种争议，影响了公司的有效运行。本文从公司法理论 和实践出发，梳理我国股东会决议形成制

2、度的主要内容，分 析股东会决议制度存在的缺陷，提出完善股东会会议制度的 建议。一、股东会会议决议的含义会议决议是重要的公司法律文件，也是公司意思的常见 方式。我国公司法多个条款提及会议决议，却没有给出清晰 解释。笔者认为，会议决议是股东会会议到会股东针对召集 人提出的会议议案，按照既定议事规则和多数决定原则，投 票形成或决定的公司意思。会议决议应当记载会议表决通过 的事项，也可以记载决议通过的表决权比例以及未通过的会议议案（一）肯定性决议与否定性决议会议决议可分为肯定性决议和否定性决议。肯定性决议 是股东会会议表决做出的、通过某项会议议案的决议。股东 会会议未通过的议案，在性质上相当于形成了否

3、定性决议。 因此，否定性决议是指股东会会议到会股东投票做出的、不 通过某项议案的决议。在理论上，会议决议应当记载股东会 会议通过和未通过的事项，在实践中，多数会议决议只记载 决议通过的事项。基于这种实务操作习惯，多数学者只关注 肯定性决议，却忽视了否定性决议的存在。公司法没有严格区分肯定性和否定性决议，也没有列明 两者的不同后果。由此带来了这样的实务问题：在股东会会 议否决某项议案后，召集权人可否就内容相同或相似的事 项，在较短期限内反复召集股东会会议 ？笔者认为，董事会、 监事会和少数派股东依法享有的召集权，自然应当受到保 护。然而，召集股东会会议必然增加公司成本，如果股东自 费出席会议，还

4、将增加股东成本。召集权人为了通过自己坚 持的提案或议案，利用法律规定的会议召集权，在较短期限 内反复召集股东会会议，这是不应鼓励的做法。针对此种情 况，我国公司法应当增加规范否决性决议的特别条款，规定 召集权人在议案被否决后的一定期限内，不得再度召集股东 会会议，审议内容相同或相似的议案；还应鼓励公司制定股 东会议事规则，设立专门的议案审议机构，进行提案适当性 的审查。（二）会议决议与会议记录我国公司法采用会议决议和会议记录的两个术语，在法 条上却更重视会议记录及其签字和保存。我国公司法规定， 有限责任公司股东会的到会股东应签署会议记录，股份有限 公司股东会会议的主持人和董事应签署会议记录，还

5、规定股 东有权查询股东会会议记录 2。相反，公司法既没有规定 会议决议的含义，也没有规定会议决议的签署和保存。会议 记录在法条上的地位远高于会议决议。在实践中，多数公司 却只制作会议决议，少数公司同时制作了会议记录和会议决 议，从公司实务来看，公司决议的地位却远高于会议记录。公司既可制作单独的会议决议，也可在会议记录中记载 会议决议的事项。前者是以“股东会决议”命名的决议，简 称为“会议决议”。后者系以会议记录方式记载的会议决议， 我国公司法称其为“会议记录”。会议记录和会议决议皆为 股东会会议文件，却有重大差别：1、文件的制作不同。公司召开股东会会议的，必须制 作会议记录，却未必制作会议决议

6、。 在股东会会议召开期间， 股东既可提出质询，也可发表意见，会议记录应如实记载会 议主要过程和内容。然而，在股东会会议上，某项议案未必 获得有效表决权票数的支持，未必能形成肯定性决议。为了 证明确已召开股东会会议，公司必须制作会议记录，却未必 形成会议决议。针对公司是否召开股东会会议发生争议的， 应当主要根据会议记录及其记载事项加以认定，不应太关注 是否作成会议决议。2、文件的记载不同。会议决议简要记载会议通过的决 议事项，即满足了会议决议的最低要求。会议记录是股东会 会议召开过程的记录，应全面反映主持人核对到会股东情 况、宣布会议召开、说明会议召集情况、说明提案或议案情 况、股东发表质询、相

