办公室事务工作流程总结计划报告汇报合同方案

1、办公室事务工作流程一、办公用品领用1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向本部门兼职内勤提出申请，由内 勤统一向办公室签字领取。2、办公用品采购原则上由各部门向办公室提出申请后统一采购，特殊物品采购由 部门领导及主管副总签字同意后另行购买。3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知办公室暂停向该 部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。4、员工离职时，应认真清点办公用品，到办公室填写交接清单并签字。5、公司办公用品每月 1日、15 日发放 2次，其余时间如急需领取办公用品须部门 主任签字确认。二、印签管理1、公司印章刻制均须报总经理批准，由办公室凭公司介绍信统一到公

2、安机关办理 刻制手续。2、下属部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托 他人代管。4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。5、经总经理经理在该表上签批后方可盖印。三、复印1、公司所有复印文档工作原则上由办公室统一负责，未经办公室确认，各部门不 得私自拿到公司外复印。2、复印操作人应自觉在办公室复印管理台帐上登记。3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据 比例每季度摊销。4、如办公室发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，

3、将限制该部门使用复印机 , 直至落实责任及相关处罚。5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，办公室一经发现，有权根据公 司有关规章制度对其进行处罚。四、传真收发1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以 便办公室及时分发。2、办公室收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签 字确认。3、办公室每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。五、信件收发1、公司所有收发管理工作均由办公室统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、 报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。3、收

4、到信件资料由办公室负责通知收件人及时领取。4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。六、名片管理1、公司名片格式统一化，由公司办公室依据企业形象规划并联系印刷业务。2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由办公室负责印制3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认 无误。4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。5、自确认名片内容起，一周内到办公室领取。6、名片印制费用每季度摊销一次。七、公司设备申请流程为加强我公司固定资产管理， 规范管理工作程序， 提高资产的使用效率， 杜绝浪费

5、； 参照行政事业单位国有资产管理办法 （国管财字【 2000】32 号）规定，结合我公司 实际情况，特制定我公司设备申请流程：（一）原则： 讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：1. 配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；2. 要考虑实际可能的收益（对工作的推动） ，而不是不计工本，不问效果，一定要 保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；3. 要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产） ，注意提高资金的有效利用率。（二）、具体流程 :1. 各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具 体翔实

6、、理由充分），经部门主任和总经理签字同意后，抄送给办公室。2办公室根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真 正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买） 。3如果采取“ 调拨 ”程序，办公室将调拨计划上报办公室主管副总签字确认后实 施；4如果采取“ 购买 ”程序，办公室将参照“江西华电建筑工程有限公司财务审批 流程暂行规定”有关规定具体执行。5采购由办公室统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的 原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。 设备采购结束后统一由办公室和市场部组织验收核查；固定资产登记

7、后，由各部门登记 领用，责任到人。6所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归办公室仓库，并在部门设备 管理员处登记。八、订餐、订票、订房申请流程为方便公司全体员工，体现办公室的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流 程汇总如下：1、各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写相应的申请表（内容具体详实） ，部门主任签字确认2、各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予办公室代办，在办公 室办好后立即将现金或支票交与办公室结款。3、各部门承担在订餐、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险，例如承担 退票费、退房费等。4、费用超过 500 元以上，申请需要总经理签字

8、确认。5、订餐、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前 23天知会办公室，订 餐、订房一般提前12天）。6、各部门申请不得提高出实际需要的要求。九、礼 品1 、礼品由办公室负责根据不同档次选择订购，选择原则为高雅、大方、实用 , 能体现 公司形象。2、各部门根据礼品清单（见附表 2）领用公司礼品，需向本部门主任提出申请，填 写礼品领用单，签字确认费用来源。3、各部门主任 （ 必要时由总经理 ） 签字后到办公室领取礼品。4、礼品费用每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知办公室暂停向该部 门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。十、宣传品1 、公司宣传品包括手提袋（长、短） 、宣传彩页

9、、公司简介和产品说明书等。2、领用宣传品在 5 份以下的，由领用人在办公室宣传用品领用台帐上登记。3、领用宣传品在 5 份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门主任签字确认 后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。4、宣传品费用初步拟订每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知办公室 暂停向该部门发放宣传品，并在下一期预算中扣除超出部分。5、如办公室发现其未填写或领用数目超过填写数目，办公室除责成其重新填写外， 并向其部门主任投诉及进行相关处罚一、会议管理1. 公司办公室统一管理会议制度，所有会议均须及时通知办公室，便于安排和登记 备案。如有必要由办公室发出会议通知确认。2. 会议承办人需提交

10、会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3），便于办公室配合工作。会前由办公室派人做好会场布置及设备调试。3. 除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由办公室整理、立卷、存档。4. 会议结束后由办公室派人清理会场，查收设备。5. 会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。十二、车辆管理1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车， 请遵循以下管理条例：2、公司车辆由办公室门负责管理，分别按车号设册登记管理。3、公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单” ，交由所在的部门主任签字。若有预计用车需要，应提前 23 天向办公室门提交“派车单”申请。4、

11、“派车单”经办公室汇总后，由办公室经理负责车辆统一调度。5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单” ，交办 公室备案。6、办公室门每月将耗油量及行驶旅程记录签报总经理查核一次，以防浪费，如超 过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。7、公司车辆内部使用费用如下 : 市内用车：普通轿车里程费1.5元/公里；面包车里程费2元/公里。等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按 0.5 元/分钟计费。 长途用车：普通轿车里程费1.0元/公里；面包车里程费2元/公里。 直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等） ，由各用车部门自理。 各部门车辆使用费每季度结算，并由部门主任签字确认后交财务部。十三、设备维修流程1报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员；2部门设备管理员初步检查后，填写设备报修单 （提供设备编号和故障现象） 部门主任批准后送交办公室；3 办公室设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；4通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用;5 机器设备维修完毕，办公室登记备案，发还给报修者使用;6涉及到的维修费用，由各部门承担。附表：办公室工作人员职能划分表姓名房间号工作职能公司行政、