山西鑫普煤焦化工公司档案管理制度

1、鑫普煤焦化工有限公司档案管理制度目录第一章 总则 1.第二章 档案管理组织机构 1.第三章 档案借阅 2.第四章 文书档案管理 3.第五章 科技档案管理 4.第六章 电子文档管理 7.第七章 技术图纸修改 8.第一章 总则第一条 为进一步提高山西鑫普煤焦化工有限公司（以下简称公司）档案管理水 平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为企业生产经营管理服务。根据中 华人民共和国档案法的相关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。第二条 公司档案是指公司在生产活动中直接形成的全部档案的总和， 包括生产 经营等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其他各种形式的原 始记录。本公司的档案主要

2、有文书档案，科技档案和电子档案三类。第三条 档案工作是本公司各项管理的基础工作，是维护本单位经济利益、合法 权益的一项工作。第四条 本单位档案工作实行统一领导、统一管理、分级负责。所属各部门的 文书档案由所属部门档案管理人员管理；工程项目形成的档案由项目与发展部负责 整理，由公司办公室集中统一管理。第二章 档案管理组织机构第五条 公司在办公室内设资料室，作为档案管理的归口部门、负责全公司的 档案管理工作，各部门配备兼职档案员一名，负责本部门全部档案的管理工作。第六条 档案员必须忠于职守，具有中专以上文化程度，接受过档案管理有关 知识的培训，具备档案专业知识。第七条 资料室的主要任务是：（一）结

3、合公司实际，拟定、修改、实施本公司档案管理制度；（二）统一管理公司各门类各载体的档案，对所属各部门、车间的文书和科技 文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督；（三）接收各部门移交的案卷并及时整理归档；（四）编制检索工具和汇编专题文件资料，积极开展档案的提供利用，更好地 为企业管理、工程建设服务；（五）会同有关业务部门，对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁；（六）负责组织开展档案业务培训，提高业务管理水平，使档案管理工作规范 化；（七）参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。第八条 所属各部门兼人员的主要任务是：（一）负责做好本部门形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理、立卷和 归档工作；

4、（二）工作活动中形成的文件材料收集齐全后交办公室，由办公室统一整理 归档；（三）接受档案部门的指导与监督，按时向公司档案部门移交档案，为总公 司多积累档案财富；（四）学习档案业务知识，提高档案业务水平；（五）负责本单位、本部门大事记的收集（包括工程简介），在每年年底报 公司档案部门，由公司档案部门汇总整理后，交领导审阅认可后归档。第三章 档案借阅第九条 本公司档案按保密性可划分为一般、秘密、机密、绝密四种。（详 细划分标准参见鑫普煤焦化工有限公司保密制度）第十条 公司内部员工可借阅档案为：（一）借阅一般档案，需凭本人有效证件经资料室审查批准；（二）借阅秘密档案，需凭本人有效证件经办公室主任审查

5、批准；（三）借阅机密档案，需凭本人有效证件经行政副总审查批准；（四）如有特殊情况需查阅绝密档案的， 需凭本人有效证件经总经理审查批准。 且只能在资料室内查阅。第十一条 外单位人员可借阅档案为：（一）借阅一般档案，需凭单位介绍信由办公室主任审查批准；（二）查阅秘密档案，需凭单位介绍信由行政副总审查批准，且只能在资料室 内查阅，如由特殊情况需借阅的，应经总经理审查批准；（三）查阅机密档案，需凭单位介绍信由总经理审查批准；（四）外单位人员不能查阅、借阅我公司的绝密档案。第十二条 借阅底图档案，须凭图复印票、修改批准单，办理借阅手续。 第十三条 借阅一般档案期限为七天，秘密、机密档案为三天、归还前应将

