信息化与审计

1、信息技术在审计中的应用研究 审计对象的信息化，客观上要求审计机关的作业方式必须及时做出相应的调整，不 仅要运用传统审计方法，还要结合信息技术，全面检查被审单位的经济活动，发挥 审计监督的应有作用。当今世界面临着信息化、全球化的两大趋势。计算机和网络技术以前所未 有的广度和深度改变着经济管理活动。审计，作为对经济活动进行监督、评价、鉴 证的手段，遇到了来自信息技术的挑战。国家机关、企事业单位广泛运用计算机、 数据库、网络等现代信息技术进行管理，以查账为主的传统审计已不能适应管理信 息化的要求。审计对象的信息化，客观上要求审计机关的作业方式必须及时做出相 应的调整，不仅要运用传统审计方法，还要结合

2、信息技术，全面检查被审单位的经 济活动，发挥审计监督的应有作用。一、审计新环境概述（一）信息系统的发展使审计面临新环境审计是由专职机构和人员，依法对被审计单位财政、财务收支及其经济活动的真实性、合法性、效益性进行审查，评价经济责任，用以维护财经法纪，改善经营管理，提高经济效益，促进宏观调控的独立性经济监督活动。信息技术广泛应用于包括审计在内的国民经济各领域，被审计单位的经济活动越来越多依赖信息系统。 这改变了审计部门的审计环境， 进而影响到审计证据、 审计证据获取方法、审计模式和审计程序。审计部门自身也迫切需要通过应用信息 技术推动审计方法创新、审计效力效率的提高。内部控制理论、抽样技术奠定了

3、现 代审计的基础。同样信息技术的应用将推动现代审计进入一个全新时代。1 、审计对象信息化企业信息化发展十分活跃。从企业资源计划（ERP到电子商务（EC ,均对企业经营管理、商务营销的运作方式理念和信息管理带来颠覆性影响。在企业业务流程再造（BPR基础上，企业资源计划系统为企业采购与付款循环、生产循环、销售与收款循环、筹资与投资循环提供全面的业务处理支撑。存储管理了企业经营 过程中所产生、记录的所有原始单据信息和相关会计核算信息。电子商务系统成为 企业与供应商、客户、消费者之间完成采购、销售、支付的平台与纽带。电子商务 系统的普及， 使得支票、 采购发票、 销售发票等常见纸质凭据逐步被电子凭证替

4、代。虽然不同企业在信息化的程度、范围上存在一些差别，但大趋势已经不可逆转。企 业信息化只会朝着更全面、深入的层次发展。2 、信息化的技术基础 不管是电子政务还是企业资源计划系统均以数据库、网络技术为基础。1）数据库技术 . 当前应用系统数据管理大部分采用数据库方式。不管是功能复杂、规模巨大的企业资源计划系统、金融业务系统，还是简单的会计核算软件、工资管理软件，其数据信息均由数据库管理系统统一管理数据。数据库系统的开放性、独立性特征，使得不同用途、功能的应用软件可以方便地实现信息共享、交换。授权用户既可以通过应用软件访问数据，也可以利用数据库管理系统提供的工具软件直接访问数据。数据库技术的普遍应

5、用使得审计部门访问被审计单位的数 据信息具有了技术可行性。当前数据库管理系统分为两类：支持单机应用的桌面数据库管理系统如 ACCES、FOXPROS, 般用于小型应用软件；支持客户机/服务器（C/S）应用的网络数据库管理系统如 SQL Server、ORACLE DB2等，一般用于中 大规模的应用软件。（2）网络技术。利用网络技术，不同部门、地区的用户资料被集中存储。 集中存储有利于保证数据的一致性和安全。网络系统具有开放性特征，任何符合开 放系统互联标准（OSI）的设备、软件均可通过网络实现互联。网络从跨度范围角度分为局域网和广域网。从用户范围角度分为专用网络 和互联网络。不同类型网络费用成

