发文处理程序[行业文书]

1、发文处理程序(2012-01-25 18:35:37) 发文处理程序（一）发文处理总程序1、制文阶段：拟稿审核会签签发注发2、制发阶段：编号复核登记打字校对缮印用印封发传递（二）制文分阶段五个环节1、拟稿（1）拟稿的概念俗称起草公文它是拟制公文中的一种行为过程，在制文阶段中居于起始环节。它也是核稿和签发公文的基础，是领导决策过程中一项重要的参谋工作。（2）拟稿的要求：A、要符合党和国家的方针政策。B、要准确地反映客观实际情况C、要正确体现发文机关的意图D、要按照公文写作基本要求拟稿要求观点鲜明，重点突出，结构严谨，条理清楚，正确使用结构层次序数，文字精练，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。E、

2、要正确合理使用文种F、要准确地使用人名、地名、时间、数字、引文。如机关名称一般写全称，或写规范化的约定俗成的简称。文内使用简称时，一般先用全称，并注明简称后，下文才可用简称。如果需要使用确切的具体时间，要写明年、越、日，如果需要使用模糊的时间，要视情况而定，数字的使用要根据国家标准书写，发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、年月日、年代、时间、物理量、统计意义的数字及产品型号、车次等专用术语必须使用阿拉伯数字，其他可使用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致；引用公文应当先引标题，后引发文字号，应注明时间、机关。G、要使用国家法定计量单位H、要填写发文拟稿纸I、拟定主题词2、审核（1）

3、审核的概念指文稿送交领导人签发以前，对文稿所作的全面检查和修正工作。（2）审核的人员A、专职核稿人员B、指定核稿人员C、职能部门负责人D、秘书长、办公室主任（3）审核的重点：A、是否确需行文审核的首要任务是把握好是否确实需要行文：凡是现实生活中亟待解决的问题，而且是有条件解决的问题，并且在此之前没有公文谈及此问题，或者虽然谈及但没有从根本上解决的问题，一般来讲，是确实需要发文的。B、是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定C、行文程序和审批手续是否妥当D、文字表述和标点使用是否准确E、文种使用，公文格式等是否规范（4）审核文稿发现问题时的处理方法A、问题不在，改动不多，核校人修改后，直接

4、送领导签发B、问题较大，改动不多，可请拟稿人共同修改C、问题较大，修改较多，先指出问题所在并提出修改意见，然后将文稿退回拟稿人，责其重写或修改补充，之后，再进行审核。3、会签（1）会签的概念会签是两个或两个以上的机关、部门联合行文时，在文稿拟出之后，主办的机关与有关机关、部门对文稿进行会商、征求意见并签字的工作。它是几个机关或部门联合齐抓共管某项工作的基础，（2）会签的步骤A、主办机关提出联合行文意见，会同有关机关或部门就联合发文的目的、意义、主要内容和文种选择等进行充分会商。B、在会商的基础上，由主办机关或责成承办机关根据会商意见。拟出文稿，打字印刷，分头审阅，提出修改意见。C、联合行文各方

5、共同会稿，首先通过无争议的共同意见，然后对有争议的问题进行充分协商，力争统一认识、统一意见、统一文稿，求大同存小异。D、以共同确认的文稿进行最后审议，签字盖章，此行文方可生效。注意：会签只是联合行文时发生的程序，不是所有的发文过程都必经的程序。4、签发（1）签发的概念 机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，认为可发，予以签署意见的工作，是领导人行使权的表现。文稿一经签发，即可生效，签发人应对签发的公文负完全责任。签发是制发阶段的关键环节，一份文稿是否制发，主要决定于领导是否签发。（2）签发的权限A、重要的或者涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发B、以部门名义发文的，一般公文应由

6、部门领导人签发C、几个机关联合行文，由联合行文机关主管负责人进行会签D、经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室）主任签发（3）签发的要求A、对拟签公文作全面审定（从政策到文字）B、签发公文要规范领导人应在“公文拟稿纸”的“签发”栏目内，填上明确的签署意见，并写上姓名和审批时间。签发意见应明确、简练、可写“发”、“同意发出”、“照发”或“修改后发出”、“请同志审阅后发出”等。千万不能写模棱两可的意见，也不能只划“”或“”。签署姓名应完整，不能只写姓或只写名。签署时间要写年、月、日。5、注发注发具有承上启下的作用。就是说，注发是制文阶段的最后一个环节，是制文阶段的结束，又是制发阶段的起始，制发阶段

7、的很多环节，都是根据“注发”的要求办理的。（1）注发的概念注发是批注经过领导人同意发出的公文如何印发的行为过程。（2）注发的任务主要包括以下项目：A、公文的发授范围(一般在发文的上款中列出，这是主要发授对象，另外，还有抄送单位)B、确定公文的阅读对象（阅读对象要按照职级确定，如“此件发至县团级”，一般事务性的公文，不必注明阅读极限，上报的公文也不规定阅读级限）C、公文的紧急程度D、公文的秘密等级E、公文的发出方式F、公文的印制格式和份数（三）制发阶段九个环节1、编发文字号（1）发文字号的概念也叫文号、公文字号，它是一份公文的特殊代号。它由文秘人员统一编号。（2）编发文字号的原则要能反映出该公文

