《计算机技术在文件档案管理的应用》论文

1、 计算机技术在文件档案管理的应用摘要：随着信息技术与网络技术的发展，计算机技术在文件与档案管理中更广泛的运用，档案管理的水平与效率都得到了显著的提升，在搭建信息化平台的过程中，管理人员逐渐意识到科学技术对于档案管理的关键作用。本文笔者将结合自身的教学经验，对计算机技术对档案管理的优化进行分析与研究，以期提升档案管理的实效性。关键词：计算机技术；文件档案管理1计算机技术在文件与档案管理中应用的意义1.1促进档案管理的科学化在档案信息化管理的过程中，运用计算机技术可以促进档案管理的自动化、规范化、科学化，提高档案管理的质量与效率。计算机技术可以将档案数据进行快速的分类，避免人工管理的缓慢问题，对信

2、息进行自动化的整合，提升档案管理的整体性、准确性，保证档案管理的工作质量，促进档案管理的简单化，促进档案管理的优化，最大程度的保证档案管理的安全性。1.2提高档案管理的利用效率在传统档案管理的过程中，由于大部分都是纸质档案，携带、整理、查询都比较困难，档案信息没有办法实现信息共享，这给档案管理的综合利用带来不便。通过计算机技术，档案信息能够随时随地的更改、查询、共享，提升档案管理的整体水平，让档案管理的质量与效率都逐渐提升，在信息化背景下，完善档案管理的保存方式，让档案管理的质量水平更高，有效的增强资源的利用，促进事业单位的进步与发展。2计算机技术在文件与档案管理应用阶段2.1计算机技术的应用

3、阶段计算机技术应用阶段，就是将计算机技术融入到事业单位文件与档案管理工作中，对文件档案管理进行编辑、统计、借阅等，利用计算机编制归档技术，建立文档的数据库，按照不同的管理要求，对单位的数据、文件、文档进行分类与管理，还可以利用计算机检索技术，加强对文档的识别能力，让员工能够快速的检索文件，找到自己想要的信息。计算机技术对数据库的文件出入库、库存空间的占有率、归还等进行记录与统计，方便管理者对其进行管理与用。2.2计算机技术运用的综合阶段计算机技术的综合运用阶段，是指在计算机文件档案管理中的应用效果，管理人员依据应用效果转变自身的工作状态与工作模式，改变工作方式。因此，对计算机信息处理进行大量的

4、研究，结合本单位工作的实际情况，选择适合的软件，构建平台与系统，满足日常工作中的计算机要求。2.3电子文件应用阶段电子文件应用阶段，改变了传统档案管理技术，利用电子对文件进行处理，在工作形式与管理方式上有了很大的转变。首先，在生成环境上，文件管理的工作人员，将文档的关键信息与数据录入到计算机程序中，然后形成电子文件，这些电子文件可以在形式、格局上进行改变，可以高效存储、输入，可以更好地进行保密工作，让生成环境得到进一步优化。3计算机技术在文件与档案管理中的应用3.1明确应用策略为了提升计算机的应用水平，需要建立健全档案管理制度。在开展档案管理的过程中，必须对管理人员进行全面升级。档案管理人员需

5、要具备专业的档案管理素质，加强对计算机技术的熟练运用，掌握现代化的档案处理模式，促进档案管理的不断创新，加强档案计算机技术的跨越式发展。3.2建立档案信息数据库在档案数据库的建设中，需要充分利用计算机技术，对数字档案进行及时保存。随着经济的发展，科技的进步，电子文档数据系统也应该不断安全、优化，要不断的研发、建立科学的计算机技术与防火墙的技术，对事业单位重要数据与文件进行全面保护与升级。事业单位内部要加档案安全管理，注重自主技术的开发与应用、网络环境是开放的，存在很多不确定的因素，事业单位在建立数字库的时候，要选择适当的、值得信赖的生产商，建立多重保护系统，加强对病毒、网络黑客的防范，在硬件设

6、施上要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的稳定性与安全性。3.3提升档案管理人员的计算机水平随着计算机技术的广泛运用，事业单位相关领导应该认识到计算机信息管理的高效性。不仅仅重视行政工作的有效进行，更要重视档案管理人员的计算机运用水平，加强人力、物力、财力的合理运用。因此，我们必须改变档案管理人员的思想，定期开展合理的培训，让工作人员熟悉计算机文档的管理流程，完善计算机操作技术，推行奖惩制度，对于那些积极配合、完善自身的员工给予奖励，对于那些没有办法跟上时代步伐的员工给予淘汰。单位也要改善档案管理工作人员的待遇与编制问题，多多的吸收相关的专业人才，提高档案管理工作人员的积极性。3.

7、4重视文档资源的标准化建设随着计算机在文件与档案管理工作中运用范围越来越广，很多单位高度重视对先进设备的采买，忽视文档资源的标准化建设，导致采购的先进设备长期闲置，浪费资金，新型的计算机档案系统没有办法满足单位的真实需求，事业单位必须高度重视文档资源的标准化建设，建立有效的数字化管理系统，管理系统中要包括档案管理、系统管理、查询管理、安全措施等等，确保为档案管理工作节省大量的人力、物力、财力。总而言之，在新时代的背景下，加强计算机与文件档案管理的结合，促进档案管理的信息化、科学化，加强档案管理工作的水平，促进档案管理的共享，让档案管理创新与发展。参考文献1杜鹏远.浅谈计算机技术在文件与档案管理中的应用J.科技经济导刊，2017.2杨卉.计算机技术在档案管理应用中意义研究论