6、本、安全程度各不相同，制约着用户的信息化建 设策略。（二）传统审计面临严峻挑战 被审计单位财政财务收支相关经济活动信息化，改变了审计部门的审计环境，对传统审计形成了严峻挑战。1 、一些单位没有纸质账簿。一些被审计单位在经营管理信息化以后，不保 存纸质文档记录。传统手工审计面临无“账”可查、无“证”可审的严重局面。当 前企业信息化程度非常高。各种凭证单据、账簿均以电子数据的方式存储。由于日 常业务量巨大，企业无力打印保存每笔交易的所有纸制单据。这些信息往往以电子 方式长期保存，很少保存打印的纸质文档。没有纸质账，成为被审计单位拖延、抵 制审计的普遍使用的借口。审计部门曾尝试要求被审计单位将电子账

7、、电子凭证打 印出来，供审计人员使用。但由于打印量太大、打印速度慢、打印出来的凭证、账 簿不具有可读性等原因，效果很令人不满意。特别是在一些延伸审计项目中，一个 单位计划时间往往只有 23天。经常时间到了，账还没有打完，极大阻碍了审计 部门工作开展。“进不了门、打不开账”决不是空穴来风，自己吓自己。当前电子 商务发展迅速。全国人大已经通过了电子签名法。电子商务普及以后，企业与 企业之间、企业与消费者之间所进行的交易均以信息化方式完成，各种纸质凭据将 被代之以电子凭证。即便被审计单位配合审计部门的工作，将所有数据打印成纸质 文档，审计人员利用传统审计方法完成审计任务也存在很大的困难。2、海量业务

8、情况下，传统手工方式“审不了”。高度信息化的行业一般是 业务量巨大、传统手工作业方式无法支撑企业正常运营的行业。对此类行业的审计 如果不采取信息技术方法， 提高审计效率和审计质量， 就会陷入“进得去， 出不来” 的尴尬局面。另一方面，越来越多的企业在信息化以后开始逐步实现业务的集中管 理核算。当大量业务数据集中到一个单位进行存储处理后，审计部门面对集中后的 海量业务数据，发现不管是从人员业务能力、力量还是设备资源条件方面，都已远 远超出了处理能力。需要寻找合适的方法手段来保证审计质量、提供审计效率。三）信息技术的发展给审计手段和方法创新提供机遇信息技术与审计相结合，丰富了审计方法，影响了审计模

9、式、审计程序， 推动着审计部门、审计人员的结构变化，成为审计变革的一次新机遇。1 、信息技术丰富了审计方法（1）信息技术为审计智能化、自动化提供了美好前景。信息技术为现代审 计的发展提供了无限美妙的畅想、实现空间。在信息化审计项目中，通过软件界面 操作或编制好的程序可以对大量审计数据实施检索、计算和分析，审计人员对处理 结果进行落实。对于重复执行的日常审计监督，通过定时运行已编写好的程序，可 以实现无人值守的连续审计监督。随着人工智能技术的完善、发展，数据挖掘技术 逐步走向实用。可以利用数据挖掘技术自动从审计数据中发现存在的异常规律，揭 示可能存在的问题。（2）推动了统计数学、经济计量模型等相

10、关领域成果在审计中的应用。审 计在从一项职业发展成为一门学科的过程中，充分借鉴吸收了相关学科的成果，使 审计逐渐从一门“艺术”转变为一门“科学”。例如统计抽样的产生便是统计数学 与审计抽样理论有机结合的成果。统计数学、经济计量模型等相关领域的成果在审 计领域有着美好的应用前景。此前由于基础数据的缺乏和计算过程的过于复杂，限 制了这些技术方法的应用。在当前充分应用信息技术的环境下，将都不存在问题。审计、信息技术、数学三者的结合将使传统审计实现质的飞跃。2 、技术创新引致管理变革针对电子数据的信息化审计方法，对审计模式、审计程序产生了重要影响， 进而推动着审计部门、 审计人员结构的变化。 针对所产