7、关人员说明情况、股东投票、检票人员检票、宣布会议通过的决议事项、 主持人宣布闭会等情况。 会议记录既反映了会议全过程，也反映了会议决议的内容。 当两者在记载内容上发生冲突时，应主要根据会议记录的内 容确定会议决议的含义。3、文件的效力不同。会议决议反映了公司最终意思， 会议决议无论是否送达给相对人，只要未经股东会会议再度 审议而改变，决议事项就是不可更改的。股东会会议形成的 会议决议，已为到会股东和董事所知， 即使尚未送达相对人， 也可能具备部分实质拘束力。会议记录反映了股东会会议的 全过程，却未必形成会议决议，未必表达公司的最终意思。 因此，会议记录主要是证明公司已召开股东会会议的事实。 其

8、中记载的决议事项，与单独制作的会议决议具有同样效力。4、文件的监管不同。公司登记机关在会议决议和会议 记录的监管上，提出了不同监管要求。在通常情况下，唯有 重要的会议决议，才必需办理备案或公告，会议记录以及不 重要的会议决议无需备案或公告。我国公司登记管理条例全文7次使用了“公司决议”、“股东会决议”或“董事会 决议”等术语，却只字未提会议记录，这种监管偏好强化了 会议决议的地位，忽视了会议记录的作用。相应地，多数公 司不关注无需登记或备案的会议决议，更不重视会议记录的 作用。笔者认为，正确制作的会议记录，是股东会会议形成中 的重要法律文件，它记录了股东会会议的全过程，全面准确 地反映股东会会

9、议的实际状况，有助于揭示到会股东的真实 意思，有助于解释会议决议的准确含义，应当给予高度重视。（三）会议决议与会议资料董事会在发出会议召集通知之时以及在会议召开期间，应否向股东提供与会议议案有关的资料？该等资料是否构成会议记录的组成部分 ？有的公司认为这些资料是公司的商业 秘密，有的公司更以保护商业秘密为由，拒绝向股东提交该 等资料，或充其量只是提供简要的情况说明。必须指出，商业秘密和股东权利保护之间向来存在冲 突。与股东会审议事项有关的多数资料，当然带有商业秘密 的性质，公司或董事会过度公开这些资料，难免使得商业秘 密扩散至外部竞争者，这不仅制约了公司发展，也有损于股 东利益。但是，保护商业

10、秘密不能成为董事会拒绝提供资料 的绝对理由。笔者认为，这些资料既是商业秘密，也是股东 做出妥当判断和投票的重要前提。如果股东无法得到与议案 有关的资料，股东投票就完全是在了解真相情况下做出的， 股东投票未必反映股东的真实意思。为了在保护商业秘密和股东利益之间达成平衡，可从两 方面做出安排：一方面，至少要求董事会向股东告知相关资 料的要点，并将该要点作为会议记录的组成部分。董事会不 实告知相关资料，并足以影响股东做出正常判断的，股东可 以申请撤销会议决议，也可以追究董事的责任。另一方面， 股份有限公司和有限责任公司董事会承担不同程度的公开 义务。股份有限公司股东流动性较高，董事只需公开相关资 料

11、的要点；有限责任公司较少发生股东变动，董事应承担更 充分的公开义务。为了避免股东利用公司资料谋取个人利 益，有限责任公司还可要求股东保守公司的商业秘密。会议记录涵盖了会议的召集、召开、审议和表决等诸多 事务，但其记载的股东意见未必周延，相关内容难免有失准 确，这是多数公司轻视会议记录的主要原因。在实践中，只 有将会议决议、会议记录和会议资料结合起来，才能正确认 定会议决议的存在和效力。二、股东会决议的行为性质股东会会议通常是董事会提议召开的。董事会应事先拟 定会议议案，召集股东会会议 ；在会议召开期间，会议主持 人应说明议案事项，组织股东质询；到会股东投票后，主持人应当主持计票，并算出议案赞成

