职业资格考试之秘书五级之题纲

1、职业资格考试之秘书五级之题纲第一部分会议与商务活动一、鉴定要点掌握发送会议通知的方法及注意事项，能够拟写带回执的会议通知；掌握各种会议证件的制发和会议文件资料的发放；了解与会人员的接站、报到、签到工作的基本内容和程序； 做好会议的善后工作， 包括安排与会人员返程、会议文件资料的清退及会议室的整理。 掌握会见与会谈、开放参观准备工作的内容及活动的基本程序；商务旅行准备工作的主要内容。熟悉会议构成的要素；会议的种类与作用；内部会议室的预订方法。二、重点提示1 、会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。会议构成要素可分为基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、主持者、与会者、主题、议题、日程）和

2、选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗材料等）2 、会议种类（ 1 ）按组织类型可分为内部会议或外部会议，正式会议和非正式会议（ 2）按时间方面的规定性可分为定期和不定期两类（ 3 ）按出席对象可分为联席会、内部会、代表会、群众会资料仅供参考（ 4 ）按功能性质可分为法定性会议、决策性会议、执行性会议、告知性会议、学术性会议、显示性会议（ 5）按议题性质可分为专业性、专题性、综合性等（ 6）按规模可分为特大型、大型、中型、小型（ 7）按会议采用的方式手段可分为常规会、广播会、电话会、电视会等（ 8 ）按与会者的国籍及议题可分为国内会议和国际会议3 、公司

3、常见会议的各类与作用（ 1）经理例会（ 2）部门员工例会（ 3）股东会 * （P3 ）（ 4）董事会（ 5）公司年会（ 6）客户咨询会（ 7）产品展销定货会（ 8）业务洽谈会（ 9）新产品新闻发布会4 、发送会议通知(1)发送方法或形式：口头通知和书面通知、正式通知和非正式通知。(2)发送内容会议通知的主要内容：被通知部门、人员、职务、资料仅供参考通知事由、会议时间、会议地点、出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名 和职务、通知日期。1) 会议相关材料：预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况。2) 回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议

4、通知或预备通知中可加入明信片，上面应注明本公司的公司地址、 邮编、电话、发信人姓名等。3) 会议中使用的有关票据。4) 附说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，标明交通工具及线路。(3)发送通知程序（ P8 ）(4)发送会议通知的注意事项1) 明确会议通知发送对象。2) 落实发送的回复确认环节。3) 对书面会议通知的地址、邮编要填写正确。(5)处理回执1) 回执一定要注明寄回的截止时间。2 要明确会议组织者所需了解的重要信息。3) 回执寄回后要认真统计，及时确认。5 、会议的各种准备工作(1)制作姓名卡片、会议证件、会议指示标识的方法会议证件的作用：证明身份、保证会议安全、统计资料

5、仅供参考到会人数、维持会议程序会议指示标识分为标识牌、区域图、名签与台签1) 内容设计上有会议名称、与会者姓名、称呼、身份、组织名称。2)重要的大型会议要贴本人照片，并加盖印章。3)证件的形式应反映出会议的内容4) 应区分与会者的身份。会议证件有类型主要有代表证、列席证、工作证、记者证、来宾证5) 应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，在主席台放置台签式姓名卡片6)注意会议证件中的文化理念(2)会议文件资料发放的基本方法1)按照与会者名单，准备好每人一个文件袋。2) 分发重要文件要编号、登记，保密文件要注明密级。3)征求意见稿或保密文件应附文件清退目录。4)适时适量。5) 内容重要又需要事先送达与会者的文件，可派