电子文档的类型与保管

1、办公室行政管理实务 第十组宣讲,问题：何为电子文档？有哪些类型？如何保管？ 组长袁勇威（ppt） 宣讲奚依沁、张慧 组员 唐文彬、黄衣宸、吴胜男 杜一凡、宫晨阳、蔡梦洋、 祝雪霓、次央、宗吉、尼克塔、翟艺伟,一、何为电子文档,简介：电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、固体硬盘、磁盘和光盘等化学磁性物理材料为载体的文字和图片材料。如电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、纸质文本文档的电子版本等等,二、电子文档的类型,电子文件的分类,按照文件功能划分（主文件、支持文件） 按照文件构成特点划分（简单文件、复合文件、复杂文件） 按照信息存储载体划分（磁盘文件、磁带文件、光盘文件） 按照

2、存在目的划分（利用文件、保存文件、备份文件） 按照文件来源途径划分（原生电子文件、数字化电子文件） 按照信息表达方式划分（图、文、声、像,一、按文件功能划分,1. 主文件 记录信息内容，传达作者意图，行使行政职能的文件。 2. 支持文件 生成和运行主文件必须的文件。 两者的关系： 鱼 水 树 土,二、按文件构成特点划分,1 简单文件 仅由一种格式组成的文件 2 复合文件 由多种媒体形式和文件格式合成的文件 3 复杂文件 逻辑结构复杂，并由多个服务器操作的文件 典型：超文本文件（Hyper text); 超媒体文件（Hyper media,1. 磁盘文件,硬盘,软盘,三、按信息存储载体划分,2.

3、 磁带文件,3. 光盘文件,四、按存在目的划分,1. 利用文件 为利用而制作、流传的文件 2. 保存文件 脱离流转过程，作为母板保存的文件 3. 备份文件 作为保存文件的复本而备存的文件,五、按来源途径划分,1. 原生电子文件 直接生成于数字环境中的电子文件 2. 数字化的电子文件 由传统文件通过数字化而形成的电子文件,六、按信息表达方式划分,一）图像文件 （二）图形文件 （三）文本文件 （四）音频文件 （五）视频文件 （六）数据文件 （七）程序文件,一）图像文件,图像文件： 以图像为表达方式的电子文件,二）图形文件,图形（矢量图）文件： 以数学方法描述的一种由几何元素组成的图形。 一般直接在

4、计算机上采用矢量图处理软件绘制而成 所占的磁盘空间较位图小很多 缩放后图形、图像的分辨率不发生任何变化,最著名的矢量图处理软件有Corel DRAW、Illustrator、Freehand等,不需要像位图一样记录图像中每一个像素的信息数据,三）文本文件,TXT格式 DOC格式 WPS格式 UOF格式 XML格式等,文本文件的类型,文本文件可以根据其表达形式、记录目的之不同而分为： 纯文本格式 仅记录文本内容，不记录其格式。 常见的有：TXT文件 格式化文本格式 同时记录文件的文本内容及其格式信息。 常见的有：DOC文件、WPS文件、RTF文件,三、电子文档如何保管,信息的安全维护,载体的物理保存,电子文档如何保管,一方面，电子文件是依赖于计算机技术环境的。 另一方面，计算机技术迅猛发展，新技术层出不穷,尽管数据的丢失与存储载体的变质有很大关系， 但主要问题仍是软件与硬件技术的迅速更新、过时。 因此，在电子文件的保存管理工作中，采取有效的技术策略就显得很重要,技术保存是指为了延续技术过时的电子文件的可存取性保存处理电子文件