12、票在有效表决权总数中所 占比例；最后，到会股东投出的赞成票数在有效表决权总数 中所占比例超过规定的决议通过比例的，应视为股东会会议 通过议案并形成会议决议。（一）决议行为的特点决议行为是由诸多要件构成的特殊行为，是公司意思形 成的特殊过程和机制。公司作为法律拟制主体，它的意思不 是从“人的自然意识”发展而来的，而是从个体股东意思转 换而来的“法律意思”或“拟制意思”。1、决议行为是公司参与的股东行为。在会议表决阶段， 到会股东向公司发出同意、反对或弃权的意思表示。股东是表意人，股东之间无需存在默契， 无需承担保护或受信义务， 股东将其意见送达公司或董事会，即视为作出了意思表示。 董事会是股东会

13、会议的首要召集人，负责召集和主持会议， 组织投票并确定决议是否通过，它是股东意思表示的受领 人，不得提出类似于反要约的意思表示。可见，决议行为是 公司参与的股东行为，不是股东的单独行为。2、股东针对列入会议议案的提案做出意思表示，不对 未列入议案的事项做出意思表示。召集人在召集股东会会议 时，必须先行拟定会议议题并告知全体股东，股东仅在议题 范围内做出意思表示。对于未列入议题范围内的事项，到会 股东提出质询的，召集人有权拒绝答复。将股东意思表示限 定在事先拟定的议题范围内，也与合同当事人随时提出缔约 条件的做法有所不同。3、股东必须以格式化形式做出意思表示。投票或表决 是会议决议形成的主要阶段

14、，到会股东有权按照自己的判断 和意思进行投票。然而，股东必须采用格式化的意思表示方 法，即在同意、反对和弃权中做出唯一选择。股东做出有保 留意见的投票时，应将其保留意见记入会议记录，并视为弃 权。因为多数公司只计算同意票在有效表决权总数中所占比 例，所以，股东提出的反对票或弃权票，其效果完全相同。 采用格式化的意思表示形式，即可以避免了股东的表示错 误，也有效避免公司的受领错误。4、股东同意议案的票数达到或超过决议通过的法定比 例的，会议决议即告成立。全体股东一致同意的议案，自然 直接转为会议决议。在多数情况下，会议决议是按照多数决 定原则确定的。到会部分股东反对的议案，未必不能形成决 议；到

15、会部分股东支持的议案，却未必当然形成决议。会议 决议的形成，取决于持有多数表决权的到会股东的意思。换 言之，持有超过某一表决权比例的到会股东的意思，将自动 转化为公司意思，少数派股东的反对意见不足以推翻基于多 数派股东意思而形成的会议决议。因此，会议决议不是“合 意”的产物，而是依照公司决议的独特程序所拟制的公司意 思。（二）决议行为的实质会议议案只有达到或超过规定的表决权比例，才能形成 会议决议。公司股东人数众多，如果将个体股东的独立意思 表示以合意方式转换为公司意思，容易导致公司决策的久议 不决，影响公司决策和运行效率。有鉴于此，除非公司章程 规定采用合意方式作成决议者外，公司法普遍采用多

16、数决定 规则形成会议决议。按照多数决定原则形成的会议决议，在法律上被视为公 司的意思。然而，它只能是多数个体股东之独立意思的偶然 结合，而不是全体股东的共同意思3。所谓“结合”，系指公司按照法律和公司章程规定，将众多个体股东的有效意 思表示，分别归入同意、反对和弃权，再根据同意票在有效 表决权总数中所占比例，得出股东会会议形成或不形成的法 律结论。所谓“偶然”，系指个体股东分别做出意思表示， 再按照多数决定规则，将多数表决权股东的共同意思拟制为 公司意思。其中，每个个体股东的独立意思表示，只是构成 公司意思的要素；股东意思在转换为公司意思以前，并不产 生当然的法律效果。可见，以众多个体股东个别

