新编秘书理论与实务项目二--办公室效率管理ppt课件

1、新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,项目 二 办公室效率管理,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,学习目标,1.能够科学、合理地对时间进行管理。2.熟练掌握工作日志的制作方法。3能够.有条理地安排领导活动和约会,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,任务情境 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 （1）给某客户打电话，与对方联系，说明自己的上司下周四将安排与他约会的事宜。 （2）为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表。 （3）向人力资源部门写报告，

2、申请今年的休假日。 （4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。 （5）拆封、分类和传递今天收到的邮件,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,6）部署检查下午开会要使用的会议室，准备茶水和咖啡。 （7）为上司预定周末去天津的火车票（从北京出发）。 （8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。 （9）在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接了几个电话。 思考：秘书小周怎样做才能高效率地完成上述工作,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,任务分析 一、时间管理的方法1.ABCD分类法2.制定

3、时间计划表法(1)年计划表。公司在一年中的例行活动或公司所属母公司在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，要事先列入表中,表格,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,2)月计划表。从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动,表格,3)周计划表。正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间等安排。在周末要向领导报告下周计划，并得以确认,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,周计划表的安排要考虑领导的忙碌程度以及其他因素，如果上司本周身体不好，或临时事情太多，则可以

4、将一个月内必须完成的已知事项，安排在其他时间完成,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,4)日程表。上司在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给上司日程表。在前一日下午或者当日清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到上司确认(如果不制作日程表，根据周计划表安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认,表格,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,3.习惯使用待办单(1)将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘，未完事项留待明日。(2)待办单主要包括的内容：非日常

5、工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。(3)使用待办单注意：每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项提前解决，做到每天坚持。二、时间管理的实施(1)明确自己的工作任务和职责。作为秘书必须非常清楚上司安排的工作任务中，哪些工作需要亲自完成，哪些工作要协助他人做，哪些工作可以不参与,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,2)要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都要完成的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每

6、日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是你每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必要天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。(3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学有序地一项一项地完成工作任务，不是机械地来一件事干一件事,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复；有的工作动动脑筋、思考周密，一次就做好，不

7、反复。在上面的“任务情境”中，小周可以将所有需要复印的文件集中在一起，集中复印；同时她还可以把所有要打的电话集中在某一时间段内统一处理，这都将帮助她节省大量的时间。(5)使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日程安排和每周计划。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事绝不留到下一天,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队的整体效益。秘书工作时，应考虑到自己只是团队中的一员，应

8、考虑周围上下左右的同事们，特别是有些工作要相互接手和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。能与同事们协调相关工作，团队的工作效率才会提高。(7)要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例如，组织要求电子邮件的回复应在收到后12小时内发出，秘书就要严格执行，并安排进自己的计划,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,8)秘书应尽量坚持记工作日记，记载实际耗用时间，将每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合

9、理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来了不便，从中得到启发，不断改进。 任务实施每周的第一天一般都是最繁忙的一天，诸多事务需要处理，没有个合理的安排，势必会影响接下来的工作。摆在秘书小周面前的这些事情哪些应该马上做，哪些可以缓一些时间做，哪些需要安排别人来做，哪些自己必须亲自做的，我们一起来帮小周来安排一下。1.工作准备阶段,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,任务实施 每周的第一天一般都是最繁忙的一天，诸多事务需要处理，没有个合理的安排，势必会影响接下来的工作。摆在秘书小周面前的这些事情哪些应该马上做，哪些可以缓一些时间做，哪些需要安排别人来做，哪些

10、自己必须亲自做的，我们一起来帮小周来安排一下。1.工作准备阶段 (1)列出需要完成的所有工作。先不要急于去做，而是要把今天需要完成的事务一一列出来，可用列表法，也可做简单描述法。(2)对所有工作进行分类。分类的方法可依据时间的缓急、是否本人亲自承担、是否属于常规工作还是突发事件、是否需要决策等,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务一 时间管理策略,2.工作的实施阶段做好时间的统筹安排，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。比如秘书小周可以把需要复印的三份材料（部门经理会议所要讨论的报告、将给某客户的答复信、财务部新发的办公经费报销规定）统一准备好，一起去复印室复印，这样既可以节省

