科研项目信息化管理体系设计

1、科研项目信息化管理体系设计1 引言科技研发对提高企业科技竞争力、促进企业发展起着至关重要的作用。为确保科研项目按时、按质完成，科研管理人员需在项目整个周期内对人员、进度、资源、资金等进行管理，处理大量的事务及信息。若缺乏有效的管理手段，就难以做到每个项目都能管理及时、到位。因此，有必要建设企业科研项目信息化管理系统，使管理规范化、制度化，将项目的各种信息集成到系统中，实现信息共享，使研发人员、研发部门、科研管理部门及时了解各项目动态，实时响应，提高科研项目的管理效率及科技研发水平。本文以本单位科研管理为例，对企业科研项目管理系统设计进行分析、研究。2 科研项目信息化管理体系设计要实现科研项目信

2、息化管理，首先要建立合理的管理体系，明确工作流程和工作秩序，对科研活动进行合理组织，提高工作效率和管理水平。管理体系的设计不仅要符合科研管理本身的需求，还要考虑实现信息化管理的可行性。2.1 覆盖范围科研项目信息化管理应贯穿研发的全过程（科研立项→中间管理→成果验收），对每个科研项目的人员、进度、资金、资源、成果等进行动态管理。2.2 管理系统的基本要求采用计算机技术、网络技术，实现科研管理程序化，将管理过程转化为信息处理过程，通过建立关系型数据库，实现科研管理过程的系统性、关联性、即时性，形成集成化的信息管理系统。2.3 管理系统的主要功能及处理方式根据本企业科研管理规定

3、，信息化管理系统应包括立项管理、进度管理、资金管理、资源管理、验收管理、信息查询、权限管理等功能。对不同的管理事务采取不同的信息化管理方式：1）对需要流转的事务处理（如立项申请、评审等）通过流程方式规范操作，记录流转过程，并采集相关管理所需信息;2）业务数据管理采用表单输入方式，记录相关信息;3）信息查询、统计采用报表及视图方式。3 立项管理立项管理是指对科研项目从立项申请、评审到合同签订过程的管理。3.1 立项申请管理采用流程管理方式，流程如下：科研人员填写科研项目立项申请书;表单→项目负责部门领导审核→科研主管审核→科研管理部门领导审核→流程结束。立

4、项申请书应包括以下主要信息：1）项目基本信息：立项年度、项目名称、所属专业、项目负责人、负责及参与部门、起止时间；2）技术经济内容：立项目的和意义、国内外研究技术现状及发展趋势、项目目标、主要研究内容、主要创新点、关键技术及难点、成果内容及数量、技术路线及实施方案、可能取得的知识产权情况、成果应用及市场化前景分析、预期社会效益、经济效益、项目风险分析；3）团队信息：姓名、部门、专业、职称、工作量、承担工作内容；4）项目计划：年度、阶段、完成内容、提交阶段成果等；5）经费预算：费用名称、金额、用途等。3.2 立项评审管理企业的业务可能涉及到多领域、多专业，申请立项的科研项目与主流业务板块、专业密

5、不可分，为了使管理科学化，立项评审应分为两阶段：专业评审、综合评审。1）专业评审专业评审应从立项目的和意义、国内外研究技术现状及发展趋势、项目目标、主要研究内容、主要创新点、关键技术及难点、成果内容及数量、实施方案，确定项目是否需要立项、技术方案是否可行。采用流程方式，过程如下：科研管理部门按项目专业类型下达评审任务→专业评审负责人指定评审专家→评审专家提交评审意见→专业评审负责人汇总意见，提交评审结论→流程结束。2）综合评审通过各专业评审的项目，才能进行综合评审。由于综合评审涉及到各专业，一般采用会议方式评审，评审结果、意见通过登记方式录入系统。3.3

6、 合同签订项目通过综合评审后，还需要签订合同。这一过程也采用流程管理方式，流程如下：项目负责人填写立项报告;→项目负责部门审核→科研主管审核→科研管理部门领导审批→企业主管领导审批→系统生成合同文件→流程结束。立项报告格式同立项申请书，初始默认为立项申请书的内容，由项目负责人根据立项评审意见进行修改生成。合同签订流程结束后，该项目的过程管理所需的信息采集完成。4 进度管理4.1 项目进展情况填报为了便于科研项目研发部门、管理部门了解项目的进度，对未按计划完成的项目及时做出调整，需要科研人员填报进展情况。采用流程方式。流程如下：项目负责

7、人填写阶段进展情况表单→项目负责部门审核→科研主管审核→科研管理部门领导审批→流程结束。流程表单主要包括以下信息：1）项目基本信息：年度、阶段、项目名称、合同编号、负责人、负责部门、参加部门、起止时间、计划安排；2）进展情况信息：本阶段进展情况、本阶段项目完成度、未按计划执行原因及解决措施；3）阶段工作量：姓名、部门、技术职称、工作量；4）阶段成果文件。4.2 项目变更申请项目开展过程中，可能因各种原因需要进行计划变更。该变更及批准通过流程进行管理。流程如下：项目负责人填写变更表单→项目负责部门审核→科研主管审核→科研管理部

8、门领导审批→流程结束。表单信息包括项目基本信息、变更信息。基本信息用于填写表单及流程审批的参照数据，以方便操作。基本信息包括：项目名称、合同编号、负责人、负责部门、参加部门、起止时间、项目计划等。变更信息：变更内容、变更原因、相关措施。5 资金管理5.1 报销管理采用流程方式进行管理。项目发生的直接费用实报实销，系统记录相关支出信息，并核减该项目的资金余额。项目的支出信息包括：项目名称、合同号、报销日期、报销人、报销部门、费用名称、金额。5.2 外部拨款管理项目若有外部资金资助，资金到位时，需要记录项目拨款信息，并更新该项目的资金余额。6 资源管理6.1 设备管理在项目研发过程中，会

9、购买一些设备、仪器、仪表等，为了便于这些设备的共享使用及保管，需要记录设备的相关信息。主要包括：设备名称、规格型号、数量、单价、厂家、购买日期、当前保管人、项目名称、合同号。6.2 软件管理因项目研发需要购买的专用软件，需要记录相关的信息，主要包括：软件名称、版本、授权数、价格、厂家、购买日期、当前保管人、项目名称、合同号。7 验收管理7.1 验收申请项目成果完成后，需提交验收申请，并经相关人员审核、审批。流程如下：项目负责人选择项目→系统自动显示相关信息→项目负责人上传文件提交→项目负责部门审核→参加部门领导审核→科研主管审核→科研

10、管理部门领导审批→流程结束。系统自动显示的信息主要包括：项目名称、合同编号、负责人、负责部门、参加部门、起止时间、主要研究内容、项目完成时应提交的成果。显示这些信息主要是为了方便审核中对成果的完成情况进行对照。7.2 验收评审根据不同的项目类型，由科研主管发起评审流程，指定评审专家，专家对项目成果进行审查，提交评审意见，项目负责人根据意见修改、完善。验收评审是一个反复的过程，直到全部通过专家评审为止。8 信息查询、统计项目负责人、研发部门、科研管理人员可以随时查询相关项目的各种信息，可按项目名称、项目类型、立项时间、完成情况、部门、人员等进行组合查询。还可生成管理所需的各种统计报表。9 权限管理科研管理信息化管理系统包含了企业科技研发的所有信息，其信息安全性至关重要。除了确保系统网络外部安全外，在企业