17、的独立意思 表示作为事实基础，并依照多数决定规则，才形成会议决议 并拟制成为公司意思。就此而言，会议决议不是任何个体股 东的个别意思，而是满足了会议决议构成要件的个体股东独 立意思的偶然结合。个体股东的独立意思表示，提供了会议决议形成的前提 条件，本身却不是公司意思。在会议决议形成中，个体股东 先行独立做出意思表示，再将多数股东的意思在法律上结成 “集体意思”。在这种“集体意思”的形成中，到会股东无 需存在意思联络，无需达成合意，无需商定采取一致行动， 只要多数派股东在格式化的意思表示中，采用了同意、反对 或弃权的表示，就足以通过、否决或搁置议案事项。个体股 东在投票前，可能与其他股东协商或达

18、成默契。如果股东最 终做出的表示与协商或默契不同，仅构成股东违反承诺的行 为，而不影响公司分别受领个体股东的意思表示，也不影响 由此形成的会议决议。（三）决议行为与法律行为决议行为包括了股东的意思表示、公司的受领行为及公 司意思的拟制等诸多环节，在形式上与法律行为有类似之 处，有学者遂将决议行为视为法律行为，有学者还认为决议 行为就是特殊的多方法律行为，应当适用民法关于法律行为 的一般规定。笔者认为，法律行为最初是在个人法语境下产生的概 念，它脱胎于当事人的合意，更适于解释合同行为和合同现象。在个人法中，个人自由和意思自治构成了传统民法的基 本准则，合意或协商一致成为了双方或多方法律行为的成立

19、 标志。然而，决议行为是伴随团体法现象而提出的概念4，团体法尊重团体成员的个人意思，主张按照多数决定原则决 定团体事务，从而形成了成员个人意思自由与结果不自由的 特殊结合。换言之，股东有权独立表达自己意思，最终形成 的团体意思却与这种独立意思及其所欲达到的意思下效果 相悖。公司中少数派股东必须遵守基于多数派股东的意思而 形成的会议决议。按照多数决定规则形成公司意思，以会议 决议决定团体的事务，已成为现代团体法的最重要规则。决议行为不是股东的单方法律行为。有效地做出一项单 方法律行为的前提，是表意人具有一项形成权，该权利要么 是直接以法律制度为依据，要么是以一项法律行为为依据 5。所称形成权，是

20、指权利人借助单方意思表示而影响他 人法律状况的权能6。在形成会议决议中，股东的意思表 示只是会议决议的构成要素，却并不当然引起民事权利和民 事义务的产生、变动和消灭。“民事法律行为必须能够导致 民事权利和民事义务的设立、变更或者终止”7，否则，不为民事法律行为。股东在投票同意议案时，亦希望其他股 东也同意议案，反之亦然。然而，除非与其他股东事先达成 协议或默契，个别股东无法事先知晓其他股东的意见，也无 法知晓自己支持的议案能否形成会议决议。股东投票只是自 己意思的表达，股东当然追求决议通过或被否决的效果，然 而，仅凭个别股东之意思表示，根本无法形成会议决议，个 体股东的独立“意思表示”，并不当

21、然产生通过或否决议案 的效果，从而有别于单方法律行为。决议行为也不是股东的双方或多方法律行为，股东和公 司也无双方或多方法律行为可言。合同或协议是多方法律行 为的主要形式。在公司法中，除非公司章程规定采用合意形 式或者全体股东偶然达成一致意见外，会议决议皆以多数决 定原则形成，而不依赖于全体股东的协商一致。因此，除非 全体股东协商一致并形成会议决议，否则，无法采用法律行 为理论解释决议行为的本质。同时，在股东的意思表示中， 股东是表意人，公司或董事会是受领人，股东和公司或董事 会之间也无需达成合意，因此，也不存在股东与公司或董事 会之间的双方或多方法律行为。决议行为是多种行为的结合体，既有股东