11、时间，也可以避免工作的遗漏。3.工作的落实 对照待办单来逐一落实每件工作，尤其认真审核划有重点标志的项目。建议每天拿出10分钟左右的时间对当天的工作进行回顾，别小看回顾这个环节，每天进行回顾，既可避免工作中的遗漏，又可增强记忆力,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,任务情境 紧张忙碌的一周过去了，临下班前，秘书小张想到今天是周五，得在下班前把下周一即11月26日的工作日志做好。因为周一特别忙，如果到时再做，恐怕来不及。按照公司的惯例，每周星期一上午10:30在董事会办公室举行会议，所有部门经理都参加。小张利用这段时间可以去银行提取少量现金。中午12:30王总与美国代

12、理商詹姆斯先生在香格里拉酒店共进午餐。查出下列案卷：19234号、78943号、43217号，并查一下王总的出国手续是否办妥。人事部李小姐周一下午3:00前来拜会王总。在周一某一适当时候，小张还必须空出半小时的时间以便王总与自己商谈公司庆功大会的日程和相关事宜 但不能占用上午9:00至10:00的时间，因为王总想在这段时间处理他的邮件。王总晚上7:30出发去天宇公寓出席晚8:00开始的高尔夫俱乐部聚餐会。 思考：秘书小张如何做好工作日志的编写,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,任务分析一、工作日志分类二、工作日志的使用方法1.手工填写的工作日志(1)提前了解上司工

13、作和活动的信息，并在两份日志上填上相关内容，并于当日一早再修定和补充。(2)提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。(3)填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后，再用水笔正式标明，还可以使用不同色彩的笔填写。(4)填写的信息要完整，要标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,5)填写的信息要准确，当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司。(6)在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。(7)在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实。(8)协

14、助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,2.电子工作日志三、工作日志填写的信息内容(1)上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。 (2)上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。(3)上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。(4)上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书人员不会在这段时间安排其他事项。(5)上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。(6)上司的各项活动需要秘书人员协助准备的事宜

15、，例如，为上司某会议准备发言稿、会议议程、订机票；为上司的某会谈草拟合同和订餐等,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,7)上司交代自己的工作，例如，为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。(8)自己职责中应做的工作、活动，例如，撰写半年工作总结，参加值班等。四、处理工作日志的变化与调整,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,五、填写工作日志注意事项(1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。(2)已定事项的时间如有调整、变更，仍然遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。

16、(3)确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如，通知对方说明理由，防止误解等。 (4)再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务二 工作日志编制,任务实施合理制定工作日志，可以科学地管理时间，有条理地安排领导活动和约会。小张制定11月26日的工作日志，应当先提前了解上司工作和活动的信息，在日志表中填入。并于当日一早再次确定与补充。输入的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络方式等必要信息。同时可在备注一栏清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并予以落实。可做成如下表格,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三

17、 领导约会安排,任务情境,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,任务分析一、日程安排的内容和形式1.日程安排的内容(1)各种接待、约会，包括接待和会见本单位员工、外单位来宾和国外来宾。(2)商务旅行活动。各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。(3)参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员工的建议，组织各类表彰会议等。(4)到车间进行实地检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运行等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析的工作,新编秘书理论与实务项目二-

18、办公室效率管理,任务三 领导约会安排,5)组织的各类重大活动的安排。(6)领导私人活动的安排。在西方国家，秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待私人亲朋的日程表等。2.日程安排的形式,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,2.日程安排的形式二、日程安排的总体原则和基本要求1.日程安排的总体原则(1)掌握领导的工作脉络及其与公司内、外各组织的关联，细心观察领导的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；了解公司业务发展情况，特别是所服务领导的业务进展情况，留意近期的工作重点,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,2

19、)对既定事务预先写入日程，根据实际情况及时整理日程表，以免出现时间安排的冲突。(3)明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理。(4)定期与领导沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利于工作的开展。经常考虑应该先做哪项工作并向上司请示报告。请示时要认真，不要只报告聚会或会见的开始时间而不考虑需占用的时间。(5)注意日程安排的时间松紧，讲求“劳逸结合”原则。2.日程安排的基本要求,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,3.日程安排的信息与技巧 (1)每周、每日的工作活动都不要安排得太满，要保证可能出现的临时性工作所占