11、生的全新的信息化审计方法， 审计模式相应需要进行重大变革。为了更好实现信息化审计方法，审计程序也需要 相应作出调整。信息化审计方法同时对审计人员结构、审计部门结构提出了新的要 求。这一切都将推动着审计的变革发展。二、信息技术在审计中的运用被审计单位经营管理信息化、电子数据的出现，为利用信息技术创造了前 提条件。信息技术应用推动了审计方法创新。传统的检查、计算、分析性复核方法 可以利用信息技术工具更好的实现。信息技术推动了数学方法与审计的应用结合。 可以形象比喻为，信息技术为审计插上了翅膀。一）信息化审计的数据环境 审计关注的审计对象信息可分为两类：基础会计资料和佐证信息。利用前者可获得基本证据

12、，后者可获得辅助证据。信息化程度不同，存储这些信息的电子 数据完整程度也随之存在差别。在全面信息化情况下，被审计单位存储备份有完整 的电子数据。1 、基础会计资料。包括会计报表、总账、明细账、日记账、登记簿、记账 凭证等会计档案。这些信息一般由企业会计（财务）软件的总账子系统、报表子系 统存储管理。一般实行了会计电算化的单位都会有这些电子数据。按照财政部会计 电算化工作规范要求，这些数据的保存期限应等同于书面形式的会计账簿和报表。2 、佐证信息。包括企业经济活动中记录的所有文档、凭证记录。例如企业 销售业务过程中所制作的销售合同、销售订单、发货单、销售发票、出库单、收款 单等。这些单据和相关账

13、簿是审计的重要线索。这些信息可能有电子数据，也可能 仍以纸质文档方式保存。取决于被审计单位的信息化程度。而这些信息的全面与否 直接制约了审计中信息技术应用的范围、深度。这里以全面信息化为假设条件，探 讨如何在审计中充分运用信息技术。即企业经济活动全面信息化，所有佐证信息都 存在电子数据。（二）信息技术在审计中的运用1 、利用信息技术方法实现检查、计算、分析性复核。针对电子数据，审计 人员可以利用信息技术方法实现检查、计算、分析性复核，获取电子证据。这些方 法可以通过软件操作的方式实现，也可以通过编写命令实现。国际著名的审计软件 ACL提供连接功能。使用连接功能将发票数据与记账凭证数据进行关联，

14、就可以找到已开发票未记账或登记了销售收入却不存在发票的 问题。还可以对比记账凭证中所记录销售收入与发票金额是否准确、一致。利用关 系型数据库共同支持的标准语言 结构化查询语句（SQL ，也可以实现这些功能。（ 1）检查。信息技术环境下检查账簿、记账凭证、原始凭证，可以通过操作 软件和编写命令的方式实现。 一般可使用三种基本功能， 检索、排序和连接来实现。 利用检索功能，通过对账簿和凭证数据设置检索条件，将符合条件的异常记录检索 出来，供审计人员详细审查。 例如金额为负值的业务、 记入销售收入借方的业务等。 利用排序功能，可以发现数据信息中隐藏着的特征，并选取重要的内容审查。例如 审查销售收入时

15、，可以将销售收入明细账数据按照贷方金额降序排列。这样可以首 先检查金额大的业务，符合审计的重要性原则。利用连接功能，可以对比相关的信 息，发现其中可能存在的不一致。例如将发货单数据与发票数据连接，可以检查是 否所有的发货均已开具发票；所有开具发票的业务均已发货；发票和发货单金额、 存货类型、数量是否一致；开票是否及时等问题。连接分为外连接和内连接两种。 真实性、完整性审计目标一般采用外连接。准确性审计目标采用内连接。（2）计算。通过软件操作或编写命令可以实现从原始凭证到记账凭证、明细账、总账的重 新过账计算。可以快速实现利息、折旧等项目的计提。（3）分析性复核。分析性复核技术是现代审计的一项重