22、意思和表示， 也有公司意思的形成，是个体股东在决议事项上形成的偶然 结合。正是因为决议行为具有这种特性，各国公司法在规范 决议行为中，放弃了以合意为基础的私法自治原则，转而明 确规定会议决议的形成要件，即在尊重股东意思表示的前提 下，主要采用法定主义的调整方式。“只要发生了法律规范 假定部分中要求的事实要件，客观发即直接转化为当事人间 的特定法律关系。在这里也完全无须有法律行为介入，并且无须适用法律行为制度中意思表示规则”8。各国公司法规定了会议决议形成的多种要素，包括会议的召集人、召集 程序、会议通知的发出、会议议案的确定、与决议有关的表 决权数和比例等，股东会会议最终形成决议，要取决于这些

23、 法定要素是否得到满足。决议行为与法律行为存在重大分别，将决议行为视同法 律行为的观点不妥。为了提升公司法的实证规范效率，立法 者应当充分发现决议行为的独特性质，对决议行为做出全 面、系统的恰当规定。在实践中，如果公司法未对决议行为 作出特别规定，应当尊重关于法律行为的民法规定，甚至不 得不适用关于法律行为的民法规定。但将法律行为规则适用 于决议行为，是为了实现对决议行为的现实规制，避免法律 调整的真空，而不说明法律行为是认识决议行为的最佳路 径。三、股东会会议决议的形成要件：会议召集程序股东会会议程序主要包括召集程序和决议程序，还可以 包括送达程序。唯有当会议决议符合法定成立要件时，才能 形

24、成会议决议，也才有会议决议之有效、 无效或撤销的问题。 在召集程序中，召集人的资格、会议召集的性质以及会议通 知的认定，是经常引起争议的重要问题。（一）会议召集人的资格股东会会议的召集，分为一般召集和特殊召集。董事会是公司事务的掌管者，最了解公司业务状况，最适于充当会 议首要召集人。公司法规定，会议召集人应当是公司董事会， 有限责任公司不设置董事会的，由执行董事负责召集。在董 事长不履行或者不能履行主持职务时，由副董事长或公司董 事会推举的其他一名董事负责主持9。可见，董事会和执行董事是股东会会议的一般召集人，董事长和执行董事为会 议的一般主持人。然而，董事既是公司机关，又有自己的独立利益，有

25、的 董事还充当着推荐方股东的代理人，在此情况下，董事与公 司和股东之间必然存在利益冲突，也难免出现董事会不召集 或不能召集股东会会议的情况。为了避免对公司决策造成不 利影响，监事会在特殊情况下有权召集股东会会议；在监事会不召集或不能召集会议的情况下，少数派股东有权召集股 东会会议。由此可见，在会议召集上，我国公司法采用董事 会一监事会一少数派股东分享会议召集权的结构，并试图在 保持董事会控制力的同时，适当限制董事会的过度控制，保 护少数派股东的权利。（二）公司定期会议的召开股东会会议分为定期会议和临时会议。公司法明确规定 了必须召集临时会议的法定事由，对于定期会议，公司法却 仅规定股份有限公司

26、必须每年召开一次定期会议10，而没有规定有限责任公司必须每年召开定期会议。因此，数量众多的小型有限责任公司可能在数年中都不召开定期会议。1、有限责任公司召开定期会议的法定义务 我国公司法未规定有限责任公司必须每年召开定期会 议，在解释上，却应当认为有限责任公司必须每年召开定期 会议。首先，如果董事会任意决定是否召集定期会议，以及 决定何时召集定期会议，也就无所谓召开定期会议。其次， 公司法第38条规定，股东会应当“审议批准公司的年度财 务预算方案、决算方案”，该条款无疑要求公司每年召开定 期会议，否则，也就不存在股东会审议批准公司年度预算和 决算方案的问题。最后，依照公司登记管理条例规定， 公

