2021年公司档案室管理制度及职责

1、 精编范文 2021公司档案室管理制度及职责温馨提示：本文是笔者精心整理编制而成，有很强的的实用性和参考性，下载完成后可以直接编辑，并根据自己的需求进行修改套用。2021公司档案室管理制度及职责 中国档案管理培训 CHN档案管理培训 3月24日为进一步完善公司的管理体系, 建立有效的档案管理制度, 实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化, 使档案管理更有效的为公司管理工作服务, 促进公司的可持续健康发展, 根据相关法律法规及规定, 并结合我公司实际情况, 制定本细则。 第一章 总则 第一条 公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和, 是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录, 是考

2、察和研究公司历史及现状的重要依据。 第二条 档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分, 是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则, 由公司综合部统一负责, 统一管理。 第三条 公司档案具体管理工作由专人负责, 各部门在工作和业务经营活动中形成的行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由公司统一管理, 各部门不得分散保存。 第二章 档案的收集、归档 第四条 对在公司经营、生产过程中所形成的一切有查考利用价值的文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行收集归档, 部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件代替正本、原件归档。 第五条 归档

3、的文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管的要求, 杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹的文件资料的归档。已破埙的文件应给予修整, 字迹模糊和易褪变的文件应予复制。 第六条 各部门应指定一名业务熟练, 对文件资料的形成、移交、归档有控制作用的人员担任兼职档案员, 负责本部门文件资料的收集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料的保管。 第七条 行政、人资类的综合部分的文件资料一般要形成两套, 一套移交归档, 一套留存形成部门备查;财务会计帐务所包含的报表、帐册、凭证等档案由财务部门按有关规定自行归档;市场营销类的市场对外合同、技术协议、项目信息台账等部分的

4、文件资料一般要形成两套, 一套移交归档, 一套留存形成部门备查;技术研发设计、生产制造安装大类的图纸、说明书、合格证等文件资料一般应形成三套, 二套移交归档, 一套留存本部门备查。 第八条 综合类的档案一般在形成的当月月底前向档案室移交完毕;技术研发设计、生产制造安装大类的档案应在项目、工程重要节点结束一个月后对应移交归档;重要的合同、协议、会议文件、报表等可及时移交归档;因公出差形成的归档范围内的文件、资料、图纸返回单位后要及时归档, 个人不得留存。 第九条 电子文件的逻辑归档可实时进行, 物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。归档的电子文件应使用不可擦除型光盘, 一式二套。在接收电子档案前

5、应对档案的每套载体及技术环境进行检验, 合格率达100%时方可进行交接。归档的电子文件应有相应的纸质文件一并收集归档。归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表。归档完毕, 电子文件形成部门应将存有前电子文件的载体保存至少一年。归档的电子文件应用通用格式, 如不能转换, 收集时应同专用软件一并归档。 第十_大设备到货的开箱验收, 现场收集应归档的说明书、合格证、图纸、清册等资料, 并在开箱验收记录上签字。档案负责人按年度将开箱记录、设备清单等整理归档。 第十_大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类, 做到分类准确无误。 第十_大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名, 具体为： 行政类：

6、_Z 人资类：RZ 财务类：CW 技术类：JS 市场类：SC 制造类：ZZ 3.重大项目编号。以项目合同签订具体时间、名称及产品为依据进行编号, 如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例, 其项目大类编号为：20_0416-晋煤明水-惰化-01, 其中20_0416代表项目合同签订日期, 晋煤明水代表项目业主及项目现场所在地简称, 惰化代表项目产品, 01代表项目所处阶段资料的代码(01代表项目市场资料, 02代表项目技术资料, 03代表项目采购及生产资料, 04代表项目售后资料, 05代表提交业主资料)。 第十_大失误要按公司相关考核办法进行考核。 第四章 档案的保管 第二十_大类的图纸、说明书需要借出时只能提供副本, 时间不能超过三天。需要进行复制时履行批准手续。 第三十五条 只有授权的人员才能查阅电子档案, 有关人员经过批准后可临时授权查阅。归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。 第三十六条 底图、照片、实物、光盘等原则上不借出档案室。 第三十七条 档案利用者应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时, 有稳妥的