文件控制程序(20201231112251

1、文件控制程序修订说明本标准是对Q/XXF-B-4. 7文件控制程序E/01版、Q/XXF-B-4. 7-01体系文件格式规世E/00版的修订，此次修订内容主要如下:对原标准重新进行了排版;增加了修订说明的内容: 第3章为原第4章，对标准的审批权限进行了明确和调整: 第4章为原第3章，增加了 “产品标准”、“技术标准”、“皆理标准“工作标准”的释义;第5章“文件编制、审核、批准和发布”为原标准第5章“过程控制及原体系文件格式规企庆并对原标准内容进行了修改、对各类标准的格式及描述内容做了具体规世:将“文件的编号从原标准第5章中进行了拆分和修改，并增加了 “产品标准J“技术标准二“笛理标准t “工作

2、标准”的编号规则，形成各类标准的编号，作为本标准的附录;增加了企业标准意见征求汇总表记录表，删除了受控文件清单记录表。本标准由深圳市XXF生态工程股份有限公司提出。本标准由体系管理部起草、修改并负责解释。本标准主要起草人J CCG本标准2019年首次发布，本次是第2次修订0XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX CO.XTDPage 6 of 8文件控制程序编号文件类型发放范围版本/修订次数页数Q/XXF-B-D-01程序文件全公司E版/第02次修订共8页编制审核批准发布日期执行日期1目的规范公司标准化管理体系文件的编制、审核、批准、发放、修订、作废、分类存档和追溯等管理

3、，使相关部门能适时获取有效版本之文件，及避免失效文件之误用2适用范围本标准规左了文件的编制、审批发布程序、编号规则、使用与保管、废止和回收要求以及 外来文件的控制。本标准适用于标准化管理体系（含ISO体系有关的文件与资料管理。红头文件由总裁办按照相关的文件执行。3职责与权限3.1体系管理部负责本程序的编制、修订及实施皆理；3. 2人力资源部配合权责部门实施跨部门体系文件的壇训:3. 3各职能部门按本程序的要求配合并实施：3.4 $类标准的编制、审核、批准权限见表1：表1各类标准的编制、审核、批准权限文件类型编制审核批准手册等基础标准、方针目标体系管理部负责人管理考代表、管理 标准委员会总裁跨部

4、门的文件权责单位负责人柑应的标准委员会分管领导部门内部操作文件权责单位主管级人员权责单位负责人分管领导记录表单岗位操作人员岗位主管权责单位负责人4文件的分类4.1企业标准体系企业标准体系标准包括了公司经营中$类标准，分为以下几类：4.1.1产品标准。指对结构性能、规格、质量和检验方法所做的技术规过，它可以规定一个产品或同一系列产品应满足的要求，以确圧其对用途的适应性。产品可以是软件、fig件、流程性 材料或服务。4. 1. 2技术标准。是对标准化领域需要协调统一的技术事项所制定的标准。4. 1. 3管理标准。对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。公司的质量与环境皆理体系的手册、

5、程序文件、工作文件属于管理标准。A）质量与环境手册。表述质量与环境体系过程或要素之间相互作用的指导性、纲领性文件。B）质量与环境程序文件。描述质量或环境管理体系中为完成某一项工作的重要过程和流程,是各相关部门、岗位人员在质量和环境管理活动中最重要的依据性文件，也是体系内审、 流程执行检査的重要依据。C）质量打环境工作文件。是程序文件的补充，把程序中未详细描述的操作要领补充描述淸楚。 工作文件通常包含指导书、流程、规范、标准、办法、制度等。4. 1. 4工作标准。对企业标准化领域中需要协调统一的工作事项所制是的标准。4.2记录：一般生成于$类标准，其所承载的信息是组织满足顾客和标准要求的证据。4

6、.3外来文件。是与产品或过程有关的法律法规和来自顾客、供方的标准、图样、验收准则。5文件编制、审核、批准和发布5.1工作程序具体工作程序按标准编审流程执行。52操作要求5. 2.1起草标准草案（征求意见稿）标准起草部门在编写标准草案之前，应査阅现有相关文件，并对收集到的资料进行整理、 分析，然后按5. 3条要求编写标准草案。5. 2. 2形成标准送审稿标准起草人将标准草案通过公司内部局域网向有关部门征求意见（必要时向公司外部单 位征求意见）；对返回意见归纳汇总、分析研究，编写出标准送审稿。同时保存企业标准意 见征求汇总表。5. 2. 3标准审核5. 2. 3.1审核内容A）标准送审稿是否符合或

