项目监理机构文件资料管理要求

1、项目监理机构文件资料管理要求一、监理资料管理的基本要求1、 总则1.1 为加强工程项目监理文件资料的收集、整理和归档工作，充分发挥工程监理文件资料在监理工作中的作用，特制定本办法。1.2 工程监理文件资料工作遵循“集中统一、分级管理”的原则。1.3 归档的工程监理文件资料应真实可靠、字迹清晰、 手续齐全， 不得使用易褪色的圆珠笔、铅笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制。1.4 为保证监理文件资料的完整、分类有序，工程开工前项目总监（项目负责人）应与建设单位、施工单位就资料的分类、格式、份数达成一致意见。1.5 项目开工前，项目监理机构应主动与当地档案部门、公司档案管理员进行联系，

2、确保监理资料的组卷及归档符合有关规定和要求。2、 项目监理机构文件资料管理职责2.1项目监理机构文件资料的管理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）具体实施。2.2项目监理机构成立后，项目总监（项目负责人）应组织制定项目监理机构资料与信息管理的职责分工，制定项目监理机构文件资料的收发和存放等管理制度。2.3监理文件资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。2.4 移交建设单位（城建档案馆）档案资料的套数、 提交内容、提交时间，应按照现行 建设工程文件归档整理规范 （ GB/T50328-2001 ）和本地城建档案管理

3、部门的要求，编制移交清单，及时移交建设单位，双方签字、盖章后，由建设单位收集和汇总。2.5移交公司归档文件的整理由项目总监（项目负责人）负责，并指定专人（资料员）按公司归档要求和实际情况进行竣工项目监理档案的制作和装订、移交工作，原则上工程竣工验收或监理合同停止后一个月内应完成。3、 对项目监理机构文件资料管理的要求3.1 工程监理文件资料是项目监理实施过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的原始记录，项目监理机构进场后应立即开始文件资料的积累、整理、审查工作，并应与工程建设同步进行，监理合同停止或工程竣工，一个月内完成资料归档工作。3.2 文件复印件应具备复印件的三要素：红章、原件存放处、

4、复印人及复印时间；项目监理机构的各种签证单、检查验收单等文件资料，监理人员审核合格后3 天内需交资料员归档。3.3 所有监理文件资料经资料员统一收、发，送总监审阅，核发监理人员传阅后，由资料员按文件种类统一编号、登记、分类存放，具体按项目监理机构文件资料编号分类表执行：3.3.1项目监理机构现场资料分“大类” 、“分类”、“小类”三级目录；3.3.2各“大类”、“分类”需做好文件目录； “小类”可根据实际情况考虑是否编制小类文件目录；3.3.3“小类”的文件编号应按自然数由小到大排列，并保留3 位（如 001、 002）；3.3.4文件资料的编号按如下方式：“大类号分类号小类号 单位工程编号

5、专业或专项编号 文件编号”其中，“单位工程编号” 、“专业或专项编号”属于小类文件分目录编号，要求按自然数由小到大排列，并保留2 位（如 01、02），小类文件分目录划分内容可根据实际情况自行确定； 小类文件无分目录的，分目录编号一栏删除不填； 小类文件有分目录、但监理项目不需要划分单位工程的，小类文件分目录中的“单位工程编号”一栏删除不填。例如：“B.4.1-005 ”代表 B 大类第 4 分类第 1 小类下的第5 号文件；“C.5.2-02-03-028 ”代表 C 大类第 5 分类第 2 小类第 2 个单位工程的第3 个专业或专项的第28 号文件；“C.5.2-03-028 ”代表 C

6、大类第 5 分类第 2 小类的第 3 个专业或专项的第28 号文件；3.4 工程监理资料存放应标准化，资料一律使用A4 纸，由资料员分类设文件夹，卷夹上贴标签，将编号后的文件对号入座，分门别类存放。3.5 工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还。4、 工程竣工监理档案资料的归档、移交要求4.1 竣工监理档案资料的归档内容原则上包含项目监理机构文件资料编号分类表内6 大类的所有内容。4.2 项目竣工后由各项目监理机构总监（项目负责人） 负责审阅本项目的竣工监理档案资料，审核无误后交管理部审核，审核通过后在档案管理员的指导下按公司要求进行装订。4.3 归档资料应符合工程监理档案资料管理办法规定

7、，移交公司时需填写江苏外建竣工档案交付记录 。4.4 编制竣工档案资料时，如不足A4 纸的，应贴在A4 纸上，大于A4 纸的应叠成A4 纸大小，装订时应统一使用科技档案封面、封底。4.5 归档的档案资料需认真核对：资料复印件必须清晰、完整，文件种类、份数、页数应逐件核对，不得漏缺；卷内文件要排列有序，装订成册的资料应符合“下平右齐”的要求。二、项目监理机构文件资料编号分类表大类号ABC大类名称项目监理机构前期筹备工作施工准备阶段监理工作工程施工阶段监理工作分类号12341234567812345分类名称项目监理机构应备文件组织机构监理设施与设备监理规划与实施细则建设文件收集与图纸会审、设计交底

8、施工组织设计与专项施工方案审核施工单位质量、 安全保证体系审核分包单位资质审核测量放线控制成果检查开工报审第一次工地会议现场检测机构工程进度控制施工大型（起重）机械（设施）核查工程材料、构配件、设备进场审核施工过程监控工序验收小类号小类名称备注1 中标通知书2 委托监理合同3 企业资质1 项目监理机构组织形式2 人员名单3 人员证书4 考勤表1 技术文件及使用台账2 检测设备及使用台账3 办公设施1 监理规划2 监理实施细则1 工程勘测资料、施工图纸及设计变更2 建设文件3 图纸会审与设计交底4 业主来文5 监测及试验文件6 其他文件1 施工组织设计（方案）报审表1 质量保证体系报审表2 安全

9、保证体系报审表1 分包单位资质报审表1 测量人员及设备审核记录2 控制点复核资料1 工程开工报审表1 第一次工地会议纪要1 现场检测机构审核记录2 现场实验室（或养护室）检查记录1 工程进度计划报审表1 设备进场核查2 设备启用核查3 使用期监管1 材料设备台账2 材料设备报验单1 巡视监理记录2 旁站监理记录3 监理工程师联系单4 监理工程师通知单5 监理工程师备忘录6 向有关主管部门质量安全报告单7 工地例会8 专题会议9 内部会议10 其他监控资料1 工程质量验收范围的划分2检验批（分项工程）验收设分目录3分部（子分部）工程验收设分目录4其他工作验收设分目录大类号大类名称工程竣工验收D

10、阶段监理工作E 施工合同管理监理资料的F 管理工作分类号分类名称小类号小类名称备注1工程量与签证设分目录6 造价控制2 工程款支付审核1竣工预验收1单位工程竣工报验1 竣工验收计划2 专项验收报告2 协助竣工验收工作3 初验报告4 竣工验收报告1 监理工作总结3 监理工作总结2 工程音像资料4资料检查移交1工程监理资料移交单5监理服务期质量缺陷处1保修期资料理1监理业务手册6结束期工作2竣工验收备案3监理合同履约4监理工作评价1施工承包合同1承包合同2合同履约情况1合同履约情况核查3工程暂停及复工1工程暂停令及复工报审4工程变更管理1工程变更单5费用索赔处理1工程费用索赔报审表6工程延期处理1延长工期报审表7竣工结算1竣工结算资料1 管理制度1 监理资料信息管理2 分类存放管理1 监理机构自查2 监理机构工作检查评价2 公司检查评价