8、的制发机关、制发公文的年代和该文在制发当年中的排列顺序。（3）发文字号的组成发文机关代字、发文年度、发文顺序号（4）发文机关代字的拟写发文机关代字是发文机关名称的特殊代号，一般为发文机关名称的缩写，如国务院机关代字为“国发”；有些公文是某个机关所属部门发出的，有时又在机关代字之后加上部门代字，如国务院办公厅的发文，便在“国”后加上一个“办”字，于是它的机关代字就是“国办发”；有些是地区、机关加部门，如湖南省粮食局财基处，它的机关代字为“湘粮财发”。拟写时应注意：一是要简练；二是要避免重复。机关代字要由上一级机关的文秘部门确定或批准。（5）年代号应用阿拉伯数字写出全称数码，用六角括号括上，如20

9、08年的发文，写作2008。（6）发文顺序号即该文在发文年代中的先后排列顺序号，如2008年发出的第18号公文，其顺序号便为18号。（7）编发文字号的要求A、三个组成部分不可缺少任何一项，排列顺序不可颠倒；B、一定要反映机关发文的先后顺序。机关发文应以领导签发公文的先后进行排列，编号从小到大。不应以公文形成的先后顺序编号，因为有的公文虽然先形成，但不一定领导先签发，有时还可能不签发。C、一年的发文中不能有空号。如果万一因特殊情况，有的该文领导虽已签发，而实际上没有发出，出现了空号，应该在下次发文时补上。D、几个机关联合发文，只标明主办机关的发文字号。2、复核（1）复核的概念公文正式印制前，文秘

10、部门应当进行复核（这是发文过程中的第二次审核）（2）复核的内容A、审批的手续是否完善B、签发的手续是否齐全以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。C、附件材料是否齐全D、文件格式是否统一、规范等注意：经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。实质性修改是指涉及文稿内容的修改，要按发文办理的程序重新送审、签发。3、登记（1）登记的概念发文登记，即将欲发出的公文按照规定的项目进行文字记载。（2）登记的内容和形式发文登记的内容一般包括发文字号、公文标题、发往机关、件数、秘级等。发文登记的形式多

11、种多样。有簿册式（账簿式）、卡片式、联单式等。目前用得最广的是簿册式。关于账簿登记，因机关大小不同，发文量不同，其登记账簿的繁简有异。一般而言，较大机关采用发文目录账簿和发文明细账簿相结合的形式登记；较小机关采用发文登记账簿的形式登记。发文目录账簿是发出公文总的记载。发文明细账簿是发出公文的具体记载，它载明了该文发至的每一个机关。4、打字（排版）要求：字体、字号要适当；排版的版面要规范、美观大方；用纸要合乎规格；末页避免无正文等。5、校对（1）校对的概念校对是对制作出来的公文校样根据领导签发的原稿进行核对校正的工作。校对的目的是保证打印出来的公文与原稿相符，准确无误。它是对公文制发质量的最后把

12、关。（2）校对的原则其基本原则是忠实于原稿。如果发现原稿中有明显错误或可疑之处，必须找撰稿人或核稿人研究，确实证明原稿有错误，经撰稿人或核稿人同意方可修改，不能自以为是，自作主张。对一些重大的原则性修改，校对人、核稿人和撰稿人都不能自行决定，要将修改意见送签发领导审查，待批准后才可以改动。（3）校对的方法A、点校法 B、折校法C、唱校法 D、通校法注意：其中只有通校法不需要原稿，唱校法才需要两人。（4）校对的要求A、认真仔细的校对B、正确使用校对符号C、用另色笔工整、清晰标示D、签署意见和注明校对人6、缮印（1）缮印的概念指誊抄缮写和打印、铅字排印、复印等。机关向外的正式发文，须根据定稿缮印制

13、成正本。（2）缮印的要求A、文字应清晰美观（油墨应稠稀适度，不能或浓或淡）B、页面应端庄正规C、缮印要注意保密7、用印要求：（1）按规定用印（2）要庄重清晰（3）以签发为依据（只有领导签发之后的公文才可用印）8、封发（分装、分发、装送）具体操作程序为：（1）点份其含义有：A、一是对打字室或印刷厂送来的印制好的公文，进行清点份数，查看是否按规定份数印制；B、二是有些公文有份号，要检查份号是否准确无误，有无缺号或重号现象；C、三是按发文登记簿上登记的各收文单位应发公文份数分点公文，即通常所说的拣配公文。（2）写封注意：发往机关名称要写法定全称或规范化简称；发往某机关的公文，要写机关或机关办公室收，而不要写机关某领导同志或业务部门收。（3）填写回签单据（4）装封将分点拣配的公文连同回执单分别装入发往机关的信封或封套内。如给一个机关发文很多，也可用