物资采购管理制度(2011版)[1]

1、精品word文档值得下载值得拥有物资采购管理制度1. 本制度对我公司物资的采购管理做出规定。是我公司购买原材料、燃料、辅料、 零部件、设备、工装、配件、建筑材料、运输保险、办公用品、劳动保护用品等 物资以及对外协作过程中的工作程序、价格管理和质量检验等行为的基本要求， 公司所属各部门必须遵照执行。2. 采购执行部门2.1供应管理部：负责主要原材料的日常采购工作。除本文规定的采购执行部门 的采购范围以外的物资均由供应管理部负责采购。2.2生产安全部：负责公司的防暑降温物品、设备仪表维修检测、能源费、设备 及工装采购。2.3经理办公室：负责公司的福利、办公用品、装饰装修采购。2.4销售中心：负责发

2、出商品运输保险费用管理。3. 采购管理委员会3.1公司设物资采购领导小组：组长：总经理；副组长：生产经营副总、总工程师、总会计师、纪委书记。3.2组员单位：3.2.1供应管理部：负责调研、询质询价、提供采购物资的相关信息；3.2.2质量管理部：负责调研、验证物资的技术含量和质量水平是否满足要求， 并负责质量标准的制定；3.3.3销售中心：综合市场信息及同行业的采购信息，审核、监督非标准物资、 用户指定物资的采购价格，并及时向价格领导小组提出建议；3.3.4财务审计部：负责采购价格的统计、比较，监督采购程序的执行，并向采 购领导小组及时汇报采购成本状况；3.3.5监察部门：负责采购行为的监控，在

3、授权范围内独立调查采购活动，了解 是否有失职渎职的行为。3.3.6法规部门：负责监督采购合同、采购程序的规范性、合法性，负责合同纠 纷的协调，保护公司的合法权益。4. 采购工作流程4.1生产用物资的采购4.1.1原材料、辅料、外协外购类生产安全部（生产计划）一供应管理部（分解计划一查库存一采购计划）- 采购人员（询价、询点、招标采购）-供应管理部长（审核）一使用单位行政领导 或工艺副总工程师（根据本单位资金计划及需求状况签署意见 ）-公司生产经营 主管领导（批准大宗物资等采购价格并考虑全公司生产资金平衡情况 ）T必要时 总经理（核准）一总会计师（确定如何列支）一财务部门（执行付款）一供应管理部

4、 执行采购质检部门验收采购部门办理入库。4.1.2设备、工装类需求单位（依据检修维护计划）一需求单位主管领导（把握必要性和资金状况） 一设备或电气副总工程师（审核方案、是否可调剂、修复、采购）一设备采购人 员（询价、询点、招标采购）一主管部长（审核）一公司生产经营主管领导（批准并 考虑全公司生产资金平衡情况）-必要时总经理（核准）一总会计师（确定如何列 支）财务部门（执行付款）相关采购部门执行采购设备部门、设备或电气副 总工程师、需求部门验收采购部门办理入库。4.2技改、技措、新建项目类相关项目计划提出设备、供应部门（提出参考价格）技改技措部门、 设备或电气副总工程师（调研、询质询价并做预算）

5、必要时审计部门（审计）一公司项目主管领导（审核）一必要时法规部门（审查）总经理（批准）总会计 师（确定如何列支）财务部门（检查合同，审计预算，执行付款）相关采购部门 执行采购项目计划部门组织验收。4.3运输保险费用类根据发出商品规格数量及重量销售中心发运人员 （询价、询点、招标采购） 销售中心经理（审核）公司生产经营主管领导（批准金额较大物资类发运价格 并考虑全厂生产资金平衡情况）必要时总经理（核准）总会计师（确定如何列 支）财务部门（执行付款）销售中心落实发运。4.4非生产性支出（办公、装饰、福利、招待？等）类（建议把招待删除）需求部门提出计划执行部门（比质询价）公司主管领导（审核）总经 理

6、（批准）总会计师（确定如何列支）财务部门（执行付款）执行部门落实采 购。4.5资金来源及管理采购资金的来源按照批准的资金计划执行，资金的支出按照资金支出审批 手续的规定执行。计划外的资金使用必需总经理批准。凡是独立付款（非累计 挂账）项目的资金支出在审批时要携带购销合同和比价审批资料。5. 供方评定与管理5.1采购部门负责搜集整理供方信息，提供具备供货能力的供方。5.2质量体系负责供方的评定，具体要求按照质量手册供方评定控制程序执 行。5.3大宗物资的合格供方必需具备两个以上，且每年至少要增加一个新的供方。5.4供方的日常管理与监督：质量体系负责供方产品质量的监督；生产经营体系负责制造成本和采

7、购价格的监督6. 采购申请与招标制度6.1采购物资必需在合格的供方进行，并遵循以下原则：6.1.16.1.26.1.36.1.4价格就低不就高的原则, 质量就高不就低的原则, 采购就近不就远的原则, 供方就厂不就店的原则,即 即 即 即:同质选低价的原则。:同价选高质的原则。:节约运费及方便质量追究的原则。:尽量购买源头，减少经销环节的原则。6.2凡生产经营活动中，不进行招标的物资采购均采取申请制度。供应管理部印制全公司统一的物资采购申请单，申请单上需注明：采购物品的名称、规格型号、需求单位、需求数量。询价供方要两家以上，内容至少包括: 生产商、经销商、采购价格、质量保证、供货日期、联系电话、