27、司登记机关在每年 3月1日至6月30日之间对公司进行 年度检验，而在年度检验资料中，就包括了公司必须每年编 制的资产负债表和损益表。有效的年度资产负债表和损益 表，自应是股东会审议批准的。由此可见，有限责任公司必 须每年召开定期会议，公司任意决定召开定期会议的做法违 反了定期会议的本意。定期会议是最重要的股东会会议。在会议召开期间，董事会应向股东会报告公司状况，接受股东的质询。就此而言，出席股东会会议，是股东了解公司状况、参与公司事务的最 主要途径，也是股东保护自身利益的重要保障。公司长期不 召开股东会会议，股东无法正常反映其利益诉求，无法监督 和约束董事会或监事会的行为，在客观上将强化董事会

28、的控 制权，很容易诱发损害股东利益的行为。在我国实践中，股 东提起的多数公司纠纷案件都与股东不了解公司状况有关。从公司法规定中，应当得出公司必须每年召开定期会议 的结论，至于定期会议的召开形式，可由公司章程规定或由 全体股东加以约定。对于公司每年召开定期会议的问题，究 竟应在立法上作出明确规定，还是由法官在个案中做出解释 这是必须高度关注的问题。笔者认为，法官在个案中做出认 定的做法，提高了公司运行成本，也增加了法律解释的不确 定性，不是最佳的处理方案。2、有限责任公司不召开定期会议的后果在股东会一董事会的公司机关框架下，出席股东会会议 是股东参与公司重大事务决策的主要方式，董事会按期、及 时

29、召集股东会会议，是董事忠实和勤勉义务的具体表现形 式。董事会不召集股东会会议且无正当理由的，监事会和少 数派股东可以依法召集股东会会议。应当指出，上述规则的 逻辑是周延的，但我国向来缺乏“公司会议文化”，而更看 重“能人决策”，很少发生监事或少数派股东召集股东会会 议的情况，这说明我国公司定期会议制度有名存实亡的危 险。为了上述问题，我国公司法应当提升定期会议的地位， 完善相关法律规定，强化董事会的会议召集义务。首先，公 司法第47条将召集股东会会议规定为董事会的职权，却未规定为董事会义务，这是人们轻视董事会召集义务的重要原 因，我国公司法应当明确规定董事会召集会议的义务。其次，我国公司法第六

30、章主要规定了董事、监事和高级管理人员的 消极义务，而没有规定其积极义务。我国公司法应当结合第 148条的规定，将按期、及时召集股东会会议作为董事忠实 和勤勉义务的重要组成部分。最后，我国公司登记管理条 例第76条设定了公司不办理年度检验的处罚措施，包括 对公司实施罚款和吊销营业执照两项，而没有规定董事承担 的个人责任。在我国特殊的社会和文化背景下，明定董事个 人承担民事乃至行政责任，或许是解决问题的重要出路。（三）股东会的会议通知和审议事项在会议通知和审议事项上，公司法规定异常简单。对于 有限责任公司，公司法没有做出具体规定。对于股份有限公 司，公司法仅要求会议通知载明时间、地点、审议事项，并 规定股东会会议不得对未列明事项作出决议 11。上述规定显然不够具体，易生争议。例如，某有限责任 公司于20XX年8月向股东发出通知称，“董事会研究决定， 定于20XX年8月15日召开20XX年度股东会，审议表决董 事会工作报告、财务报告、利润分配方案、公司资产处置等 有关事项”。该通知未说明资产处置的含义。董女士、李女 士和章先生共持有公司注册资本的%接获公司发出的会议通知后，没有出席股东会会议。在会议期间，到会股东（持 有公司注册资本的）全票通过各项会议决议，会议