7、达到预宦的目的和要求。B）与有关法律、法规、强制性标准是否一致，与有关国内标准、国际标准、国外先进标准是 否协调。C）技术内容是否符合国家方针政策和经济技术发展方向，技术指标和性能是否先进、安全、 可行，牡项规左是否合理、完整和协调。0）$项规是是否符合企业实际并具有可操作性，内容是否完整，与公司其它相关标准是否协5. 2. 3. 2标准审査方式A）会审方式：对涉及而广、涉及公司重大经营活动的标准，由相应的标准化委员会主任委员 组织相关人员（必要时聘请相关专家）对标准进行会议审查，会审时应提供标准送审稿、征 求意见的意见汇总。会审后，应形成会议纪要。B）会签方式：除需要会审外的标准，由标准编制

8、部门将编制的标准送递（或通过内部局 域网邮发）各有关部门，有关部门应按要求完成评审工作。C）审査时，若备方意见不一致，则以参审人员半数以上人员通过为准或提交标准化专业委 员会主任裁决。5. 2. 3. 3编制标准报批稿经审査通过的标准送审稿，起草部门应根据审査意见修改，编写“标准报批稿”及提交 相关文件（“标准意见征求汇总表”、“标准审查会议纪要”等九5. 2. 4文件批准文件在批准时，批准人应确定发布日期和开始实施日期。5. 2. 5文件发布5.2.5.1文件批准后，标准起草人将标准意见征求汇总表、审批后的标准原件及电子版務 交体系管理部；体系管理部将电子版在KM平台上进行发布，发布对象为该

9、文件所涉及部门与 岗位0各部门如有必要使用纸制文件时，应提交体系管理部加遥“受控章。5. 2. 5. 2签批原件由体系管理部保存，纸制文件分发应填写文件收发登记表九体系皆理部 应保存文件的分发与回收记录，以利文件的管控与追溯。5. 2. 5. 3于KM平台发布的文件应按企业标准化管理制度要求，进行分类放置，便于使用部门査询。同时，体系管理部每月对标准体系明细表进行更新。5. 3文件的格式规范5.3.1产品标准、技术标准按GB/T1. 1标准化工作导则要求及賂式编写：管理标准（含IS09001/14001的手册、程序文件、工作文件等）的格式按5.3.2条要求：工作标准按岗位说明书格式。5.3.2

10、管理标准可按文字格式或流程图格式进行编写。质量与环境手册和程序文件应使用文 字格式。5. 3. 2.1文字格式的内容及规范A）文字格式的管理标准内容应包括以下各要素：修订说明、目的、范帀、职责与权限、管理 内容和方法、报吿和记录。另外，可根据内容需要，设直引用的文件、术语和楚义等要素。 各要素的起草、具体内容的表述应参照GB T 1. 1-2009第6、7、8章要求。B）字体及编排要求。标题用黑体.二号、加粗字：编审信息栏外框实线粗为r 磅，中横线为空心线、粗为1/2磅，编审信息栏与正文分界线型为实线、粗细为3砖：正文部分用宋体、 五号字，章节号打标题间空一汉字的间隙，字体加粗：行距为多倍行距

11、，设置值为L 25；上 页边距为22厘米、下页边距为2. 6厘米、左右页边距为各3厘米：页眉内容与标题相同， 用宋体、小五号字，页脚内容为 XXF 标志加rHEXZHEN BATIAX EC0TYPIC ENGINEERING CO. LTD和page X of Y”，除标志外用Times New Roman字体、小五号、加粗。表格外框线粗为5. 3. 2. 2流程图格式规范按标准编审流程实样模板。5.3.3表单记录格式规范：5. 3. 3.1标题用宋体、三号、加粗字，其余内容用宋体、五号字。表单的编号，写在表单名 称与表格顶端线之间，靠左边的位置。5. 3. 3. 2文件有产生表单时，表单编

12、号及名称须在“表单”章节中注明05. 4文件的版本号文件第一版为A,修改后为第01次修改，依此类推，如修改过多或有重大变动则升级为B 版，依此类推。5. 5文件的编号规则5. 5.1外来文件一般沿用幷原有编号不变如有必要.给予其企业标准序号。5.5.2属于质量与环境管理体系的标准，按质量与环境管理体系文件编号规则进行，同时在 企业标准清单中给予其企业标准序号。5.5.3各类标准的编号具体见附录齐类标准的编号。5. 6文件的培训体系文件发布后，针对涉及全公司和跨部门的体系文件，由权责单位提出培训需求后,人力资源部配合实施：各部门负责组织涉及本部门体系文件向部门内人员的培训05.7文件的使用和保管