6、卷 内文件依次排好，规定时间不能归还者，可到资料室办理续借手续，续借期限为一 天。到期不还又不办理续借手续者，每超过一天罚款 50 元。第十四条 借阅者对所借阅档案负有保管责任和保密义务。保密程度秘密以上的档案不许带出公司，不准私自涂改、加注、勾划、拆散、折叠、取页、剪贴、转 借他人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要，应经行政副总批准，摘抄 在专用保密手册上，需要复制时，经行政副总批准，按复制手续办理。第十五条 借出档案丢失或损坏，由借阅者负责。属于保密的，除罚款外，写 出书面检查报行政副总酌情处理。第十六条 职工调离公司时，必须将所借档案资料还清，经档案部门签字认可 后方可调出。第四

7、章 文书档案管理第十七条 文书档案的立卷范围（一）与本公司有关密切联系文书文件的应立卷归档；（二）本公司产生的反映本单位重要活动的文件，应立卷归档。重复文件，临 时摘录的文件和没有参考价值的文件不立卷归档。第十八条 文书档案的立卷方法（一）各部门形成的文件由各部门组卷，资料室派人指导，各部门组卷后拟好 清单和资料室进行交接；（二）文件立卷，应按机构 -问题- 时间进行排列，一个问题内按时间排列；（三）本公司文件，应分级立卷，但请示与批复、来文与批复、专案文件等， 不得分级立卷；（四）卷内文件要根据文件之间的有机关系，进行系统排列，来文与复文，正 文与附件，正本与定稿必须放在一起立卷。来文在前，

8、复文在后；正文在前，附文 在后；正本在前，定稿在后，不便和其它文件一起保存的文件，可以单独组卷；（五）文书处理部门归档的案卷，都应根据公司制定的档案管理制度，划出案 卷内文档保管期限和保密等级；（六）案卷的标题，要正确地反映出卷内文件的主要内容（作者、年代、问题、 名称）一般不超过 30 个字；（七）卷内文件系统化排列后，应立即编号，以大小文件的排列顺序，便于统 计文件的张数或件数，编号的位置应写在文件的右上角，凡有字迹的每页编一个号 （空页不编号）；（八）案卷装订前须取掉文件上的金属钉，针等物，以防日久锈蚀文件，书写 未留出装钉线的文件，须在左边加贴纸边，并将右侧宽出部分内折回，大张的文件

9、和附表，也要折叠成一般文件同等大小，装订时用线或麻绳勒紧结牢。第十九条 文本档案的立卷要求（一）书写材料时，底稿须用钢笔书写（蓝黑墨水或碳素墨水，不能用纯蓝墨 水和园珠笔、铅笔、有色笔书写）纸张用发文稿纸和十六开稿纸；（二）底稿必须有主办单位拟稿人审核、签发、事由、文件标题、文件编号， 需要时要有会签；（三）立卷时必须有正文和底稿，有请示报告必须有批复，无批复的要说明原 因。第二十条 文本档案归档时间要求（一）各类案卷均应在第二年二月底以前向公司档案室进行归档；（二）归档文件的准确率、完整率、齐全率均 100%；（三）文书处理部门（各部门兼职档案员）应将立好的案卷，编制案卷目录一 式两份，经接

10、交双方签字确认，备留一份备查。第五章 科技档案管理第二十一条 科学技术档案，是在生产建设和科研活动中形成的具有利用价 值，并按照归档制度集中保管起来的科技文件材料，包括图纸，图表，报表，文字 材料，记算材料，照片，胶卷，录音录相带各种声音影像载体等 ，其种类有：（一）基本建设档案；（二）科学技术研究档案；（三）产品档案；（四）设备仪器档案。第二十二条 公司全部科技档案由公司资料室统一管理，以确保科技档案的 完整、准确、系统、安全和有效利用。第二十三条 科技档案的归档要求为：（一）凡是归档的技术文件材料必须完整、准确、系统；（二）图纸必须按照国家标准绘制；（三）因检修修改过的图纸要及时填写图纸修