8、供方公章（签字） 等。申请制度必须按照采购价格管理进行审批6.3大宗物资、金额较大物资、工程项目物资采购要实行招标性的采购办法。6.3.1招标的形式：供方可参加会议，也可以提供书面资料，招标组根据招投标 的相关程序，选择性价比高的供方。6.3.2生产性物资的采购招标小组由生产经营副总负责，供应管理部或生产安全 部牵头，销售中心、使用单位、质量管理部、财务审计部、监察部等部门参加； 工程技措性项目由公司主管项目领导负责，研发中心或设备部门牵头，供应管理 部、设备或电气副总工程师、使用单位及有关部门参加。并均要形成招标小组纪 要和建议。6.3.3长期供货的供方至少每年进行一次招投标，确定当年供货的

9、基准价格。合 格供方一般选择两家以上，定期对中标单位进行质量和成本评价。 特殊订单的采 购要进行临时性招标。6.3.4非零星采购类的生产物资采购必须签署购销合同，合同签署人必须获得相 对应的法人授权。长期供货的供方可以每年签署一次供货合作协议，必须明确基 准价格、质量、质保方法、索赔办法及赔偿金额、付款形式、违约责任等，供货 协议由牵头采购部门和供货单位各执一份备案。7. 采购价格管理7.1采购询价采取“以采购部门为主，其它部门与人员为辅”的原则。即：大宗 物资和金额较大物资的采购，采购部门要通过书面或网络公布情况， 并及时收集 信息汇总、评审，按招标制度确定性价比较高的供方。7.2技改、技措

10、、新建项目、非生产性采购价格审核程序：由采购部门提出采购 价格（询价、议价或招标的结果）一公司主管领导审批一总经理批准一执行采购。7.3大宗物资采购基准价格审核程序：由采购部门提出采购价格（询价、议价或 招标的结果）f销售中心审核（依据同行业价格、用户认知、市场需求情况）f 生产经营副总审核一总经理批准一财务、审计部门备案，每年度至少审核一次。7.4日常的采购价格原则上不超过基准价格。遇有原材料波动较大（幅度超过10%或发生重大工艺变动，需重新履行基准价格审批程序。7.5非零星采购价格审核程序：由采购部门提出采购价格（询价、议价或招标的 结果，并经部门领导审核）一必要时销售中心或工艺副总工程师

11、审核（非标准产 品采购要与销售价格挂钩）生产经营副总批准执行采购。7.6零星采购价格审核程序：由采购人员提出采购价格（询价、议价）供应管 理部长批准执行采购。7.7紧急采购的价格审批由使用单位的领导和采购部门领导联合审批，由采购部门电话请示主管领导即可执行采购，事后必须补办相关手续。7.8采购价格审批资料由采购部门留存，并整理存档备查。8. 采购物资的管理与售后服务8.1采购物资的检验：生产类物资的检验由质检部负责，控制要求按照质量手册采购控制程序及相关要求执行；8.2设备工装类物资的验收由设备安全部负责，控制要求按照质量手册设备及工装控制程序及相关要求执行。8.3采购物资的入库：对已经采购进

12、厂的物资只要验收合格后， 必需办理入库手 续，未付款或未取得正式发票可办理暂估入库， 具体要求按照财务体系的物流管 理制度执行。8.4采购物资的售后服务：采购部门为售后服务的牵头部门，供需双方必须签署供货合同或协议，要明确质保期、售后服务方式、质量损失的索赔办法及赔偿 金额，并约定不低于5%的质量保证金，技术要求复杂或质量风险较高的物资， 质量体系要配合签定独立的质量保证协议。9采购票据管理及采购监督9.1支付供方承兑汇票的，采购人员必须在一周内取得供方收据并交财务部门记 账。9.2物资采购到货后，要及时索取增值税发票并按照发票管理制度及发票 管理制度的补充规定执行。9.3发票的审核9.3.1

13、采购人员要按照批准的价格、数量如实索取物资正式发票并签字，采购部 门领导进行审核签字。9.3.2总经理审核发票并抽查采购价格和采购程序的执行情况。9.4采购领导小组和监督部门通过不定期的抽查采购见证资料，监督采购程序的执行情况及合法性并评价采购工作质量。9.5对采购工作的违规违法行为将严格按照公司的相关制度执行。10.对生产经营活动过程中经常性耗用物资的说明10.1大宗物资：指钢板、钢管、化工原料、法兰、焊接材料、砂轮和生产协作 的搅拌、减速机、机械密封、铁胎加工、封头加工、管口加工、设备、工装等， 同时还包括年累计采购价值10万元以上的物资类。10.2金额较大物资：指一次性采购 5万元以上的物资。10.3紧急采购：指不能正常履行价格审批程序或资金审批程序的，但在近日内 必须解决，否则将会直接影响生产经营或职工生活的物资采购。10.4零星采购：指日常使用单价在百元以下、数量较小（10个/月以下），或其它 非大宗物