13、5.7.1自文件执行日期起，凡文件涉及部门、人员应按文件要求执行。部门负责人应确保现 场所使用的文件是适宜和有效版本。5.7.2使用部门不得涂改、增删文件内容，文件应保持淸晰和易于识别。文件便用电子版进 行传阅时，应采取描施防止他人随意修改05.7.3文件的生效期以注明的生效日期为准.部门负责人应做好监督，指导文件的实施。57. 4企业标准体系文件属受控文件，部分文件可能涉及公司机密，各部门、所有人员应做 好控制与保密工作，按文件规迫的可阅与受控范围进行控制，未经管理者代表书而允可不得 以任何方式外借/外传。5. 8文件的修订5.8.1文件的制订者、使用者不得随意涂/修改文件内容：如需更改，应

14、按文件编制权限由相 关人员按标准编审流程实施。5. 8. 2文件修订时机 5. 8. 2.1定期修订各单位在年底管理评审作业前，自行对各单位已制宦文件之适用性审査检讨，并于管理评 审作业时提岀审査结果与文件制修订建议。5& 2. 2临时修订当发生以下情况之一时，可对文件实施临时修订:-因经营政策之需要：-跨单位之业务，为明订权责，提高工作效率：-内外部稽孩后，对某些作业过程作改善：现行文件已有部份不符合实际：法令法规公布或修订；国际组织之标准或相关产业参考标准修订: 苴它经皆理者代表指泄之情形。5. 9文件的废止和回收5.9.1文件修订及废止时，须由体系管理部依原分发部门回收所有旧版文件，回收

15、时注意数 量及内容的完整。并记录在文件发放回收记录表中。5.9.2有明确使用期限的文件到期后自动废止，无明确使用期限的文件需废止时须由原编制 部门填写文件废止申请单经管理者代表批准后方可实施。5.9.3发布新版文件后，旧版文件失效，不得在现场使用，加盖作废章回收销毁。如须保留 作参考使用，加盖“作废文件”章及“参考文件”章，用后进行区分保管，以防止非预期的 使用。5.9.4已逾保存期限文件及记录数据等，由类文件之保管部门填写文件销毁申请单，经 管理者代表批准后交体系管理部统一销毁，井记录于文件销毁登记表。5. 9. 5电子版文件之变更、废止、销毀依以上书面文件之程序要求，销毁时，电子文件应一并

16、 删除。5.10外来文件的控制5. 10. 1外来文件是指各职能部门收到的非本公司的文件，如$类质量或技术标准、参考资料 及顾客提供的技术文件，与质量和环境有关的法律法规及其它要求。5. 10.2当外来文件可以全文引用时，由接收部门将外来文件的发放范用报管理者代表审批，由接收部门复印相应份数，交体系管理部登入外来文件淸单；原稿由接收部门保存。 5. 10.3外来文件之变更、废止或销毁均要得到客户之通知或允许,否则不得自行处理。6表单本文件形成以下记录，记录的填写和保管执行记录控制程序有关规61Q/XXF-D-4. 2-01-001企业标准意见征求汇总表6.2Q/XXF-D-4. 2-01-00

17、2外来文件淸单6.3Q/XXF-D-4. 2-01-003文件收发登记表6.4Q/XXF-D-4. 2-01-004文件废止申请单6.5Q/XXF-D-4. 2-01-005文件销毁申请单66Q/XXF-D-4. 2-01-006文件销毁登记表7其他本程序由体系管理部负责起草、修订勺解释，自2019年4月8日起开始实施0原2016 年3月5日发布的文件控制程序及2018年9月14日发布的体系文件格式规定同时 废止。8附录$类标准的编号1）产品标准的编号Q/XXF XXX - XXXX企业代码 标准代码发布年代号（完整年份四位数字表示） 顺序号2）技术标准的编号发布年代号（完整年份四位数字农示）

18、 顺序号技术标准分类号技术标准代号企业代码标准代码注：技术标准分类号表示含义：200一一技术基础标准202采购技术标准201一设备和1：艺装备技术标准206一一检验和试验方法技术标准208一一包装.搬运、贮存.标志技术标旌210一一服务技术标准212安全技术标准214一一环境技术标准201一一设计技术基础标准203工艺技术标准205半成品技术标准207一测a和试验设备技术标准209一一安装交付技术标准211一一能源技术标准213一一职业健康技术标准215信息技术标准3）管理标准编号Q/XF G XXX XXX - XXXX发布年代号（完整年份四位数字农示） 顺序号管理标准分类号管理标准代号企业代码标准代码注：管理标准分类号表示含义：300一一管理基础标准302一一经营综合管理标准-市场营销管理301-经营综合管理标准方针目标管理303一一经营粽合管理标准合同管理301一一经营综合管理标淮-财务成木宦额管理305