11、改单，连同修改后的图纸，底图 一并交档案室；（四）设备档案在设备投用后一个月内归档；（五）新到设备开箱验收时，要通知档案人员参加，随设备带来的说明书，图 纸装箱单等材料要先归档进行登记编号后，再进行利用，以免资料散失。第二十四条 科技档案按基建档案、设备档案、产品档案、其它科技档案分 类、编目和编号工作，其要求是：（一）基建档案公司两套；（二）设备档案公司一套，机动部一套；（三）产品档案公司一套，销售部一套；（四）底图档案，各设备底图全部由公司资料室管理，零星底图暂由项目与发 展部保存，齐全配套后交公司资料室；（五）公司引进的技术设备档案资料，全部归公司资料室保存，不得留在任何 部门和个人保存

12、（要求财会人员凡有报销技术资料的项目，一律要求档案管理人员 签注意见后再报销）。第二十五条 基本建设档案是公司新建、扩建、改建和大中修，技措，安措 工程在设计施工过程中形成的具有利用价值的，并按照归档制度集中保管起来的技 术材料（包括图纸，照片、报表文字材料等），它是我公司建筑物，地上、地下管 线等进行管理，维护和扩建、改建的依椐和条件。其归档范围为：（一）计划任务书、厂地选择报告、改扩建方案、资源调查，地形测量、地质 勘察、地区自然条件，可行性研究等技术文件材料等基础文件；（二）设计任务书、初步设计、技术设计、施工设计、设计概算、预算，计算 书、说明书、审批文件、设计变更等技术文件材料等制造

13、方面文件；（三）工程合同，施工组织设计，材料合格证、施工监理自检记录、隐蔽工程 记录、沉降观察记录、质量事故自理记录、设计变更、材料代用单、合理化建议、 分段验收记录，竣工总结、竣工报告、工程计算、交工验收证书等技术文件材料等 施工文件。第二十六条 工程过程中产生的基本建设档案可在计划任务书， 可行性研究， 初步设计、施工设计各阶段结束后两周内归档。如有特殊情况当时不能归档的，应 在不迟于工程竣工后一个月内归档。第二十七条 归档要求：所交资料一式两份，要求按照归档范围达到：（一）齐全：归档的科技文件应一份不缺少地归档；（二）完整：纸质优良、线条字迹清楚，表面清洁完整无损；（三）准确：档案与实际

14、相符。第二十八条 对每一项基建项目验收时，要吸收公司资料室参加。第二十九条 设备档案是在设备的设计、制造、安装过程中产生的具有利用 价值，并按照归档制度集中管理起来的技术文件（包括图纸，照片、报表及文字材 料），它是我公司进行设备管理和设备维护的重要依据和条件。其归档范围为：（一）设计方面：设计图纸、计算书，说明书等技术文件资料；（二）制造方面：制造图、合格证、装箱单等技术文件材料；（三）安装方面：安装图，安装记录、设备调整及试车记录。交工验收等技术 文件材料；（四）维修方面：设备性能表，操作维护工程、检修记录、检修计划总结，技 术监定书，重大事故报告等技术文件材料；（五）年、季检修计划及设备

15、大、中修计划总结；（六）设备完好率报表、设备事故报表调查报告；（七）设备管理制度、办法、设备履历档案材料。第三十条 产品技术档案是公司在产品技术质量活动中形成的具有利用价值 的，并按照归档制度集中保管起来的技术文件材料包括图纸、照片、报表、文字材 料等，产品技术档案归档范围为：（一）产品技术文件、 产品技术标准（包括行业标准， 企业标准和技术协议等） 产品技术规程，工艺方案、工艺设计规范、技术攻关计划、方案、措施、总结、质 量分析（包括定期分析、专题分析）科研技术总结。（包括技术著作、论文、手册） 技术服务来往文件、质量异议处理、市场调查等文件资料；（二）综合技术文件：技术发展规划。技术工作会