20、用的时间，具体安排要有弹性。(2)周一和出差前后一个工作日不要安排过多的事务。另外，领导出差和休假之后，等待他批阅的文件往往比平时多，所以在领导离开公司一段时间回来的第一天，一般不要安排会议、约会等活动，以便于让领导专门处理内部各种文件，并了解公司经营管理的基本状况。(3)在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给领导留出整理思路的时间。这样可以保证领导与客人会见时精神饱满，同时预留时间处理日常事务。(4)根据领导的习惯留出适当固定时间阅读报刊、资料及其他信息,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,5)对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，

21、防止冲突；每日安排相对的固定时间与领导核对日程，保证两者日程表内容一致。(6)不要代替领导作决定。在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理。(7)控制约会时间。秘书要灵活，适时打断，防止拖延，以免影响后面的日程。(8)关注和掌握近期要回避的人物,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,4.其他注意事项(1)日程安排以简要的说明为主。(2)日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时添加和删除内容。(3)所有日程安排都要与领导保持一致，按领导的意图去办,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,三、日程安排中关于出差的处理1.国内出差 出差前

22、： (1)熟悉公司的出差政策规定。(2)确定出差目的和日期，确认领导出差的陪同人员。(3)与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排(如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息)。(4)确定行程，预订机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店(选择领导习惯的酒店，熟悉酒店的电话、传真等)、送机人员(明确接送机人的联系方式,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,5)完善、细致、周到的日程表(时间、地点、对方参会人员、议程等)。(6)提醒上司勿忘应带的物品(身份证件和机票、参加会议的日程表、开会所用的文件资料、整个出差行程安排等)。(7)拟写授权书并于领导

23、出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复件(财务部等)。 出差中：(l)在第一时间掌握领导到达后的联系方式，必要时通知授权人及其他相关人员。(2)根据领导的日程安排，随时通报公司和领导关心的业务进展情况。(3)配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。(4)根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,出差后 (1)及时向领导汇报出差期间公司内部事务及业务进展。(2)出差资料整理(包括资料、名片、会议备忘)，根据需要转发相关人员或存档。(3)向领导认为有必要的合作方致感谢函。(4)各种差旅费用报销。(5)跟进业务

24、后续事宜,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,出差后 (1)及时向领导汇报出差期间公司内部事务及业务进展。(2)出差资料整理(包括资料、名片、会议备忘)，根据需要转发相关人员或存档。(3)向领导认为有必要的合作方致感谢函。(4)各种差旅费用报销。(5)跟进业务后续事宜,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,2.国外出差(1)根据公司最新业务情况准备中英文或其他语种的相关资料，与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。(2)购买机票时注意避免中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；如果需中转，应提供每程转机行程。(3)注

25、意准备好各种证件及邀请函，并提醒领导携带。 (4)根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物。(5)准备当地的地图及国家风情资料。(6)确认对方还是我方提供翻译服务。(7)回国后向邀请方致谢。(8)国外出差要切记时间差问题,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,3.陪同出差(1)出发前，将自己外出时的工作交代他人代为处理，并把出发前手头未完事宜记在备忘录上，以便回来后继续办理。(2)登机前，为领导办理机场建设费、机票换票及各种登机手续，并再次确认接人。(3)到达后，办理宾馆入住手续，了解领导房间号码及电话，并将秘书房号、电话及时告知领导，便于随时提醒和商议日程安排,新编秘书理论与实务项目二-办公室效率管理,任务三 领导约会安排,4)每日及时核对本日及第二天的日程安排。(5)清晨提前醒来，并安排早餐。(6)根据当天的日程安排，落实车辆和行程。(7)及时提醒并事先落实各项安排。(8)携带领导名片、必要的会议资料(报告稿件、会面备忘、采访提纲)。(9)注意建立各种客户关系(包括政府领导、合作伙伴、媒体记者)。(10)着大方职业装、化淡妆；注意言谈举止。(11)出差返回后将领导与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报