16、要技术。 但获取必要数据困难、 使用方法复杂等问题， 一直制约着该项技术的应用和发展。利用信息技术这些问题可得到有效解决。对被 审计单位前期历史备份数据和相关业务系统数据的采集，可获得大量历史数据和业 务数据。从而为分析性复核， 乃至获得支撑审计结论的证据提供了大量的数据来源。并且由于数据获取途径和过程的可验证性，数据质量也有保证。利用信息技术的强 大数据分析处理能力和直观表达能力，可为各种简单、复杂的分析提供有效支撑。2 、信息技术为应用其他审计方法提供便利。其他的一些基本审计方法，包 括查询与函证、监盘、观察，仍需要采用传统方式实现。但信息技术为应用这些方 法提供了便利。例如审计人员在对应

17、收账款项目进行审计时，需要通过函证获取证 据证明应收账款的真实性。应收账款项目比较多时，业务发生比较频繁、业务金额 较大的客户往往需要发出函证。利用审计软件通过对发票数据或发货单数据按照客 户名称统计发票数量和发票金额，即可获得这些信息。选取发票数量较多、金额较 大的客户发出函证即可。审计人员选取某些项目询问相关人员，或对某些存货、固 定资产实施监盘时，同样可以利用信息技术首先对相关信息作整体了解、分析，选 取其中存在异常或疑问的项目实施查询和监盘。3 、顺查与逆查。审计取证方法按其取证顺序与记账程序的关系可分为顺查 法和逆查法。在手工条件下，顺查法具有全面细致、不容易遗漏错弊事项的优点， 但

18、工作量太大，不利于提高审计效率；逆查法可从被审计事项的总体上把握重点， 在发现问题的基础上明确主攻方向，突出重点，节省人力、时间，但是由于不要求 全面详查，有可能遗漏重要错弊事项。利用信息技术可以高效率、低成本（人力、 时间）地实现顺查与逆查。弥补手工方式实现顺查法和逆查法的不足，使其具有更 好效果、更强效率。例如在企业销售与收款循环审计中，可以采用顺查法从销售订 单、销售发货单，追查到销售发票、记账凭证、明细账、总账。检查会计记录的完 整性、准确性、及时性。也可以采用逆查法，从总账回溯到、明细账、记账凭证、 销售发票、发货单、销售订单，检查会计记录的真实性。由于采用信息技术，计算 机可以在极

19、短时间内对大量数据完成复杂处理。数据（业务）量大小对审计人员的 工作量不再构成实质影响。审计人员工作量大小仅受被审计单位业务复杂程度影 响。业务越复杂，需要完成的检查程序也越复杂，需要编写更多的程序或操作来处 理。4 、详查与抽查。审计取证方法按照经济业务和会计资料的范围大小可分为 详查法和抽查法。信息技术环境下，审计人员可对经济业务和会计资料的电子数据 实施全面详查。对各项实物资产、无形资产和负债项目采取抽查。（1）详查法详查法对被审计单位某类经济业务和会计资料的全部内容毫无遗漏地进行全面详 细审查。详查法可以有效查处会计资料中存在的各种差错，不易出现遗漏。手工方 式下由于工作量大、费时费力、审计成本高等原因，仅限于对内部控制比较混乱， 可能存在重大违规违纪行为的被审计单位和审计事项实施详查。信息技术环境下， 通过充分的前期准备，利用信息技术可对以电子数据方式存储的经济业务、会计资 料信息开展详查。利用信息技术可以在较低人力、时间成本的条件下，对较大范围 的审计事项或对所有审计事项全面采取详查。（2）抽查法。抽查法对被审计单位部分经济业务和会计资料进行检查，根 据检查结果推断总体状况。抽查法比较适合规模较大、内部控制健全有效、会计基