16、议文件、技术工作计划、总 结、报告、改革成果报告、合理化建议、技术经济指标，出国考察报告，外国专家 建议对外技术合作等文件材料。第三十一条 产品技术档案归档要求为：（一）生产技术部要确定一名科技人员负责技术科材料的积累和立卷工作，每 年二月份向档案室归档；（二）凡是归档的技术文件材料、原稿和打印（复印件）各一份，在移交时填 写移交清单一式两份，签字后各保存一份。第三十二条 凡大中修后变更的图纸，修改底图的工作，应该由机动部分管 技术人员负责，按照图纸修改制度执行，确保档案的准确性。第三十三条 保管科技档案的库房，门窗要坚固，库内要有通风设备，应 保持适当的湿度、温度，要有防盗、防火、防潮、防尘

17、、防晒、防鼠等设备和设施。第三十四条 档案部门每年要对科技档案保管情况进行一次检查核对，对破 损、变质的档案要及时修补和复制。第三十五条 提供档案利用是档案管理的根本目的，其工作人员要热爱本职 工作，健全查找工具，提高自身的相关业务技能，积极开展利用工作，做到迅速、 准确。第三十六条 做好档案的统计工作，对档案的种类、数量和利用人次、效果 等，都应做到有登记，有统计。第三十七条 科技鉴定工作前，有相关部门领导及公司资料室 3-5 人组成鉴 定小组，负责鉴定工作的组织领导。第三十八条 科技鉴定工作结束后要写出鉴定报告，附上销毁清册，报 鉴定委员会审批后处理，销毁时要指定两人以上鉴销，并在清册上签

18、字，销毁清册 制两份存档。第六章 电子文档管理第三十九条 电子文档是指存放在鑫普公司的台式及手提电脑中的文本、表 格、演示文稿、数据库及其他各种类型的电子文件。第四十条 鑫普公司电子文档依据用途与使用场合可分为重要文档和标准文档 两类。第四一条标准Word文档的标准格式为：（一）页边距：上 35mn,下30mn,左30mn,右20mm页眉25mm页脚18mm（二）字号及字体：正文小四号宋体，标题采用Word默认的三级标题字体及字 号，表格中的文字根据实际情况采用五号或小五号宋体，图中的文字为宋体，字号 根据具体情况而定，图表标题的文字采用小五号黑体；（三）行距：行距为 1.5 倍行距；（四）页

19、码：在页面的下方居中，五号字体；（五）页眉：页眉居中为五号宋体“山西鑫普煤焦化工有限公司”。第四十二条重要Word文档的页眉右上角为五号宋体“山西鑫普煤焦化工有 限公司”，并在公司名称的左侧加上鑫普的标志，其他同标准文档。第四十三条Word文档的实行三级目录即标题1、标题2、标题3,小标题的级数根据实际情况而定。（一）标题1、标题2和标题3的格式采用Word默认的格式；（二）项目符号可根据实际情况进行选择,在同一文档或者同一批文档中应保 持严格的一致；（三）标题及条目的格式是：第编号章（节、条 , ）+空格,如：“第三第一节 ”,“第二十六条四）小标题及内容的编号的顺序是：(1)汉字加顿号，如

20、：“一、“二、”?( 2)汉字加括号，如：“（一）”，“（二）”；( 3)阿拉伯数字加半角句号，如：“ 1.”，“2.”；( 4)阿拉伯数字加括号，如：“(1）”，“( 2)”；( 5)阿拉伯数字加半括号，如：“1）”，“ 2）”。五）上述第（二）、（三）、（四）、（五）项编号所对应的正文结束后除最后一项外原则上使用分号“；”,正文内容较长的除外,但是在同一文档中应保 持一致。（六）编号可以跳跃,但是不得逆序出现,在同一文档或同一批文档中,编号 的顺序及使用方法应保持严格的一致。（七）在“第X条”之下，应直接采用“（一）、（二），”作为编号。 第四十四条 为保证电子文档的安全性,文档管理员应建立鑫普公司电子文档的备份，并定期进行修改。第七章 技术图纸修改第四十五条 本公司设